Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją

Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tiesiog baldų užkrovimas į sunkvežimį ir važiavimas į vakarus. Aš šioje srityje esu jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena: tai chaosas, jei nieko neplanuojate, ir netgi planuojant, visada kažkas nueina ne taip, kaip turi. Vokietija yra specifinė savo griežtumu, vietiniais įstatymais ir tuo, kad ten viskas turi būti „ordnung“. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir biurokratinio sugebėjimo. Dažnai klientai mano, kad pakanka išsinuomoti „burbulą“ ir važiuoti, tačiau ten yva daugybę smulkių dalykų – nuo vietinio parkavimo leidimų iki vairuotojų poilsio laiko. Toliau apie visus šiuos niuansus ir papasakosiu, tiek, kiek prsimenu iš savo praktikos.

Pradžia: kada pradėti galvoti ir ką daryti, kad neužsiplėštum

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį kelionę į Vokietiją?

Nebūtų keista, jei pradėtum planuoti maždaug prieš du ar tris mėnesius. Žinau, skamba kaip amžinybė, 特别是 kai biuro vadovas užduoda klausimą prieš savaitę (o gal ir tą pačią dieną). Bet geriausi pervežėjai yra užimti, o dokumentų tvarkymas, ypač jei reikia specialių leidimų, paima laiko. Vieną kartą turėjome klientą iš Vilniaus, kuris manė, kad viskas įvyks per savaitgalį. Rezultate? Vairuotojas strigo pasienyje su neteisingais dokumentais, o įmonė prarado dieną darbo. Gerai, kai turi laiko pasirinkti datą, nes savaitgaliais ir naktimis daugelis dalykų Vokietijoje tiesiog neveikia arba kainoja dvigubai.

Ar tikrai reikia tarpininko ar galima tiesiog rasti vairuotojį?

Žinai, galima rasti vairuotojį ir „vkontakte“ arba draugų drauge. Tačiau tada tu turi pats rūpintis visku: draudimu, įranga, o jei kas nors nulūžta? Tiesa, kainos gali atrodyti mažesnės, bet rizika didesnė. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją reiškia, kad kas turi atsakyti už tą techniką. Aš mačiau situacijų, kai „privatus“ vairuotojas tiesiog dingdavo su krovininiu arba neįsileisdavo į Vokietijos miesto centrą dėl didelio taršos klasės ženklo (Umweltplakette). Geriau turėti žmogų, kuris moka šią sritį, nors ir kainuoja šiek tiek brangiau.

Kaip suprasti, koks sunkvežimis mums reikalingas?

Čia dažnai kliūda. Klientai sako: „turime du biurus, reik mažo sunkvežimio“. O paėmę ir išmatavus, ten susidaro septynių puseį tonų reikalas. Reikia žiūrėti ne į biurų skaičių, o į kubinius metrus svorio. Tąk vokiški keliai ir kiemai ne visada praleis 40 tonų gigantą. Kartais turiim važiuoti su dviem mažesniais, vietoj vieno didelio. Kiekvienas atvejis individualus, ir čia be eksperto akies sunku suvesti galvas. (Tikrinkit aukštį – buvau matęs, kaip vairuotojas užkliudęs anglies filtrų vamzdį privačių namų kieme).

Ką daryti su tuščiais dėžėmis ir šiukšlėmis?

Nenukrypime nuo temos, bet tai tikras nusivylimas. Vairuotojas atvyksta, įkrauna visas dėžes, o klientas sako: „o šitą nevežti, tai šiukšlės“. Laikas – pinigai. Geriau viską padėti į atskirą krūvą arba išmesti iš anksto. Vokiškose degalines nebegalima tiesiog taip mesti biuro atliekų, yra specialios zonos. Vieną kartą teko mokėti baudą už nelegalią šiukšlių išvežimą Miunchene, todėl prašau, išsiaiškinkite tai iš anksto.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti, ką vežsime?

Būtina. Bent virtualiai, per vaizdo skambutį. Aš negaliu pasakyti kainos, jei nematau, ar ten yra safas, ar du dideli serveriai, ar tik kėdės. Serveriai – tai atskira tema, jie reikalauja specialaus pakavimo, o jei sugenda, tai ir nebe biuro perkraustymas, o verslo stabdymas. Vokietijos klientai (arba jūsų nauji darbuotojai ten) nebus linksmai nusiteikę, jei atkeliaus sulūžęs monitorius.

Kodėl kainos skiriasi tiek stipriai?

Klausimas klausimą. Kaina priklauso nuo degalų, savaitės dienos (penktadienis ir šeštadienis brangiau), ir nuo to, kur tiksliai Vokietijoje važiuojama. Į centrą patekti brangiau nei į pramoninį rajoną prie miesto ribų. Taip pat įeina ir kelionės atgal, jei sunkvežimis tuščias. Beje, kai kurios įmonės apskaičiuoja valandomis, kitos – kilometrais. Svarbiausia klausti apie galimas papildomas išlaidas, kad paskui nebūtų staigmenų.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija: kodėl tai pavojinga?

Kokius dokumentų reikia kelti biurą į Vokietiją?

Jei judate tarp ES šalių, tai techniškai muitinės nėra (jei jūsų įmonė registruota ES). Tačiau reikia gero inventoriaus sąrašo (Pakavimo aktas). Vokiškai pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai tai ne prekybinis krovinys. Turi būti aišku, kas priklauso įmonei. Jeigu tenka važiuoti per Šveicariją arba Austriją, tai čia jau visai kita istorija – ten griežčiau. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją be šių lapų yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, bet jei sustabdys, bus blogai.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų kelionės metu?

Buvau tokių atvejų. Vairuotojas Pamaryje pamiršo CMR draudimo polisą. Teko siųsti skanu elektroniniu būdu į sieną. Dabar tai jau lengviau su telefonais, bet anksčiau buvo bėda. Svarbu turėti visus kontaktus, į k kreiptis. Jeigu trūksta inventoriaus sąrašo, vokiškai policija gali uždaryti sunkvežimį kol nesužinosi, kas viduje yra. Geriau turėti viską dviejuose egzemplioriuose – vieną duoti vairuotojui, kitą laikyti pas save (arba debesyse).

Ar mums reikalingas „Einweisung“ arba panašus leidimas patekti į objektą?

Taip, Vokietijoje dauguma naujų biurų yra apsaugotos teritorijos arba reikalauja pranešimo iš anksto. Negali tiesiog užvažiuoti į „glaser“ pastatą ir pradėti iškrauti. Reikia gauti leidimą iš objekto administracijos – kada važiuoti, kur stovėti. Kartais ten reikia uždėti apsauginius rūbus ant batų arba ant grindų. Vienąkart mus vos neišmetė iš banko pastato Berlyne, kadangi vairuotojas nebuvo gavęs „pravažiavimo“ kodo.

Kaip susitvarkyti su draudimu arba kas nutinka, jei kas nors nulūžta?

Standartinis draudimas yra pagal CMR konvenciją, bet ten sumos dažnai nežymios. Jei vežate brangią techniką, geriau papildomai ją apdrausti. Vokietijoje dažnai būna taip, kad jei pažeidžiate ką nors privačiame kieme (pvz., užkabinate gėlių vazą arba sieną), tai kaimyniniai teismai čia tikrai veikia sklandžiai. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją turi apimti ir rizikos valdymą. Pasirašykite draudimo sutartį, kuri dengia ne tik kelią, bet ir iškrovimą vietoje.

Ar reikia mokėti mokesčius už įvežimą?

Jeigu tai tiesiog įmonės turtas, kuris kelią iš vieno biuro į kitą, tai PVM mokesčio nėra. Tačiau jeigu vežate naują techniką, ką tik nupirktą Lietuvoje, tai gali kilti klausimų apie PVM patvirtinimus. Vokiškai veryklios gali būti išpetusios. Nustatykite aiškiai: tai pervežimas (relocation) arba prekių pirkimas-pardavimas (trade). Tai dvi skirtingos istorijos muitinėje.

Ar sunku gauti leidimus stovėti miesto centre?

Labai sunku. Miunchenas, Frankfurtas, Hamburgas – ten vieta auksas. Reikia kreiptis į miesto savivaldybę (Amt für Straßenverkehrsordnung) dar prieš savaitę-dvi. Jeigu padėsite įmonės vardą, galės gauti „Ladezone“ zoną. Jeigu ne, teks rasti privažiuojamąjį kelią ir nešti daiktus rankomis šimtus metrų. O tai vėl laikas ir pinigai. Beje, gatvėse su geltona juosta stovėti griežtai draudžiama, net ir su „avarinių“ ženklu.

Techninė pusė: vairuotojai, sunkvežimiai ir įranga

Ar vairuotojai turi mokėti vokiškai?

Tai buvo didelė problema seniau. Dabar visi daugiau ar mažiau supranta angliškai arba turi „vertėjus telefone“. Bet idealu, jei vairuotojas gali paaiškinti, kas vyksta, kai ateina vokiškas saugyklos budintis. Kąkalas tikrais dalykais: jei vairuotojas nekalba nei viena kalba, susidaro nesusipratimų. Aš visada stengiuosi siųsti tuos, kurie bent paprastus sakinius surinks, pvz., „kur dėti dėžę?“. Tai padeda išvengti nervų ligų abiem pusėms.

Kokius sunkvežimius geriau naudoti – su liftu ar be?

Jei nėra krovikų abiejuose galuose, tai liftas (Hubbühne) būtinas. Bet turi žinoti, kad liftas sumažina krovininę masę (lėtina nedaug, bet svorio limitas mažėja). Taip pat reikia vietos išskleisti liftą. Vokiškose gatvėse kartais tiesiog nėra vietos. Tada lieka nešti rankomis, o tai prailgina darbą. Geriau iš anksto pasirūpinti krovikais Vokietijos pusėje, jei žinote, kad ten siaura gatvė.

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsilenkia į kiemą?

Tai klasika. Pasakote, kad kiemas didelis, o važiuojate ir pamatote, kad žemiau kablo linija arba rąstas. Kartais teka iškrauti ant gatvės ir pervežti mažesniu transportu (priešvežiu). Tai vėl papildomi kaštai. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją turi apibrėžti ir šias alternatyvas. Negalima manyti, kad 16 metrų sunkvežimis įvažiuos į kiekvieną kiemą.

Ar reikia specialių įrankių serveriams ar pianinams?

Žinoma. Serverius reikia įdėti į antšokio apsaugas, o pianinus (jei jų yra biure) pakelti specialiais diržais. Paprasčiausiai nešti juos nerekomenduoju – tiek jums, tiek mums (nugaros). Vieną kartą matęs, kaip vairuotojas bandė pastumti serverinę spintą su kėdute – baigėsi pramušta siena ir 2000 eurų nuostoliais. Geriau pasakyti iš karto, kas yra „juodasis dėžė“.

Kaip sužinoti, ar vairuotojas atvyks laiku?

GPS sekimo sistemos dabar yra standartas. Galiu žiūrėti, kur jis stovi, kiek degalų turi ir ar jau nustojo pietų. Tačiau prognozuoti eismo spūstis ant A9 autobano yra neįmanoma net geriausiam programiniam komplektui. Jei vėluoja, skambinu ir klausiu. Retkarčiais pasitaiko, kad vairuotojas tiesiog užmiega poilsio vietoje – mes kovome su šiuo dalyku, baudžiant už vėlavimus, bet žmogiškasis faktorius lieka.

Ar galima vežti pavojingas krovinius (dažus, chemija)?

Galima, bet turi būti ADR sertifikatai. Biure dažnai būna valymo priemonių ar spausdintuvų kasetės su rašalu. Tai laikoma pavojingu kroviniu. Reikia tai deklaruoti. Jeigu sulaips vokišką policiją su nepažymėtais chemijais kanistrais, bus didelė problema. Geresnis variantas – visas šlamštas išmesti čia, o vežti tik baldus ir techniką.

Kainos, mokesčiai ir „pavogti“ pinigai

Kiek vidutiniškai kainuoja vienas kubinis metras?

Kainos šiuo metu svyruoja. Reikia kalbėti apie 50-80 eurų už kubą, priklausomai nuo apkrovimo ir iškrovimo sąlygų. Jei reikia nešti 4 aukštus be lifto – kainos šokteli. Taip pat įeiną keltuvų, dėžių ir pakavimo medžiagų kaina. Neleidžia šiandien uždirbti tiek, kiek anksčiau, degalai brangūs, o vargšai vairuotojai taip pat nori valgyti.

Kodėl kainos pasakyta iš karto dažnai pasikeičia?

Nes klientas dažnai pamiršta pasakyti apie „nedidelius“ dalykus. Pvz., „o mes dar turime 10 archyvų dėžių rūsyje“. Arba „reikia išmontuoti ir vėl surinkti visas spintelės“. Tai darbas. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją negali būti fiksuota kaina, jei darbo apimtis neaiški. Aš visada stengiuosi įvertinti vizualiai, bet jei vaizdo skambutyje matoma tik dalis – tai riskas.

Ar mokėti už degalus atskirai?

Dažniausiai įeina į bendrą sumą, bet jeigu krovinys labai didelis, gali būti skiriama. Sunku pasakyti, kuris variantas geresnis – svarbu, kad sutartyje būtų aišku. Kartais klientai sako, kad jie turi savo degalų kortą, bet mūsų vairuotojai jos negali naudoti dėl mokesčių. Geriau mums patys susitvarkyti su degalais, o sąskaitą pateikti su kitomis išlaidomis.

Ką daryti, jei pasienyje (arba Vokietijoje) pareikalauja papildomo mokesčio?

Tai gali būti „Maut“ – kelių mokestis Vokietijoje. Jis mokamas už kiekvieną kilometrą. Priklausomai nuo maršruto, tai gali būti 100-200 eurų. Taip pat gali būti mokestis už užterštą orą (vokiškas „Lkw-Maut“). Tai viskas turi būti įskaičiuota. Pasitaiko ir nusikalstamų grupuočių (pvz., Kalabrijoje, bet ne Vokietijoje), kur reikalauja „mokestį už praėjimą“, bet tai retas atvejas šiose šalyse. (Geriau vengti naktinių stovėjimų atsitiktinėse aikštelėse, jei norite išvengti pagrobimų).

Ar galima susiderėti dėl nuolaidos?

Visada galima pabandyti, jei važiuojate ne sezono metu (ne rugpjūčio pabaigoje) arba jei turgite ir sugrąžinatį ką nors atgal. Bet aš turiu apmokėti vairuotojus, pildyti degalus, sumokėti mokesčius. Nuolaida gali būti 5-10 proc., ne daugiau. Jei kas siūlo 50 proc. nuolaidą – tai tikriausiai suktybė.

Kaip apmokėti už paslaugas – iš anksto ar po?

Standartinė praktika – 50 proc. avansas, likęs po atlikto darbo. Arba, jeigu esate ilgametis partneris, galima ir su 30 dienų atidėjimu. Tačiau užsienio pervežimuose dažniau reikalaujame iš anksto, kadangi mes turime užtikrinti grįžtančius pinigus vairuotojui. Negi tu vairuotojui sakysi: „važiuok, o pinigus gausi po mėnesio“? Jis tiesiog nevažiuos.

Finišas: iškrovimas ir paskutiniai niuansai

Kas nutinka, jei naujame biure nėra lifto?

Tada prasideda tikras sportas. Mes turime savo krovikų komandas, bet jei darbas trunka 10 valandų, tai kaštai didėja. Kartais Vokietijos pusė reikalauja, kad krovikai būtų uždėję specialius šluostes ant batų, kad nesuteptų naujo grindinio. Tai vėl laikas. Svarbu iš anksto sužinoti apie pastato infrastruktūrą.

Kaip tvarkyti pavojingi atliekos (elektros rūšis)?

Vokietijoje labai griežtai tvarkoma šiukšlių rūšiavimas. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į bendrą konteinerį. Reikia susisiekti su vietine kompanija, kuri surenka elektros atliekas. Dažnai tai gali padaryti ir objekto administratorius, jeigu iš anksto susitarėte. Negerai, jei mus paliekate su pilna dėže senų kompiuterių ir sako: „išsikraukyt patys“.

Ar reikia sutvarkyti biurą po iškrovimo?

Įprastai mes padėjame viskas į tas vietas, kur buvo sutarta. Dėžės paliekamos suženklintos. Kad ir kaip būtų, visada lieka šiek tiek šiukšlių – popieriaus, plėvelių. Galime tai surinkti ir išvežti, bet tai papildoma užklausa. Klientai dažnai pamiršta, kad „pakraustume ir padėkime“ neįeina „interjero dizainerio“ darbas.

Kas daryti, jei kažkas dingsta kelyje?

Tai labai retas dalykas, su mumis beveik nebuvo (ko ko, o vagysčių retai pasitaiko, sunkvežimiai stovi saugiai). Bet jei dingsta dėžė – tai paprastai pasidaro dėl to, kad buvo nepažymėta. Gerai, kai turime sąrašą, kur viskas įrašyta. Tada aišku, kad dingo, o ne „kažkada buvo“. Draudimas čia irgi padeda, bet nervai sugenda.

Ar galima užtikrinti, kad vairuotojai elgsis tvarkingai?

Stengiamės dirbti su patikimais žmonėmis, kurie su mumis jau 10 metų. Žinome jų charakterius. Naujus imame tik su rekomendacijomis. Viskas priklauso nuo to, kaip jūs elgiatės su jais. Jei duodate kavos ir užkandžio – dirba geriau. Vokiškas etiketas reikalauja, kad vairuotojas būtų tvarkingai aprūpintas. (Vieną kartą klientas davė vairuotojui šaltą picą – vaizdas buvo liūdnas).

Kada galima laikyti, kad procesas baigtas?

Kai pasirašome perdavimo-įteikimo aktą abiejose pusėse. Tada atsakomybė pereina iš mūsų į jūsų arba objekto. Iki to momento mes atsakingi už tai, kas vyksta su kroviniu. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją baigiasi ne tada, kai paskutinis baldas palieka sunkvežimį, o tada, kai dokumentai tvarkingai užbaigti. Negali tiesiog išvažiuoti ir nieko nepasakyti.

Ar verta viską daryti patys ar kreiptis į profesionalus?

Jei turite daug laiko, nervų ir norite sutaupyti pinigų, galite bandyti patys. Tačiau po 20 metų aš galiu pasakyti: profesinė komanda tai atlieka greičiau ir saugiau. Vokietija nepyksta, jei viskas padaryta tvarkingai. O jei kas negerai – baudos didelės.

Išvados

Viskas su tuo biuro perkraustymu atrodo sudėtinga tik tol, kol nepasiruoši. Biuro perkraustymo proceso logistikos valdymas į Vokietiją yra tik kruopštus planavimas, geri vairuotojai ir tvarkingi dokumentai. Jei viena dalis nukrypsta – viskas sugenda. Aš mačiau viską: nuo laimingų pabaigų iki tokių, kur reikėjo teismo. Pagrindas – nebijokite klausti ir nedarykite prielaidų. Geriau paprašyti patarimo kelis kartus, nei pataisyti klaidas Vokietijoje. Sėkmės kelionėje ir tikiuosi, jūsų serveriai nenukris.