Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją — ką verta žinoti

Sveiki, sėdžiu čia su kavos puodeliu ir galvoju, kad per tuos dvidešimt penkerius metus, ką praleidau šioje srityje, mačiau viską. Nuo tų, kurie bando įsivyti visus biuro stalus į „Volkswagen“ Transporterį, iki korporacijų, kurios pervežia tik tuos pačius vadovus (o tai, tiesą sakant, daug geriau). Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją yra tas dalykas, kuris skamba paprastai – pakrauk, vežk, iškrauk – tačiau realybėje susiduri su vokišku tikslumu, mūsiškiais „kažkaip“ ir keliasdešimt kilometrų spūstimis prie Kauno. Jei planuojate kelionę į Berlyną, Miuncheną ar Frankfurtą, geriau pasiruoškite, nes ten ne taip lengva praslysti pro muitinę arba rasti vietos sunkvežimiui, kai gatvės uždarytos dėl dviračių lenktynių. Čia ne paprastas baldų pervežimas, o visa operacija.

Dokumentai ir dokumentų chaosas (bei kodėl viską privalo žinoti vairuotojas)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių biuro perkraustymui į Vokietiją?

Žinot, aš pats mačiau situaciją, kai vairuotojas užmiršo CMR draudimo polisą, ir vokiečiai jį laikė pasienyje valandą. Taip, reikia. Nėra prasmes ten važinėti be tvarkos. Turi būti sąranga, ką vežate, ypač jei tai ne tik baldai, bet ir technika. Be to, biuro reikmenys dažnai yra „prekės“, todėl reikės sąskaitų, kad neįtartų, kad tai prekyba. Tikrai geriau turėti visus popierius paruoštas ankščiau, nei šokti po kaktą kelyje (čia patarimas iš patirties).

Kas dėl tokių eksporto dokumentų, ar galiu juos užpildyti patys?

Gali, bet nerekomenduoju. Buvo atvejis, kai klientas parašė „kompiuteriai“ vietoje „biuro technika“, ir muitininkai domėjosi, kodėl tiek daug naudotų dalykų važiuoja. Profesionalios biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją įtraukia ir dokumentų tvarkymą, tai jų duona. Leiskite jiems tai daryti, nes jei padarysite klaidą koduose, gali tekti mokėti muito arba PVM, kurio neturėjote mokėti. Geriau nedarykite eksperimentų su vokiška biurokratija.

Ką daryti, jeigu trūksta kokio nors laiško iš gavėjo vokiškai?

Oho, tai dažna problema. Vokietija labai myli raštiškus patvirtinimus. Jeigu tenkas neturi „Gelangenschein“ ar bent jau paprasto patvirtinimo apie pervežimą, gali būti bėdų. Vairuotojams dažnai tenka laukti, kol klientas Vokietijoje atsiunčia nuskaitytą dokumentą. Geriau pasirūpinkite, kad jūsų (arba jūsų vokiškų partnerių) sekretorė turėtų viską paruošta prieš atvykstant mums.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Ne, nebent jie yra super brangūs serveriai. Paprastai daroma bendra sąmatinė vertė, bet turi būti sąrašas, bent jau apibreziantis, ką važiuoja. Vieną kartą vežėme įmonę, kurioje buvo „pamegta“ viena „iMac“ stotis sąraše, tai pasienyje teko visą krovinį peržiūrėti. Nekelkite save į tokias situacijas, parašykite viską tiksliai, net tas senukas spausdintuvus, kurie stovi sandėlyje.

Ar turi būti vokiškas vertimas visų dokumentų?

Ne visada būtinas, kai kalbame apie TIR ar CMR, bet jeigu ten kažkas specifinio apie įrangą, tikrai praverčia. Aš esu matęs, kaip vokiečių muitininkai verkia iš juoko matę lietuviškus aprašymus „ranka rašyta“. Taigi, jei norite, kad biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją vyktų sklandžiai, pasirūpinkite bent pagrindinių dokumentų santrumpa vokiškai arba angliškai. Tai sutaupo laiko.

Kas ta „Intrastat“ deklaracija ir ar ji rūpi mažam biurui?

Jei dažnai vežate, tai taip, o jei vieną kartą per metus – mažiau. Bet su tuo geriau nesikaišioti paties, tai paprastai apie tai sužino apskaitininkas. Aš asmeniškai į tai per daug gilintis nebejuo, tik žinau, kad jei vertė viršija tam tikrą limitą, reikia pranešti. Nebūkite herojai, pasiklauskite savo buhalterio prieš krovinius į mašiną metant.

Pinigai, kainos ir kas dar mums kainuos nervus

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reikalus iš Lietuvos?

Sunku pasakyti be matavimų, tai lyg kaip paklausti „kiek kaino automobilis“. Bet maždaug tas biuro perkraustymas į Vokietiją gali prasidėti nuo kelių šimtų eurų, jei tai tik keletas dėžių, ir baigtis tūkstančiais, jei tenkas visą aukštą. Nuoma tokia – brangiau ne tuomet, kai toli, bet tuomet, kai reikia daug darbo rankų ir kėlimų su krano.

Ar kainuoja daugiau, jeigu reikia vežti smulkius daiktus, ne statybinę techniką?

Smulkiūs daiktai – tai blogiausias košmaras. Jie užima daugiau laiko dėžių rinkime, o laukas – pinigai. Statybinę techniką nuleis žemyn su krautuvu, o biuro popierius reikia rankomis sudėti. Taigi, taip, biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją gali brangti, jei ten tik smulkmenos ir chaosas.Tvarkykite daiktus prieš mums atvykstant, tai jums sutaupys šimtus.

Kas dėl priedų, ar į kainą įeina dėžės ir lipdukai?

Paprasčiausiai pasakykite – dažniausiai ne. Į kainą įeina darbas ir transportas. O jei reikia penkiasdešimt dėžių nupirkti, padėžių kasos lipdukus, tai viskas yra papildomai. Neklauskite paskutinę minutą ar mums turime dėžių, gali būti, kad nebus. Pasirūpinkite tai savo paties pagalba, arba užsakykite iš anksto pas mus.

Ar galima mokėti kortele vairuotojui?

Tai įdomus klausimas. Seniau ne, dabar daug kas turi terminalus, bet... negeriau būti užtikrintam. Geriausiai susitarti apie pavedimą įmonės sąskaitą. Vairuotojai gali neturėti grynųjų grąžos, o jūs galbūt norite sumokėti brangią sąskaitą grynais. Susitarkite apie mokėjimą dar prieš kelionę, kad vienas kitam žiūrėtumėte į akis be įtampos.

Ar į kainą įeina draudimas, ar tai papildomas mokestis?

Standartinis draudimas, kažkokie 10 EUR už toną, dažniausiai būna, bet jis labai menkas. Jeigu jums tenka vežti brangų serverį ar tūkstančius eurų vertės inventoriumą, tikrinau ar gera. Draudimas yra viena dalyka, kurioje netaupyti, tai mano kaip veterano patarimas. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją turi būti apdraustos pagal realią vertę, o ne pagal kokį nors minimalų standartą.

Kas vyksta, jei aš atšaukiu važiavimą paskutinę minutę?

Tada tu prarandi depozitą arba turi mokėti baudą, nes mes jau laikome mašiną ir vyrus. Vokietijos kryptys yra populiarios, o laikas – pinigas. Negalima žaisti su logistika, kaip su žaislų vožtuvu. Jei pasikeitė planai, praneškite bent kelias dienas iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie jūsų durų Kaune.

Ar galima gauti nuolaidą, jei grąžinate tuščias dėžes?

Iš tikrųjų taip, jeigu mes tą dėžę gauname atgal nepažeistą, o ne suspaustą į vyniojimo popierių. Mes ne super rūpinasi ekologija dėl principo, bet dėl to, kad tai leidžia mums pigiau veikti. Taigi, saugokite tą inventoriumi, ir galbūt paskutinę sąskaitą galėsime su mažesniu skaičiumi uždaryti.

Technika, baldai ir kaip nieko nesulaužyti

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja biuro baldus?

Taip, darome tai kasdien. Bet turiu pasakyti – kai kurie baldai yra visiškas absurdas, ypač tie seni „IKEA“ spintos, kurios sugriaunosi vos juos palietus. Jeigu tai „Herman Miller“ kėdės, tai aišku, lengviau. Susitarkime dėl montavimo iš anksto, kad žinotume, kiek laiko skirti. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją be montavimo būtų pusiau darbas.

Kaip elgtis su serveriais ir IT įranga, ar jūs turite patirties?

Čia reikia labai stipriai pasakyti – mes ne IT specialistai. Mes juos iškeliam ir užkeliame, o jeigu reikia išjungti, pažymėti kabelius, tai turi būti jūsų žmogus. Mačiau, kaip vienas klientas bandė išjungti serverį pats ir išjungė visą įmonės tinklą dviem dienoms. Nežaiskite su ta technika, palikite tai IT komandai, o mes tik užvežime saugiai.

Ar saugu vežti tą brangiąją didelę projektorę?

Tikrai tik tada, jei ji įpakuota į originalią dėžę. Aš nebegaliu skaičiuoti, kiek kartų matytau sulaužytų lęšių, nes jas kažkas padėjo ant sėdynės. Tokiems daiktams reikia specialių dėžių. Jei neturite, praneškite mums, mes susirgsime kažką, bet nebus pigu. Geriau neišspręskite problemos „vyniojimo juosta“.

Ką daryti su biuro augalais, ar jie atlaiko kelionę?

Vokietija toli, bet augalai dažniausiai išgyvena, jei ne žiemos metu. Žiemą juos reikia tiesiog apvynioti, kad nešaltų, o vasarą – uždaryti mašiną, kad nevėtų. Buvo atvejis, kai klientas norėjo vežti didelį figoną ir jis tiesiog neįėjo į liftą Vokietijoje... tai teko nešti per laiptus penktu aukšte. Augalai tai daug daugiau darbo nei atrodo.

Ar reikia ištuštinti stalų stalčių?

Prašom, ištuštinkite. Nieko tokio bjauraus, kaip išpilti popierius iš stalo stalčiaus ant gatvės, aš nenoriu matyti. Be to, jei tenkas pilnas knygų ar spaudinių, stalčius taps per sunkus ir tiesiog išlįs iš savo vietos. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją apima ir jūsų baldų išsaugojimą, tad padėkite mums padėti jums.

Kas dėl seifų, ar juos galima pervežti pilnus?

Galima, bet tik jei atiduodate raktus arba kodą. Nė vienas vairuotojas nenori vežti tonos sveriančio metalo gabalo, nežinodamas kas viduje (gali būti pinigai ar ginklai). Be to, jeigu jis užsiraksto pervežimo metu, mes neturime kaip jo atidaryti. Tuomet jums teks skambinti gaisrininkams Vokietijoje, o tai kainuoja.

Ar gabenate labai ilgas konferencijos stalo plokštes?

Tai problema, ypač jei tenkas 4 metrų ilgio. Standartinis sunkvežimis 3,3 metro aukščio, bet įeina. Tačiau reikia žinoti, ar įeis pro pastato duris į tą pusę Vokietijoje. Kartais reikia kelti pro langą arba naudoti specialų kėlimą. Užsirašykite matmenis iš anksto, kad mums nereiktų važiuoti su matavimo juosta kaip klounams.

Kelionės subtilybės ir vokiškas gyvenimas

Kiek laiko užtrunka važiavimas iki Berlyno ar Miuncheno?

Teoriškai Berlynas yra apie 8-9 valandas, Miunchenas 11-12. Tačiau stovėjimas prie Šiaulių arba eismas prie Poznanės gali viską sugadinti. Neklauskite „kada atvyksime“, pasakysiu „kai atvyksime“. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją nėra lenktynės, čia svarbiau saugumas. Mes turiam poilsio režimus, kurie privalomi pagal įstatymus, todėl nespėsite.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, lietuviškai ir angliškai truputį. Vokiškai... na, pasakys „Guten Tag“ ir „Ausfahrt“. Jei reikia kalbėtis su muitininku arba apžiūrėtoju, dažniausiai susitvarkome su rankų kalba arba telefonu suliekniname mūsų logistą. Bet užtikrintai, kad jie sugeba susikalbėti su vokiečiu pašto darbuotoju, jei reikia.

Ar leidžiama važiuoti į Vokietiją su savo vairuotoju (jei aš turiu)?

Jei jūsų vairuotojas turi visus leidimus tarptautiniam vežimui, kodėl gi ne? Bet tada jis turi žinoti, kaip elgtis su vokiškamis taisyklėmis (pavyzdžiui, nevažiuoti su žieminėmis padangomis vasarą, tai bauda didelė). Aš tikrai gerbiau pasitikėčiau savo žmonėmis, bet jei jūs turite patikimą vairuotoją, tai jūsų reikalas, mes tiesiog duodame mašiną (jei tai nuoma).

Kas dėl automagistralių mokesčių, kas juos moka?

Tai įskaičiuota į mūsų pasiūlymą. Jums nereikia stovėti prie mokamo kelio vartų su kortele. Vokietija turi baudą už tai, jei neperduodi duomenų, tad mes viską tvarkome elektroniniu būdu. Jums nereikia galvoti apie „Maut“ sistemas, mums tai jau įprasta kasdienybė.

Ar galima atvykti į Vokietiją ankstesne diena ir palikti mašiną?

Galima, bet tik susitarus su gavėju, kad jis turi kur patalpinti tą mašiną. Negalima tiesiog palikti sunkvežimio gatvėje mieste, jums greitai atvyks policija ir paskambins stovėjimo tarnybai (o tai labai brangu). Geriau suplanuokite atvykimą taip, kad iš karto prasideda iškrovimas.

Ar galima dirbti savaitgaliais Vokietijoje?

Tai yra sudėtinga dalyka. Vokietija turi griežtas taisykles dėl triukšmo poilsio dienomis. Jeigu tai paprastas iškrovimas į sandėlį, tai galima, jeigu tai gyvenamoji zona prie biuro – gali būti problemų. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją savaitgaliais dažniausiai brangesnės, ne tik dėl to, kad mums reikia mokėti viršvalandžius, bet ir dėl galimų nusivylimų.

Kas daryti, jei Vokietijoje nutiko avarija su mūsų mašina?

Tada mes kviečiame pagalbą. Mes turime draudimą ir sutartis su pagalbos tarnybomis. Jums nereikia skambinti niekam. Tiesa, paskutinis kartą, kai mums sugedo sunkvežimis autostradoje, teko laukti 4 valandas, o krovinys buvo šiek tiek pavėluotas. Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Mes apie tai informuojame iš karto.

Ar reikia rūpintis vieta mašinai prie biuro Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Tai ne Lietuva, kur sustoji kur nori. Ten reikia „Verkehrszeichen“ (kelio ženklų) supratimo. Jeigu reikia užimti vietą gatvėje, reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės (o tai trunka savaites). Jeigu neužtikrinsite vietos, mums gali tekti važiuoti į artimiausią parką su taksiais, o tai kainuos.

Pabaigos ir smulkmenos

Kas atsitinka su dėžėmis, kai jau iškrauname?

Arba tu jas išmesi, arba mes susigražiname (jei aptarėme). Aš nerekomenduoju juos palikti gatvėje, nes vokiečiai labai tvarkingi ir greitai paskambins tarnybą. Susitarkime dėl dėžių išvežimo iš anksto, tai padarys mus gyvenimą lengvesnį (ir mano vairuotojus laimingesnius).

Ar tikrinote daiktus prieš įkraunimą?

Tikriname bendrai, bet mes ne inventoriaus komisija. Geriausia, jei jūs pažymite dėžes ir padarote sąrašą. Jeigu atkeliauja trys dėžės, o buvo keturios, mes nežinosim kas viduje buvo. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją yra bendraborė. Mes padedame, bet atsakomybę už savo daiktus turite patys.

Ar galima užsakyti tik dėžių pristatymą be pervežimo?

Taip, jeigu jūs pats norite vežti savo automobiliu. Mes atvežame dėžes, jas surenkame, paliekame. Tai populiaru tarp mažų IT įmonių, kurios perksena tik keletą žmonių. Pigiau nei nuomoti visą sunkvežimį.

Ką daryti, jei randama sugedęs baldas po iškrovimo?

Persiskaitykite drąudimo sąlygas ir susisiekite su mumis iš karto. Nedarykite to vėliau arba bandykite pataisyti pats. Turiu pripažinti, kartais nutinka, kad spintelė nusileidžia nuo rampų (buvo toks atvejis Hamburge), mes tai įforminame kaip įvykį. Drąsumas ir greitumas štai kas svarbu.

Ar reikia maitinti vairuotojus ar jie patys pasirūpina?

Jei tai trumpas keliones, jie patys. Jeigu tai ilgas procesas su iškrovimu dviem dienoms, gerai būtų pasirūpti duona arba vandens. Tai nėra reikalavimas, bet... taip elgiasi normalūs žmonės. Vairuotojas, kuris valgė gerą sriubą, dirba greičiau nei toks, kuris badėja (nors aš ir pats esu šiek tiek skeptiškas dėl to, bet tai žmonių santykiai).

Kaip susitarti dėl laiko, jeigu aš negaliu būti vietoje?

Turite turėti atstovą Vokietijoje. Mes negalime laukti po vartais valandų, kol jūs važiuojate iš kito miesto. Reikia kontakto telefono, kuris gali atidaryti duris. Be to, praneškite mums tą kontakto numerį iš anksto, ne paskutinę sekundę.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai taip, bet tai yra pilnas chaosas dokumentuose. Muitinė gali šiek tiek „užsiknibti“, jei randa drabužių tarp monitorių. Geriau to nedaryti, arba deklaruoti tai kaip asmeninius daiktus atskirai. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją turi būti aiškios – ar tai verslas, ar asmeniniai daiktai, maišyti neverta.

Ką daryti, jei nori vežti pavojingas medžiagas (dažai, chemija)?

Tai turi būti aptarta iš anksto. Reikia specialių deklaracijų (ADR). Negalima tiesiog padėti dažų bakelį į kampą, nes jis gali suplyšti ir užteršti viską kelyje. Aš mačiau, kaip vienas toks bakelis sugadino visą brangų kilimą, tai buha baisu. Susitarkime apie tai anksčiau.

Ar patirtis su didelėmis įmonėmis skiriasi nuo mažųjų?

Didelės turi savo protokolus, mažos – dažniau stresą. Su didelėmis aišku, viskas pagal grafiką, o su mažomis dažnai tenka spręsti problemas vietoje. Bet abi grupės nori to paties – kad būtų padaryta. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją yra universalios, tik klientai skirtingai reaguoja į problemas.

Ar turi patirties su perkraustymu iš Lietuvos į Rūro sritį?

Taip, tenka važiuoti ten dažnai. Rūro sritis (Diuseldorfas, Esenas) yra labai urbanizuota, ten sunku rasti vietos mašinai. Reikia ypatingo planavimo. Jeigu tenkas važiuojate, pasirūpinkite parkavimo leidimais anksčiau nei mes išvažiuojame iš Lietuvos, kitaip praleisime pusę dienos ieškodami vietos.

Išvada

Na, tiek tiek teorijos iš tų, kurie tai daro kasdien. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir tvarkos. Nebijokite klausti, drįskite reikalauti aiškumo ir viską užrašykite. Geriau pasidaryti planą B, nei stovėti prie Berlyno vartų su suprastinęmis. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tikrai linkiu, kad tai būtų sklandžiausia kelionė jūsų įmonei. Ir pasistenkite su tomis dėžėmis, aš jus prašau.