Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos

Įvadas

Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos yra platesnis dalykas nei vien perkelti stalus iš Lietuvos į Vokietiją. Kartais reikia grąžinti senus baldus, pervežti dokumentus atgal, organizuoti sandėliavimą arba perkelti dalį komandos iš Hamburgo į Kauną. Per 20 metų mačiau, kad geri projektai prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo klausimų: kas, kada, kur, kodėl ir kas bus atsakingas. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos turi veikti abiem kryptimis, kitaip viena pusė lieka neplanuota.

Kodėl reikia planuoti abi kryptis

Daugelis klientų galvoja tik apie išvykimą: pakrauti biurą Lietuvoje, nuvežti į Vokietiją, iškrauti. Bet po to atsiranda klausimų. Ką daryti su senais baldais? Ar reikia grąžinti nuomotą įrangą? Ar dalis dokumentų liks Lietuvoje? Ar bus darbuotojų, kurie keliaus atgal? Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos reiškia, kad grįžtamoji logistika taip pat turi būti aptarta.

Jei planuojate tik vieną kryptį, galite sutaupyti sąmatoje, bet prarasti laiką vėliau. Pavyzdžiui, senas spausdintuvas lieka Vokietijoje, o jį reikėtų grąžinti servisu į Lietuvą. Arba nuomos sutartis Lietuvoje baigiasi, o baldai dar nėra išvežti. Tada reikia papildomo reiso. Papildomas reisas Vokietijos kryptimi dažnai kainuoja daugiau nei tada, kai jis įtraukiamas į bendrą planą.

Planavimas abiem kryptimis ypač svarbus tarptautinėms įmonėms. Vienas skyrius keliasi į Berlyną, kitas lieka Vilniuje, trečias siunčia archyvą į Frankfurtą. Reikia žinoti, kurie daiktai keliauja pirmyn, kurie atgal, kurie lieka sandėlyje. (Tiksliau – kurie keliauja į priekį, kurie grįžta atgal.) Be šio sąrašo logistika tampa paini.

Kokios paslaugos dažniausiai reikalingos

Standartinės paslaugos: auditas, sąmata, pakavimas, demontavimas, transportas, iškrovimas, montavimas, inventorizacija, draudimas. Bet į ir iš Vokietijos dažnai reikia daugiau: sandėliavimas, grįžtamasis transportas, laikinas biuro uždarymas, IT koordinacija, dokumentų archyvo tvarkymas, senų baldų išvežimas. Kartais klientui reikia ne perkraustymo, o kelių mažų pervežimų per mėnesį.

Sandėliavimas yra dažnas punktas. Naujas biuras Vokietijoje dar remontuojamas, o senas Lietuvoje jau turi būti atlaisvintas. Tada dalis daiktų keliauja į sandėlį. Sandėliavimas gali būti trumpas, 1–2 savaitės, arba ilgesnis, jei remontas stringa. Kaina dažniausiai skaičiuojama pagal kubatūrą arba paletes. Tai atrodo nuobodu, kol staiga reikia rasti vietos 40 dokumentų dėžėms.

Grįžtamosios paslaugos apima ir personalo logistiką. Kartais reikia pervožti ne tik daiktus, bet ir darbuotojus, jų darbo įrangą, konferencijų techniką. Ne visada esu 100% tikras, ar klientas pats žino, kas turi grįžti į Lietuvą, todėl inventorizacija čia labai gelbsti. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos be grįžtamojo sąrašo dažnai baigiasi papildomais skambučiais.

Kaip atrodo geras planas

Geras planas turi datas, atsakingus žmones, darbų eiliškumą ir rizikas. Pirmas etapas – apklausa ir sąmata. Antras – inventorizacija. Trečias – pakavimo planas. Ketvirtas – transporto grafikas. Penktas – iškrovimo planas Vokietijoje. Šeštas – go-live data ir po perkraustymo patikrinimas. Jei bent vienas etapas praleistas, projektas pradeda šlubuoti.

Planas turi numatyti ir komunikaciją. Kas derina leidimus Vokietijoje? Kas perduoda raktus? Kas žino serverių išjungimą? Kas pasakys krovėjams, kurios dėžės eina į finansų skyrių? Jei atsakymas „kažkas žinos“, tai ne planas. Tai viltis. Vokietijoje viltis nėra darbo metodas.

Klientams patariu turėti vieną vidinį atsakingą asmenį. Jis ne būtinai viską daro pats, bet žino, kas vyksta. Be tokio žmogaus tiekėjas gauna penkis skirtingus nurodymus iš penkių darbuotojų. Tada krovėjai stovi, o projektas brangsta. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos veikia geriau, kai sprendimai eina per vieną kanalą.

Realių situacijų iš abipusio planavimo

Vienas klientas iš Kauno kėlėsi į Berlyną, bet pamiršo, kad dalis nuomotų spausdintuvų turi grįžti tiekėjui į Lietuvą. Jei nebūtume to pastebėję, spausdintuvai būtų išvažiavę į Vokietiją, o nuomos sutartis būtų likusi atvira. Sutvarkėme grįžtamąjį reisą iš anksto. Tai sutaupė nervų ir pinigų.

Kita situacija – Vilniaus įmonė turėjo biurą Hamburge, kuris mažino vietas. Dalį baldų reikėjo grąžinti į Lietuvą, dalį parduoti, dalį išmesti Vokietijoje. Planas buvo painus, bet sąrašas padėjo. Be sąrašo būtų buvę „vežam viską“, o tai būtų kainavę daug daugiau.

Trečia situacija – dokumentų archyvas. Klientas manė, kad archyvas liks Lietuvoje, bet buhalterija paprašė jį perkelti į Frankfurtą. Paskutinę savaitę teko keisti pakavimo planą. Ne katastrofa, bet parodė, kad Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos turi būti derinamas su visais skyriais, ne tik su vadovu.

DUK

DUK – planavimas abiem kryptimis

Kuo skiriasi Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos?

Skiriasi tuo, kad reikia galvoti ne tik apie išvykimą iš Lietuvos, bet ir apie grįžtamąją logistiką. Galbūt reikės grąžinti baldus, dokumentus, nuomotą įrangą ar pervožti darbuotojus. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos reiškia, kad abi kryptys turi būti suplanuotos, kitaip vėliau atsiras papildomas reisas ir papildoma kaina.

Kodėl grįžtamasis transportas svarbus?

Grįžtamasis transportas gali sutaupyti pinigų, jei planuojamas iš anksto. Pavyzdžiui, sunkvežimis atveža biurą į Vokietiją ir gali parvežti baldus ar įrangą atgal. Jei tai pamirštama, vėliau reikia užsakyti atskirą automobilį. Vokietijoje papildomi reisai dažnai brangūs. Todėl grįžtamoji dalis turi būti aptarta dar prieš sąmatą.

Ar galima derinti kelis objektus vienu reisu?

Galima, bet reikia labai tvarkingo plano. Vienas objektas Lietuvoje, kitas Vokietijoje, trečias sandėlyje – taip dirbama, bet rizika didesnė. Reikia aiškių etikečių, sąrašų ir laiko rezervų. Jei maišosi kroviniai, Vokietijoje iškrovimas tampa painus. Todėl keli objektai vienu reisu tinka tik gerai organizuotiems projektams.

Kas turi žinoti apie grįžtamuosius daiktus?

Turi žinoti kliento atsakingas asmuo, tiekėjas, sandėlis, buhalterija ir, jei reikia, IT skyrius. Dažnai problema kyla todėl, kad vadovas žino vieną dalyką, o buhalterija kitą. Vokietijoje dokumentai ir įranga turi būti tiksliai suplanuoti. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos reikalauja vidinio derinimo.

Ar grįžtamasis krovinys visada pigesnis?

Ne visada. Jei sunkvežimis grįžta tuščias, galima derėtis dėl grįžtamojo krovinio. Bet jei maršrutas, data ar krovinio pobūdis netinka, kaina nesumažės. Vokietijoje svarbu, ar krovinys telpa, ar reikia specialios prieigos, ar yra terminas. Grįžtamasis transportas yra galimybė, ne garantuotas pigumas.

Ką daryti, jei dalis daiktų lieka Lietuvoje?

Tada reikia nuspręsti, ar jie sandėliuojami, parduodami, išmetami ar paliekami naujam nuomininkui. Tai turi būti fiksuota raštu. Vokietijoje planas nebus pilnas, jei liks neaiškumas Lietuvoje. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos apima abiejų pusių užbaigimą.

DUK – sandėliavimas ir tarpiniai etapai

Kada reikia sandėliavimo?

Sandėliavimo reikia, kai naujas biuras Vokietijoje dar neparuoštas, o senas biuras jau turi būti atlaisvintas. Taip pat tada, kai dalis daiktų laukia remonto, dokumentai laukia archyvo arba baldai skirti vėlesniam etapui. Sandėlis gali būti Lietuvoje arba Vokietijoje. Kaina priklauso nuo tūrio ir trukmės.

Ar sandėliavimas Vokietijoje brangesnis?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Vokietijoje sandėliavimo kainos gali būti nuo 20 iki 60 eurų už kubinį metrą per mėnesį arba skaičiuojamos pagal paletes. Brangiau būna miestų centruose arba trumpalaikėje saugykloje. Kartais pigiau sandėliuoti Lietuvoje ir vežti dalimis, kai biuras paruoštas. Reikia skaičiuoti bendrą kainą.

Kaip apsaugomi dokumentai sandėlyje?

Dokumentai turi būti dėžėse, užplombuoti, sunumeruoti ir įvesti į sąrašą. Jei jie konfidencialūs, reikia ribotos prieigos. Vokietijoje sandėliai dažnai turi tvarkingas saugumo procedūras, bet klientas vis tiek turi žinoti, kas gali prieiti prie dėžių. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos turi numatyti ir šią dalį.

Ar galima sandėliuoti baldus ilgam?

Galima, bet baldai turi būti tinkamai paruošti. Mediniai baldai jautrūs drėgmei, minkšti baldai dulkėms, stiklas vibracijai. Ilgam sandėliavimui reikia apsauginių apklotų ir stabilios vietos. Vokietijoje sandėlio sąlygos gali skirtis, todėl verta klausti, ar tai sausa, saugi ir kontroliuojama patalpa.

Kas nutinka, jei sandėliavimas užsitęsia?

Kaina auga pagal sutartą tarifą. Todėl reikia žinoti, ar mokama už mėnesį, savaitę ar paletes. Jei remontas Vokietijoje vėluoja, klientas turi būti informuotas. Geras planas turi terminą ir galimą pratęsimą. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos be sandėliavimo ribos gali tapti brangus.

Ar sandėlis gali būti tarpinis taškas?

Taip, sandėlis gali būti tarpinė stotelė, ypač kai biuras keliaujamas etapais. Dalis daiktų išvežama į sandėlį, dalis lieka naudoti, tada vežama į Vokietiją. Tai tinka didesniems projektams. Tik reikia aiškiai žymėti, kas kur yra. Kitaip sandėlis tampa „daiktų jūra“.

DUK – paslaugos biurui ir IT

Kokios papildomos paslaugos dažniausiai reikalingos?

Dažniausiai reikia pakavimo, demontavimo, montavimo, IT atjungimo, dokumentų archyvo tvarkymo, sandėliavimo, leidimų, senų baldų išvežimo. Kartais reikia ir laikino biuro uždarymo plano. Vokietijoje papildomos paslaugos turi būti aiškiai įvardintos, nes pastatų taisyklės gali riboti darbą. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos be šių detalių yra neišsamus.

Ar IT skyrius turi dalyvauti planavime?

Būtinai. IT skyrius žino, kurie kompiuteriai, serveriai, telefonai ir tinklo įranga yra svarbiausi. Jei jie neįtraukiami, galima pamiršti adapterius, maitinimo laidus ar serverio išjungimo tvarką. Vokietijoje naujame biure kompiuteriai turi veikti go-live dieną. Todėl IT planas yra perkraustymo dalis, ne atskiras pasaulis.

Ar galima perkraustyti biurą etapais?

Galima, ir dažnai tai protinga. Vienas skyrius keliasi pirmas, kitas lieka dirbti, tada keliasi antras. Taip mažinama rizika, bet organizacija sudėtingesnė. Reikia žymėti, kas jau perkelta, kas laukia, kas grįžta. Vokietijoje etapai turi būti suderinti su pastato prieiga. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos etapais tinka didesniems biurams.

Kaip planuojamas dokumentų archyvas?

Archyvas turi būti suskirstytas pagal skyrius, metus ar projektus. Dėžės turi būti sunumeruotos, o sąrašas perduotas atsakingam asmeniui. Jei dokumentai konfidencialūs, reikia papildomos kontrolės. Vokietijoje archyvas turi atsidurti tinkamoje patalpoje, ne bendrame koridoriuje. Todėl dokumentų planas turi būti atskiras.

Ar senų baldų išvežimas gali būti paslauga?

Taip. Senus baldus galima išvežti į atliekų aikštelę, sandėlį, parduoti arba perduoti kitam klientui. Vokietijoje baldų atliekų tvarkymas gali kainuoti. Todėl prieš perkraustymą reikia žinoti, kas nutiks seniems baldams. Jei tai neįtraukta, vėliau atsiranda papildoma sąskaita.

Ką reiškia po perkraustymo patikrinimas?

Tai trumpas etapas, kai tikrinama, ar visos darbo vietos paruoštos, ar kompiuteriai veikia, ar dokumentai savo vietose, ar nėra akivaizdžių pažeidimų. Kartais reikia sutvarkyti smulkmenas: pritvirtinti stalčių, sujungti laidą, perstatyti kėdę. Vokietijoje šis patikrinimas padeda uždaryti projektą tvarkingai.

DUK – komunikacija ir atsakomybės

Kas turėtų būti pagrindinis kontaktas?

Pagrindinis kontaktas turėtų būti vienas žmogus iš kliento pusės ir vienas iš tiekėjo pusės. Jie derina datas, leidimus, sąmatą ir problemas. Jei kontaktų per daug, informacija išsisklaido. Vokietijoje, kai reikia greitai spręsti prieigos klausimus, aiškus kontaktas yra labai svarbus. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos be kontakto grandinės stringa.

Ar reikia raštu patvirtinti pakeitimus?

Taip. Jei keičiasi data, baldų kiekis, sandėliavimo terminas ar leidimas, tai turi būti fiksuojama žinute ar el. paštu. Vėliau tai padeda išvengti ginčų dėl kainos. Vokietijoje dokumentai ir patvirtinimai labai svarbūs. Net paprastas „ok“ žinutėje gali būti naudingas, jei aišku, kas patvirtinta.

Ką daryti, jei skyriai duoda skirtingus sąrašus?

Reikia sustabdyti painiavą ir suvesti viską į vieną sąrašą. Dažnai finansai sako vieną, administracija kitą, IT trečią. Vienas atsakingas asmuo turi suvienodinti informaciją. Vokietijoje iškrovimo metu skirtingi sąrašai sukuria chaosą. Todėl Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos prasideda nuo vieningos informacijos.

Ar klientas turi būti vietoje krovimo metu?

Geriausia, kad taip, bent atsakingas atstovas. Jis gali patvirtinti, kas kraunama, kas lieka, kas perduodama. Vokietijoje iškrovimo vietoje taip pat reikia žmogaus, kuris žino galutines vietas. Jei kliento nėra, komanda dirba pagal sąrašą, bet smulkmenos gali būti neteisingos.

Kaip valdyti stresą perkraustymo dieną?

Reikia turėti planą, kontaktus ir rezervą. Stresas atsiranda, kai visi klausia skirtingų dalykų vienu metu. Vyresnysis krovėjas turi valdyti komandą, kliento atstovas – vidaus klausimus. Vokietijoje, jei yra vėlavimas, reikia greitai informuoti pastato administraciją. Ramus komunikacijos kanalas taupo laiką.

Ar po perkraustymo reikia pasirašyti aktą?

Taip, pageidautina. Aktas patvirtina, kas buvo perduota, ar nėra pastebimų pažeidimų, ar darbai baigti. Jei liko smulkių darbų, juos reikia įrašyti. Vokietijoje toks dokumentas padeda uždaryti projektą. Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos baigiasi ne tada, kai iškraunamos dėžės, o kai viskas priimta.

Išvada

Biuro perkraustymo planavimas bei paslaugos į ir iš Vokietijos turi apimti ne tik kelionę pirmyn, bet ir grįžtamąją logistiką, sandėliavimą, dokumentus, IT ir atsakomybes. Geras planas sumažina papildomus reisus, klaidas ir stresą. Vokietijoje ypač svarbu turėti raštu patvirtintus kontaktus, leidimus ir galutines vietas.