Biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik 24 metus, per kuriuos mačiau viską – nuo trijų kėdžių pervežimo iki gigantinių gamyklų išsikraustymo. Žmonėms dažnai pasirodo, kad biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją yra kaip eilinis prekių užsakymas internete: paspaudži mygtuką ir laukai. Deja, realybė yra šiek tiek kitokia, o kartais ir tiesiog chaotiška. Vokietija yra arti, tačiau ten veikia griežtos taisyklės, o mūsų bei vokiečių mentalitetas kartais susiduria kaip ratai ir sniegas. Čia ne tik apie fizinį krovinių judėjimą, bet ir apie dokumentus, vairuotojų nuovargį bei tai, kaip paprastai vengti trikdžių kelyje. Jei norite nepamiršti galvos, turite žinoti, į ką įsiskverbiate.

Pradinis planavimas ir kliento poreikių vertinimas

Kaip tiksliai suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją, kad nepavargtume?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo sąžinės pokalbio. Turiu žinoti, ką tiksliai vežate, nes kartą atsitiko situacija, kai klientas sakė "tik keletas stalų", o tos kelios dešimtys biurinių komplektų su seifais netilpo į 20 tonų sunkvežimį. Biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją privalo būti grindžiamas tikru inventoriaus sąrašu, o ne jūsų norais. Jei turite serverių ar brangios technikos, reikia apie tai kalbėti iš karto, o ne tada, kai vairuotojas stovi prie durų ir nežino, ką daryti su didžiuliu vitrinu.

Ar tikrai reikalingas detalus inventoriaus sąrašas ar tai prastas laiko švaistymas?

Mano praktika rodo, kad be sąrašo jūsų biudžetas išaugs kaip kvapas. Beje, dažnai įmonės bando sutaupyti ir nenaudoja profesionalių dėžių, o tai sukelia problemų su įranga. Vokietijos klientai arba sandėlininkai reikalauja tikslumo – jei dingo dėžė, be sąrašo niekas neatsakys. Nerašykite "kompiuteriai", rašykite "3 vnt. PC, 2 monitoriai, 1 klaviatūra". Atrodo sunku, bet kai įvyksta incidentas (o jie įvyksta), jūs busite laimingi, kad tai užrašėte. (Nors žinau, kad dažniausiai tiesiog viska įmetame į krūvą ir vėliau ieškome).

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka organizavimas iki išvykimo?

Nenujaučiu, kodėl visada manote, kad galima susitarti sekmadienį ir važiuoti trečiadienį. Jei norite, kad biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją būtų sklandus, reikia最少 2-3 savaičių. Reikia užsisakyti mašiną, gauti draudimą, surasti vairuotojus, kurie nebūtų alkoholikai (žaliau pasakius). Ir vėlgi, jei kelyje yra Vokietija, reikia tikrinti, ar nėra kokybinių apribojimų ar specialių leidimų, jei vaziuojate ypatingu kroviniu.

Kas daryti su tais jūsų serveriais ir IT įranga?

Tai viena baisesnių dalių. IT specialistai visada baiminasi, kad viskas nuspręs. Geriausia juos uždaryti į specialias kabinetas, kurios yra amortizuotos. Aš asmeniškai nesiūlauju vežti atvirų serverių, nebent jūs norite, kad jie atvyktų su jūros smėliu viduje. Pats geriausias variantas – jei įmonė turi savo IT žmones, kurie išmontuoja ir paskui vėl sumontuoja vietą. Mes tik keliame. (Galvojau, kad mes galim tai padaryti, bet geriau nekiškėti ten, kur nesuprantam, ar ne?).

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestus Vokietijoje?

Žinote, ten yra tos zonos, vadinamosos "Umweltzone". Be to, dauguma senų miestų centrų yra užd sunkvežimius. Jei biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją numato iškrovimą pačiame Berlyno ar Miuncheno centre, gausite baudą. Reikia iš anksto susitarti dėl leidimų, vėliau niekas nieko nebespręs. Kartais netgi reikia specialaus lydinio (tai toks sunkesnis pasas), bet dažniausiai tiesiog reikia užsisakyti vietą iš anksto, o ne važiuoti ir tikėtis šanso.

Kainos formavimas ir biudžeto valdymas

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp skirtingų firmų?

Nes tai nėra vienoda paslauga. Vienos firmos vežia tik "nuo A iki B", kitos (kaip mes, pavyzdžiui) imasi viso rato. Ir vėlgi, biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją brangsta, jei tenka dirbti naktį ar savaitgaliais. Taip pat, dauguma pigių firmų nenaudoja pakavimo medžiagų, o tai padidina riziką. Pasidomėkite, ar kainoje įskaičiuotos dėžės, lipdukai, o ar darbuotojų rankos? Kartais atrodo pigu, o paskui mokate už kiekvieną lipduką atskirai.

Ar galima gauti fiksuotą kainą ir ją užtikrinti?

Galima, bet turiu pasakyti tiesą – jei kas nors nueina ne taip, kainą galiime tekti peržiūrėti. Pavyzdžiui, jei statybiniuose liftuose nėra elektros, o mes ten keliame rankomis penktą aukštą. Fiksuota kaina dažniausiai galioja tik tada, kai sąlygos nebekinta. Jei jūsų darbuotojai vėluoja ir vairuotojas laukia 4 valandas, tai tikrai nebuvnumėta pradžioje. Už laukimą reikia mokėti, tai logiška (nors jums gali nepatikti).

Kas konkrečiai įeina į tą galutinę sumą, ką moku?

Turiu būti tikrus – čia nuvežimas, kėlimas (jei nenurodžia kitaip), draudimas (paprastai 3-5 EUR už kg) ir patalpų apsauga. Bet dažnai klientai pamiršta, kad reikia sumokėti už užkalnimų apsaugą. Vokietijose dažnai reikalauja, kad grindys būtų padengtos, kitaip pralošite depozitą. Patikrinkite ar mums paduodate tas grindų dangas, ar mums reikia turėti savų (mes turime, bet kainuoja).

Ką daryti, jei biudžetas yra labai ribotas, o daiktų daug?

Tada turbūt teks pačiam kelti dalį dalykų? Žinoma, šnekju. Tačiau rimtai, galima padaryti dalinį pervežimą, tik tada biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją gali užtrukti ilgiau, nes reikės daryti kelis reisus. Taip pat galima sumažinti kainą, jei patys supakuosite dėžes. Tik žiūrėkite, kad nepadarytumėt tų dėžių per sunkiomis, nes darbuotojų nugaros ne iš geležies. (Nebent norite, kad jums padėtų ieškinį dėl nugaros skausmo, tai šiaip uzduodamas klausimas).

Ar reikia mokėti pradinį įnašą (avansą)?

Įprasta prašyti 30-50 proc. avanso, kad užsakyti mašiną ir vairuotojus. Negalima važiuoti į Vokietiją su tuščiomis rankomis ir tikėtis, kad paskui viską sumokėsite. Jei esate didelė, žinoma įmonė, galime derėtis, bet mažoms firmoms be avanso nebedirbu. Pavojinga ten, kad vairuotojams reikia mokėti degalus ir maistą kelyje.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Tiesa sakant, dauguma blogų firmų pridės mokesčius už "kilnojimus per laiptus", jei lifte nebuvo vietos, ar už "ilgą nešimą". Vokietijose dar yra toks dalykas kaip "Gebühr für Verkehrsbeeinträchtigung" – mokesčias už eismo trikdymą, jei užimsite gatvę. Niekas negali užtikrinti, kad jūsų darbo vieta bus lengvai pasiekiama, todėl tokių dalykų reikia tikėtis.

Techniniai ir organizaciniai nesklandumai

Kokio dydžio sunkvežimį reikia mano biuroi?

Tai priklauso nuo tųjų poreikių. Jei tai tik vienas kambarys, užtenka ir "vagono" (3.5t). Jei visa įmonė, reikės 7.5t arba 20t sunkvežimio su kėbulu. Problemą sudaro tai, kad Vokietijos miestai dažnai siauri. Didelė mašina gali tiesiog neįvažiuoti į kiemą. Geriau iš anksto nufotografuoti važiavimą į objektą ir nusiųst man, aš pats nebesu tikras, ar ten praleis 16 metrų ilgio monstrą.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai ir ar tai svarbu?

Svarbiausia, kad jie mokėtų vairuoti. Kalbų mokėjimas yra privalumas, bet ne pagrindinis. Dažniausiai kalbame angliškai arba rusiškai, tai Vokietijoje dažnai užtenka. (Kartais vyrai bando sukalbėti su vokiečiais rankomis ir kojomis, tai dažnai net veikia geriau nei tas mūsų lietuviškas anglų kalbos akcentas). Bet rimtai, jei reikia derėtis su policija, geriau, kad būtų kas nors, kas supranta instrukcijas.

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda pakeliui?

Tie, kurie sako, kad to neatsitiks, meluoja. Varikliai lūžta, padangos plyšta. Mes turime partnierių tinklą, todėl galime nusiųsti pagalbą arba pakeisti mašiną. Blogiausia, k tai atsitika Vokietijos autostradoje pietų karščiuose. Tuomet biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją sustoja ir jūs prarandate laiką. Tiesa, krovinių draudimas paprastai padengia techninės pagalbos išlaidas, bet ne jūsų nervus.

Kaip elgtis su pavojingais krovinais arba chemija?

Tai griežtai reguliuojama. Negalima tiesiog užmėtyti tonerio kasečių ar valymo priemonių į krovinią su biuro baldais. Reikia deklaruoti. Jei slydete, o vairuotoją sustabdys pareigūnai ir rasite kažką nepažymėto, gausite didelę baudą, o krovinys gali būti konfiskuotas. Geriau viską pasakyti iš karto, mes sužinosime, kaip vežti tai legaliai.

Ar reikia rūpintis dėžėmis ir lipdukais paties klientui?

Galite rūpintis, bet geriau pasinaudoti mūsų. Mūsų dėžės stipresnės, jos tinka statybinėms kasetėms (tokioms ilgioms). Pas mane buvo atvejis, kai klientas naudojo senas "IKEA" dėžes, tai one tiesiog iškrito apačioje, kai pakėlė krosnele. (Nebent jūs norite prarasti savo duomenis, kurie išbys po tokiomis dėžėmis). Pasakykite, kiek dėžių reikia, mes paruošime.

Ar turi keltuva ir kada jo reikia?

Turime keltuvus, bet jie nėra su mumis kiekvieną dieną. Jei daiktų daug ir nėra lifto, arba liftas per mažas, būtinai praneškite. Pastabu – vokiški liftai dažnai labai jautrūs, ten nebegalima įsikrauti į liftą kaip mums čia. Jei įkelsite per daug, liftas užstrigs, ir tada jums teks susitarti su liftų priežiūros firma, o tai brangu.

Rizikos, problemos ir realios situacijos

Kas nutinka, jei daiktai susidoroja kelyje?

Draudimas. Bet vėl gi, jei nepakavote teisingai (pavyzdžiui, neatsiejęt monitoriaus nuo stovo), draudimas negalės padėti. Yra tokia taisyklė. Vieną kartą važiavome su krosnele per kalną, pradėjo lietus, vairuotojas staigiai stabdė, ir vienas didelis stalas nuslydo o ir trenkėsi į kitą. Tai buvo blogai. Nuo to laiko visada pririšame už mažiausiai dviejų taškų.

Ar dažnai dingsta daiktai iš mašinų?

Sąžiningai? Su mūsų firma ne. Bet girdėjau istorijų apie kitus, kur atvažiuoja į objektą, vairuotojas užmiega, o tą laiką kažkas nužiūri. (Kartais patys darbuotojai išima kažką mažo, tiesiog nebegali susivaldyti, žmogiškasis faktorius). Todėl rekomenduoju brangiausius dalykus (nešiojamuosius kompiuterius pinigines) vežti su savimi kablyje, o ne krove.

Kaip elgtis su vietine policija, jei užsidaro gatvė?

Tiesiog būkite ramūs. Vokietijos policija yra labai disciplinuota. Jei užsidarote gatvę iškraunant, gautumėte "Knöll" (baudą). Geriausia iš anksto padėti perspėjimo ženklus. Pats blogiausia buvo, kai vairuotojas užsidarė gatvę Hamburge, o priėjo policija su furgonu ir konfiskavo dokumentus, kol nesumokėjo įstaigoje. Nuvažiuoti reikia greitai, o mes ne visada spėjame.

Ar reikia bijoti muitinės, nors abi šalys ES?

Nebijoti, bet žinoti taisykles. Jei vežate naujas prekes (pavyzdžiui, 50 naujų kompiuterių), tai gali būti prekyba, o ne perkraustymas, tada gali būti PVM klausimų. Jei tai naudojamas turtas, dažniausiai problema nėra. (Nors kartais jie sustabdo ir klausia "warum das alles?", o tu tiesiog rodi CMR ir tiki, kad nieko nepridurs). Bet jei kils įtarimų, gali tekti aiškintis.

Ką daryti, jei Vokietijos pusėje prižiūrėtojas (Hausmeister) neleidžia įvesti mašinos?

Tai klasika. Vokiečai mėgsta savo taisykles. Jis gali sakyti, kad grindos pernelyg švarios, ar kad mašina per didelė. Čia padeda tik diplomatinė kalba ir pavienių eurų "pasiūlymas" (tai čia jau juokauju, nelegalu). Tiesiog reikia iš anksto susitarti su jais, o ne rinktis vėliau. Dažnai jie reikalauja, kad mašina būtų apsaugota dėklais, kad nepriveltų purvo.

Ar yra rizika, kad darbuotojai sugadins duris ar liftą kieme?

Yra. Mes turime civilinės atsakomybės draudimą, kuris padengia tokius nuostolius (jei įrodysime, kad buvo mūsų kaltė). Bet tarkime tiesai – dažniausiai tai nutinka dėl to, kad klientas nepasakė, kad durys yra per žemos. Patikrinkite aukštį! Nenorėčiau vėl stovėti po kiemu ir laukti, kol atvažiuos šaltkalvis pataisyti elektrinių durų varčios.

Atvykimas į Vokietiją ir galutinis iškrovimas

Kiek laiko užtrunka iškrovimas paskirties vietoje?

Tai priklauso nuo to, ar yra liftas, ir kiek toli nuo mašinos yra durys. Jei viskas idealiai, gali užtrukti 2-4 valandas. Jei reikia nešti 100 metrų per kiemą, tai visą dieną. Vokietijoje dažnai kiemai yra dideli ir mašina negali privažiuoti prie pat įėjimo. Būkite pasiruošę, kad tai gali užeiti šiek tiek brangiau, jei mokėsite už valandą.

Kas su pakuotės atliekomis (dėžėmis, folija)? Ar juos išvežiate?

Įprasta prakartame dėžes (jei jos dar geros) ir paimame atgal. Foliją ir įvairias atliekas dažniausiai paliekame vietiniame konteineryje, jei leidžia. Tačiau jei jūsų naujasis biuras turi griežtą švaros politiką, gali tekti mums išvežti šiukšles atgal į Lietuvą (tai papildomai kainuoja). (Nors vokietijose šiukšlių išvežimas yra labai brangu, todėl geriau viską susitvarkyti čia, jei įmanoma).

Ar reikia papildomai apmokėti vairuotojus už darbą Vokietijoje?

Jei jie dirba ilgiau numatyto laiko (paprastai 9-10 valandų per dieną), taip. Taip pat, jei jie priversti miegoti mašinoje (kas nutinka, jei nebegalima grįžti tą pačią dieną), reikia padengti išlaidas. Geriausia pasirūpinkite nakvyne, jei rimtas biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją užtrunka kelias dienas. Vairuotojas po ilgos dienos negali vairuoti atgal, tai pavojinga.

Kaip susitarti su Vokietijos kompanija dėl patalpų perdavimo?

Tiesiog užpildykite perdavimo aktą (Übergabeprotokoll). Vokietijai labai svarbi dokumentika. Nurodykite būklę, parašykite, kad buvo padaryta. Jei kas nors sugedo kelyje, tai turi būti užfiksuota. Nieko nedarykite "žodžiu", nes vėliau gali reikėti mokėti už duobę sienoje, kurią padarėte ne jūs, o buvo anksčiau (tai tikras atvejis buvo).

Kas daryti, jei trūksta vietos naujame biure?

Tuomet prasideda chaosas. Jei suplanavote biuro perkraustymo procesą pagal kliento poreikius į Vokietiją taip, kad niekas netilptų, tai kaltas tas, kas matavo. Kartais tenka laikinai padėti dalykus koridoriuje, bet Vokiškuose biuruose to daryti negalima – gaisrinė sauga. Gali tekti išsinuomoti trumpalaikį sandėlį netoliese, tai nėra taip brangu, kaip atrodo.

Ar vairuotojai gali surinkti baldus vietos?

Gali, jei tai nėra sudėtingos "IKEA" sistemos su 100 varžtų. Paprastus stalus ir lentynas surinks. Bet jei norite, kad viskas būtų perfekcionistiškai surinkta ir lygu, geriau pasamdyti vietinį meistrą. Mūsų vairuotojai stiprūs, bet ne broliai-meistrai. (Gal vienas ar du sugebės, bet už tai tikrai nepromise'u, kad bus lygu kaip laikraštyje).

Ką daryti, jei rasti trūkstami daiktai po iškrovimo?

Pirmiausia patikrinkite mašiną – gal dings toliau. Jei tikrai nėra, rašykite pranešimą. Pradėsime ieškoti. Jei dingo tarp mūsų punktų Lietuvoje, atsiųsime. Jei pavogė kelyje... sunkiau. Bet vėlgi, svarbu turėti tą sąrašą. Be sąrašo galime tik pasakyti "gal jo ir nebuvo".

Apibendrinimas

Trumpai tariant, biuro perkraustymo procesas pagal kliento poreikius į Vokietiją nėra lengvas reikalas, kai darote tai pirmą kartą. Reikia kantrybės, gero plano ir sąžiningos kalbos su ekspeiditeriu. Nekreipkite dėmesio į smulkmenas, bet nepraleiskite dokumentų. Pagrindas yra tai, kad kiekviena perkraustymo situacija yra unikali, todėl nenaudokite vienų tų pačių sprendimų visur. Geros sėkmės kelyje, (ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje bus geresnė nei čia).