Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai: vadovas iš vidaus

Sveiki, pasakysiu taip – gulėjau po sunkvežimiais, valgiau dulkėtus sumuštinius prie kelio į Varšuvą ir dvidešimt metų stengiausi, kad kiti gyventų ramiau. Dirbu logistikoje ne nuo šiandien, ir vat, matau daugiau nei reikia. Žmonės dažnai bijo perkraustymo kaip ugnies, ypač kai kalba eina apie biurą ir Vokietiją. Ten viskas atrovo sudėtinga: tiek dokumentai, tiek keliai, tiek vokiečių griežtumas. Bet tiesą sakant, tinkamai organizuotas biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai įgyvendinamas net ir be didelio streso. Tereikia žinoti kelis niuansus, kuriuos niekas nesako, kol nepatirsite problemų pačiam. Štai paprastas, bet kilnus žodis apie tai, kaip viskas vyksta tikrovėje.

Bendri klausimai apie procesą

Kas tiksliai įeina į biuro perkraustymo paslaugų užsakymą į Vokietiją?

Viskas prasideda nuo to, kad ateina vadybininkas, pasižiūri, ką turite, ir tada prasideda magija arba chaosas. Įprastai tai apima viską: nuo dėžių atvežimo, pakavimo, įkrovimo, iki pat atvežimo į naujas patalpas Berlyne ar Miunchene ir iškrovimo. Kartais reikia nešti dar ir baldus į aukštą be lifto, tai tai jau papildomų kojų (ir rankų) reikalas. Profesionalios komandos nurodo savivališkai pasirūpinti jūsų technika, kad nenukristų jokie serveriai ar kompiuteriai.

Ar labai sudėtinga susitarti su vokiečiais?

Vokiečiai, žinoma, mėgsta tvarką, tad jei viską suplanuojame laiku, nėra problemų. Jei atvykstate be pranešimo arba vėluojate, gali būti nemalonumų su muitinės arba patalpų savininkais. Patirkau kartą situaciją, kai vairuotojas, kuris turėjo atvykti į Frankfurto parodą, užstrigo pasienyje dėl blogų dokumentų. Nors biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai gali atrodyti iššifruotų dokumentų požiūriu, bet klaidų kaina aukšta. Geriau viską patikrinti dukart ir užpildyti CMR sąskaitas be klaidų.

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur exactly važiuojate. Jei tai mažas kontorinis kambarys į Vokietijos artimiausią miestą, gali užeiti viena diena į abi puses. Bet jei tai didelė įmonė su trijų aukštų baldais, tai gali trukti net keletą dienų, ypač jei reikia išpakuoti viską vienu metu. Neskubėkite, greitas perkraustymas dažnai baigiasi sulaužytais baldais, o to mes nenorime. Geriau planuokite rezervą dar dienai.

Ar reikia dalyvauti patiems pasienio punktuose?

Daugeliu atvejų ne, jeigu pasiruošta tinkama dokumentacija (TIR carnetai ar eksporto deklaracijos). Vairuotojas dažniausiai sugeba susitvarkyti pats, jis jau mato tą vaizdą kas savaitę. Tačiau, jei gabenate ypatingai brangią įrangą arba dokumentai nėra tvarkingi, gali prireikti jūsų paaiškinimų. Vieną kartą teko važiuoti pačiam klientui į Kalvarijos pasienį, nes vairuotojai užsimigo (nepataisiau – ne užmigo, o tiesiog negavo leidimo praeiti) ir reikėjo aiškinti situaciją muitininkams.

Kaip apskaičiuojama kaina?

Kainos sudėtis kebli – ten ir km, ir darbo valandos, ir kuro mokesčiai, ir galbūt mokesčiai už užtvarą Vokietijoje. Dažnai žmonės galvoja, kad tiesiog sumetuoji kilometrus ir viskas, bet ne taip paprasta. Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai gali tapti brangiu malonumu, jei nenurodote, kad reikia nešti 100 kilogramų seifą. Visada reikia nurodyti visus "buitinius" niuansus iš karto, kad veliau nebūtų nep malonių staigmenų sąskaitoje.

Ar draudžiami kai kurie daiktai?

Žinoma, kad taip. Negalima vežti pavojingų medžiagų, degiųjų skysčių (dažnai klientai pamiršta purškiklius ar aerozolius stalčiuose), taip pat griežtai reglamentuojami alkoholio kiekiai be licencijos. Ne kartą esu matęs, kaip muitinės užkerta kelią dėl senų vaistų ar chemikalų, kurie buvo užmiršti sandėliuke. Jei abejojate, geriau klausti iš karto, kad nereiktų vėliau mokėti baudų arba atsiskaityti už šiukšlių ivežimą.

Ar galiu vesti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Gali, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir įrašyta į dokumentus negabarito bagažo forma. Negalima paslėpti savo dviračio ar senų žiemos padangų tarp biuro stalų tik taip, kad nereikėtų mokėti. Vokiečiai tikrina labai kruopščiai, ir jei randa kažką, kas nėra inventoriuje, gali paversti visą sunkvežimį atgal arba bausti. Būkite sąžiningi, tai pasigeriaus sau.

Ką daryti, jei kelias užsidaro?

Nors Vokietijoje keliai gerokos, bet nutyksta ir avarijų, ir remontų, ypatingai ant rytų-vakarų krypties automagistralių. Tokiu atveju vairuotojas praneša ir keičia maršrutą, bet tai gali užtrukti ilgiau. Turite numatyti tokias situacijas savo grafike. Nereikia keikti vairuotojo, jam ten taip pat sunku sėdėt spūstyje prie Kaunas arba prie Hanoverio. Tai realus gyvenimas, o ne filmas.

Dokumentai ir oficialumai

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Svarbiausias yra daiktų sąrašas-inventorius, kuris turi būti tikslus. Be to, reikės CMR konosamento, kuris yra pagrindinis vežimo dokumentas. Jei reikia, pagalbos su muitine pateiks T dokumentą arba Ex1 formą. Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai nevyksta be popierizacijos, tai kaip be pasų kelione. Pasirūpinkite, kad inventorius būtų lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai), kad nėra nesusipratimų.

Ar reikalingas TIR karnetas?

Ne visada. Jei keliaujate pilnu keliu be sustojimų kitose šalyse, galima važiuoti ir be jo, tik su muitinės deklaracija. Tačiau dauguma profesionalių vežėjų turi TIR, tai palengvina procesus pasienyje. Nereikia laukti valandų, kol pareigūnai apžiūrės krovį. Tačiau tai brangiau, tad jei taupote pinigus, galite derėtis dėl kitų dokumentų variantų, bet rizika didesnė.

Kas daryti, jei prarandu daiktą kelyje?

Tai didžiaulis galvos skausmas, bet tai nutinka retai, jei pasirinkote patikimą kompaniją. Vis dėlto turi būti sutartyje numatyta atsakomybė. CMR konosamente yra punktai apie draudimą. Būtinai nufotografuokite brangius daiktus prieš įkrovimą, kad vėliau įrodytumėte buvusą būklę. Vienas klientas ne taip seniai neteko serverio, bet vairuotojas ne prisipažino nei ne, tai teko ieškoti vaizdo įrašų iš kameros.

Ar gali būti problemų su Vokietijos paštomis?

Paštos tikrinimas yra standartinis procedūra. Jei esate registruota įmonė ir vežate savo biuro inventorius į naujas patalpas, tai paprastai praėjimas greitas. Jei tik perkraustote biurą be juridinio pagrindo (pavyzdžiui, bankroto atveju), tai gali būti labiau patikrinama. Vokiečai mėgsta, kai viskas aišku ir švaru. Geriau turi visus įmonės dokumentus pasiruošęs elektroniniu būdu.

Ar turiu mokėti PVM?

Tai labai svarbu klausimas, kurį dažnai užmiršta. Tarptautinio vežimo atveju, jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos, taikoma 0 % PVM tarifas, bet turi būti teisingi PVM numeriai dokumentuose. Jei klaidosite, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, kuris yra didesnis nei mūsų. Patikrinkite numerius dar kartą, prieš pasirašydami sutartį.

Ką reiškia CMR draudimas?

CMR draudimas yra atsakomybės už daiktus apribojimas pagal konvenciją. Standartiškai tai apie 8,33 SDR (specialiųjų traukimo teisių) už kilogramą. Jei vežate auksinius luitus ar labai brangią serverių įrangą, ši suma nebus pakankama. Tada reikia tartis dėl papildomo draudimo. Žinoma, biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai apima ir draudimo klausimus, bet nekalbėkime apie blogus dalykus.

Kaip sužinoti, ar vairuotojas profesionalus?

Pažiūrėkite į sunkvežimį ir jo įrangą. Ar jis turi pakavimo medžiagų, ar transportavimo juostų, ar kėdžių nešimo priemonių? Jei vairuotojas atvažiuoja su tuščia ranka ir klauso, ką daryti, tai blogas ženklas. Geras specialistas suveža viską kas reikia: vežimėlius, apsaugines kilimėlis, dėžes. Jis žino savo darbą geriau nei jūs.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Įprastai ne, nebent yra ypatingai vertingų daiktų arba dalyvauja trečiosios šalys. Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai vyksta pagal vežimo sutartį, kurią pasirašo abi pusės. Notaro paslaugos būtų perteklius ir papildoma išlaida, nebent jūsų advokatas to specifiškai reikalauja dėl įmonės vidaus taisyklių.

Kainos ir biudžetas

Kodėl kainos skiriasi taip smarkiai?

Rinkoje yra įvairių žaidėjų – nuo "vargšų vairuotojų" su senais sunkvežimiais iki didelių logistikos gigantų. Skirtumas gali būti dvigubas arba trigubas. Atsižvelkite ne tik į kainą, bet ir į tai, kas įeina. Ar įeina pakavimas? Ar įeina draudimas? Ar įeita darbo rankos? Pigiai dažnai pasirodo esant brangiausia variantu.

Ar galiu sutaupyti darydamas daiktus pats?

Žinoma, galite bandyti susirinkti dėžes pats į krautuvės, tai sutaupys šiek tiek. Tačiau profesionalus pakavimas užtikrina, kad stalas nenukristų ir neatsidarytų kompiuterius. Jei turite daug jautrios įrangos, geriau palikite tai specialistams. Tas saved laikas gali būti brangesnis nei perkraustymo kainos dalis, kai sulaužysite monitorių.

Kokia apytikslė kaina už vieną kubinį metrą?

Sakyčiau, kad kainos svyruoja, bet vidutiniškai galima tikėtis nuo 80 iki 150 eurų už kubą, priklausomai nuo sezono. Žiemą daugiau laisvesnių sunkvežimių, todėl galiu pigiau atsilenkti. Vasarą, kai visi vežia atostogoms, kainos šoka aukštyn. Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai atliekamas rudenį arba pavasarį, kai eismas mažesnis.

Ar mokestis už užtvarą įeina į kainą?

Dauguma kas atsiskaito su kuro priedais, tačiau jei krovinys ypatingai sunkus, gali būti papildoma už užtvaros praleidimą. Vokietijoje kai kurie keliai mokesčius neima, bet magistralės dažniausiai mokamos. Užsakinėdami klauskite, ar galutinė kaina yra "fix" (fiksuota) ar bus priklausoma nuo to, kiek kuro suvartos vairuotojas.

Ar taikoma bauda už atšaukimą?

Taip, dauguma kompanijų turi atšaukimo politiką, ypač jei atšaukiate paskutinę minutę. Jie jau rezervavo vairuotoją ir laiką. Paprastai bauda yra procenatais nuo sutarties sumos. Geriau tiksliai žinoti savo planus, prieš tai pasirašydami dokumentus. Nebijokite klausti apie tai iš karto.

Kas darbiau – pilti dėžes ar nešti stalą?

Paprastai nešti sunkius daiktus (spintas, seifus, serverines spintas) kainuoja brangiau nei įkelti paruoštas dėžes. Darbas aukštyn su daiktais (kai nėra lifto) taip pat vertinamas brangiau. Pasirūpinkite, kad vairuotojas žinotų apie lifto buvimą arba jo nebuvimą iš anksto, tai įtakoja kainą.

Ar galima mokėti atidėliau?

Su pastoviais partneriais galima derėtis, bet naujiems klientams visada reikalaujamas avansas bent 50 proc. Yra buvę atvejų, kai po atvykstant už reikalą klientai "dingdavo" nesumokėję. Mes nemėgstame rizikuoti, todėl mokėjimas už paslaugas pageidautina būtų atliktas iki įkrovimo arba gavus pavedimą prieš išvykimą.

Pakavimas ir paruošimas

Kuo reikia pakuoti dėžes?

Naudokite stiprias, ne kartonines sugadintas dėžes. Geriausiai tinka dėžės su dangteliais, ne be jų. Reikės daug burbulių plastiko, popieriaus užpildo, kad daiktai nešoktų viduje. Nenaudokite senų laikraščių be reikalo, dažniausiai jie palieka dėmės ant baltų dokumentų arbaldui.

Ar reikia išimti viską iš stalčių?

Absoliučiai taip. Netgi popieriaus klijai ar obuolių lazdelės gali sukelti chaosą viduje. Stalčiai iššoksta, jų bėgiai sulūžta, ir tuomet turi sumontuoti visą spintelę iš naujo. Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai neįvyks, jei vairuotojai turės kiekvieną stalčį nešti atskirai. Užrakinkite arba juos suleiskite.

Kaip užtikrinti kompiuterių saugumą?

Jei įmanoma, išimkite vidinius standžiuosius diskus (HDD) ir vežkite juos su savimi rankinėje bagaže. Kitu atveju gerai užfiksuokite monitorių, naudodami putų plastiką ir stiprias juostas. Pažymėkite dėžes su "Kompiuteriai – švelniai", kad vokiečių krovėjai nežiūrėtų pro šalį.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtinai! Parašykite, kame kas yra (pavyzdžiui, "Buhalterija", "Vadovo kambarys", "Sandėlis"). Tai greitina iškrovimą naujoje vietoje. Niekas nenori ieškoti markerio ir rašyti ant dėžių, kai jos jau sudėtos į sunkvežimį, tai reikia padaryti namie.

Ką daryti su augalais?

Augalai yra gyvi organizmai, ir juos gabenti per sieną gali būti apsunkinta dėl fitosanitarinių reikalavimų. Paprastai biuro augalus geriau palikti arba vežti atskirai, ne su pagrindiniu krovininiu. Vokietijos muitinė labai griežtai žiūri į žemę ir augalus, kad nevežtų kenkėjų. Nėra verta rizikuoti dėl vienos fikuso.

Ar galima vežti atidarytus skysčius?

Nerekomenduoju. Kava, vanduo, printerio rašalai turi būti uždaryti arba išpilti. Vieną kartą mums teko valyti visą vilkiką, nes atsivėrė rašalo butelis ir užtešė visus baldus raudonai spalva. Nenorėkite būti tas klientas, kuriam turi išsiųsti sąskaitą už valymą.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Įprastai vienam biurui su 10-15 darbo vietų reikia apie vieną dieną, kai tai dirba 3-4 žmonės. Jei tai jūs darote pats, galite ugdyti šventę savaitgalį. Profesionalai turi įrankius ir metodiką, tad jiems tai eina greičiau. Neskubėkite, geriau kruopštiai nei greitai.

Praktiniai patarimai ir pabaigos darbai

Ką daryti atvykus į vietą?

Pirmiausia patikrinkite, ar viskas atvyko sveika. Jei pastebėjote pažeidimus, juos užfiksuokite iš karto drauge su vairuotoju. Toliau pradėkite nešti daiktus į atitinkamas patalpas pagal pažymėjimus ant dėžių. Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai pasibaigia tada, kai paskutinis stalas stovi savo vietoje, o ne koridoriuje.

Ar reikia iš anksto rezervuoti vietą sunkvežimiui?

Vokiškuose miestuose tai labai svarbu. Nėra nieko blogiau, nei kai sunkvežimis važiuoja ratu aplink kvartalą, nes negali užvažiuoti prie įėjimo. Gaukite leidimą iš miesto tarnybų (Erlaubnis) stovėjimui "žaliai zonai" jei reikia. Mes pagelbėsime suformuoti prašymus, jei apie tai pranešite iš anksto.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Pakavimo medžiagas (dėžės, juostos) galima palikti sau arba susitarti, kad vairuotojas išveš (kartais tai papildomai mokama). Senus baldus, kuriuos nuspręsite mesti, reikia susitvarkyti pagal Vokietijos šiukšlių išvežimo taisykles – jos griežtos. Neišmeskite į gatvę, baudos didelės.

Kaip elgtis su vairuotoju (vadybininku)?

Jūsų bendravimas nulemia viso proceso sėkmę. Būkite mandagus, bet reikalaukite atsakomybės. Jei matote, kad kažką daro neteisingai, pasakykite iš karto, ne po to, kai stalas jau nukrito. Vairuotojai taip pat žmonės, dirbantys didelį fizinį darbą, todėl gerai kavos ar vandens butelis gali labai pagerinti jų nuotaiką.

Ar galima vykti savaitgalį?

Taip, galima, bet tada reikia tikrinti, ar naujose patalpose bus kas nors, kas priims krovinį. Dauguma biurų savaitgaliais uždaryta, tad reikia turėti raktus arba saugumo tarnybos kontaktą. Papildomai už savaitgalį gali būti paimta priemoka, bet jei verslas sustoja, tai verta.

Ar turite draudžių sąrašą vokiškai?

Pagal poreikį gali paruošti sąrašą vokiškai, kad muitinėje arba policijai nekilstų klausimų. Tai padeda greičiau praeiti patikrinimus. Be to, vokiškai pažymėtos dėžės padeda vietiniems krovėjams (jei tokius samdote pusiaukelėje) geriau orientuotis.

Kas nutinka, jei vėluoja dėl techninių problemų?

Technika – tai technika, ji genda. Jei sunkvežimis sugenda, imamas pagalbinis automobilis arba kita mašina iš artimiausio bazoje. Tai gali užtrukti, bet mes visada pranešame. Biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai tampa svarstomu, kai kaltinate mus už tai, kad pūsle padūžė ratai (o mes ne prognozuojame orus).

Ar verta rūpintis šaldytuvu?

Jei biure yra virtuvėlė su šaldytuvu, jį reikia išjungti iš anksto (bent 12 val. prieš) ir išlydyti. Vanduo turi būti nuleistas. Vairuotojai neveža šaldytuvų su vandeniu viduje, tai užšąla, pralaužia kompresorių, o vėliau kyla nemalonus kvapas, kurio neįmanoma išvalyti.

Galutinis patarimas?

Geriausia viską derėtis su viena, patikima kompanija, kuri žino tiek Lietuvos, tiek Vokietijos realijas, o ne ieškoti pigiausio pasiūlymo portaluose. Stabilumas ir ramybė vertesni nei 50 eurų sutaupyta.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną paprastą tiesą: gerai suplanuotas biuro perkraustymo paslaugos užsakymas į Vokietiją lengvai pavirsta paprasta logistika. Jei pasiruošiate dokumentus, sąžiningai pakuojate daiktus ir pasitikiite profesionalais, nėra ko bijoti. Vokietija ne tolima mėnulis, o kaimynė su tvarka. Nenaudokite pusiau kelių sprendimų, dirbkite su tais, kurie neišgąsdina jūsų istorijomis apie prarastus konteinerius. Sėkmės naujame biure, ten, kur vokiečių kava yra stipri, o dirbančiųjų - taip pat.