Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomos sklandžiai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, dažnai girdžiu pažadus, kad viskas vyks kaip piešiniuke. Tačiau realybėje biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomos sklandžiai tik tada, kai iš anksto numatome visas galimas kasdienybės kliūtis. Vokietija – tai ne tik autostrados ir tvarka, tai ir griežti reikalavimai, ypač kai kalba eina apie įmonių turtą. Esu matęs viską: nuo sugedusių keltuvų Miunchene iki dingusių dėžių Berlyne, todėl žinau, kad paprastas „sudeginti“ planas čia neveikia. Čia reikia strategijos, kantrybės ir, svarbiausia, sąžiningo bendravimo su klientu, kad nesusidarytų įspūdis, kad mes tik pažadą.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nebūkite naivūs ir manykite, kad pakanka skambinti prieš savaitę. Jei norite, kad biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomos sklandžiai, pradėkite galvoti mažiausiai prieš du mėnesius. Vokietijoje dėl biurų nuomos sutarčių pabaigos datų dažnai būna didelis spaudimas, o geri vairuotojai yra užimti. Viena kartą teko daryti perkraustymą per tris dienas, nes klientas užmiršo pasirašyti sutartį, ir tai buvo tikras košmaras su nemigomis. Geriau turėti laiko atsarga nei dirbti naktimis.

Ar tikrai reikalingas inventorius (prekių sąrašas)?

Absoliučiai taip, be jokio abejojo. Be sąrašo jokia draudimo kompanija nebus su jumis kalbėti, jei kas nors nueis į niršą. Be to, Vokietijos klientai mėgsta tvarką, tad kai atvežame dėžes su numeriais, jie žiūri pro akis. Nerašykite tik „kėdės“, rašykite „4 vnt. juodos kėdės „Herman Miller“ (nulaužtos rankenos)“. Detalizacija sutaupo laiko vėliau, kai reikės surasti dėžę su svarbiais dokumentais.

Kas dėl tose dėžėse? Ar turime supakuoti?

Galiu supakuoti, bet tai kainuos. Dažniausiai klientai pasako: „mes patys supakuosime“, o tada atrodo, kad jie tiesiog viską metė į pirmas pastebimas krepšius. Vieną kartą teko vežti kompiuterius, supakuotus į senus batų dėžes be uždangalų – šiaip sau. Jei norite, kad viskas būtų saugu, geriau mums patikėti profesionalų pakavimą, ypač jei keliate jautrią techniką ar serverius.

Ar reikia rūpintis liftu arba keltuvu?

Žinoma, ir tai viena dažniausių problemų. Vokietijoje senesniuose pastatuose liftai dažnai būna per maži arba jų visai nėra. Jei aš atvyksiu su 3,5 tonos sunkvežimiu, o ten tik laiptai, mano darbuotojai bus nuliūdę. Patikrinkite iš anksto ar užsakysite statybinį liftą (keltuvą), ar mes turėsime nešti rankomis penktus aukštus. Tai ne tik laiko klausimas, bet ir pinigų.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis ar senais baldais?

Negalima tiesiog mesti visko į sunkvežimį ir manyti, kad mes tai išvešime į sąvartyną Vokietijoje nemokamai. Ten tai kainuoja armiją ir ašų. Jei turite senus spintas ar elektroniką, pasirūpinkite išvežimu iš anksto, arba mes galime tai padaryti, bet tai bus papildoma paslauga, kurią reikia suderinti. Nenaudokite mums kaip savo asmeninio sąvartyno, prašau.

Kelionės ir techninės problemos

Kiek laiko užtrunka nuvežti viską į Vokietiją?

Paprastai tai viena ar dvi dienos, priklausomai nuo to, kur keliaujate – į Miuncheną arba bent į Brėmeną. Bet nepamirškite, kad vairuotojams reikia poilsio laiko. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomas sklandžiai tik tada, kai nevaržome vairuotojo važiuoti 20 valandų iš eilės. Tai nelegalu ir pavojinga. Planuokite, kad galbūt reikės nakvyneės kelionėje.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda?

Tai mano blogiausias košmaras, bet kartais nutinka. Mes turiamas draudimo polisus ir pagalbos tarnybą, bet jei sugenda variklis Vokietijos autostradoje, tai sustabdo visą procesą. Tokiu atveju mes iš karto skambinam klientui ir pranešame, kad bus vėlavimas. Nereikia panikuoti, mes sutvarkysime, bet tai gali užtrukti kelias valandas ar net dieną.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą, tačiau kartais signalas pradingsta arba vairuotojas tiesiog pamiršta įjungti terminalą. Galiu jums nusiųsti koordinates, kai jis sustoja pailsėti, bet nedarykite to kiekvieną valandą – tai trikdo vairuotoją. Geriau susitarti dėl pranešimų laiko, pvz., skambinti tik kai atvyksta į paskirties vietą.

Kaip elgiamės su serveriais ir jautria technika?

Tai yra pati atsakingiausia dalis. Serverius reikia išjungti tvarkingai (ne ištraukti laidą iš lizdo), supakuoti į specialias dėžes su šoku absorberiais. Kartais klientai sako, kad „jie tvarkingai išjungti“, o paskui paaiškėja, kad buvo tiesiog palikti įjungti ir pervežimą nenukentėjo stebuklu. (Čia aš šiek tiek nukrypau). Žinoma, geriausia, jei jūsų IT specialistas lydi mūsų komandą arba pasirūpina išjungimu prieš mūsų atvykimą.

Ką daryti, jei orai blogas – lietus ar sniegas?

Mes nevažiuojame su automobiliu be stogo, tačiau lietus gali būti problema, kai krauname ar iškrauname. Visada turime su savimi pleistrus (apsauginius popierius) ir plastikines uždangas, bet jei lietus ljaistosi kaip iš kibiro, reikia sustoti. Geriau palaukti valandą nei sugadinti visus dokumentus ar baldus. Vokietijos orai gali būti netikėti, net ir vasarą.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar mums reikia muitinės deklaracijų?

Jeigu keliaujate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), tai formaliai muitinės net nėra, tačiau reikia važiavimo dokumentų (CMR), draudimo ir inventoriaus. Bet jei keliaujate iš Šveicarijos ar Norvegijos, tai visai kita istorija – tada reikia T1 dokumentų. Pasitikrinkite šaltinius, aš kartais painioju šias taisykles, ypač kai keičiasi Brexit sąlygos (nors čia ne Vokietija, bet įtakoja).

Ar reikia leidimo užimti vietą gatvėje (Anwohnerparken)?

Tai būtina didžiuosiuose Vokietijos miestuose, tokiuose kaip Berlynas, Hamburgas ar Frankfurte. Negalima tiesiog sustoti ant „purpurinio“ takelio ir manyti, kad nieko nebus. Jums reikia kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) ir gauti leidimą, kuris užtikrina, kad vietą neužims koks nors vokiškas „Golfas“. Mes galime padėti tai susitvarkyti, bet tai užtrunka laiko.

Kas daryti, jei vokiškas namų savininkas neleidžia įvesti sunkvežimio?

Tai dažna problema senamiestyje. Kartais teka nešti viską 200 metrų, nes sunkvežimis netilina į kiemą. Tokiu atveju reikia mažesnės transporto priemonės (7.5t sukelėjo), kuri atveža daiktus arčiau. Tai brangiau, bet neįmanoma kitaip. Būkite pasiruošę tam, kad biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomos sklandžiai gali reikalauti papildomo techninio sprendimo.

Ar vokiečiai labai griežti dėl triukšmo?

Labai. Yra taisyklės (Ruhezeit), kada negalima triukšmauti – dažniausiai sekmadieniais ir švenčių dienomis, taip pat po 13:00 ir po 20:00 valandos. Negalima braškyti dėžių ar veržti baldų tais laikais, arba gausite skundą iš kaimynų, o policija gali atvykti patikrinti. Geriau derinti laiką su namų savininku iš anksto.

Ką daryti su šiukšlėmis po išpakavimo?

Mes ne statybos įmonė, todėl nevežame statybinių atliekų. Kartonų ir įpakavimo medžiagas mes pasiimame atgal (jei susitarta), o jei turite senų biuro baldų, kuriuos norite išmesti, tai turi būti numatyta kainoje. Vokietijoje atliekų surinkimas yra labai organizuotas ir brangus, negalima tiesiog padėti prie konteinerio.

Kainos ir mokėjimai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo krovinio tūrio (kubinių metrų), atstumo, darbo valandų skaičiaus ir papildomų paslaugų (pvz., keltuvas). Nėra vieno fiksuoto tarifo visai Vokietijai. Pervežimas į Būsą (netoli Lietuvos) kainuos mažiau nei į Miuncheną. Aš stengiuosi įkainius pateikti skaidriai, be jokių staigmenų, tačiau jei klientas pakeičia planus vietoje, kaina kils.

Ar reikia mokėti užsakymui (avansą)?

Taip, paprastai prašome 30-50 % avanso. Tai užtikrina, kad klientas „neliks“ ir kad mes užsakome vairuotoją. Kartais buvo situacijų, kai atvykdavome tuščiais, nes klientas rado pigiau arba nusprendė nevažiuoti. Avansas apsaugo mus ir jūsų rezervaciją.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Geriausia bankinis pavedimas, tačiau galima mokėti ir grynaisiais (EUR) pabaigai darbo, bet tai nėra patogu didelėms sumoms. Pridėtinės vertės mokestis (PVM) paprastai taikomas pagal taisykles – jei abu šalys yra PVM mokėtojai ES, gali būti taikoma 0 % tarifas (Pirkimai ir Pardavimai ES), bet patikrinkite su savo buhalteriu, aš ne ekspertas šitoje srityje.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia dirbti savaitgaliais?

Taip, Vokietijoje darbas savaitgaliais yra brangesnis, ypač jei reikia leidimų. Be to, mūsų vairuotojai taip pat nori poilsio, todėl savaitgalio darbas kainuoja papildomai 20-50 %. Jei galima, stenkiteis perkraustyti darbo dienomis – tai bus pigiau ir greičiau.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Didžiausią įtaką daro laikas. Jei vairuotojas laukia valandą, kol jums duodate raktus, ši valanda įkainojama. Taip pat laiptai (jei nėra lifto), ilgas atstumas nuo sunkvežimio iki įėjimo, sudėtingi baldai. Stenkimės įvertinti viską iš anksto, bet kartais realybė viską pakeičia.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei turite didelį biurą arba reguliarius reisus, taip, galime pasikalbėti. Tačiau nedarykite to mažam perkraustymui, kur kaina ir taip maža. Geriau susitarti dėl kokybės ir greičio, nei varginoti dėl 50 eurų nuolaidos, kurios gali pakenkti paslaugai.

Rizikos ir draudimas

Ar jūsų draudimas padengia viską?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris padengia žalą, kurią padarome mes. Tačiau jis nedengia jūsų nuostolių, jei jūs patys blogai supakavote brangų paveikslą. Ypač brangius daiktus (menas, brangiausi serveriai) reikia apdrausti papildomai arba deklaruoti jų vertę.

Kas nutinka, jei sulaužome kėdę?

Atsiprašome ir kompensuojame. Mes ne angelai ir kartais nutinka nesubrikšti. Jei tai mūsų kaltė, mes sumokėsime remontą arba naujos kėdės kainą pagal jos vertę. Vertingiausius daiktus visada rekomenduoju apfotografuoti prieš pakavimą, kad nebūtų ginčų, ar įbrėžimas buvo senas, ar atsirado pervežimo metu.

Kaip elgtis, jei dingsta dėžė?

Tai retai nutinka, bet įvyksta. Kartais dėžė pasilieka kitoje vietoje arba užkrenta už kitų dėžių. Jei taip nutinka, pradedame paiešką iš karto. Tikrai nebandykite prisiimti daugiau, nei buvo, sąraše turi atitikti realybę. Viskas randama, tik reikia kantrybės.

Ar saugu leisti vairuotojams vieniems dirbti?

Įprasta praktika, kad vairuotojas dirba su pagalbininku arba kliento atstovu. Jei paliekate juos vienus biure be priežiūros, rizikuojate, kad kažkas gali „nueiti“ arba būti padaryta klaida dėl to, kad vairuotojas nežino, kur dėti ką. Geriau, kad kas nors iš jūsų komandos būtų pasiekiamas telefonu.

Ką daryti, jei vairuotojas elgiasi nemandagiai?

Skambinkite man iš karto. Aš nedirbu su chuliganais. Kartai būna, kad vairuotojas pavargęs arba yra kalbos barjeras (jei jis ne lietuvis), bet tai nėra pagrindas būti nemandagiam. Mes turime standartus ir jei jie pažeidžiami, imamės priemonių.

Pabaigos darbai ir išvados

Ar surinkiate baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į standartinę paslaugą. Mes ne tik iškrauname dėžes, bet ir surinkome stalus, spinteles, montuojame monitorius. Tačiau jei turite labai sudėtingą sistemą, kuri reikalauja inžinieriaus, patartina jį pakviesti atskirai. Mums trūksta specifinių įrankių tam tikriems „išmaniesiems“ baldams.

Kaip išsikrauname po visko?

Mes paimame visą įpakavimo medžiagą – kartonas, popierius, juostas. Viskas išvežama atgal į Lietuvą perdirbimui arba panaudojimui. Jums nereikia rūpintis šiukšlėmis, išskyrus tą, ką patys susigadinate arba išmetėte per procesą.

Ar atliekate galutinį valymą?

Ne, mes ne valytojai. Mes pasirūpiname, kad biure būtų tvarkinga, baldai stovėtų vietose, bet grindų šluotimas ar dulkių siurbimas ne mūsų darbas. Už tai reikia pasamdyti specialsistus Vokietijoje, jie žino, kokios priemonės tinkamos ten.

Kas daryti, jei randame trūkumą inventoriumyje?

Jei po visko pastebite, kad trūksta kėdės ar dėžės, praneškite per 24 valandas. Po to sunkiau ieškoti, nes vairuotojas jau gali važiuoti toliau į kitą užsakymą. Greitas pranešimas padeda išspręsti problemą greitai.

Ar galite padėti su technikos prijungimu?

Paprastai mes pajungiamus kompiuterius prie maitinimo, bet jei reikia sujungti sudėtingus serverių tinklus ar konfigūruoti routerius, tai ne mūsų kompetencija. Čia reikalingas jūsų IT specialistas, kuris gali atvykti po to, kai mes pastatome techniką į vietas.

Kodėl verta rinktis just?

Nes ačiu turiu patirties ir žinau, kur yra kiekvienas „kampas“. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomos sklandžiai, kai žinai, ką darai. Mes neskraidinam žodžiais, o dirbam. Nors kartais ir pasakyčiau per daug (čia aš susižinau), bet rezultatas svarbiausias.

Ką daryti, jei reikia perkelti tik vieną darbuotoją?

Tai nedidelis perkraustymas, bet vis tiek reikia organizuoti. Galime naudoti mažesnį automobilį (vienetinį). Tai pigiau ir greičiau. Nereikia kvieti didelio sunkvežimio dėl vieno biuro kėdės ir dėžės dokumentų.

Ar galima susitarti dėl sandėliavimo Vokietijoje?

Taip, turime partnerių, kurie gali laikyti jūsų daiktus trumpam ar ilgam laikui, jei naujas biuras dar nepasiruošęs. Tai papildoma paslauga, bet kartais būtina, kad nebūtų streso dėl terminų.

Kaip elgtis su vertingais dokumentais?

Geriausia vežti juos su savimi (su vairuotoju kabinoje) arba specialiuose užrakintuose konteineriuose. Neleiskite, kad brangūs kontraktai keliautų vienoje dėžėje su senais spaudiniais. Pasitikėjimas yra gerai, bet saugumas – pirmiausia.

Ar padėsite suplanuoti naujo biuro išdėstymą?

Galime patarti pagal patirtį, kur geriau pastatyti stalus, kad būtų lengviau krauti, bet mes ne dizaineriai. Jei turite brangų architekto planą, mes tiesiog įgyvendinsime jį taip, kaip nurodyta.

Kas yra svarbiausia sėkmingam perkraustymui?

Komunikacija. Jei nesakykite mums apie tai, kad kieme yra duobė arba kad liftas neveikia, mes nenurodysime. Pasakykite viską iš anksto, ir biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomos sklandžiai be jokio streso.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo ir pasiruošimo. Nors biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vykdomos sklandžiai yra mūsų tikslas, pasiekti jo galima tik dirbant kartu. Aš mačiau daugybę perkraustymų ir galiu pasakyti, kad tiek geriausi, tiek blogiausi atvejiai visada priklausė nuo to, kiek gerai buvo susitarta prieš pradedant. Venkite skubos, pasirūpinkite dokumentais ir būkite sąžiningi dėl savo turto, o mes pasirūpinsime, kad jūsų verslas Vokietijoje prasidėtų be nereikalingų rūpesčių.