Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją: Kaip tai vyksta iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik šimtą metų (kaip jaučiu), o iš tiesų – virš dvidešimt. Per tą laiką mačiau viską: nuo vieno kėdės pervežimo iki visų bankų padalinių kelionės į Miuncheną. Dažniausiai klientus domina vienas dalykas – biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją, tačiau retas kas supranta, kad kaina yra tik maža tos ledkalnio viršūnė. Čia ne tik apie tai, kiek kainuoja kuras ar vairuotojo alga. Čia apie tai, kad viename vokiškame mieste gali būti problema užregistruoti sunkvežimį, o kito – viskas vyksta lyg pagal nutarimą. Žemiau išdėliosiu tai, ką paprastai pasakau telefonu, tik šįkart detaliau ir be jokio „marketinio sviesto“.

Pagrindiniai dalykai apie kainas ir logistiką

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai labai dažnas klausimas, ir atsakymas, žinoma, nėra vienas. Viskas prasideda nuo tūrio, tarkime, jei turite standartinį 50 kvadratų biurą, tai gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, kiek yra sunkių spintų. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją taip pat priklauso nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar juos tiesiog užkelsime. Jei reikia dėžių (ir toms pačioms dėžėms užpildyti), tai kaina šiek tiek aukštesnė, bet taip pat sutaupote savo darbuotojų nervus. Verta prisiminti, kad Vokietijoje atsiskaitymas už apmokėtą vietą (Maut) gali brangiai kainuoti, jei važiuojame dideliu sunkvežimiu.

Ar kaina keičiasi, jei reikia važiuoti giliau į Vokietiją, ne iki Berlyno?

Žinoma, keičiasi. Jei tenka važiuoti į Pietus, pavyzdžiui, į Miuncheną arba Štutgartą, tai keliaujame ilgiau, degalų suvartojame daugiau, o vairuotojui reikia ilgesnio poilsio. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją tokiu atveju įtraukia ir dienpinigius, ir papildomus valandas. Viena kartą važiavome į kokį tą kaimelį netoli Danijos sienos, ten tikrai buvo pigiau nei trauktis per visą šalį iki Bavarijos. Taigi, atstumas labai svarbus, nors kartais atrodo, kad 100 km daugiau – tai nieko.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Tai priklauso nuo to, kiek tiksliai turite daiktų. Mažas biurą (10-15 darbo vietų) galima išvežti per vieną dieną, jei viskas suplanuota ir dėžės uždarytos. Didesniems projektams, kurie reikalauja kelias dienas pakrovimo ir tiek pat iškrovimo, skiriamos 3-4 dienos. Be to, reikia numatyti laiką kelionei. Viskas taip pat priklauso nuo to, kada vairuotojas pradeda darbą – jei jis atvyksta į Vokietiją pietą (jie turi griežtus poilsio laikotarpius), gali tekti laukti rytojaus.

Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuos. Ekspresas reiškia, kad mes turim nukreipti vairuotoją, kuris galbūt jau planavo ilsėtis, arba imti kitą automobilį. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją „ekspreso“ režimu gali šoktelėti net 30-50 proc. Be to, reikia aiškiai suprasti, kad Vokietijoje greitis ne visada įmanomas dėl eismo įvykių ar darbo statybose. Tačiau jei jums reikia, kad viskas būtų ten rytoj, mes įprastiame su tokiomis užduotimis, tiesiog būkite pasiruošę sumokėti už skubą.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Dar vienas dalykas – patekimas į objektą. Jei Vokietijoje jūsų naujame biure nėra liftų ir reikia nešti penktu aukštu laiptais, tai kils kaina už krovėjų darbą. Taip pat svarbu, ar reikia specialios technikos (kranų ar liftelių), jei baldai neperėja pro duris. Vieną kartą teko statyti ofisinę spintą pro langą, nes liftas buvo per mažas – tai visiškai pakeikė biuro perkraustymo kainas ir paslaugas į Vokietiją to konkrečiu atveju. Taip pat įtaka turi ir dėžių kiekis – jei jūsų darbuotojai viską supako patys chaotiškai, mums reikia daugiau laiko dėžių sutalpinimui ir užsegimui.

Ar draudimas įeina į kainą?

Pagal standartą į kainą įeina privalomasis draudimas, kuris dažniausiai dengia tik labai mažą sumą, pavyzdžiui, kelių centų už kilogramą. Jei pervežate brangią techniką, serverius ar meninius kūrinius, būtinai reikia papildomo draudimo (visavertės kasko). Aš visada patariu tai padaryti, nes kelyse vyksta nenumatomi dalykai – nors aš stengiuosi važiuoti saikiai, bet ką galiu padaryti, jei kažkas kitas įsmogia į mūsų sunkvežimį?

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, muitinės kontrolės paprastai nėra (nors kartais jie užkalba, ypač jei važiuojate per Lenkiją). Reikia sandėrio (CMR) kvito ir prekių-sąskaitos-faktūros. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją visada įtraukia šių dokumentų pildymą, bet jūs turite mums duoti tikslius duomenis: kas pervežama, kiek tai verta (dėl draudimo) ir galų gale, kam tai priklauso. Jei pervežate asmeninius daiktus darbuotojų, tai reikia specialios deklaracijos, kad nebtų problemų su PVM.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, o pervežimas yra tarp ES šalių, tai dažniausiai taikoma PVM 0 proc. (atliekamas paslaugų pirkimas iš kitos ES šalies). Bet čia yra daug niuansų, ir aš nebuvo toks tikras (visą laiką painioju su tais taisyklėmis), todėl geriau pasitarkite su savo buhalteriu. Mes išrašome sąskaitą be PVM, jei pateikiate jūsų PVM mokėtojo kodą ir užpildytą atitinkamą formą (pavyzdžiui, formą nr. FR0579 Lietuvoje). Jei nesate PVM mokėtojas, tada privalomas 21 proc. PVM.

Kaip su „Maut“ (mokamais keliais) Vokietijoje?

Vokietijoje beveik visi automagistraliai yra mokami (nors ten ir nėra mokių vartų kaip Lenkijoje). Mums, vežėjams, reikia turėti specialų įrenginį (OBU), kuris užregistruotas, ir mokėti už kiekvieną kilometrą. Šios išlaidos įeina į pasiūlymo kainą, tačiau jei jūsų biuras yra kažkur toli nuo autostrados, tai tenka važiuoti ir nemokamais keliais (tačiau ten greitis žymiai mažesnis). Kartais vairuotojai renkasi maršrutą, kad taupytų Maut mokesčius, bet tai užtrunka ilgiau – tai toks subalansavimas tarp laiko ir pinigų.

Ar yra kokių nors apribojimų važiavimui miestuose?

Taip, ir tai yra labai svarbu. Daugelyje Vokietijos miestų yra environmental zones (Umweltzone), kurias gali važiuoti tik tiksliai tam tikros emisijos klasės sunkvežimiai. Mūsų automobiliaus yra Euro 6, todėl problemų neturėtų būti, bet jei kas nors nuspręstų vežti senesniu sunkvežimiu, gali gauti baudą. Be to, centruose dažnai reikia specialių leidimų stovėjimui arba įvažiavimui. Vieną kartą teko laužyti galvą, kaip įvažiuoti į vieną kiemą Berlyne, kadangi buvo įrengtas žemas tiltas – tokius dalykus reikia tikrinti iš anksto.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tokios situacijos pasitaiko, retai, bet pasitaiko. Jei sugeda, mes skubiai ieškome pagalbos – tiekėjo, kuris turi padėti vietoje arba nuvežti krovinį. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją neapima jokių jūsų nuostolių dėl vėlavimo, jei tai ne mūsų kaltė (pvz., techninė gedimas). Mes stengiamės turėti patikimus technikai auto, bet mechanika yra mechanika – ji gali nuliūsti netikėtai. Tuomet svarbu, kad būtume susisiekę ir informuoti jus, kada tikėtis atvykimo.

Baldai, technika ir pakavimas

Ar jūs pakuojate visus daiktus ar mes turime tai daryti patys?

Mes galime pasiūlyti pilną pakavimą – t.y., atvykstame su dėžėmis, popieriumi, burbuluota plėvele ir viską supakavame. Tai patogiau ir saugiau, nes mūsų vyrai žino, kaip padėti sunkias spintas į dėžę, kad jos nešokteltų. Tačiau jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys. Tiesą sakant, dažnai biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją sumažėja, jei klientas pats pasirūpina smulkių daiktų dėžėmis. Bet tada būkite pasiruošę, kad jei dėžė subyrės (nepakankamai užklijuota), mes neatsakome už vidų esančius daiktus.

Kaip pervežami kompiuteriai ir jautri technika?

Kompiuteriai, monitoriai, serveriai turi būti supakuoti į originalias arba sustiprintas dėžes. Negalima tiesiog mesti monitoriaus ant lovos ar į kuprinę. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas įdėjo du brangius serverius į vieną kartoninę dėžę be užpildymo – važiuojant vienas užkrito ant kito, rezultatą galite įsivaizduoti. Geriau, jei techniką išjungiate prieš mūsų atvykimą (leiskite jiems atvėsti) ir pažymėkite kabelius, nors mes taip pat galime užrašyti, kas iš kur.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Įprastai taip. Mūsų komanda turi įrankių ir žinių, kaip išardyti didelę darbo vietą, susitraukiančias duris, arkles. Tai įeina į standartinę paslaugą, jei tai nėra labai kompleksiniai baldai. Jei turite ką nors labai neįprasto, gali tekti kvieti meistrą, bet 90% atvejų mes susitvarkome patys. Vokietijoje montavimas vyksta tokiu pat principu, kaip ir čia – tik svarbu, kad viskas būtų lengvai pasiekiamas iškrovimo metu.

Kokias dėžes naudojate?

Naudojame standartines 5-ų pėdų (apie 50x40x40 cm) judesių dėžes. Jos tvirtos, tinka knygoms ir dokumentams. Taip pat turime didesnių dėžių padangoms, baldų dalims arba tuščioms dėžėms. Jeigu reikia pervežti kelis šimtus archyvų, tai paprasčiau naudoti specialias dėžes su dangteliais. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją dažnai apskaičiuojamos remiantis būtent šių dėžių kiekiu, nes tai lengviau įsivaizduoti tūrį nei kvadratiniais metrais.

Ar galima pervežti augalus?

Tai sudėtingas klausimas. Oficialiai augalų importas tarp ES šalių leidžiamas, jei tai ne saugomos rūšys. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad augalai gali užgti arba sušalti sunkvežimyje (jei žiema). Aš asmeniškai neprisiimu atsakomybės už gyvus augalus, nes ten per daug veiksnių. Jei turite kokią didelę palmę, geriau raskite specialų pervežėją arba leiskite jai džiūti kontorietėje senoje vietoje – neverta rizikuoti dėl vieno medžio gaišti laiko su muitinės patikrais.

Kas daryti su smulkiomis atliekomis (popieriais, supakuotėmis)?

Paprasčiausiai išmeskime. Jei turi daug šiukšlių (pakuotės, senios dėžės), mes galime jas nuvežti į artimiausią šiukšliadėžę Vokietijoje, tačiau tai papildomas užmojis. Kai kurie klientai prašo palikti dėžes sau tolimesniam naudojimui, tai irgi variantas. Bet įsivaizduokite situaciją: atvykstame į naują biurą, ten viskas švariu, o mūsų vairuotojas stovi su krūva pajuodos popieriaus – geriau tai susitarti iš anksto, kur dėti tą „lauką“.

Nenumatytos situacijos ir patarimai

Kas būna, jei Vokietijoje nėra kur sustoti?

Tai klasika. Senieji miestai, siauros gatvės, pėsčiųjų zonos. Prieš išvykstant mums būtina turėti nuotraukas arba žemėlapį su pažymėta vieta. Kartais teka stabdyti ant gatvės su įjungtais „avarinėmis“ ir greitai iškrauti. Vieną kartą Berlyne mes taip ir padarėme – vairuotojas išbėgo, įmetė dėžes į kiemą ir išvažiavo, nes policija jau gavo skundą. Tai reikalauja labai geros koordinacijos.

Ar reikia gerti vairuotojams kavą ar maitinti?

Nebūtina, bet labai pagerina santykius. Aš visada saku: jei vairuotojas yra laimingas, jis dirba greičiau ir geriau. Paprasta duona arba vanduo visada praverčia, ypač jei įkrovimas trunka ilgiau nei planuota. Tai nedideli pinigai, tačiau užtikrina, kad jūsų baldai nebus mesti ant žemės su pykčiu. Žmogiškas faktas čia svarbiausias.

Ką daryti, jei dingsta kažkas smulkaus?

Pirmiausia – tikrinti visas dėžes. Mes tikriname kiekvieną dėžę prieš uždarydami vartus ir vėl atidarydami paskirtyje. Jei ko nors trūksta, praneškite nedelsiant. Kartais dėžė gali nukristi kitaip užpildyta ir „pasislėpti“ po kitomis. Labai retai pasitaiko vagysčių, bet jei įvyksta, turime draudimą. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją apima ir atsakomybę, tačiau reikia tiksliai žinoti, kas dingsta.

Ar galima keisti maršrutą paskutinę minutę?

Galima, bet ne rekomenduoju. Jei jūs staiga nuspręstate, kad krovinys ne į Hamburgą, o į Bremeną, tai keičiasi visi mūsų planai, vairuotojo poilsio laikas ir degalų sąnaudos. Tai gali kainuoti papildomai, o jei vairuotojas jau buvo perleidęs poilsio laiką prie Hamburgo, gali tekti laukti, kad jis nusėstų. Geriau žinoti maršrutą savaitę prieš išvykimą.

Kaip elgtis su brangiais daiktais (menu, safais)?

Brangiausius daiktus reikia nešti rankomis arba specialiai įtvirtinti. Aš vieną kartą pervežiau safą, kuris svėrė toną – teko įrengti specialias juostas. Jei turite tokių daiktų, privalote mums tai pasakyti iš anksto (ne tada, kai vairuotojas jau atvyko). Draudimas čia būtinas, o daiktus reikia inventorizuoti su nuotraukomis.

Ar galima pasitikėti pigiaisiais pervežėjais iš skelbimų?

Gerbiami, nepamirškite senojo posakio: „lėtai važiuoja – greičiau atvyksi“. Jei kas siūlo pervežti biurą į Vokietiją už pusę mažesnę kainą nei rinka, tai gali būti dvi priežastys: arba jis neturi draudimo, arba jo automobilis gali nulūžti pusiaukelėje. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją turi būti realios. Žiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į įmonės patirtį bei atsiliepimus. Nenoriai girdėti istorijas, kai dingsta visa įranga.

Kokia bauda, jei atšaukiate pervežimą paskutinę minutę?

Įprastai imamas mokestis už paruošimo darbus, ypač jei jau buvome rezravę transportą ir vairuotoją. Jei atšaukiate dieną prieš išvykimą, gali tekti sumokėti 30-50 proc. nuo sutartos sumos. Mes jau gi turim susitvarkę planus, vairuotojas nusprendės neimti kito darbo... Tai tiesiog verslo etiketas.

Ar reikia gauti leidimus iš savininkų (seno ir naujo biuro)?

Būtinai. Naujame biure dažnai reikia gauti leidimą naudoti liftą arba užimti parkingui vietą. Sename biure reikia suderinti išvykimą, kad neužtrukliotume apleistuose kiemuose. Vieną kartą teko laukti valandą, kol išsiruošia sandėlininkas su raktais – tai laiko švaistymas. Koordinuokite su abiem pusėmis.

Ar pervežiate asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, galime, bet tai turi būti aiškiai atskirta dokumentuose. Negalima maišyti įmonės turto su darbuotojo drabužiais ar plovimo mašina. Jei tai atsitiks, muitinė gali turėti klausimų (ir didelių baudų). Geriau, kad darbuotojai pasirūpintų savo daiktais patys, arba juos galima įrašyti kaip „asmeninį krovinį“, bet tai keičia dokumentaciją.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Įprastai reikalaujame avanso (30-50 proc.) sudarant sutartį, likusią sumą – atlikus darbą arba prieš išvykstant (jeigu esate naujas klientas). Esamiems klientams galime suteikti atidėjotą mokėjimą (14-30 dienų). Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją – tai ne smulkmenos, todėl mums svarbu užtikrinti, kad mums bus sumokėta už atliktą darbą, ypač kai vairuotojas jau grįžta be krovinių.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimo sistemas, taigi, galime pasakyti, kur mašina yra. Tačiau nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausinėti, kur jis yra – jis vairuoja ir negali atsiliepti. Geriau rašykite man arba dispečeriui, mes pasakysime. Vokietijoje daug kur ribojami skambučiai vairuotojams („hands free“ taisyklės griežtos).

Ką daryti su drabužiais, jei tenka vežti ir šrankas?

Šrankas (drabužių spinteles) galima pervežti uždarytas, jei jose nėra smulkių daiktų, kurie gali subyrėti. Geriau uždengti jas plėvele, kad neužsitemptų dulkes. Jei spinta yra labai sena ir trapu, geriau ją išardyti, kad ji neiširtų kelyje (kaip buvo vieną kartą, kai spinta išvirto tiesiškai vairuojant keliu).

Ar pervežiate cheminius medžiagas (valymo priemones ir pan.)?

Tai gali būti pavojinga. Kiekviena spyna su balintuvu arba kitomis agresiviomis chemijomis yra potenciali rizika, jei ji nuteka. Geriau tokias priemones išmesti čia arba vežti atskirai, užtvirtintomis dėžėmis, su atitinkamais etiketėmis. Negalima tiesiog užmesti visko į vieną dėžę – vairuotojas gali užsikrauti dujomis.

Kaip užtikrinti, kad serveriai nebus pažeisti?

Serveriai turi būti išjungti, išimti iš spintų (jei įmanoma) ir supakuoti į anti-statinę (prieš statinę) pakuotę. Aš ne esu IT specialistas (ir nelabai turiu laiko skaityti instrukcijas), todėl patariu, kad jūsų IT žmogus prižiūrėtų šį procesą, o mes tik atsakingai juos pervežtume. Vienintelis dalykas, kurį galiu užtikrinti – jie nebus numesti ant žemės.

Kokios kalbos kalba jūsų vairuotojai?

Dauguma kalba lietuviškai, angliškai, kai kurie rusiškai. Vokiškai kalba ne visi taip gerai (geriau tiek, kad suprastų basic things), bet jei reikia suderinti dalykus su vietiniais saugonais arba užeigu, mes su jumis susisieksime. Vokietijoje anglų kalba pakanka daugumai situacijų, tačiau turint vietinį kontaktą visada lengviau.

Ar galite padėti su išmėtyimu (layout) naujame biure?

Mes galime padėti pastatyti baldus į vietas pagal jūsų planą (jei turite). Bet mes ne interjerai. Jei jūsų planas yra „mes pažiūrėsim, kaip įeis“, tai tai užtruks ilgiau ir gali būti, kad spinta nebeatitinka angos. Geriau turėti bent suprastą schemą, kur kas turi stovėti.

Išvados

Važinėjau tiek kelių, kad jau net nesibaiminau, kai klientas sako: „turime viską iki rytojaus“. Svarbiausia yra ne tiek kaina, kiek ramybė. Biuro perkraustymo kainos ir paslaugos į Vokietiją gali skirtis, bet pasitikėjimas tarp vežėjo ir kliento – tai brangiausias dalykas. Jei suprantate, kad tai ne tik fizinis darbas, bet ir logistika, viskas vyks gerai. O jei bandysite sutaupyti viską iki paskutinio cento, gali būti, kad rytoj jūsų kompiuteriai liks kažkur prie Kauno, o darbuotojai liks be stalų. Planuokite, kalbėkite ir viskas bus gerai.