Biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas: tiesa apie tai, ką laukiate

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir matydavau viską – nuo pasisekusių operacijų iki totalių katastrofų, kai visa biuro įranga važinėdavo kur kas ne ten. Dažnai klientai svajoja, kad biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas vyktų kaip per stebuklą, be jokio streso, bet realybėje tai reikalauja geležinių nervų. Vokietija yra specifinė savo tvarka, o jeigu dar ir kainos kyla kasdien, tai reikia būti labai aiškiam su planais. Štai keletas praktiškų patarimų ir atsakymų į klausimus, kuriuos dažniausiai girdžiu vakarais prie alaus ar telefonu, kai klientas jau beviltiškai žiūri į supakuotas dėžės.

Pasiruošimas ir pradžia: ką daryti anksčiau

Kada geriausia pradėti planuoti perkraustymą?

Niekada ne per vėlai, tikrai pasakysiu. Idealus variantas – pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius, ypač jei kalba eina apie didelius biurus. Vieną kartą turėjome klientą iš Vilniaus, kuris skambino penktadienį ir norėjo važiuoti į Berlyną pirmadienį rytą. Žinoma, biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas tokiose situacijose tampa tiesiog neįmanomas misija, nes dokumentų ruošimas trunka ilgiau nei kelionė. Reikia laiko inventoriaui padaryti, dėžėms surasti ir, žinoma, vairuotojams suprasti, kur jie turi važiuoti.

Ar tikrai reikalingas detalus inventoriaus sąrašas?

Be abejo, tai yra pagrindas. Muitinė Vokietijoje nėra jokia šašlykinė, jie reikalauja, kad viskas būtų užrašyta. Jei sąraše parašysite „biuro įranga“, jie gali iškrauti visą sunkvežimį ir tikrinti kiekvieną pelenų indelį. Turi būti konkrečiai: „3 stalai, 5 kompiuterių, 2 spausdintuvai“. Tai užtrunka, bet taip išvengsite didelių delsimų pasienyje. Dar geriau, jei sąrašas bus dvikalbis (vokiškai ir lietuviškai), tuomet muitininkai geriau nuošveičia.

Kiek paprastai kainuoja toks perkraustymas?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip kiškių girioje, tai sunku pasakyti vieną skaičių. Priklauso nuo tūkstančiaus dalykų: ar reikia pakavimo paslaugų, kiek yra baldų, kur konkrečiai Vokietijoje važiuojame į (Miunchenas kainuoja brangiau nei kažkuris mažesnis miestas). Vidutiniškai galima skačiuoti nuo 1,5 tūkstančio eurų, bet tai labai apytikslė suma. Geriau prašyti detalios komercinės pasiūlymo, kur nėra paslėptų mokesčių, kad vėliau nenustebtum.

Ar galiu padėti kitiems darbuotojams supakuoti dėžes?

Gali, bet tai atliekama tik jūsų atsakomybe. Jei ten sužudos koks turgaus monitorius, mes neatsakome. Patariau nurodyti darbuotojams, kad brangius daiktus nešiotų rankinėmis, o dedami į dėžes su burbuliuku. Kartais stebiuosi, kaip žmonės į vieną dėžę susirašo knygas, kompiuterį ir dar puokštę su gėlėmis. Tai neleidžia padaryti biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas, nes vėliau tenka rūšiuoti griovelius vietoj to, kad iškrautum.

Kas nutinka, jei nepakanka dėžių?

Tuomet sustojame. Paprastai įmonės, kurios vertos dėmesio, turi rezervines dėžes, bet jeigu jūsų poreikis gerokai viršija įvertinimą, gali tekti vazti į statybinę parduotuvę vietiniame mieste Tai užtrunka ir laiko, ir pinigų. Geriau peržiūrėti biurą dar kartą ir užsakyti maždaug 10-15% dėžių daugiau, nei planavote. Visada tenka daiktų daugiau nei atrodo iš pradžių, ypač tų mažų, kurie užgula stalus.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestą?

Vokietijoje aplinkos apsauga yra labai griežta. Daugelyje miestų centrų sunkvežimiams važiuoti draudžiama arba reikia specialios „Umweltplakette“ – ekologinės kortelės. Be jos, gausite didelį baudą viename iš tų greitųjų fotografų, kurie stovi mieste. Mums reikia žinoti konkretų adresą iš anksto, kad galėtume paskaičiuoti maršrutą. Niekada nebandykite važiuoti „kažkaip“, tais vokiečiais nesijuokia.

Vokietijos niuansai: ką reikia žinoti vykstant

Ar sunku praeiti muitinę?

Tiesiog turi turėti dokumentus tvarkoje. Jei keliaujate Lietuvos ar kitos ES šalies registruotu transportu ir tai ne prekybinės prekės (t.y. perkeliate savo nuosavybę), tai dažniausiai nereikia mokėti muito. Deja, bet reikia pateikti T1 dokumentą arba vadovo pažymą. Jeigu trūksta parašo, čia sustojame. Kartais (nors retai) gali užtrukti valandą, o kartai ir visą dieną jei pareigūnai pasiduodavo į įtarimą.

Ką daryti su dokumentais ir duomenimis?

Tai labai svarbu. Visus konfidencialius dokumentus geriau pasiimti su savimi į keleivinį automobilį arba dėžę padėti į kabiną, jeigu telpa. Negalime leisti, kad dėžė su sutartimis ir darbuotojų duomenimis dingtų arba būtų atidaryta ne toje vietoje. Ypač jei taisit GDPR reikalavimus, nes vokiečiai mėgsta rūšiuoti tuos pažeidimus. Biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas taip pat priklauso nuo to, ar nenukrypsite nuo teisės aktų.

Ar galima važiuoti savo vairuotoju?

Galima, jeigu jis turi reikiamas kategorijas ir darbo laiko reglamentą laikosi. Vokietijoje labai dažnai tikrina darbo laiko įrašus tachografe. Jei jūsų vadybininkas nusprend�s važiuoti pats su „Mercedesu“ be tachografo, jis gali užsiduoti į bėdą. Geriau pasikrauti profesionalią įmonę, kuri žino, kur gali važiuoti 3,5 tonos sunkvežimis, o kur – ne. Mane tiesiog baugina, kai mažos įmonės bando sutaupyti vairuotojų.

Kaip su vokiška kalba? Ar anglų užtenka?

Didžiuosiuose miestuose anglų kalbos paprastai užtenka beveik visur, o ypač logistikos centruose prie Frankfurto ar Hamburgerio. Tačiau jei važiuojate į kaimą ar mažą miestelį, ten senolės gali būti nuliūdusios, kad jūs nekalbate vokiškai. Visgi, biuro ūkvedžiui ar užeigos viršininkui geriau turėti bent jau parašytą adresą vokiškai. Esu matęs, kaip vairuotojas nerado vietos, nes negalėjo ištarti gatvės pavadinimo ir niekas negalėjo padėti.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Būtinai. Nors mūsų vairuotojai yra patyrę, kelyje visada įvyksta netikėtų dalykų. Standartinis krovinių draudimas (CMR) dažnai neapima visų biuro technikos niuansų, todėl reikia pasidomėti, ar tą brangų serverį apima draudimas, jei jis nukris. Už papildomą draudimą galima sumokėti šimtus eurų, bet tai sutaupo tūkstančius, jei kas nors nukristies lenktiniame kelyje (kas ten, tiesą sakant, dažnai nutinka).

Ar saugu palikti dalykus sunkvežimyje naktį?

Siaubingai nepatariu. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių yra didelė problema, ypač prie poilsiaviečių aikštelių ar net miestuose, jei mašina stovi neapsaugota aikštelėje. Geriausia, jeigu vairuotojai važiuoja dviem ir tiesiog neapsistoja, arba stovi saugiose aikštelėse (kurios moka vietą). Kartais biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas gali baigtis tuo, kad ryte raste tik tuščią rėmą.

Techniniai dalykai: įranga, baldai ir kiti paslaptingi daiktai

Kaip supakuoti kompiuterius ir techniką?

Gerai. Pirmiausia, viską išjungti (o ne tiesiog užmigdyti). Tada visus laidus susukti ir gniažtes užklijuoti juoste, kad nešiojant neplėšiotųsi. Monitoriai turi eiti į specialias dėžes su putomis, o ne į paprastas kartonines, kurios susilanko. Vieną kartą matytau, kaip 4K monitorius buvo įdėtas tiesiai į dėžę su spaudiniais, ir paskui buvo liūdna. Technika yra jautri, o vibracija kelyje yra nežymi, bet ji sukaupiasi per 1000 kilometrų.

Kas daryti su serveriais?

Tai atskira istorija. Serverius reikia išjungti ir jeigu įmanoma, išmontuoti iš spintelės. Jeigu spintelė yra labai didelė ir sunki, gali tekti krauti ją kaip yra, bet tada reikia užfiksuoti, kad ji yra fiksuota. Nerekomenduoju leisti vairuotojams krauti serverių spintelės, jei jie nėra IT specialistai, nes galima išplėšti laidus viduje. Geriau pasamdyti IT žmones abiejuose galuose, kurie išmontuoja ir vėl pasimontuoja.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Priklauso nuo to, kokie jie yra. Didžiosios L-formos ar U-formos sekretorių sistemos paprastai nepraeina pro duris ar liftus, todėl teks išsukti. Stalus galima dažniausiai palikti surinktus, jei nėra jautrių detalių. Viskas priklauso nuo lifto dydžio naujame biure Vokietijoje. Kartais jų ten tokia maža, kad net su supjaustyta lova tenka įlipti pro langą (o tai jau brangu). (Neteisinga pataisymas: ne lova, o sofa).

Kaip veikia iškrovimas vietoje?

Mums patogiausia, jei galima tiesiog pastatyti sunkvežimį prie įėjimo. Tačiau Vokietijos miestuose centruose tai dažnai neįmanoma. Tuomet reikia naudoti „paskutiniųjų mylių“ paslaugą – t.y. mažesnę transporto priemonę, kuri veža dėžes iš didelio sunkvežimio į pastatą. Tai padidina kainą, bet taip išvengsite to, kad vairuotojas nešios dėžę per visą miestą pėsčiomis (kas jį tikrai nuliūdins).

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikinga. Sunkvežimio krove yra tamsu ir staiga įmantrios orchidėjos gali numirti. Be to, jei keliaujate žiema, jie gails šalti. Vokietijoje taip pat yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, nors tarp ES šalių jau lengviau. Jei turite didelę palmonę, kuri turi 20 metų, geriau ją vežti asmeniniu automobiliu, o ne šaltu vagonu. Niekas nenori atsivesti pavogto (o gal pavargusio) augalo.

Kas su šiukšlėmis? Ar reikia jas vežti atgal?

Nereikia. Viską, ką įdėjote į dėžes, taip pat įdėsite į naują biurą. Jeigu turiu senus baldus, kuriuos norite išmesti, reikia sutarti su išvežimo paslauga Vokietijoje. Ten tai nėra pigu, už šiukšlių konteinerį reikia mokėti atskirai. Geriau jau senus spinteles parduoti už simbolinę kainą vietiniems „eBay Kleinanzeigen“ portaluose, tai populiaru ten.

Kainos, problemos ir kaip išvengti štampų galvoje

Kodėl kaina pasikeičia, kai jau viskas susitarta?

Tai nuolatinis dalykas, ypač dabar. Kuro kaina gali šokti dviem ar trijomis procentais, o tai gali pakeisti galutinę sumą. Arba paaiškėja, kad įvažiavimas į kiemą reikalauja specialios leidimo, kurio už mokestį reikia mokėti vietinei savivaldybei. Biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas gali tapti brangus, jeigu pradžioje nieko neįvertinate. Visada turėkite rezervą biudžete, maždaug 10-15 procentų.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pigiausios firmos dažnai turi senas mašinas, kurios gaida už kalnelio, arba vairuotojus, kurie nežino, kur yra Vokietija (aš nejuokauju, buvo atvejų). Vieną kartą klientas pasirinko „užkainos“ firmą, ir jo dėžės važiavo tris dienas, o vairuotojas praleido savaitgalį kur nors Lenkijoje. Geriau mokėti už patikimumą užtikrinančią įmonę, nei vėliau šokti dėl dingusių dokumentų.

Kas daryti, jei pasienyje sustojo?

Jeigu tai muitinės klausimas, reikia turėti kontaktą savo ekspeditoriui, kuris gali kalbėtis vokiškai su pareigūnais. Jums nereikia važiuoti ten ir gelbėti situacijos, nebent trūksta jūsų asmens dokumentų. Dažniausiai sustojimas vyksta dėl blogų dokumentų, todėl viską tikrinkite du kartus. Niekas nenori sėdėti prie sienos su Lietuvos-Vokietijos pasienio punktu, kur tiesiog šalta.

Ką daryti su dujomis ir skysčiais?

Kavos aparatus reikia išpilti, o vandens butelius išmesti. Negalima vežti pilnų degalinių kanistrų, nebent tai yra specialiai užregistruotas krovinių poreikis. Kiekvienas vairuotojas gėdijasi, kai atidaro „krovos“ duris ir ten išsilieja kava, kuri pradeda rūgti bei kvepėti. Užsukite kranus, išjunkite įrangą ir išpilkite vandenį iš plovimo mašinos, kitaip gali būti baisus nemalonumai.

Kaip aptarnaujami klientai Lietuvoje ir Vokietijoje?

Mes stengiamės būti vienodai geri abiejuose šalyse, nors kartais Vokietijoje reikia būti tiksliausiu. Lietuvoje galima šiek tiek „pamesk“, bet vokiečiai mėgsta, kad viskas būtų tiksliai laiku. Jei sakėme 8:00 valandą, turi būti 8:00, o ne 8:15. Kitiems toks biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas gali atrodyti kaip chaosas, jei mes vėluojame. Garantijos ir darbo grafiką laikome labai griežtai.

Ar imate užstojamąjį mokestį į priekį?

Įmonėms, kurios dirba su B2B sektoriumi, tai standartinė praktika. Paprastai imame apie 30-50% avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę, kai mes jau esame užsukę variklius. Tokiu būdu mes irgi užtikriname savo pasitikėjimą. Be to, leidžia mums susimokėti vairuotojų dienas, kol darbas dar nebaigtas. Tai normalus verslo įpročiai.

Kas jei kažkas sužuvo kelyje?

Tada dirba draudimas. Reikia nedelsiant fotografuoti žalą, paskambinti mums ir užpildyti prašymą. Mes padėsime suformuoti dokumentus draudimo kompanijai. Niekada nebandykite taisyti pačių, jei nežinote kaip, galiausiai padarysite blogiau. Stipriai rekomenduoju pasirūpinti brangių daiktų (tų, virš 500 eurų) sąrašu iš anksto, kad nebūtų ginčų dėl vertės.

Ar galima susiplanuoti perkraustymą savaitgaliu?

Techniškai galima, bet Vokietijoje yra naktinio ir savaitgalinio darbo apribojimai sunkvežimiams, ypač keliuose. Jeigu reikia važiuoti po miestą, reikia specialių leidimų, o už juos reikia mokėti. Geriau planuoti atvykti pirmadienio rytą arba penktadienio dieną. Nors biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas skamba kaip greitas sprendimas, savaitgaliai gali tiesiog užstrigti dėl teisinių draudimų.

Ar dirbate su didelėmis korporacijomis?

Taip, dirbame su IT, teisės ir logistikos įmonėmis. Jos reikalauja labai daug dokumentacijos, SLA (paslaugų lygio susitarimų) ir taisyklių. Mes su tuo susiduriame kasdien. Žinoma, didelėms firmoms lengviau, nes jos turi skyrių, kuris tuo užsiima, o mažoms įmonėms tenka viską daryti direktoriui ar buhalteriui. Mums labiau patinka mažos įmonės, kurioje galima tiesiog kalbėtis su vadovu be taisyklių knygų.

Ką daryti, jei vairuotojas prarado telefoną arba neatsiliepia?

Tiesiog skambinkite mūsų dispečeriui. Mes stebime mašinas GPS sistema, todėl visada žinome, kur jis yra. Vokietijoje mobiliuoju ryšiu daugiau ar mažiau visur yra (išskyrus gilius miškus pietuose). Kartais vairuotojai tiesiog nebegali atsiliepti, jei vairuoja arba miega. Nereikia panikuoti, duokite jiems laiko. Mes visada pasirūpinsime, kad informacija pasiektų adresatą.

Ar reikia rūpintis maistu vairuotojams?

Jei prašome, jie susiranda patys. Tačiau jeigu norite būti geri draugai, galite pasiūlyti kavos ar sultų. Tai neprivaloma, bet vairuotojai atsiliepia geriau, jei žino, kad juos vertinate. O jei dar ir duodate gero užeigos maisto (vokiškas šnicelis), tai jie važiuos greičiau. Žinoma, tai joks kyšis, tiesiog paprastas žmogiškas dalykas.

Galutiniai patarimai ir išvados

Viskas baigiasi taip, kaip pradedama. Jeigu pradžioje sumaišysite dokumentus, tai ir gale gausite sumaišties biure. Biuro perkraustymo proceso valdymas į Vokietiją greitas ir lengvas yra įmanomas tik tada, kai pasitikite savo partneriais ir turite gerą planą. Negailėkite laiko pasidaryti inventoriaus ir pasikalbėti su vairuotojais prieš kelionę. Sėkmės!