Biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje: kas tikrai laukia?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matavau viską – pradedant nuo mažų start-up’ų, besikraustančių iš garažo, baigiant didžiulėmis korporacijomis, kurios pervežia tonas technikos. Žmonėms visada atrodo, kad biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje yra kaip filmuose: visi lygiai, dėžės vienos spalvos, ir niekas nenukrenta. Realybėje yra kitaip. Dažnai tenka spręsti problemas ant kelio, vairuotojai nuovargiu matyti vaikus sapnuose, o olandų keliai gali sukelti nemigą. Čia nėra tik apie tai, kaip padėti kompiuterį ant stalo, tai visiškas logistikos chaosas, kurį reikia suvaldyti. Po truputį papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Kiek laiko užtrunka viskas?

Kiek reikia laiko planuoti tokį biuro perkraustymą į Vokietiją?

Gerai, kad klausiate, nes dažnai žmonės skambina pirmadienį ir sako, kad reikia išsikraustyti penktadienį. Tai tiesiog neįmanoma taip greitai atlikti kokybiškai. Idealiu atveju turėtumėte pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius, ypač jei keliaujate į tolius Vokietijos miestus, pavyzdžiui, į Miuncheną ar Hamburgą. Reikia rezervuoti mašinas, suderinti liftus, gauti leidimus parkavimui. Vieną kartą teko daryti perkraustymą per savaitę, bet tai buvo nervų krizė, o ne procesas. Taigi, kuo anksčiau, tuo geriau, nes biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje turi savo specifiką.

Ar galima perkraustyti biurą per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jei tai tik keli stalai ir kėdės. Bet jei turite pilną įrangą, serverius, archyvus, tai būna pavojinga spėlioti. Vieną kartą bandėme spausti viską per vieną dieną, tiesiog kad klientas nepamokėtų už antrą dieną vairuotojams, ir galiausiai vėlaujome iki 3 ryto. Geriau skirti dvi dienas – viena pakavimui ir iškrovimui, kita įrengimui. Vokietijoje darbuotojai taip pat mėgsta dirbti tiksliai pagal grafiką, jei pažadėjote, kad ryte jie jau dirbs, o mes dar nešame dėžes, bus skandalas.

Kiek kainuoja toks perkraustymas apytiksliai?

Kainos kinta kaip orai priekyje. Labai priklauso nuo to, kiek turite daiktų – ar tai tik 5 kabinetai, ar visa aula su stiklinėmis sienomis. Paprastai mažam biurui (apie 30–40 kv.m.) su technika reikia skaičiuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo atstumo (pavyzdžiui, iš Vilniaus į Berlyną). Didelėms įmonėms kaina gali siekti dešimtis tūkstančių. Aš visada sakau, kad reikia konkretaus apskaičiavimo, o ne „kainoraščio“, ką nupirktum parduotuvėje. Kas užuot rašęs el. paštu, geriau paskambinkite, pasakysite, kiek turite kvadratų.

Ar brangiau keliauti šeštadienį ar sekmadienį?

Taip, tikrai. Vairuotojai ir krovikai taip pat žmonės, nori ilsėtis. Jei reikia važiuoti savaitgalį, tai papildomai kainuos apie 20–30 proc. daugiau. Be to, Vokietijoje parduotuvės ir ofisai dažnai uždarytos, todėl jei trūksta kabelių ar reikia kažko nusipirkti įrengimui, niekur nebesužinosi. Geriau planuoti įrengimą pirmadienį ryte, o atvežti dėžes penktadienį. Taip sutaupysite nervus ir pinigus, tik reikės susitvarkyti su raktais.

Pakavimas ir paruošimas

Kas turėtų pakuoTI dalykus – mes ar kliento darbuotojai?

Čia visada būna diskusijų. Mes galime suteikti dėžes, o jūsų žmonės susiruošia asmeninius daiktus. Kompiuterius, monitorius ir brangią techniką geriausiai pakuoja mūsų komanda, nes žinome, kaip juos užfiksuoti, kad neiškritų vairuojant (o Vokietijoje keliai vietomis lyg grindys). Ką tik padariau vieną darbą, kur klientas viską pakavo pats... na, pasakysiu taip – vienas monitorius atvyko be stovo. Taigi, aš rekomenduoju mums patikėti techniką, o dokumentus – jums.

Ar reikia ištuštinti spintas ir seifus?

Absoliučiai taip. Negaliu pakelti pilnos spintos su dokumentais, ji sukaps arba sulūžs. Vieną kartą bandėme nešti seifą, kurį klientas „nepamirė“ ištuštinti – tas seifas svėrė kaip mažas automobilis. Tekilo išmesti pusę turinio į koridorių. Taigi, viskas turi būti tuščia. Stalai gali likti su stalviršiais, bet stalčiai turi būti išimti arba užfiksuoti (jei tokia konstrukcija leidžia). Nereikia mums sugadinti baldų dėl jūsų tinginystės.

Ar duodate pakavimo medžiagas?

Taip, dėžės, burbuliukai, lipdukai, juostos – tai viskas įeina į kainą, jei sutariame iš anksto. Mes atvežame viską iš anksto, kad galėtumėte susiruošti. Bet turiu pasakyti, jei reikia specialių dėžių serveriams ar tūpamiems dėžėms (kisten), tai tai gali kainuoti papildomai, nes jas reikia nuomoti ar pirkti. Paprastos kartinės dėžės yra nemokamos (kaip įeina į darbą), bet jei jūsų darbuotojai jas susprogs, tai tada – pinigai.

Ką daryti su labai brangiuose daiktais (menu, tapyba)?

Tai atskira tema. Tapybos darbus ar brangius skulptūrūs mes nevežame standartiniame būde. Reikia specialių dėžių, o kartais ir atskiro automobilio be krovinių, kad niekas neprilystų prie jų. Aš asmeniškai visada rekomenduoju juos apdrausti ir, jei įmanoma, vežti asmeniniu automobiliu. Biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje su tokiomis vertybėmis tampa kaip kasdienybėje matytas filmas – viena klaida ir milžiniškos nuostoliai.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Nerašykite „biuro reikmenys“, rašykite „HR skyrius, 2 stalas“. Priešingu atveju įrengimo metu mes tiesiog užmesime dėžes ant grindų, o tada jūs praleisite savaitę ieškodami popieriaus. Vieną kartą teko daryti perkraustymą į Frankfurtą, kur klientas nepažymėjo nieko. Buvo chaosas. Dabar aš būsiu griežtesnis – jei dėžė nepažymėta, ji nėra iškraunama, kol neaiškėja, kur ji stovi.

Kelionė ir techninės problemos

Kokias mašinas naudojate įmonių perkraustymams?

Dažniausiai tai 3,5–7,5 tonų sunkvežimiai su liftu. Jei biuras didelis, tai važiuoja keletas mašinų vienu metu (konvojus). Svarbu, kad mašina būtų švari (nes nešame šiukšles) ir su „kelnių“ pakaba, kad baldai neiššoktų. Kartais, jei labai daug technikos, imame sunkvežimius su tempimo priemonėmis (priešgaisrinės sistemos ir pan.). Bet 90 proc. atvejų tai uždaras sunkvežimis su hidrauliniu liftu gale.

Kiek laiko trunka važiuoti iki Vokietijos?

Priklauso, kur būstate. Iš Vilniaus iki Berlyno tai apie 12–14 valandų važiavimo su poilsiais. Iš Klaipėdos ilgiau. Reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojai turi poilsio intervalus – negali važiuoti 10 valandų be stabdymo, tai nelegalu. Vokietijoje dar yra daug „bau“ (statybų vietų), todėl dažnai užstringa eismas. Geriau planuoti, kad atvyksite dieną anksčiau arba vakare, nei skubėti ir rizikuoti baudomis.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai mano blogiausias košmaras. Mes turiam pagalbos paslaugą visoje Europoje, bet tai užtrunka. Jei sugenda, skambinam techninės pagalbos komandai. Kartais reikia perkrauti krovinius į kitą mašiną (tai kainuoja pinigus ir laiką). Esu patyręs, kad degalų siurblys sugeda dažniausiai, kai būna liūdna. Bet nieko nepadaraukite, mes apie tai žinome iš anksto ir stengiamės naudoti patikimas mašinas, ne senius „vokus“.

Ar sunku vaziuoti (važiuoti) sunkvežimiu Vokietijoje?

Vokiškai keliai geri, bet yra vienas dalykas – greičio apribojimai miestuose ir daugybė apibraižymų. Vokietijos policija nelabai juokiausi, jei pažeidžiate taisykles. Be to, miestuose, pavyzdžiui, Kelne ar Štutgarte, labai sunku rasti vietos sustojimui su 7,5 tonų mašina. Todėl visada iš anksto reikia gauti leidimą (Erlaubnisschein) užimti vietą gatvėje arba aikštelėje. Be to, ten daug „žaliųjų“ zonų, kur negalima važiuoti senais sunkvežimiais.

Ar stabdote po kelią?

Taip, vairuotojai turi poilsio laiką, tačiau jei keliaujame „į skubą“, gali važiuoti dviem vairuotojais ir tiesiog keistis. Tačiau tai kainuoja brangiau. Dažniausiai sustojame prie mažų užeigų arba degalinių (LKW Rasthof). Svarbiausia – užrakinti mašiną, nes Vokietijoje vagysčių nėra daug, bet vis tiek rizikuoti neverta. Vieną kartą mums pavogė duonos dešrą iš kabino, tai buhumhum... (tai buvo juokinga, bet vairuotojas buvo nuliūdęs).

Muitinė ir dokumentai

Ar reikia eiti į muitinę, kai vežate biuro daiktus?

Jeigu tai nėra prekyba, o tik įmonės perkėlimas (perkeliant buveinę), tai dažniausiai nereikia. Bet reikia turėti TIR sąrašą arba CMR dokumentą su detalesniu inventoriaus sąrašu. Jeigu vežate naujus daiktus, kur nebuvo naudoti, tai gali būti apmokestinama. Biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje reikalauja, kad visi dokumentai būtų tvarkingi, nes vokiečai mėgsta tvarką. Jeigu neteisingai užpildysite, gali sustabdyti sienoje ir prašyti aiškinimų.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikalingas inventoriaus sąrašas (geriausiai dviem kalbomis: lietuviškai ir vokiškai/arba angliškai), įmonės registracijos dokumentai, CMR krovinio bilietas. Jeigu vežate duomenų laikmenas, gali būti reikalingas specialus pranešimas (dėl duomenų apsaugos). Aš visada patariu klientams pasidaryti paprastą Excel lentelę, kur viskas išvardyta, o ne rašyti ranka ant lapo, kur niekas nieko nesupranta.

Kas jeigu muitininkas užsibrėžia?

Tuomet reikia rodyti, kad tai ne prekyba. Jeigu tai naudoti biuro baldai, jie gali būti vežami be PVM (vidinės sandėliavimo procedūros arba tiesiog asmeninio naudojimo prekės, jei keičiama įmonės buveinė ES viduje). Bet jeigu paaiškės, kad ten yra prekės, kurios bus parduodamos Vokietijoje, tuomet reikės mokėti VOK (Vokietijos PVM). Aš vieną kartą padariau klaidą ir užrašiau „naujos kėdės“, tai turėjau aiškinti pusę dienos, kad tai tik dovanos partneriams.

Ar galima vežti alkoholį ar maistą?

Biuro perkraustyme – nerekomenduoju. Maistas gali sugesti arba pakenkti, o alkoholis keliauja kaip prekė, reikia specialių leidimų (excise). Jeigu tai dėžė šampano firminiam vakarėliui, tai geriau vežti atskirai asmeniniu automobiliu. Muitinėje gali būti problemų, jeigu rinks degtinės dėžę be dokumentų. Geriau nešti tuščią biurą, o o maistą nusipirkti vietinėje „Lidl“ parduotuvėje jau Vokietijoje.

Iškrovimas ir įrengimas Vokietijoje

Kaip vyksta iškrovimas pačiame Vokietijoje?

Atvykus į vietą, pirmiausia patikriname, ar yra vietos mašinai. Jeigu nėra, tai pradedame problemą spręsti (paprastai teko statyti šviesoforus arba priverčti vairuotojus stovėti toliau ir nešti per kelias šimtus metrų). Tada iškrauname dėžes į atitinkamas patalpas pagal lipdukus. Vokietijose dažnai būna griežti apsaugos darbuotojai, kurie tikrina, ar nešate kažką ne to. Reikia elgtis ramiai ir rodyti sąrašus.

Ar jūsų komanda surinka baldus ir prijungia kompiuterius?

Taip, tai mūsų darbo dalis. Mes ne tik iškrauname, bet ir surenkame stalus, lentynas, kabinetas. Prijungiame monitorius prie kompiuterių (jei kabeliai pažymėti). Bet mes ne programuotojai – neįsijungiame jūsų serverių ar nekonfiguruojame interneto. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad mes sužinosime jo „wifi“ slaptažodį, bet mes ne psichikai. Fizinis įrengimas – taip, loginis – jūsų IT specialisto reikalas.

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto?

O tai problema. Jei būna 5 aukštas be lifto, kaina šoktų į dangų, nes nešimas rankomis yra labai sunkus. Aš stengiuosi to išvengti ir iš anksto klausiu apie liftus. Jei nėra, reikia nuomoti keltuvą (Aufzug) arba samdyti daugiau žmonių. Kartais Vokietijos senose patalpose laiptai yra tokie siauri, kad sofa netelpa – tada tenka išmontuoti langus. Tai viskas įeina į kainą, bet apie tai reikia kalbėti anksčiau.

Ar padedate išmesti pakavimo atliekas?

Taip, mes surenkame visas dėžes, burbuliukus ir juostas bei išvežame juos į šiukšliadėžę. Priešingu atveju jūsų naujame biure bus chaosas iš karto. Kartais klientai sako, kad paliks dėžes sau (jei jie geros), tai gerai. Bet jei dėžės sugadintos, mes jas pasiimame. Vokietijoje labai griežta šiukšlių rūšiavimo taisyklės, todėl negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį – mes tai žinome.

Kaip susitvarkoma su baldų montavimo įrangomis?

Paprastai viską turime savo – atsuktuvus, grąžtus, veržlius. Jeigu reikia specifinių detalių (pavyzdžiui, specifinių varžtų IKEA baldams, kurių nėra rinkinyje), tai reikia nupirkti vietiniame parduotuvėje (pavyzdžiui, „Obi“ ar „Bauhaus“). Aš vieną kartą užmiršau paimti komplektą lentynoms, tai teko važiuoti ieškoti parduotuvės sekmadienį, kai viskas uždaryta. Buvo nemalonu. Dabar tikrinu du kartus.

Ar galite padėti su įrengimu pagal brėžinius?

Žinoma, jeigu turite biuro išplanavimą (layout), mes statome stalus ir kabinetas būtent taip, kaip nupiešta. Tai labai padeda greičiau užbaigti darbą. Be to, Vokietijoje dažnai būna griežti taisyklės, kur gali būti stovėti stalai (priešgaisrinės išėjimai). Mes stengiamės laikytis to, kad jums nesutrukdytų ugnies saugos inspektorius (Feuerwehr).

Problemos ir rizikos

Kas jei padarote žalos baldams ar technikai?

Tai nutinka, neapsisakysiu. Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai iki 330 000 SDR vienam krovininiui, bet priklauso nuo sutarties). Jei sulaužome monitorių, jį kompensuojame arba pirkime naują. Aš visada įrašau į sutartį, kad brangiausia technika turi būti apdrausta individualiai. Vieną kartą klientas neįrašė brangios serverio dalies, kai ją sulaužėme, tai buvo ilgi ginčai.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Labai retai. Mes visada uždarome mašiną ant fiksatorių (užraktų). Vokietijoje vagystės nėra tokios didelės kaip Prancūzijoje ar Italijoje. Bet jei paliksite mašiną atvirame kieme naktį be apsaugos – rizikuojate. Aš visada stengiuosi, kad vairuotojas nakvytų saugioje vietoje (prie užeigos arba saugomame aikštelėje). Dingsta dažniausiai maži dalykai (telefonai, pelės), kuriuos darbuotojai paliko ant stalų nepakuotus.

Kas jei vėluojate su atvykimu?

Tuomet pradedami skambinamiems telefonams. Jeigu vėlavimas dėl techninių priežasčių (proga, avarija), mes žinome iš anksto ir pranešame. Jeigu dėl to, kad vairuotojas užmigiojo – tai mūsų problema (nors aš tokių atvejų beveik neturiu, dirbu su patikimais žmonėmis). Vokietijos klientai yra labai punktualūs, jeigu sakote „8:00“, o atvykstate „9:00“, jaučiate jų pyktį. Geriau būti 10 minučių anksčiau.

Ar priimate mokėjimais kortele ar tik grynaisiais?

Priimame ir banko pavedimus, ir korteles (prieš tai sudarant sąskaitą faktūrą). Geriau ne mokėti vairuotojui grynaisiais rankose – tai seniai nebelegalu ir rizikinga. Viskas tvarkoma per buhalteriją, išrašome sąskaitą-faktūrą su PVM. Vokietijos įmonės to ir laukia – jokių „rankų“ pinigų.

Kodėl kai kurios firmos siūlo žymiai pigiau?

Kadangi aš dirbu jau 24 metus, galiu pasakyti tiesą. Jei kaina peržemėta, tai arba jie nebus drausti, arba važiuos senais, sprogiančiais sunkvežimiais, arba tiesiog pasprungs už puse kainos. Biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje kainuoja pinigus – degalai, alkoholis (ne vairuotojui, o pinigai :D), darbo užmokestis. Jei kažkas siūlo už pusę kainos, tai kažkur trūksta – dažniausiai draudimo arba sąžiningumo. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti paslaugą.

Įmonių patirtis ir patarimai

Ar dirbate su didelėmis korporacijomis?

Taip, pervežinėjame įmonių padalinius, IT įrangas, laboratorijas. Didelės korporacijos turi savo procedūras – reikia pateikti draudimo polisus, saugos planus, darbuotojų pažymėjimus. Tai sunkiau, bet mums įprasta. Vienas iš didžiausių projektų buvo perkelti 50 žmonių IT skyrių į Leipcigą. Užtrukome tris dienas, bet viskas nėjo kaip laikrodis (beveik).

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba supranta pagrindinius žodžius rusiškai/vokiškai (pvz., „links“, „rechts“). Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su vietiniais saugos darbuotojais, mes visada turime kontaktinį asmenį, kuris gali padėti telefonu. Bet dažniausiai logistika nekalba – ji rodo pirštu. Nebijokite, mes ne pirmą kartą keliaujame.

Ar keičiate darbuotojus kelyje?

Ne, tas pats vairuotojas, kuris pakrauna, ir iškrauna. Tai užtikrina saugumą – jis žino, kur kas stovi mašinoje. Keičiame tik tada, jei kelionė trunka ilgiau nei teisės leidžia (tada įsijungia antras vairuotojas arba sustojame ilgam poilsiui). Biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje turi būti nuoseklus.

Ar galima sekti krovinį internetu?

Taip, mes turime GPS stebėjimą. Galite matyti, kur mašina yra realiu laiku. Tai ramina klientus, ypač kai vežami brangūs serveriai. Siunčiu nuorodą iš anksto, galite žiūrėti iš savo išmaniojo. Vieną kartą stebėjau, kaip mašina stovi vietoje 3 valandas – pasirodo, vairuotojas užmiego prie užeigos. (Na, kas bus, tai bus, bet paskambinau pažadinti).

Ką daryti su duomenų sauga (duomenų laikmenos)?

Labai svarbu. Duomenų laikmenas (diskus, serverius) geriausia vežti atskirai, užrakintame dėžėje, arba patys atsivežti. Aš negarantuodu, kad dėžė su duomenimis nebus nukritusi ar sudužusi, jei ją neša vairuotojas ant peties. Jei tai labai svarbu, pasirūpinkite savo IT žmonių transportu. Mūsų užduotis – fizinis pervežimas, ne duomenų apsauga.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet jei pasiūlysite – nenusipiktins. :) Žinoma, tai juokas. Bet humaniškas požiūris visada padeda. Jei vairuotojas užfiksuotas, jis geriau dirba. O jei jo laukiate su pykčiu, darbas egs lėčiau. Vokietijoje darbuotojai mėgsta, kai juos gerbiai ir laikomasi taisyklių.

Ar randate vietą laikinam sandėliavimui Vokietijoje?

Taip, jeigu naujasis biuras dar neparengtas, mes galime padėti rasti sandėlį (Lagerhaus) trumpam laikui. Tai kainuoja, bet kartais būna būtina, pvz., jeigu remontas vėluoja. Mes iškrauname į sandėlį, o po savaitės vėl atvežame į biurą. Taip išvengiate streso, kai darbininkai kliudojasi dėžėmis.

Kaip pasielgti su augalais?

Geriau juos palikti arba vežti atskirai. Sunkvežimyje sušąla arba nukrenta lapai. Vieną kartą vežėme didelį fikusą klientui, jis atvyko su numirusiais lapais. Klientas verkdamas. Nuo tada sakau – augalus auginkite ten, kur esate, arba vežkite savo automobiliu. Mums pervežti gyvas augalus per sieną taip pat gali būti apribojimų (fitosanitariniai reikalavimai).

Ar padedate su išmėginimu įrangos?

Jei tai paprasti spausdintuvai, taip, įjungsime ir paspaus „Test“. Jei tai sudėtinga linijinė produkcija arba dideli serveriai, mes tik fizikių pastatome. Jūsų inžinieriai turi sujungti kabelius. Aš nesu IT specialistas, galiu netyčia perjungti šakelę ir išjungti visą pastatą (būkime sąžiningi, to nenoriu).

Kas yra svarbiausia pasiruošiant?

Kommunikacija. Pasakykite mums viską – apie siaurus liftus, apie tai, kad trecias aukštas remontuojamas, apie tai, kad klientas nemėgsta triukšmo. Kuo daugiau žinome, tuo mažiau nesusipratimų bus. Biuro perkraustymo procesas nuo pakrovimo iki įrengimo Vokietijoje yra komandinis darbas, o ne tik mūsų pareiga.

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra paprastas dalykas, bet su patirtimi viskas įmanoma. Svarbiausia – nebijoti klausti ir pasiruošti iš anksto. Mums svarbu, kad jūsų verslas neustotų, o mums – tik gerai atlikti savo darbą ir grįžti namo poilsio.