Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją – sklandus procesas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nebuvo tiesiog „pakrovėm ir nuvažiavom“. Vokietija – tai tvarka, bet kartais ir absurdiškas biurokratas, kuris gali sustabdyti sunkvežimį dėl vieno neteisingai užpildyto laukelio. Dažnai klientai sako: „o mes tik norime perkelti kelis stalus ir kompiuterius“, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Aš nebandysiu jums parduoti pasnūstį, papasakosiu, kaip tikrai yra – kartais bus pavargę vairuotojai, kartais gali nežinoti, kur statyti dėžę, o kartais ir muitinė pareigūnai bus niūrūs. Tačiau jei viską suplanuoti gerai, biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją gali būti net malonus procesas, be ypatingo streso.

Apie kainas ir biudžetą (arba kodėl niekas nesako kainos iš karto)

Kiek tai viskas apima pinigiškai?

Tai visada klausimas, kurį girdžiu pirmiausia. Sunku pasakyti iš karto, nes biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją kainuoja priklausomai nuo tūkstančių dalykų – nuo to, ar kelsite iš Vilniaus ar iš kaimo vietovės, iki to, ar reikia išmontuoti lentynas. Paprastai mažam biurui (10-15 darbo vietų) reikia skaičiuoti nuo 2 iki 4 tūkstančių eurų, jei viskas vyksta vienu sunkvežimiu. Didelėms korporacijoms skaičiai svyruoja dešimtimis tūkstančių. Geriausia kreiptis dėl apžiūros, nes per telefoną klaidingiau įsivaizduoti tūrį. Kainą taip pat lemia ir degalai, kurie Vokietijoje brangesni nei čia, tai tai įeina į sąskaitą.

Ar galiu taupyti ant dėžių?

Galima, bet nerekomenduoju. Kai žmonės bando sutaupyti ir renka senas maisto prekių dėžes iš parduotuvių, dažnai jos suyra pakrovimo metu. Profesionalios biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją įtraukia ir kokybiškas pakavimo medžiagas. Turiu omenyje tuos specialius dėžių rėmus. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris pats viską supakavo į senas „Rimi“ dėžes, ir apačioje iškrito du serveriai. Tai buvo brangus mokymasis. Taupyti ant dėžių nėra verta, kai kalbame apie jautrią įrangą.

Kokios yra papildomos išlaidos?

Čia visada yra pagrindinė baimė. Vokietijoje gana griežti reikalavimai dėl sunkvežimių miestuose, ypač jei tenka važiuoti į „žaliąją zoną“ (Umweltzone). Jei mūsų sunkvežimis neturi atitinkamos žalios kortelės, gali tekti mokėti baudą, o tai papildomai kainuoja klientui. Taip pat gali kilti išlaidų, jei reikia naudoti_specialią techniką kėlimui (pvz., autokraną), kai įėjimas į biurą per siauras arba yra laiptai be liftų. Visada klauskite apie šias rizikas iš anksto.

Ar imate užstojamąjį mokestį?

Įprasta praktika yra ta, kad imame apie 30 proc. nuo visos sumos užsakymo patvirtinimui. Tai ne dėl to, kad nustatę, o dėl to, kad reikia užsakyti vairuotojus, įsigyti dėžių, užtikrinti, kad sunkvežimis bus laisvą dieną. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją reikalauja išankstinio planavimo, todėl be įmokos mes tiesiog negalime pradėti rezervuoti resursų. Likusią dalį sumokate, kai viskas yra sėkmingai atvežta į paskirties vietą.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia vežti seifą?

Seifai tai atskira istorija. Jie yra baisiai sunkūs. Jei tai nedidelis namų seifas, dar kaip nors nusitempiame, bet jei tai didelis firmos seifas sveriantis toną, tai reikia specialių keltuvų arba daugiau žmonių. Paprastai tai kainuoja papildomai, nes normalūs vairuotojai su tokiu svoriu nesugsugalvoja nieko daryti. Vieną kartą teko išmontuoti grindas, kad ištemptume seifą pro langą, nes laiptai nebuvo pajėgūs. Tikėkitės papildomo 100-200 eurų už tokį malonumą.

Dokumentai ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentus reikia turėti?

Nesigilinkite per giliau į teisinius niuansus, bet pagrindinis dalykas yra krovinių manifestas arba sandorio (pavaldumo) sąrašas. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vyksta ES viduje, tačiau muitinė vis tiek gali sustabdyti ir patikrinti, ar nėra prekybinių tikslų (jei tai ne perkėlimas, o pirkimas-pardavimas). Reikalingi duomenys: siuntėjo ir gavėjo adresai, telefono numeriai, ir tikslus inventoriaus sąrašas. Be to, vairuotojas turi turėti CMR draudimo liudijimą.

Ar reikia muito?

Jeigu tai tiesiog biuro perkėlimas, t.y. įrangos, baldų ir dokumentų pervežimas iš vieno įmonės padalinio į kitą (arba iš Lietuvos į Vokietijos filialą), tai mokėti mokesčių nereikia. Bet (ir čia yra svarbu „bet“), jeigu įmonė Vokietijoje dar neegzistuoja arba tai yra parduodamas turtas, gali būti taikomi PVM ir importo mokesčiai. Geriausia pasitarti su buhalteriu prieš kelionę, kad nebūtumėte staigiai sukrėti muitinėje.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti vokiškai?

Labai rekomenduoju. Taip, oficialiai anglų kalba daug kur užtenka, jei kalbame apie ES, tačiau vokiečiai yra vokiečiai. Jei vairuotojas sustojs patikrai, o pareigūnas pamatys sąrašą lietuviškai, gali būti problemų. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją dažnai įtraukia ir dokumentų vertimą, bent jau pagrindinių dalykų pavadinimų. Mes visada patikriname, ar sąraše nėra keistų pavadinimų, kurie gali sukelti neaiškumų.

Kas daryti, jei pritrūksta dokumentų?

Tai reali situacija. Vieną kartą vairuotojas užmiršo power of attorney dokumentą, kuris leidžia atstovauti klientui. Teko laukti, kol klientas nufotografuoja ir išsiunčia į el. paštą. Kol gavome, prabėgo valanda. Geriausia turėti visus popierius pas vairuotoje ir dar vieną kopiją el. paštu, pasiekiama bet kuriuo metu. Nenuleiskite rankų, jei ko nors trūksta – dažnai problema išsprendžiama skambučiu.

Ar reikia deklaruoti elektroninę įrangą?

Jei įranga yra naudota ir ji yra tiesiog įmonės nuosavybė, kuriama iš Lietuvos į Vokietiją, deklaravimas paprastai nereikalingas. Tačiau jeigu vežate naujas, neišpakuotas dėžes su kompiuteriais, tai gali būti įvertinta kaip prekybinis krovinių gabenimas. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją turi būti aiškiai apibrėžtos – tai turtas, kuris keliauja kartu su verslu, o ne prekės parduotuvei.

Kelionės eiga bei logistika (tarp Vilniaus ir Berlyno)

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklauso nuo to, kur būstate. Jei važiuojate į Berlyną ar Miuncheną, tai tai apie 12–16 valandų važiavimo viena kryptis. Bet čia ne tik vairavimas. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją įtraukia ir pakrovimą (puse dienos), išpakrovimą (puse dienos), o Vokietijoje dar reikia laikytis poilsio laikų. Vairuotojai negali važiuoti 24 valandas. Taigi, dažniausiai tai viena ar dvi dienos su nakvyne kelyje. Neskubėkite laikyti vairuotojo prie vairo 20 valandų – tai baudžiama ir pavojinga.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Galbūt jums pasirodys keista, tačiau ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ar lietuviškai, o angliškai – „kažkiek“. Vokiškai kalba tik tie, kurie dažnai važinėja į Vokietiją. Todėl, jei reikia suderinti detales su vietiniais saugikliais arba ūkvedžiais, geriau, jei vienas iš jūsų darbuotojų būtų vietoje ir galėtų padėti susikalbėti. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją gali tapti kampu, jei niekas nesupranta, ką sako vokiškas apsauga.

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsuka į kiemą?

Tai klasika. Vokiški miestai senamiestyje turi siaurus gatves. Kartais sunkvežimis tiesiog fiziškai neprasilenkia pro žiedą. Tada tenka krauti į mažesnę transporto priemonę (pavyzdžiui, 7.5 tonų sunkvežimėlį) ir vežti dalimis. Tai brangina procesą, bet kitų variantų nėra. Visada sukurkite nuotraukas išvažiavimo iš jūsų naujojo biuro ir nusiųskite mums – mes įvertinsime, ar ten pravažiuos mūsų „vilkas“.

Ar galima vežti vasarą (kai karšta)?

Galima, bet tai nelengva. Jei turite labai jautrią elektroniką, reikia įsitikinti, kad vairuotojas nebus palikęs sunkvežimio saulėtoje be ventiliacijos. Vokietijoje vasarą taip pat gali būti 30 laipsnių. Ypatingai dėl serverių – juos reikia įdiegti paskutiniais arba pirmaisiais, kad nebūtų palikti karštoje mašinoje. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vasarą reikalauja daugiau dėmesio temperatūros režimui.

Ką daryti su parkavimu Vokietijoje?

Čia yra viena didžiausių galvos skausmų. Jei jums reikia stabdyti gatvėje prie biuro, o ten yra draudžiama stovėti, gausite baudą. Kartais reikia gauti specialų leidimą (Erlaubnis) iš vietinės savivaldybės, kuris leidžia užimti vietą ar netgi uždaryti gatvę. Tai reikia padaryti iš anksto, ne prieš pat atvykimą. Mums kartais teko Laukti valandą, kol klientas išvydo „žaliąjį lapą“ iš savininko.

Daiktai, IT ir baldai (kas tikrai svarbu)

Ar jūs išmontuojate baldus?

Įprastai taip. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais ir išmontuoja stalus, spinteles, sekcijas. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją beveik visada įtraukia šį darbą, nes dideli baldai nepraeina pro duris (ypač jei tai vokiški biurai, kurie gali būti netipiniai). Vienintelis dalykas – jei baldai yra labai seni ir sudėtingi, gali užtrukti ilgiau, nei numatėme.

Kaip su kompiuteriais ir serveriais?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Serveriai turi būti išjungti teisingai (ne tik ištrauktas kabelis), o diskai – užfiksuoti, kad jie nenukristų pervežimo metu. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją nėra atsakingos už duomenų praradimą, jei klientas pats išjungė įrangą neteisingai. Mes pažymime dėžes su „Fragile“ (lengvai lūžta), bet geriausia, jei IT specialistas būtų šalia pasiruošęs viską vėl prijungti.

Ar vežate augalus?

Taip, galime, bet su nuomone. Vokietija turi griežtas taisykles dėl augalų importo, ypač jei jie yra su žeme. Jei augalas serga, jį gali konfiskuoti. Be to, augalai sunkvežimyje gali peršalti arba perkaisti. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją kartais apima specialius augalų dėklus, tačiau aš visada patariu palikti didelius augalus čia ir nusipirkti naujų Vokietijoje. Taip pigiau ir mažiau nervų.

Kaip elgtis su archyvais?

Dokumentai turi būti supakuoti į dėžes su dangteliais. Negalima vežti atvirų krūvų, nes pirmasis staigus stabdymas viską išbarstys po pakrovimo erdve. Jei turite slaptų dokumentų (pvz., darbuotojų duomenis), juos reikia pažymėti ir galbūt vežti atskirai, netgi kliento automobiliu, jei jis vyksta paskui. Mes nežiūrime, kas yra dėžėse, bet už saugumą atsakome tiek, kiek įmanoma.

Ar padedate susidėti daiktus vietose?

Taip, mes ne paliekame dėžių kiemo viduryje. Pagal užsakymą, mes padedame jas atiduoti konkrečiuose kabinetuose arba sandėliukuose. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją dažnai apima ir išdėstymą pagal brėžinius (jei jūs turite tokius). Tačiau reikia aiškiai pasakyti, kur dėti „šią dėžę su raštinės reikmenimis“, o ne tik rodyti ranka „kažkur ten“.

Nepavykę atvejai ir ko stengtis išvengti (realus gyvenimas)

Ar buvo atvejų, kai kažkas sugedo?

Žinoma, nėra tobulos logistikos. Prieš penkerius metus mes vežėme labai brangų meno kūrinį vienai įmonei į Frankfurtą. Vairuotojas nenukreipė pakankamai dėmesio, o už jo važiavo automobilis, kuris staiga stačius stabdė. Mūsų mašina atsitrenkė į jį. Ginklas buvo suplėšytas. Dėl to mokėjame draudimo išmoką, bet reputacijos niekas nepataisys. Todėl draudimas yra privalomas.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai vyksta dažnai. Statybos Vokietijoje užtrunka. Turime galimybę laikinai padėti daiktus sandėlyje (toliau vadinamas „Lager“). Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją gali būti prailgintos dėl to, kad raktai nuo naujo biuro neatiduoti laiku. Tam pasiruoškite – turkite sandėlio atsarginį variantą, kad nebūtumėt miegami sunkvežimyje.

Ar susidūrate su blogomis įmonėmis?

Žinoma, rinka pilna „vilkų“. Yra įmonių, kurios pasako, kad atvežs už pusę kainos, o tada reikalauja dukart daugiau prie pat sienos arba sulaiko krovinį įkaitinimu. (Aš čia net nesusimąsčiau, kad tokių yra daug). Todėl visada tikrinkite atsiliepimus ir nebijokite klausti apie draudimą. Jei įmonė negali parodyti draudimo poliso – bėkite.

Ar klientai kada nors klysta dėl datos?

Kartais klientai sumaišo datas. Vieną kartą atvažiavome antradienį, o klientas tikėjosi ketvirtadienį. Buvo nelengva aiškintis, kas yra kur. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją reikalauja tikslumo. Jei pasikeičiate planams, praneškite mažiausiai 48 valandas iš anksto, nes vairuotojai jau gali būti kelyje. Kitaip teks mokėti baudą už nevykdytą užsakymą.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Jei kažkas sugadinta arba dingsta, nedelskite rašyti į „Google recenzijas“. Pirmiausia susisiekite su vadovu. Dauguma situacijų išsprendžiamos derybomis – pakeičiame sugadintą daiktą, atlyginame nuostolius. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją remiasi pasitikėjimu, o ne konfliktais. Mes norime, kad grįžtumėte pas mus, kai reikės vežti atgal.

Ar verta rūpintis tuo patiems?

Jei turite tik vieną stalą ir kėdę – greičiausiai ne. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkėlimą, tai bandyti padaryti patys su „užkandiniais“ sunkvežimiais yra receptas katastrofai. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją sutaupo jūsų nervus, laiką ir galiausiai pinigus, kurie būtų išleisti dėl sugadintų daiktų. Palikite tai profesionalams, kurie žino, ką daro (daugmaž).

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją yra ne tiesiog fizinis darbas, o ir organizacinis iššūkis. Nors aš paminėjau nemažai problemų, kurios gali iškilti, tai ne reiškia, kad visada taip bus. Su gera komanda ir aiškiu planu, viskas gali vykti kaip laikrodžio mechanizmas. Svarbiausia – nebūkite per daug taupūs, pasitikėkite savo meistrais ir viską užrašykite. Sėkmės kelionėje į Vokietiją, tikiuosi, susitiksime ten su kava rankose.