Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus: kas vyksta iš tikrųjų

Sveiki, gulėjau ant sofos ir galvojau, kad per tuos dvidešimt metų, ką praleidau tarptautiniuose pervežimuose, mačiau viską. Nuėjau nuo vairuotojo padėjėjo iki savo firmos, ir turiu pasakyti – idealus biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus būna tik sakinyje. Gyvenime visada kažką trūksta: vairuotojas pavėlauja, liftas neveikia arba klientas pamiršo pasakyti, kad trečias aukštas – tai iš tikrųjų mansarda be laiptų. Vokietija – šalis griežta, tvarkinga, bet ir ten pasitaiko "vokiškas chaosas", kai viskas numatyta, bet nevyksta. Rašau šitą tekstą ne kaip konsultantas iš "PwC", o kaip vyras, kuris ne kartą yra privalęs vežti biurą per naktį, kad klientas rytoj įjungtų kompiuterius.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl visada trūksta laiko)

Ar biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus gali būti suplanuotas per savaitę?

Trumpai: ne. Ilgiau: jei norite, kad biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus išliktų toks, pradėkite planuoti mažiausiai prieš mėnesį ar du. Vokietijos įmonės mėgsta "termikus" – tai sutartis, kurioje visos datos ir laikai užfiksuotos su minutiniu tikslumu. Jei atvyksite valanda pavėluoti, jums gali tekti laukti iki kitos dienos, nes vokiečių sandėlininkai arba prižiūrėtojai tiesiog nueina namo po 16:00 valandos. Mano patirtis rodo, kad brangiausias dalykas šitame procese yra ne kuras, o jūsų ar jūsų partnerio laikas, todėl spėkite.

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia aš negaliu pasakyti tikslios sumos, kaip kasos kvitas. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų: ar tai vienas asmuo su dviem lagaminais, ar 500 darbuotojų kontora? Paimkime vidutinį variantą – apie 10-15 europalečių (120x80 cm) kroviniui. Toks biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus variantas su 3,5 tonos sunkvežimiu gali kainuoti nuo 800 iki 1500 eurų viena kryptimi, be pakavimo. Jei reikia surinkti/irsenk baldus, pridėkite dar 30-50 proc. Ir nepamirškite, kad Vokietijoje darbo rankos valandos kainuoja daugiau nei Lietuvoje, todėl jei reikės jų pagalbos vietos, sąskaita augs.

Kokia sutartis reikalinga, kad viskas būtų tvarkingai?

Būtina turėti rašytinę sutartį, net jei pervežiate biurą savo broliui. Turėjau atvejį, kai klientas tik "žodžiu" susitarė su vežėju, ir kraunant į mašiną buvo laužomas seifas. Be dokumentų, draudimas neatsiskaitys, o teismas Vokietijoje trunka metus. Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus prasideda ne nuo pakavimo, o nuo popieriaus. Užtikrinkite, kad sutartyje būtų aiškiai nurodyta: kas atsako už brangų techniką gabenant, kas pakuoja, ir kas moka, jei vokiečių policija sustabdys mašiną techninės apžiūros metu (nors tai mūsų reikalas, bet kai kurie klientai nori viską kontroliuoti).

Ar reikia inventorinio sąrašo?

Absoliučiai taip. Vokietijai tai bevein šventė. Inventorius turi būti detalus: ne "stalas", o "medinis rašomasis stalas, 160x80 cm, pilkos spalvos". Be šio sąrašo sienos kirtimas gali užtrukti valandas, o jei dingsta kažkas svarbaus – be sąrašo įrodyti, kad tai buvo pakrauta Lietuvoje, bus beveik neįmanoma. Kartais nusiprenėru, kai klientai sako: "mes viską turime galvoje", o paskui pradeda ieškoti neegzistuojančio serverio.

Kaip susitarti dėl laiko? Ar galima atvykti bet kada?

Vokietijoje yra griežti taisyklių dėl "Ruhezeit" (ramybės laiko). Paprastai negalima triukšmingai krauti/iškrauti sekmadieniais arba švenčių dienomis, o darbo dienomis – anksti ryte arba vėlai vakare. Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus reikalauja tikslaus laiko planavimo. Jei pasakysiu "atvyksime tarp 8 ir 12", vokiečiui tai skambės kaip chaosas. Jie nori girdėti: "atvyksime 9:00". Bet realybėje, vairuotojas gali užstrigti spūstyje ties Kaunu, taigi visuomet turkite savo kontakto vietos asmenį, kuris galėtų atidaryti duris.

Ar verta rinktis didelę, o ne mažą pervežimo įmonę?

Didelės įmonės turi resursų, bet mažos – lankstumo. Esu dirbęs ir ten, ir ten. Jei biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus reiškia jums individualų dėmesį ir tai, kad galite paskambinti tiesioginiam vadovui vidury nakties, rinkitės mažesnę, tačiau patikimą įmonę. Didelės korporacijos dažnai "numuša" problemas šablonais, o mažos – sprendžia jas gyvai. Tiesa, mažos įmonės kartais turi tik vieną vagoną, jei jis sugedąs – laukiate.

Pakavimas ir paruošimas: kodėl bananų dėžės netaikytinos?

Kas turėtų pakuoti – mes ar kliento darbuotojai?

Geriausia, kai pakuoja mes. Kodėl? Nes mes žinome, ką daryti, kai dėžė su monitoriumi pradeda "šokti". Klientas dažnai nori sutaupyti ir pakuoja pats, tada važinėjame su atidarytomis dėžėmis, nes jos neišlaiko svorio. Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus tampa košmaru, kai reikia uždaryti 50 dėžių, kurias klientas suklijojo lipdukais, kurie nieko nelipdo. Leiskite mums padaryti mūsų darbą, tai padės išvengti sugadintų stubų ir nulūžusių kojų nuo baldų.

Ar galima vežti kompiuterius ne išjungtus?

Žinoma, galima, jei norite, kad jie neatvyktu kaip "plytelės". Visada įjunkite "hibernaciją" arba išjunkite visiškai. Vibruojant sunkvežimiui, kietasis diskas (jei dar tokių turite) gali nukristi. Buvo atvejis, kai vienas IT vadybininkas nusprendė dirbti kelyje su nešiojamuoju ant kelnių... na, mašina važiavo per duobę, o jis išpylė kavą ant klaviatūros. Gera pamoka visiems.

Kokios dėžės naudoti?

Nenaudokite "Lidl" ar "Rimi" dėžių, ypač jei jose buvo kiaušiniai arba daržovės. Jos neturi struktūros. Reikia specialių, dvigubų sienelių perkraustymo dėžių. Jos kiek brangesnes, bet sutaupys nervų. Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus negali būti pastatytas ant dėžių, kurios suyra po keliasdešimt kilogramų apkrovos. Ir prašau, nerašykite ant jų kriptografinių užkoduų – tiesiog "Vadyba", "Buhalterija" ir kambarys numeris.

Kaip apsaugoti biuro baldus?

Viskas turi būti supakuota į burbuliukų plėvelę, o minkšti baldai – į storas stretch plėvelę. Vienas klientas norėjo sutaupyti 50 eurų ant plėvelės ir mes atvykome su "nuogais" sofa, kurią vos neplėšė plikomis rankomis kraudydami (vairuotojas buvo susierzinęs). Vokietijos keliai geros, bet posūkiai yra posūkiai. Oda arba tekstilė turi būti uždengta.

Ką daryti su svarbiais dokumentais?

Jie turi važiuoti su jumis automobiliu, o ne sunkvežimių priekaboje. Net jei mes turime saugyklą, netirpčiu dokumentams patikėkite sau. Praradus dėžę su popieriais iš 1990 metų, niekas nenukentės, bet praradus metines ataskaitas arba sutartis – problema didžiulė. (Tai yra viena taisyklė, kurios aš asmeniškai laikausiu visada).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų (jei įmanoma), spintas – išmontuoti. Jei ne – rizikuojate, kad spinta nepraeis pro duris arba nulūžties kraštas. Vokietijose daug namų yra seni, o durys siauros. Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus reikalauja matematikos: išmatuokite viską, kas daro daugiau nei metrą pločio.

Kelionės ir Vokietijos realijos: kodėl reikia kantrybės

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso nuo to, kur važiuojate. į Miuncheną arba Bavariją važiuosite ilgiau negu į Berlyną. Vidutiniškai tai 12–18 valandų vairavimo su poilsio pertraukomis. Jei biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus numato atvykti ryte, reikia išvykti vakarą arba priešvakarį. Neprašykite vairuotojo važiuoti 24 valandas be miego – tai nelegalu ir pavojinga. Maksimalus vairavimo laikas be pertraukos yra 4,5 valandos.

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuria keliu dėl "Umweltzone"?

O čia labai svarbu. Vokietijoje yra "Aplinkos zonos" (Umweltzone) daugelyje miestų. Jei jūsų mašina neturi atitinkamos žalios spalvos dangčio lipduko (Euro 6 ir aukštesnės klasės), jums neleidžiama važiuoti į miesto centrą. Vieną kartą mūsų vairuotojas įvažiavo į centrą be leidimo – gavome baudą 80 eurų, ir krovinius teko permesti į mažesnį mikroautobusą prie pat miesto ribų. Įsitikinkite, kad transporto priemonė atitinka standartus.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime draudimą "CASCO" pagalbą kelyje. Tačiau, jei sugenda pietų metu Vokietijos autostradoje (tikrai gera vieta trukdyti), gali prasidėti eilės. Turime pasirūpinti, kad krovinių neguldytų įšaldytų arba pavogtų. Geriausia turti įmonę, kuri turi rezervinį vagoną arba partnerius netoliese.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius Vokietijoje?

Taip, reikia turėti "MAUT" įrangą, kuri fiksuojama automatiškai. Tai įtraukta į mūsų sąskaitą, bet jei važiuojate savo mašina, būtinai ją užsiregistruokite, kitaip baudos didelės. Vokiečiai tiksliai žino, kiek jūs važiavote ir kur.

Kaip susitarti dėl iškrovimo vietos?

Jei ten yra didelis aikštelė – puiku. Jei ten yra siaura gatvė su "parking zone" – būkite pasiruošę. Kartais tenka iškrauti ant šaligatvio ir nešti į pastatą 50 metrų atstumu. O vokiečiai gali paskambinti policiją, jei blokuojate eismą. Todėl biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus apima ir vietos apžiūrą iš anksto (Google Maps arba "Street View" dažnai meluoja apie pločius).

Ar gali būti problemų su custom'ais ( muitine)?

Nors Lietuva ir Vokietija yra EU, vis dar egzistuoja formalumai, ypač jei vežate techniką, kurios vertė viršija tam tikrą sumą arba tai neįprastos prekės. Reikia turėti TIR CMR dokumentus. Kartais patikrinimo punktuose sustoja ir tikrina, ar nevežate narkotikus (tikrinami su šunimis). Tai užtrunka valandą, dvieją. Nereikia verkti, tiesiok laukite.

Pinigai, sutartys ir "blogi" dalykai, kuriems nereikia tikėtis

Kur dažniausiai paslėpimosi papildomos išlaidos?

Čia aš būčiau griežtas: laiptai, liftas ir laukimas. Jei klientas pasako: "trečias aukštas su liftu", o atvyksta, ir liftas neveikia jau mėnesį, mes skaičiuojame kiekvieną laiptą papildomai. Taip pat, jei mes privalome laukti 4 valandas, kol jie randa raktus nuo sandėlio – tai laukimo mokestis. Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus numato, kad raktai turi būti vietoje.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprastai taip, apie 30 proc. Tai užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę, kai mes jau esame prie jūsų durų su pilna mašina. Be to, reikia sumokėti už degalus, kelių mokesčius ir vairuotojo dienpinigius iš anksto. Niekas nevežs "kreditu" 1000 km.

Ką daryti, jei įmonė atsisako mokėti už sugadintą daiktą?

Tai viena bjauriausių situacijų. Jei turime nuotraukas prieš ir po, bei inventorinį sąrašą su pažymėtimis apie būklę, mes turiu visus teisinį pagrindus. Dažniausiai sprendžiama taikiningai, bet jei ne – teismas. (Aš turiu vieną tokį bylą, kuri trunka jau metus... kaltinimai dėl "paslėptų defektų" – aš tik nusijuokiu).

Ar galiu pasitarti su kitais klientais apie jūsų įmonę?

Žinoma, paprašykite reference. Bet nereikėtų tikėti interneto komentarų, kurie gali būti parašyti konkurentų. Paklauskite draugų, kurie jau perkraustė biurą. Geriausia reklama yra žodžiu, o ne "Google reviews". Kartais tenka dirbti su klientais, kurie skaitė neigiamus atsiliepimus ir būna labai įtariami, bet paskui pačiems reikia padėkoti.

Kodėl kainos skiriasi nuo paskambinimo iki galutinės sąskaitos?

Todėl, kad paskambinimo metu aš galiu tik spėti, kiek svorio turi jūsų archyvas. Kai atvykstu į vietą ir matau, kad tai yra 3 tonos popieriaus, o ne 500 kg, kaip sakė sekretorė, kaina keičiasi. Aš nesu burtininkas, stebiu daiktus akimis. Todėl vizualinė apžiūra (estimate) yra labai svarbi.

Ar įmanoma atšaukti perkraustymą paskutinę minutę?

Techniškai galima, bet jūs prarasite avansą. Mes jau esame sumokėję už degalus, paskyrę vairuotojui laiką. Jei atšaukiate dieną prieš važiavimą, mes patiriame nuostolius. Vokiškas požiūris čia yra toks: "Verslas yra verslas", jokių emocijų.

Ar yra dalykų, kurių jūs nepervežiate?

Nepervežiame pavojingų medžiagų, degalų, gyvūnų (be specialių dokumentų) ir daiktų, kurie yra neteisėti. Taip pat, jei matome, kad baldas yra tokio blogo būklės, kad gali suirti nuo paties prisilietimo, mes pasirašome atsakomybės atsisakymą. Geriau atsisakyti nei kaltinti vėliau.

Kuo skiriasi perkraustymas į Rytų Vokietiją nuo Vakarų?

Rytuose keliai kartais geresni (nauji), o seni pastatai – blogesni. Vakaruose daugiau biurų kompleksų su liftais ir žemiais išėjimais. Bet Rytuose žmonės dažniau padeda ranka, kol Vakaruose viskas tiksliai pagal grafiką. Biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus gali skirtis priklausomai nuo to, ar važiuojate į "hamburger" regioną, ar į pramoninį Ruhrą.

Kada geriausia vykdyti tokio masto operacijas?

Geriausia – vasarą arba ankstyvą rudenį. Žiemą Vokietijoje gali būti sniego, ledo, o tai stabdo viską. Taip pat, vengkite mėnesio pabaigos (kai visi paskutinę minutėbaiga buhalteriją) ir pradžios – tuose laikuose visi stresuoja, o mes norime ramiai dirbti.

Išvada

Taigi, jei jums reikalingas biuro perkraustymo logistikos procesas į Vokietiją optimalus, nepamirškite, kad tai ne tik fizinis darbas, bet ir psichologija. Planuokite iš anksto, pasitikėkite savo partneriais ir nebandykite taupyti ant dėžių – tai nusimoka vėliau. Gyvenime ne viskas eina pagal planą, bet su gera komanda net ir vokiškas biuro chaosas gali tapti tiesiog darba diena.