Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas: realus vadovas be reklamų

Dirbu jau virš dvidešimt metų šitoje šakoje, pervežiau tūkstančius tonų krovinių ir mačiau viską – nuo puikių, iki visiškai absurdiškų situacijų. Kai klientai šaukia, kad reikia skubiai vežti ofisą į Vokietiją, dažniausiai jie nežino, į ką įsibėgėja, nes vokiškas reguliavimas tai atskira planeta. Čia ne tiesiog pakrauti ir važiuoti, čia reikia žinoti specifinius niuansus, kad nenukristum ant pinigų. Šiandien pasikalbėsim apie tai, kaip tikrai turėtų vykti biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas, be jokių gražių užuolankų, o iš paties gyvenimo.

Dokumentai ir vokiškas "Ordnung", verčiantys galvą skaudėti

Ar man tikrai reikalingas T1 dokumentas, jei važiuoju tik į Vokietiją?

Labai dažnai žmonės sumaišo dokumentus, kai veža į Vokietiją, nors tai ir ES viduje. Jei jūsų prekės buvo iš Šveicarijos ar Jungtinės Karalystės, tai beveik visada reikalingas T1, kitaip muitinė Vokietijoje sušoks ant vairuotojo kaip utėlė. Geriau viską iš anksto suklarifikavę su brokeriu, nei laukti, kol sunkvežimis stovės pasienyje kaip senas traktorius. Aš vieną kartą mačiau, kad dėl to dingo visas savaitgalis, o vairuotojas verčiau nepyktų į mane už blogus patarimus (nors aš tuomet nebuvo atsakingas). Tai pasitikėkite, dokumentai čia svarbiau už kėdes.

Ką daryti su inventoriaus sąrašu (packing list), kad vokiečiai nepiktintųsi?

Vokietijos klientai yra labai, labai tikslūs, jei sąraše parašyta "20 dėžių su biuro reikmenimis", jie gali kiekvieną atidaryti ir patikrinti. Sąrašas turi būti labai detalus, nurodykite tiekėjo numerius, jei galima, nes tai greitins procesą. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo Excelio lentelės, kurioje niekas nepasimestų. Nenaudokite abstrakčių frazių tipo "daiktai", nes vokiečiams tai sukelia nepasitikėjimą. Geriau perbraižykite tris kartus, nei vėliau ieškotum dingusių serverių.

Ar CMR draudimas užtenka, ar reikia kažko papildomo?

CMR tai tik bazė, jis dengia labai mažai, maždaug 8,33 SDR vieną kilogramą, kas serveriams arbrangioms technologijoms yra juokas. Jei vežate įrangą vertą tūkstančius eurų, biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas reikalauja papildomo draudimo poliso. Nebijokite klausti vadybininkų apie "All Risk" draudimą, nors jie ir nuplėšia už tai papildomai, bet jei vairuotoja užplūks lietus ir subraižys spintas, jums bus atsipirę. Pinigai verčiau nei vėliau bylinėjimai dėl nulygto turto.

Kaip elgtis su duomenų apsauga (GDPR) pervežiant kompiuterius?

Čia yra svarbi dalis, nerašytu įstatymu vadinama "bendraverčio sutarimu" tarp vežėjų. Negalima tiesiog mesti kompiuterių į kėbulo gilumą be jokios apsaugos, net jei jie išjungti. Geriau juos supakuoti į užrakstomas dėžes arba vežti atskirame seifiniame konteineryje. Vokietijoje žmonės yra labai jautrūs dėl duomenų, o jei dingsta nešiojamasis su klientų bazėmis, tai ne tik turto nuostolis, bet ir reputacijos. Vienintelė dalykas, dėl ko aš neesu tikras, ar reikia specialų kvitą du su pirkėju, bet geriau pasidarykite pavedimo kvitą apie perdavimą.

Ar reikia deklaruoti naudotus biuro baldus Vokietijos muitinėje?

Paprastai ne, jei tai naudojami turtas ir jūs tiesiog perkelsite savo veiklą iš vienos ES šalies į kitą. Bet turi būti aišku, kad tai ne prekyba, o vidinis perkėlimas. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas dažnai užstringa dėl to, kad klientas nusiperka naujas stalus Lietuvoje ir veža juos kaip "naudotus", nors tai yra prekybinė partija. Vokiečių muitinės sistemos labai protingos, ir jei pamatys 50 naujų stalų, gali paprašyti PVM mokėjimo. Nenukreipkite likimo, jei planuojate prekiauti, mokėkite mokesčius sąžiningai.

Kodėl reikia nurodyti HS kodus inventoriaus sąraše?

Tai atrodytų per daug sudėtinga paprastam perkraustymui, bet didelėms įmonėms Vokietijoje tai norma. HS kodas padaro aišku, ką tiksliai vežate, ir greitina muitinės patikrinimą. Be šio kodo gali nutikti taip, kad jūsų krovinys bus užstrigęs Hamburge savaitei, kol specialistas aiškinsis, kas tas "biuro stalo komplektas". Nekantraujuju aš su tais kodais, bet mūsų logistai su jais susiduria kasdien. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas turi būti tikslus, o ne spėjimas iš didelio piršto.

Ar vokiečiai priima elektroninius dokumentus ar reikia spausdinti?

Nors pasaulyje einame į bepopierinę erdvę, Vokietijoje senosios mokyklos vairuotojai ar sandėlininkai vis dar mėgsta popierių. Geriau vairuotojui duoti spausdintą CMR ir ekskursinį sąrašą, tik turi būti pasirašyti. Nesenai vienas klientas siuntė viską el. paštu į sandėlį Dortmunde, o ten niekas nežinojo, kur tas "failas" dingo. Nežinau, gal jie ten su senais kompiuteriais dirba, bet popierius visada veikia.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir vokiečiškas kalkuliavimas

Kodėl kainos Vokietijoje aukštesnės nei Lietuvoje?

Nes viskas brangiau – nuo degalų iki darbo užmokesčio vairuotojui, kurį reikia mokėti pagal jų tarifus. Jei įmonė siūlo kainą, kuri atrodo per gera, kad būtų tiesa, tikriausiai jie taupo kur nors kitur, pavyzdžiui, ant draudimo arba paims samdytus vairuotojus iš Rytų, kurie nežino vietinių taisyklių. Geriau sumokėti daugiau už patikimumą, nei vėliau mokėti už remontą. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas niekada nebus pigus, jis gali būti tik efektyvus.

Kas yra "Maut" ir ar jis įeina į kainą?

"Maut" tai kelių mokestis už sunkvežimius Vokietijoje, ir jis yra milžiniškas palyginti su mūsų mokesčiais. Kai kurios įmonės rašo "kaina be Maut", kad atrodytų pigiau, o paskui jums prideda dar keletą šimtų eurų prie sąskaitos. Užklausdamas kainos visada klausk "ar Maut įskaičiuotas?", kitaip būsi nustebęs. Vieną kartą mačiau, kad klientas mokėjo už Maut daugiau nei už patį krovinio vežimą iš Vilniaus.

Ar reikia mokėti už "Einwohnermeldeamt" registraciją?

Tai oficialus registracijos mokestis gyventojams, bet čia kalbame apie įmonę. Jei steigiate naują filialą, gali tekti mokėti vietinius mokesčius už registraciją, bet tai ne darytojo darbas. Dėl to turėtų pasirūpinti jūsų teisininkas Vokietijoje. Aš retai kada su to susidūręs tiesiogiai, bet girdėjau istorijų, kad kai kurie "vikšrai" bando paprašyti pinigų už registraciją tarpininkams. Neduokite jų.

Kaip apskaičiuoti tūrį, jei neturiu matmenų?

Štai čia dažniausiai būna painiava. Žmonės sako "turime du skyrius", o tai gali reikšti tiek 10, tiek 100 m2. Geriau nufotografuoti baldus arba nurodyti maždaug kiek yra standartinių dėžių (pavyzdžiui, "europaletės"). Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas remiasi tūriu m3, ne svoriu (išskyrus labai sunkius daiktus). Jei suklysti matavimuose, sunkvežimis tiesiog netilps ir reikės važiuoti antrą kartą, kas dvigubina kainą.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, ir tai dažnai geriausias variantas abiem pusėms, jei tūris aiškus. Jei darbas yra labai komplikuotas, pavyzdžiui, reikia išmontuoti ir vėl surinkoti baldus vietoje, gali būti valandinis tarifas. Fiksuota kaina apsaugo jus nuo staigmenų, bet įmonę nuo jūsų keistų pageidavimų, pvz., "ne, perkelsk šią stendą dar dešimt kartų kairiau". Susitarkite dėl ribų iš anksto.

Ar yra kažkokių papildomų mokesčių už vėlavimą?

Taip, vokiškose sąskaitose galite pamatyti eilutes "Wartezeit", kas reiškia laukimo laiką. Jei vairuotojas laukia jūsų sandėlyje 3 valandas, nes raktų nėra, jis už tai pareikalaus pinigų. Vokietijoje laikas – tai pinigai, ir jie jį skaičiuoja labai tiksliai. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas reikalauja, kad viskas būtų paruošta laiku, kitaip sąskaita bus ilgesnė nei įsivaizduojate.

Logistika, transportas ir vairuotojų nuotaikos

Kokį sunkvežimį rinktis – 3,5t ar 7,5t?

Čia dažnai klystama, nes 3,5t sunkvežimis gali važiuoti be mikroschemos (tacho grafo), bet jis turi mažai vietos. Jei jums reikia perkelti pilną biurą, 3,5t nebeužteks, o reikės važiuoti kelis kartus. 7,5t ar didesnis sunkvežimis reikalauja profesionalaus vairuotojo, bet jis perveža viską viena eile. Taip pat, miestuose kaip Miunchenas ar Berlynas dideli sunkvežimiai gali turėti problemų su prieiga, todėl reikia planuoti maršrutą (galbūt tai pavojinga sakyti, bet kartais geriau iškrauti ant mažesnės sunkvežimio pakylos).

Ar vairuotojas padės iškrauti daiktus?

Priklauso nuo to, ką užsisakėte. Jei tai "tik transportas", jis tik vairuos. Jei "pervežimas su krovėjais", tai turi padėti. Vokietijoje vairuotojai yra labai drausmingi ir nedirba per savaitgalius be leidimo, todėl jei planuojate atvykti šeštadienį, pasirūpinkite tuo iš anksto. Vieną kartą važiavome į Štutgartą, ir vairuotojui tiesiog užsuko kompasas, nes jis nenorėjo dirbti viršvalandžius.

Kaip sužinoti, ar sunkvežimis gali važiuoti į miesto centrą?

Vokietijos miestuose daug "Umweltzone" – aplinkos zonų, kur negali važiuoti seni, dujais varomi sunkvežimiai. Reikia patikrinti, ar transportas turi atitinkamą "Green Zone" ženkliuką. Be to, centre reikia specialių leidimų "Anlieferungserlaubnis". Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas be šių leidimų yra būsimas baudų šou. Geriau paprašykite savo logisto, kad jis užtikrintų, kad sunkvežimis yra "Euro 6" ar geresnis.

Kas daryti, jei vairuotojas nežino vokiškai?

Tai didelė problema, ypač jei reikia susisiekti su gaisrininkais ar policija. Stenkitės rasti pervežėją, kurio vairuotojai bent supranta pagrindinius žodžius, arba turkite kontaktą, kuris galėtų susisiekti su jumis. Aš mačiau situaciją, kur vairuotojas tiesiog užvažiavo į "Einbahnstraße" (vienpusė gatvė) ir užstrigo neįmanomoje situacijoje. Neklauskite man, kaip jis iš ten išėjo.

Ar saugu vežti brangų techniką kartu su baldais?

Idealiausia atskirti, bet jei neišvengiamai reikia vežti viską kartu, techniką reikia uždėti viršuje, uždengti ir pažymėti "Neberišti". Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jei dėžė su serveriu nukris ant grindų neatsargiai, niekas nepadės. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas turi numatyti rizikos valdymą, o ne viltį "kaip nukris, taip nukris".

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tada įsijungia draudimas, bet svarbu, kad krovinys nebūtų apleistas. Vokietijoje autoserwisai veikia greitai, bet brangiai. Jei turite skubų susitikimą, gali tekti pasikviesti kitą sunkvežimį perkrauti. Užsirašykite vairuotojo numerį ir stebėkite jo padėtį per GPS, nes taip pat galiu pasakyti, kartais jie tiesiog sustoja pietų ir "neatsiliepia" valandą.

Pakavimas, rizikos ir biuro niuansai

Ar galima pakrauti neperpakuotus biuro stalus?

Galima, bet tai labai rizikuota. Stalų viršai lengvai įbrėžiami, kojos gali nulūžti, jei jas nepririšite. Vokiškas standartas reikalauja, kad baldai būtų apvynioti burbuliukine plėvele arba uždengti antklodėmis. Nekantraujuju, kai matau, kaip kažkas meta stalus į kėbulą vienas ant kito be jokios apsaugos – tai vaizdas liūdnas. Naudokite perpasavimo medžiagas, jos pigesnės nei nauji baldai.

Kaip pakuoti dokumentus, kad niekas nepasimestų?

Dokumentus geriausia pakuti į mažas dėžutes ir uždaryti spauda, o ne tik klijuoti juosta. Pažymėkite kiekvieną dėžutę su skyriumi ir data. Vieną kartą klientas pakliuvo į situaciją, kur iškraunant dėžęs viršuje susirado "pasenusi sriuba" (kaip ten ji ten pateko? Kas žino), o apačioje buvo svarbūs sutartys. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas reikalauja atskiro dėmesio dokumentams, nes be jų verslas sustoja.

Ar reikia išmontuoti visas spintas?

Didelės metalinės spintas geriau išmontuoti, nes jos labai sunkios ir gali sugriūti važiuojant. Jei spinta yra su durelėmis, jas reikia nusiimti ir uždėti atskirai. Yra vietinių įmonių Vokietijoje, kurios tai padarys vietoje, jei sutartumėte iš anksto. Nenaudok jėgos, jei spinta neina išsitraukti – tik lūžtus varžtus.

Kas daryti su augalais ir kava?

Augalus vežti sunku, nes jie gali užšalti arba juos gali sunaikinti kelių tarnybos (karantinas). Geriau juos dovanoti kolegoms arba išsiųsti paštu atskirai (nors tai brangu). O su kava – visą kavos aparatai turi būti išleisti iš vandens, kitaip jis sprogs pirmame posūkyje ir užtvindykite visą krovinį.

Ar verta naudoti pasiruoštas dėžes ar rasti pačiams?

Jeigu randate pačiomis tokių pačių (t.y. tvirtų), ką tik naudotų, tai puiku. Bet dažniausiai žmonės renka senas, drėgnas dėžes iš parduotuvių, kurios sugręžia po pusės tono apkrovos. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas prasideda nuo pakavimo medžiagų. Nekykštelkite ant 500 eurų vertės spausdintuvo, įdėjus jį į seną dešrų dėžę.

Kaip užtikrinti, kad niekas nieko nepavogtų?

Vairuotojai dažniausiai patikimi, bet yra riziką, kai yra "tarpinės" stotelės arba sandėliuose. Visada užrakinkite sunkvežimį, kai jis stovi. Jei krovinys labai vertingas, gali būti naudojami GPS sekimo įrenginiai ar netgi saugumo viršai. Neman, kad reikia paranojos, bet pasaulis nelabai saugus vieta (ypač didžiuosiuose miestuose).

Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas: pabaigos garsai

Kiek laiko trunka visiškas išsikraustymas?

Priklauso nuo dėžių skaičiaus, bet vidutiniškai vieno aukšto biuras su 10-15 žmonių užtrunka 1-2 dienas. Išsikraustymas Vokietijoje gali trukti ilgiau, jei nėra lifto arba jei reikia nešti per laiptus su posūkiais. Planuokite laiką su atsarga, nes vokiečiai nedirba naktimis (išskyrus autobilių lenktynes). Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas turi būti suplanuotas bent savaitę iš anksto.

Ar reikia valyti po savęs seną biurą?

Taip, dažnai nuomos sutartyje yra punktai apie tai, kad patalpos turi būti paliktos "švarios". Jei paliksite šiukšles, savininkas užpils sąskaitą už valymą. Geriau pasamdyti valymo komandą iš anksto, o ne mėginti nuvalyti patys po ilgos dienos. Nekantraujuju valyti, ir be to, aš visada randu kažką po spinta, kurią buvau pamiršęs prieš metus.

Kaip elgtis su paštu ir adresų keitimu?

Užsakykite pašto peradresavimą ("Nachsendeauftrag") per Vokietijos paštą (Deutsche Post) bent savaitę prieš išvykimą. Tai kelia eurus, bet taip išvengsite praleistų svarbių sąskaitų arba kortelių. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas nėra tik apie baldus, tai ir apie biuro procedūras.

Ar galima įsiregistruoti įmonę nauju adresu tą pačią dieną?

Greičiau tai padaryti elektroniniu būdu ("Gewerbeanmeldung"), bet tai gali šiek tiek užtrukti. Fiziškai įsikelti galite ir nedelsiant, bet juridiniai dalykai gali šiek tiek vėluoti. Pasitarkite su "Steuerberater" (buhalteriu), jis visada žino geriau. Aš čia ne specialistas, todėl tik patariu nešiotis visus dokumentus su savimi.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Pirmiausia, nepanikuokite – ji gali būti tiesiog užgulta kitų dėžių. Patikrinkite inventoriaus sąrašą. Jei tikrai dingsta, skambinkite draudimo kompanijai. Vokietijoje draudimas veikia greitai, jei turite visus įrodymus (nuotraukas, sąrašus). Vienas klientas dingo dėžę su svarbiais sertifikatais – buvo didelis stresas, bet juos atkūrė per archyvus.

Ar verta pasamdyti "Move Manager"?

Jei esate didelė įmonė (50+ žmonių), tai tikrai verta. Jis suorganizuoja viską už jus, pradedant kabelių rišimu ir baigiant kava darbuotojams. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas yra sudėtingas procesas, ir vienas žmogus negali susitvarkyti su tuo vienas. Neklauskit manęs, kaip aš tai žinau, matyau daug nervinusių vadovų.

Kokios dažniausios klaidos, kurias daro lietuviai?

Pagrindinė klaida – laikas. Jie manęs, kad galima išvažiuoti ryte ir vakare jau dirbti Vokietijoje. Ne, reikia laiko. Kita klaida – kalba. Jie tikisi, kad visi kalbės lietuviškai arba rusiškai. Geriau pasimokyti keletą frazių vokiškai ("Danke", "Entschuldigung"). Ir trečia – pinigai. Nepasiruošę papildomiems išlaidoms (Maut, valymas).

Į ką kreiptis dėl elektros instaliacijos naujame biure?

Į vietinį elektriką. Nebandykite pajungti lietuviškų ilginamų, jei ten kita įtampa (nors ES standartai, bet kabeliai gali neatitikti). Vokietijos saugumo normos yra griežtesnės, ir jei užsidegs dėl blogų laidų, draudimas nemokės. Pasakykite "Elektriker" ir jį iškviesite.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų biuro reisu?

Techniškai galima, bet tai yra pilna rizika. Jei darbuotojo dėžėje svers narkotikai ar ginklai, atsakomybę nešiate jūsų įmonė. Geriau drausti, kad asmeniniai daiktai vežami atskirai, arba pareikalaukite deklaracijos, kad ten tik drabužiai. Neman, kad reikia aiškinti, kodėl tai pavojinga.

Kaip susitvarkyti su internetu naujoje vietoje?

Vokietijoje internetas ("DSL") gali būti jungiamas savaitėmis, todėl planuokite iš anksto. Galbūt reikės mobilaus interneto laikinai. Nėra nieko blogiau, negu atvykti į naują biurą ir būti "užrakintam" nuo pasaulio. Patikrinkite, ar kabelis jau įvestas patalpose (kai kur ne).

Ką daryti su senais įranga, kurią norime išmesti?

Vokietijoje yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės ("Elektroschrott"). Negalita tiesiog mesti kompiuterių į konteinerį. Reikia rasti specialią užsiimanti įmonę arba surasti vietą, kur priima elektroniką. Už tai dažnai imama mokestis, todėl įtraukite tai į biudžetą.

Ar reikia pranešti kaimynams apie perkraustymą?

Jei gyvenate arba vežate į gyvenamąjį namą su ofisu, tai būtų mandagu. Vokiečiai mėgsta ramumą ("Ruhe"), o sunkvežimiai gali triukšminti. Palikite lapelį su telefonu, jei ką. Tai sumažins pyktį ir galimus skundus policijai.

Kaip atsipalaiduoti po viso to?

Gerkite alaus. Vokiškas alus yra geras, ir jums jį uždirbote. O rimčiau, pasirūpinkite, kad darbuotojai galėtų dirbti iš karto po perkraustymo, o ne šluoti dulkes. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas yra baigtis tik tada, kai spausdintuojasi pirmasis dokumentas naujoje vietoje.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad viskas įmanoma, jei nesiverži į priekį kaip ašulas. Biuro perkraustymo organizavimas Vokietijos rinkai pritaikytas reikalauja kantrybės, gero planavimo ir žinojimo, kur yra tavo dokumentai. Neklausykite tų, kas žada "nesunkiai" pervežti viską per dvi dienas be dokumentų – tai melas. Pasiruoškite, kad gali kilti problemų su parkavimu ar dėžėmis, bet jei turite gerą planą, išgyvensite.