Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu

Sveiki, gyvenime susiduriame su visokiais dalykais, o biuro perkraustymas – tai tikras galvos skausmas, ypatingai jei keliame į Vokietiją. Dirbu šioje srityje jau gerą dvidešimtmetį ir mačiau viską – nuo idealiai planuotų projektų iki tokių, kur viskas klysta paskutinę minutę. Vokietijai reikalingas tikslumas, bet mūsų darbe svarbiausias yra biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu, nes niekas nepraeina be staigmenų. Čia ne tik apie vyniojimą ir įkrovimą, tai apie tai, kaip išvengti šurmulio muitinėje arba ką daryti, kai vokiškas liftas telpa tik pusę krovinio. Kalbėsim paprastai, be jokių rūbavimųsi, kaip būna iš tikrųjų.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas?

Niekas nesakys tiksliai, nes biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite ir ar konsultantasės su mumis iš anksto. Paprastai reikia savaitės-dviejų paruošimui, o patis kelionės į Vokietiją etapas gali užtrukti nuo dviejų iki penkių dienų, priklausomai nuo maršruto. Jei viskas eina kaip pagal laikrodį, tai pavyksta greitai, bet jei kyla problemų su dokumentais, gali užtrukti ilgiau. Geriau turėti atsargos laiko, nes stresas nepadarys geriau. Verta prisiminti, kad vokiečiai mėgsta, kai viskas vyksta pagal planą, todėl neskubėkime.

Ar brangu tai viskas?

Kainos kyla kaip dujos, svarbu suprasti, kad nėra vienos kainos. Viskas priklauso nuo to, kiek tonų vežame ir kur būtent Vokietijoje reikia atvykti – į Miuncheną ar kažkur į kaimelį. Maždaug gali žiūrėti į tūkstančius eurų, jei tai normalus biuras, bet gali būti ir pigiau, jei tik spausdinimo technika. Geriau prašyti pilną sąmatą, kad neaptiktumete staigmenų vėliau, kai lėšos jau išleistos. Neklausinėkite „kiek kainuoja kilometras“, tai ne taip veikia šiomis dienomis.

Kas vyksta su įranga, kai ji nebedaroma?

Tai keistas dalykas, bet dažnai žmonės pamiršia išjungti serverius arba ištraukti laidus prieš pat išvežimą. Viena kartą teko laukti pusę dienos, kol klientas surasto administratorių, kuris galėtų išjungti duomenų centrą, nes kitaip nebuvo įmanoma jį perkraustyti. Tokios minutės kainuoja brangiai, ypač jei vairuotojas dirba pagal valandas. Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu reikalauja, kad technika būtų paruošta iš anksto, kitaip tiesiog prarasime laiką ir pinigus stovėdami užkardose arba prie pat biuro durų. Pasidėkite visus laidus į atskiras maišus, pažymėkite jas.

Ar jums patys reikia dėti viskas į dėžes?

Galite dėti patys, tai taupo pinigus, bet mes turime savo žmones, kurie tai daro greičiau ir geriau. Jei nuspręsite dėti patys, naudokite stiprias dėžes, nes vokiški keliai, nors ir geri, bet posūkiai gali būti aštrūs. Matęs esu, kad krenta kompiuteriai, kai dėžės per silpnos arba blogai užklijuotos. Geriau mums pasakykite, kad mums reikia padėti, o jūs tiesiug vadovaukite, kas kur keliauja, o ne lenkiate nugarą. Neklausome jokių papildomų mokesčių už dėžių nešiojimą, jei tai sutarta iš anksto.

Kaip susitarti dėl laiko?

Reikia žinoti, kad vokiečiai nepasižymi lankstumu dėl išsikraunymo laiko, jeigu jis nenurodytas sutartyje. Geriausia yra susitarti dėl konkretaus valandos laiko, tarkime, 8:00 ryte, ir laikytis to. Turėjau atvejį, kai vairuotojas atvyko prieš valandą, o vokiečiai dar nebuvo atėję į darbą, tai teko laukti kieme. Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu turi būti suplanuotas taip, kad nereikėtų laukti, nes laukimas – tai pinigai. Rašykite mums, kada būsite pasiruošę, mes pritaikysime maršrutą.

Dokumentai ir Vokietijos niuansai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Būtinai reikia sandorio, kuriame nurodyta, ką perkraustome, ir vertės. Be to, jei daiktai naudoti, reikia deklaracijos, kad tai ne prekybinis krovinys, o įmonės turto perkėlimas. Vokietijos muitinė gana griežta, jei trūksta popierių, gali sustabdyti visą procesą. Patirtis rodo, kad geriau turėti visą dėžę dokumentų, kurių niekas neklausia, negu trūkt vieno pagrindinio. Dar reikia vairuotojo pažymėjimą ir duomenis apie įmonę, kad jie galėtų patikrinti, kas tiksliai veža. (O ir patys vokiečai mėgsta, kai viskas parašyta aiškiai, jie nėra linkę į spekuliacijas).

Ar reikia mokėti mokesčius už naudotą techniką?

Jeigu technika senesnė nei 6 mėnesiai (arba metai, reikia patikrinti dabartines taisykles, nes jos keičiasi), tai PVM mokėti nereikia, tai yra vidinis įmonės turtas. Bet jei vežate naujus kompiuterius, kur dar nebuvo įtraukti į apskaitą, tai gali būti laikomi importu. Čia reikia labai atsargiai užpildyti tuos eksporto ir importo dokumentus, kad nebūtumete nubausti už mokesčių vengimą. Geriau susisiekti su buhalteriu prieš kelionę, nes aš nebuhalteris ir galiu klaidingai kažką pasakyti. Žinau tik tiek, kad muitininkai mėgsta klausinėti apie technikos amžių.

Kas dėl draudimo?

Draudimas būtinas, neabejokite. Nors mūsų vairuotojai yra patyrę, kelyje viskas gali nutikti – nuo avarijos iki to, kad ant automobilio užkris sniegas (prieš kelias dienas taip ir buvo vienam klientui). Turime standartinį krovinio draudimą, bet verta pasitikrinti, ar jis dengia brangią techniką. Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu turi apimti ir šį aspektą, kad nešoktumėte nuo kanapos, jei kas nors nukris. Pasirašykite draudimo polisą, kuris apima ir perkėlimą iš automobilio į patalpas, nes dažnai būna, kad daiktai sugenda būtent tada.

Ar sutrikdo muitinė?

Kartais, bet ne visada. Jei viskas tvarkingai, jie tiesiog patikrina dokumentus ir paleidžia. Bet jei mata kažką įtartino, pavyzdžiui, per daug naujų baldų, gali pradėti klausinėti. Vieną kartą teko aiškinti, kodėl vežame 30 stalių, o įmonės puslapyje parašyta, kad dirba tik 10 žmonių. Atrodo juokinga, bet jiems tai nejuokinga, jie galvoja, kad mes prekiaujame. Todėl būkite pasiruošę įrodinėti, kad tai tik įmonės perkėlimas, o ne verslas. Vokietijos muitinė yra gana organizuota ir jie turi prieigą prie visų duomenų.

Ar reikia vokiškų dokumentų?

Labai rekomenduoju. Angliškai supranta dauguma, bet jei atvyksite su vien lietuviškais ar angliškais dokumentais į mažą muitinės postą, gali būti problemų. Mes visada darome vertimus į vokiečių kalbą bent pačiams svarbiems dokumentams, pvz., sandoriui ir krovinio sąrašui. Tai taupo laiką ir nervus. Nerašykite nieko „kaip nors“, vokiečiai mėgsta preciziškumą. Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu turi būti aiškus abiem pusėms, kad nereikėtų šauktis vertėjo telefone prieš pat patikrinimą.

Techninė įranga ir jautrūs daiktai

Kaip vežami serveriai?

Serveriai – tai atskira istorija, jie reikalauja specialių dėžių ir labai atidaus elgesio. Mes naudojame antsmūkines dėžes ir juos užfiksavome (tikrai užfiksavome, arba ne, vienkart atsisėdė ant viršaus, bet viskas pasibaigė gerai). Svarbu, kad serveriai būtų išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištrauktas laidas iš lizdo, nes tai gali sugadinti duomenis. Jei turite labai jautrių duomenų, geriau juos perkelti su jumis rankiniu būdu, o ne su kroviniu. Tačiau fizinis serverio perkėlimas į Vokietiją su mumis yra saugus, jei mes žinome apie jį iš anksto.

Ar saugu vežti didelius monitorius?

Monitoriai yra trapūs, ypač jei tai dideli ir brangūs modeliai. Juos reikia vynioti į burbuliukų plėvelę ir uždėti į specialias rėmas. Nenaudokite paprastų dėžių, nes jų kampai gali atsitrinti per važiavimą. Patirtis rodo, kad geriau juos vežti vertikaliai, o ne gulint, nors kartais dėl vietos teka guldyti – tada reikia daugiau užpildo. Vokietijoje keliai geros kokybės, tačiau vairuotojai ten važiuoja greitai, posūkiai gali būti staigūs, todėl vibracija yra reali grėsmė.

Kas dėl smulkių daiktų?

Smulkius daiktus, kaip antai pieštukus, knygeles ar asmenines reikmenis, geriau dėti į mažas dėžutes ir po to jas į didesnes. Jei visas šlamštas mėtosi po didelėje dėžėje, viskas susimaišo ir susilaužo. Viena kartą radome kavos puodelį viduje serverio dėžės – tai buvo netikėta, bet laimė, kad nėra nešiojo skysčio. Rūpinkitės smulkmenomis, nes po atvykimo jums nepatiks prašyti vairuotojo surasti vieno konkrečio raktelio tarp tūkstančio dėžių. Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu apima ir smulkmenas, kurios sukuria patogumą.

Ar galima vežti chemikalės?

Taip, bet reikia apie tai pranešti. Chemikalės, valymo priemonės ar spalvos turi būti sandariai uždarytos ir atskirai pažymėtos. Vokietijos transporto policija labai griežtai tikrina, ar nėra pavojingų krovinių, kurie gali užsidegti arba nuodyti. Jei turite daug dažų, gali reikėti speciali leidimas. Nedarykite to paslapties, nes jei kils įtaraus, gali būti nubausti už neteisingą deklaravimą. Mes esame įpratę su tuo, tiesiog praneškite iš anksto, kad galėtume padėti tinkamai užpildyti dokumentus.

O jei kažkas sugenda kelyje?

Tai retai nutinka, jei viskas užfiksuota taip, kaip reikia, bet jei nutinka – mes turime draudimą. Viską užfotografuojame prieš pakrovimą ir po iškrovimo, kad turėtume įrodymų. Jei matote, kad dėžė sutrupėjusi, nedelsiant praneškite vairuotojui. Nereikia laukti, kol jis išvažiuos, tuos prašymus sunku įvykdyti vėliau. Mes stengiamės išvengti tokių situacijų, bet kelyje viskas įmanoma, ypač kai einate per kalnus arba yra blogas oras.

Kelionės ir Vokietijos realijos

Kiek laiko trunka kelionė?

Priklauso nuo to, iš kur Lietuvoje keliate. Jei iš Vilniaus, tai iki Berlyno arba Miuncheno gali tekti važiuoti 12–18 valandų, su poilsiais. Vairuotojai turi poilsio režimus, kuriuos negali pažeisti, tai yra griežta taisyklė visoje Europoje. Todėl neįsivaizduokite, kad iš ryto išvykome ir vakare jau jums viską atiduodame, gali tekti užtrukti iki kito ryto. Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu yra suplanuotas taip, kad vairuotojai neperdegtų, nes pavargęs vairuotojas yra pavojingas. Geriau palaukti dieną ilgiau nei rizikuoti.

Ar galima sekti krovinį?

Taip, mes turime GPS sekimo sistemas, kurias galite pasiekti iš savo telefono. Tai suteikia ramybės, nes žinote, kur yra jūsų turtas. Kartais signalas pranyksta kalnuose arba tuneliuose, bet tai trumpalaikis dalykas. Jei pastebite, kad automobilis stovi vietoje per ilgai, paskambinkite mums – gal tai yra techninė pertrauka arba muitinės patikra. Nebijokite klausti, mes esame čia tam, kad padėtume. (Kartais sistema sulūžta, tada tenka skambinti vairuotojui tiesiogiai, bet tai nutinka retai).

Kas dėl automobilio stovėjimo Vokietijoje?

Vokietijoje stovėjimas yra brangus ir sudėtingas, ypač miestuose. Reikia turėti specialias leidimus arba rezervuoti vietą iš anksto, jeigu stovėsite ilgiau. Mūsų vairuotojai žina geriausias vietas, bet jei jūsų biuras yra senamiestyje, gali tekti nešti daiktus toliau. Todėl svarbu iš anksto pasakyti mums apie aplinkinius kelių ir stovėjimo sąlygas. Nereikia, kad vairuotojas su 20 tonų automobiliu važinėtų siaurais gatvelėmis, kur nėra kur pasisukti.

Ar sunku rasti adresą?

Vokiški adresai paprastai tvarkingi, bet kartais būna keistų situacijų, pvz., vienas pastatas turi keletą įėjimų su skirtingais numeriais. Geriau, jei kas nors iš jūsų komandos laukia prie pastato, kad nukreiptų vairuotoją. Taip sutaupysime laiko ir nesusidursime su to, kad krovinys nešamas į neteisingą įmonę (o tokių atvejų buvo). Nenuokite, kad GPS visada teisingai rodo įvažiavimą į sandėlį, patikrinkite iš anksto.

Kaip elgtis, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba supranta pagrindinius žodžius, bet vokiškai nemoka. Jei reikia kalbėtis su vietiniais tarnybomis ar saugotojais, geriau, kad jums būtų kas nors, kas padėtų versti. Mes visada stengiamėsi siųsti tokius, kurie bent šiek tiek orientuojasi, bet Vokietijoje kalbos barjeras gali būti problema, jei kyla nesklandumų. Naudokitės vertimo programėlėmis, jei reikia, šiandien tai padeda labai.

Problemų sprendimas ir išvados

Kas daryti, jei pasikeičia planai?

Tai dažnai nutinka. Vokietijoje gali būti streikai (kaip buvo su uostais prieš metus) arba jūsų naujieji patalpos nebus paruoštos laiku. Mes esame lankstūs, galime pristabdyti krovinį sandėlyje arba pakeisti maršrutą. svarbu tik kuo anksčiau apie tai pranešti. Jei pasakysite paskutinę minutę, gali tekti mokėti papildomai už laukimą. Biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu reiškia, kad mes pritaikomės prie jūsų, o ne atvirkščiai, bet tam reikia komunikacijos. Neklubėkite skambinti, net jei tai vidurnaktis.

Ar buvo blogų patirčių?

Žinoma, vienas kartą klientas nepasakė, kad jo naujieji biurai yra 4 aukšte be lifto. Tai buvo košmaras, teko nešti kompiuterius laiptais, o vairuotojas beveik sukibo su savo nugarą. Kitą kartą, vokiečiai uždarė gatvę dėl maršruto, ir teko važiuoti apie 50 km apkyla. Tokios dalykos vyksta, bet mes su jomis susitvarkome. Svarbu, kad jūs būtumite kantrūs ir supratingi, mes darome viską, ką galime, kad išvengtume tokių situacijų, bet kelyje ne viskas priklauso nuo mūsų.

Kod�l verta rinktis jus, o ne pigesnius?

Pigiausi dažnai tampa brangiausiais. Yra daug įmonių, kurios tiesiog nuomoja vagoną ir veža, be draudimo, be patirties, be jokios atsakomybės. Jei jums svarbu, kad jūsų technika atvyktų sveika ir laiku, geriau mokėti šiek tiek daugiau už patikimumą. Mes žinome kur kas daugiau apie biuro perkraustymo procesą į Vokietiją su lankstumu ir saugumu, nei tas, kas tai daro pirmą kartą. Nenorėčiau, kad jums tektų gailėtis, kai dėžė atidaroma ir viduje tik dulkių liekanos.

Kaip apmokėti paslaugas?

Priimame įvairius mokėjimo būdus – pavedimą, sąskaitas-faktūras, kartais ir grynaisiais (bet tai nebėra populiaru). Svarbu, kad sąskaita būtų apmokėta prieš išvykstant arba pagal susitarimą. Jei yra didelė suma, reikia depozito. Tai standartinė praktika, kad mes žinotume, kad mums bus sumokėta už darbą. Nėra nieko keisto, kai didelės įmonės taip daro, tai užtikrina abiejų pusių saugumą.

Ką daryti po atvykimo?

Patikrinkite viską. Neskubėkite pasirašyti aktų, kol neįsitikinote, kad viskas tvarkoje. Jei pastebėsite trūkumą, parašykite tai į aktą (kadangi kitaip mes negalėsime padėti vėliau). Po to, kai viskas įdiegta, mums būtų malonu gauti atsiliepimą, nors nebūtina. Svarbiausia, kad jūsų darbas Vokietijoje prasidėtų be jokių „rėplių“. Tikiuosi, viskas gerai sueis, o mes pasikalbėsime dar kartą, jei reikės vežti kažkur kitur arba sugrąžinti atgal.

Išvada

Viskas susitempia į vieną paprastą tiesą – biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su lankstumu ir saugumu turi būti planuojamas atsakingai, bet ne per daug rimtai. Gyvenime yra daug svarbiausių dalykų, o šis perkraustymas tik vienas etapas. Ruoškitės, klausykite patarimų ir nebijokite klausti, jei kas neaišku. Mes jau čia esame ir padėsime nukreipti tą visą „karavaną“ ten, kur jis reikalingas, kad jūsų verslas Vokietijoje galėtų toliau augti be nereikalingų trikdžių. Sėkmės užkandin.