Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba: kas laukia jūsų verslo

Dirbu šitoje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, pervežinėjau viską – nuo mažų start-up’ų iki didelių fabrikų. Galiu pasakyti viena: biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba visada atrodo lengviau ant popieriaus nei realybėje, ypač jeigu tenka susidurti su vokišku biurokratijos sunkiasvoriu. Vokiečiai yra preciziški, o mes turime būti vienu žingsniu priekyje, kad viskas neatrūstų ties pat siena. Čia ne tik apie tai, kad užkrauname stalus ir važiuojame, tai visa logistika, dokumentai, ir, žinoma, nervai. Bet jeigu viską suplanuojame teisingai, tai galime padaryti sklandžiai, nors be nenumatytumų situacijų išsiverčia retai.

Kaip viskas prasideda ir pasiruošimas (Kad nebūtų baisu)

Ar jums tikrai reikalingas vizitas prieš perkraustymą?

Sunku pasakyti tiesiogiai "taip" ar "ne", nes kartais nuotraukos pakanka, o kartais – ne. Jeigu turite penkis stalus ir kelias kėdes, galima ir nuotraukų, tačiau dideliems projektams vizitas būtinas. Prieš metus važiavome į Miuncheną, klientas siuntė video ir sakė, kad viskas paprasta, o atvažiavome – ten buvome su liftu... žinote, kuris neveikė. Taip pat biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba reikalauja matyti erdvę, kad suprastume, kiek mašinų reikės ir ar išvis pro duris įlįs tie dideli serveriai. Geriau, kad mus pamatytumės gyvai ir išvengtume tų nemalonumų vėliau.

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti?

Idealiai – mėnesį ar du, ypač jeigu reikia derinti laiką su statybininkais ar kitomis firmomis. Žinau, kad visada stigba laiko, verslo žmonėms viskas skuba, bet bandyti susitvarkyti per savaitę iš Vokietijos – tai tikras siaubas. Ten reikia ir brėžinių, ir leidimų, ir tiesiog laiko, kuris Vokietijoje kyla kitaip. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba turi būti suplanuotas taip, kad jūsų darbas nustotų tik vienai dienai (gal dviem), o ne mėnesiui.

Ar jūs turite savo dėžes ar turite jas tiekti?

Mes visada tiekiame visas dėžes, jas padarome tvirtas, su dangteliais, kad niekas neišpiltų. Nereikia jums jų ieškoti prie Bauhaus ar kur nors nusipirkti. Turi pakakti, kad pasakytumėte, kiek darbuotojų turite, o mes mesime tiek kiek reikia, pridedant keletą atsarginių, nes visada prisireikia padėti ko nors daugiau – asmeninių daiktų, augalų ar tos begalės paprastų lapų.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Čia jūsų atsakomybė, ką darysite su tais popieriais. Mes galime uždaryti dėžes specialiomis žymelėmis ar net užseglenti, kad niekas netemptų. Bet geriausia, jeigu patys susirūpinsite labai svarbių dokumentų išvežimu asmeniškai, o mums paliksite statybinius maketus ir tuos tuoscius, kurie užkimba lentynose. Nekalbu jau apie pinigus, juos tiesiog kartais reikia vežti brangintųjų paprastų vežėjų, ne mūsų.

Ar galime perkelti tik dalį biuro, o ne viską?

Žinoma, darome tai ir dažnai. Kartais verslo augimas toks, kad reikia tik papildomų vietų sandėliui ar keliems naujiems vadovams. Įsivaizduokite situaciją: klientas Berlyne išplečia IT skyrių, reikia perkelti tik penkias darbo vietas, o visa kitą palikti vietoj. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba gali būti ir fragmentiškas, mes paspartinsime tą dalį, kuri šiandien svarbiausia jūsų augimui.

Kas dėl tos jūsų „kavos aikštelės“ – ar ją perkelsite?

Tai nebe tiek daiktas, kiek kultūros reikalas. Jeigu ten turi būti tas specifinis vokiškas kavinės automatas, kuris verčia puikią kavą, tai jį pergabename. Tačiau vertėkite, ar verta tarti to seno, suplėšyto sofos, ant kurios visi puikuojasi pietų metu. Kartais geriau palikti seną furnitūrą Vokietijai ir įsirengti naują Lietuvoje, nes tokių daiktų pervežimas kainuoja brangiau nei nauji.

Pinigai, sutartys ir tos nemalonios detalės

Kaip susiformuoja kaina arba kodėl brangu?

Kaina – tai visada sumą: darbo valandos Vokietijoje (tos yra brangios), kelionės atgal, kuras ir mokesčiai. Negaliu pasakyti skaičiaus iš karto, nes nežinau, ar jūsų biuras yra pirmame aukšte su pakeltuve, ar penktame be lifto. Paskaičiuosime pagal valandas ir kubinius metrus. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba nėra pigus, bet jei palyginsite su prarastu darbu, kai kompiuteriai stovi ir niekas nedirba, tai mūsų paslauga sau sumoka.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums principas toks – ką sakome sutartyje, tiek ir mokate. Nebūna jokių "staigmenų", kaip kad keliuose. Vienintelė galimas papildomas kaštas gali atsirasti, jei pats klientas pakeis planą vietoje, pvz., nuspręs nebevežti sofą, o ją reikės išnešti į šiukšlinę. Tada tikrai pridera atliekų tvarkymo mokestis.

Ar reikia mokėti avansą?

Taip, įprasta practice yra imti apie 30-50 proc. avansą, kad mes galėtume užsakyti mašinas ir suplanuoti ekipą. Negalima važiuoti į Vokietiją tuščiomis rankomis su viltimi, kad sumokėsite grynuoliais prieš pat išvežimą. Verslo pasitikėjimas – dviaukštis, tačiau čia abipusiai. Avansas užtikrina, kad mes jums iš tiesų atvyksime tą dieną.

Kas vyksta, jeigu aš atšaukiu viską paskutinę minutę?

Tai problema. Jeigu mes jau esame pasiruošę, mašinos užpildytos degalais, o vyrai laukia, tai turėsite sumokėti bent minimalias sąnaudas arba baudą, nurodytą sutartyje. Suprantu, versle dalykai keičiasi greitai, bet mums taip pat reikia maitinti šeimas. Geriau derėtis iš anksto, jei kas pasikeičia.

Ar priimate mokėjimus kortele ar tik pavedimu?

Labiau mėgstame pavedimus, nes tada aiškios apskaitos operacijos. Kortelėmis reikia girdėti su buhalterija, dėl to yra tam tikrų komisijų. Tačiau jei būtina, galime susitarti dėl grynųjų prieš išvykimą, bet tik su kvitu (tiksliau - sąskaita-faktūra). Tik nereikia mums siūlyti kokio nors "pavogto" pinigų maišelio, mes dirbame oficialiai.

Ar kainuoja brangiau, jeigu reikia dirbti šeštadienį ar sekmadienį?

Vokiškos žiupos ir mūsų poilsio dienos – tai skirtingi dalykai. Taip, jeigu norite, kad atvažiuotume savaitgalį, kad jūsų darbuotojai nenukentėtų, tai kaina bus didesnė. Užsakomieji reisai poilsio dienomis visada kainuoja brangiau, bet jeigu tai reikalinga tam, kad biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba nepažeistų jūsų darbo grafiko, tai investicija verta.

Dokumentai, muitinė ir vokiška tvarka

Ar mums reikalingi T1 dokumentai ar tai nebūtina?

Jei pervežate daiktus, kurie yra jūsų nuosavybė ir jiems nekeičiama (išvežate savo verslą), tai dažnai užtenka paprasto prekių eksporto deklaravimo ar net tik sąskaitos ir CMR. Bet jeigu tai technika, kurią po pusmečio planuojate gražinti atgal (nuoma, remontas), tai be T1 dokumentų neišsiversite. Geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu prieš mus.

Kas dėl draudimo – jis įtrauktas į kainą?

Standartinis krovinio draudimas įeina, bet jis dažnai yra ribotas (pavyzdžiui, 10 Eur už kg arba fiksuota suma). Jeigu pervežame labai brangų serverinę įrangą, verta pasidomėti papildomu draudimu. Praėjo metai, kai viename kilometre smogėme į duobę, subyrėjo dėžės su monitoriais – buvo nemalonu, bet draudimas padengė nuostolius. Nerašykime ant rankų, geriau vis užtikrint.

Kaip su vokiečių „Ordnung“ – ar jie tikrina viską?

Kartais taip, kartais ne. Jeigu judate įmonės būstinę, tuomet galima tikrai patikros išvengti naudojant tą pačą įmonę (perregistruotą). Tačiau jei tai fizinės įmonės turtas, kuris keliauja į Lietuvą, tai muitininkai gali būti įtari. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba yra glaudžiai susijęs su tuo, kad visi popieriai būtų tvarkingi – mes jums padėsime juos suruošti.

Ką daryti, jeigu trūksta koks nors dokumentas?

Nesipanikuokite. Dažniausiai galima viską susitvarkyti elektroniniu būdu arba siųsti nuotrauką. Yra buvę atvejų, kai klientas pamiršo sutartį su nuomininku Vokietijoje, bet mes sugebėjome parodyti, kad krovinys yra mūsų atsakomybėje, ir leido važiuoti. Viskas sprendžiama vietos, svarbiausia – būti sąžiningu.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną stalą ir kėdę atskirai?

Žinote, buvo laikai, kai reikėdavo. Dabar dažniausiai darome grupines sąskaitas, pvz., "biuro baldai – 500 kg" arba "kompiuterinė įranga – 200 kg". Detalus sąrašas reikalingas tik tuo atveju, jeigu yra brangių daiktų, kuriuos reikia individualiai drausti arba jeigu to reikalauja griežta vokiška kontrolė (pavyzdžiui, išvežiant medicinos įrangą).

Kiek laiko užtruks muitinės procedūros sienoje?

Jei dokumentai tvarkingi, tai tai užtrunka mažiau nei dešimt minučių. Vairuotojas tiesiog praeina pro "žaliąją juostą". Tačiau jeigu kažkas ne taip, tai gali užtrukti ir valandą, ir dvi. Patirtis rodo, dažniausiai problemų kyla ne su mūsų, o su tuomis firmomis, kurios bando sutaupyti ir veža kažką be dokumentų.

Techniniai dalykai: baldai, technika, kabinetai

Ar išmontuojate ir surenkatėte baldus?

Tai mūsų kasdienybė. Atvyksta meistras su elektrinio skuopo (tiksliau - gręžtuvu) ir išmontuoja visas sistemas. Surenkame tiksliai taip, kaip buvo (arba geriau, jeigu anksčiau buvo blogai). Yra svarbu, kad klientai nepamestų tų mažų varžtų ir detalių – mes tai žinome, todėl viską dedame į pažymėtas maišelius. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba be montavimo būtų nepilnas.

Kas jeigu baldai neina pro duris?

Tai klasika. Pasirašome brėžinius, matuojame, bet vokiečiai kartais stato duris siauresnes nei standartas. Mes turime įrankių, kad galėtume nuimti durų vyrius ar net išmontuoti stalo dalį, jei reikia. Nieko nebraižome (išskyrus atvejus, kai senas korpusas vis tiek išeina į metimus), stengiamės išlikti elegantiškais.

Ar gabenate severius ir IT įrangą?

Taip, bet tai atsakingiausia dalis. Serveriai turi būti išjungti (jei reikia, tai pakviečiame IT specialistą, kuris tai padaro atsakingai). Paskui supakuojame į specialias pripučiamas dėžes arba užtvirtiname ant paletės. Nenorime, kad po kelionių jūsų duomenys išsisklaidytų su serverio disku. (Beje, pasidomėkite savo duomenų atsarginėmis kopijomis prieš mūsų atvykimą, niekada nežinai).

Kaip elgtis su labais sunkiais seifais?

Čia jau nebe paprasta eiga. Jeigu seifas sveria 500 kg, tiesiog jo neperkelsime per ranką. Reikia specialių keltuvų arba "keliamųjų juostų". Kartais tas seifas labiau vertas nei visi kiti baldai kartu paėmus. Viską susitarsime, svarbu tik iš anksto neparodyti mums to seifo paskutinę minutę – tada kainos šokteln aukštyn.

Ar galite padėti su atliekų išvežimu iš senojo biuro?

Žinoma, dažnai klientai sako: "imkite viską, kas lieka". Mes užkrauname senias dėžes, pakartotinio naudojimo krovinius, net tą seną, purviną kavos aparatą, kuris nebeveikia. Viską nugabename į perdirbimo centrą arba šiukšliadęžę. Jums nereikia su tuo galvoti, tai daroma kartu su pagrindiniu krovininiu.

Ar reikia, kad darbuotojai išsiimtų daiktus iš stalų?

Būtina. Mes nežinome, kur jūsų asmeniniai daiktai – nuotraukos šeimos, tablečių ar piniginės. Jeigu paliksite ant stalo, mes supakuosime į dėžę, bet už atsakomybę neimame. Geriau praneškite žmonėms, kad pasiimtų kas jiems brangu, o mums paliktų biuro inventorą.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Kas vyksta, jeigu pasikeičia orai ar kelias uždaromas?

Vokiški žiemiai gali būti keisti. Vieną kartą važiavome iš Frankfurto ir buvo tokia škvala, kad teko stovėti valandą. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba turi numatyti ir tokius dalykus – mes stengiamės imti laiko atsargą. Jeigu pavėluojame, skambinama ir pranešama. Niekas neužgesina pasaulio dėl to, kad atvyksite valanda vėliau.

Ar yra rizika, kad kažkas susilaužo?

Rizika visada yra, nors mes ir esame profesionalūs. Gali atsitikti, kad kelias yra grubus, o stalas su senoje kojoje susprūsta. Dėl to ir yra draudimas. Jeigu įvyko įvykis, užpildome aktą vietos (prieš išvykstant) ir viską išspręsti draudimo. Mums nėra jokios naudos sugadinti jūsų turtą.

Ką daryti, jeigu vairuotojas susirga ar atsiranda techninė bėda?

Tai blogiausias scenarijus. Bet mes turime partnerių tinklą. Jeigu mūsų mašina sugestuoją (kas retai, nutinka), išsiunčiame rezervinę. Jeigu vairuotojas – tai sunkiau, bet radome būdų kaip organizuoti pakeitimą ( nors kartais tenka ilgai laukti). Svarbiausia, kad klientas žinotų – mes nešokame pro langą, spręstume.

Kodėl kai kurios firmos žada pigiau, bet paskui gaunasi katastrofa?

Nes jos geriau moka parduoti, o ne vežti. Mažos firmos be draudimo, su senomis mašinomis, kurios tiesiog sugenda Vokietijos autostradoje. Jūsų verslas vertas daugiau nei užtaupyti 200 eurų. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba turi būti atliekamas patikimos komandos, o ne kaimyno su "Gazelė".

Ar galiu susitiesti į mašinos kabinoje su vairuotoju?

Paprastai neleidžiame dėl saugumo ir draudimo sąlygų. Krovinių mašinos ne skirtos keleiviams. Yra buvę atvejų, kai vadovai labai norėjo važiuoti stebėti procesą, bet tekdavo atsisakyti. Galite važiuoti už mašinos savo automobiliu ir sekti mūsų marsrutą.

Kaip elgtis jeigu Vokietijos nuomininkas reikalauja "palikti tvarkingai"?

Įtraukiame tai į sutartį. Padarysime "pilingą" – nušluostome dulkes, surinksime buitines atliekas, kad paskutinis įspūdis būtų geras. Vokiečiai verta tvarką, jeigu paliksite šiukšles, gali gauti baudą, kurią paskui pateis iš jūsų. Padėsime išvengti to.

Ar galite perduoti raktus nuo patalpų naujam savininkui?

Taip, dažnai atsitinka, kad mes važiuojame iš paskutiniųjų durų. Pasirašome pavedimo aktą, nufotografuojame, kaip palikome patalpas, ir raktus perduodame (arba paliekame sutartame seife). Tai paprastas dalykas, kuris užbaigia visą procesą.

Apibendrinant ir ką daryti toliau

Visas šis procesas gali atrodyti sudėtingas, bet iš tiesų, kai visa įranga ir žmonės susiruošia, vyksta gana greitai. Biuro perkraustymo procesas iš Vokietijos su visapusiška pagalba yra tas dalykas, kurį geriau patikėti profesionalams, kadangi klaidų kaina čia per aukšta. Susisiekite su mumis ankščiau, suteikite kuo daugiau informacijos, o mes pasirūpinsime, kad jūsų verslas neturėtų pertraukos ilgiau nei būtina. Geriau vieną kartą padaryti tvarkingai negu tris kartus taisyti.