Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje: vadovas ir realios istorijos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, kiekvienas kartas visada sukelia nervų. Žmonės visada klauso apie biuro perkraustymo kainas ir laiko planavimą Vokietijoje kaip tai būtų koks nors standartinis produktas iš parduotuvės, tačiau realybė yra daug kitokia. Čia ne tik apie baldus, tai apie biurokratiją, vokiečių tikslumą (arba jo trūkumą) ir tą momentą, kai ką nors pamiršti tiesiog nebegalima. Esu matęs viską – nuo idealiai nužengusių reidarų iki tokių katastrofų, kuomet serveriai nukrenta grindimis, nes kas nors nusprendė, jam geriau žinoti. Štai kodėl reikia suprasti procesą giliau, o ne tik žiūrėti į eurų sumą pasiūlyme.

Kainos ir kas jas lemia

Kiek paprastai kainuoja biuro perkraustymas Vokietijoje?

Visada sakau klientams – nėra vienos kainos. Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje priklauso nuo pervežamo tūrio, kurį matuojame kubiniais metrais (cbm). Jeigu turite mažą kontorėlę Berlyne su dviem stalais, tai gali kainuoti ir tūkstantį eurų, o jei perkeliate visą įmonės centrą Miunchene, skaičiai svyruoja dešimtimis tūkstančių. Dar reikia prisidėti pakuotojų darbą, jei nenorite, kad darbuotojai braižys popierius paskutinę valandą. Vidutiniškai galvojate apie 50–100 eurų už valandą už komandą, tačiau tai labai apibendrinta.

Kodėl vienos firmos brangios, o kitos pigios?

Tai klasikinis klausimas. Pigios firmos dažnai dirba „pilka siena“ – neturi draudimo, neturi profesionalios įrangos, o jų darbuotojai gali būti tik atsitiktiniai žmonės iš gatvės. Brangi kaina dažniausiai reiškia, kad jie imasi atsakomybės už viską: nuo pakavimo iki montavimo kitoje pusėje. Kartais atsitiko taip, kad pasiūlymas skyr�si du kartus, o tas pigesnis pasirodė būęs be keltuvo nuomos, ką reikėjo papildomai mokėti vietoje.

Ar kainuoja daugiau, jei perkeliate savaitgaliu?

Taip, beveik visada. Vokietijoje darbo užmokestis už naktinį ar savaitgalio darbą yra didesnis, ypač jei kalbame apie profesionalias vairuotojus bei krovėjus, kurie priklauso sindikatams. Jei norite išvengti sustojimo verslo darbo laiku, turite mokėti už patogumą. Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje savaitgaliais yra sudėtingesnis dėl to, kad parduotuvės su statybinėmis medžiagomis arba nuomos firmos gali būti uždarytos, ir jei trūksta dėžių, problema bus neišspręsta.

Kaip taupyti, neprarandant kokybės?

Geriausias būdas taupyti – padėti patiems. Sumaišykite asmeninius daiktus, išsiimkite vertingus dokumentus, pasirūpinkite, kad keliai būtų laisvi (nors čia sunku, vėliau kalbėsime). Jei galite susitvarkyti su smulkiuoju inventoriumi, tai sumažins reikalingą darbuotojų skaičių valandoms. Bet nenaudokite pigių parduotuvės dėžių – jos suyra po pusės tono apkrovos, ir tada jums teks pirkti naujus kompiuterius.

Ar galima gauti fiksuotą pasiūlymą, o ne valandinį?

Fiksuotas pasiūlymas yra saugesnis abiem pusėms. Kai dirbame su didelėmis įmonėmis, visada stengiamės sudaryti fiksuotą sutartį, kadangi valandinis darbas gali tapti begalinis. Vokietijos rinkoje yra firmų, kurios mėgta rašyti „apie“, o tada paskutinę dieną pareiškia, kad užtruko 10 valandų daugiau dėl „techninių priežasčių“. Suteikite jiems tikslius duomenis, tada fiksuota kaina bus tiksliai apskaičiuota.

Ar kaina apima ir draudimą?

Privaloma klausti. Profesionalus biuro perkraustymas Vokietijoje turi būti apdraustas, tačiau draudimo ribos skiriasi. Kai kurios įmonės draudžia tik 0,50 euro už kilogramą, kas reiškia, kad jeigu nukrenta brangus serveris, gausite nereikalingą sumą. Reikia reikalauti visavertės vertės draudimo (Allgefahrenversicherung). Kartais suabejoju, ar klientai visai skaito smulkų spausdintą tekstą sutartyse.

Kas dėl mokesčių už atliekų ivežimą?

Tai dažnai užmirštamas punktas. Vokietijoje atliekų ivežimas yra griežtai reguliuojamas. Jeigu turiu senų biuro baldų, juos reikia parduoti specialiai įmonei, o ne mesti pirmame miške (kas yra nelegalu ir baudžiama). Kaina už šią paslaugą priklauso nuo miesto – Hamburge brangiau nei kaimo vietovėje.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Ar reikia specialių leidimų miesto centre?

Taip, beveik visada. Jeigu reikia užimti vietą gatvėje su sunkvežimiu, privalote gauti leidimą – „Halteverbot“. Be jo, jus gali nubausti policija, o sunkvežimis nuvarytas toliau. Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje turi apimti šio dokumento išrašymą, jeigu jį vykdo perkraustymo firma. Tačiau jei jų nesiūlo, reikia eiti į „Ordnungsamt“ patys, o tai užtrunka keletą savaičių.

Kaip sužinoti, ar reikia keltuvo?

Kai žiūriu į objektą, pirmiausia klausiu apie liftą. Jeigu sename name esančiame Frankfurte lifto nėra arba jas per mažas, tada reikalingas automatinis kėlėjas. Tai labai brangus įrenginys, jo nuoma kainuoja šimtus eurų per dieną. Vienas mano klientas prieš keletą metų atsisakė keltuvo, kadangi „nepasirodė toks reikalingas“, ir mums teko nešti 60 stalų penktu aukštu laiptais. Darbininkai po to buvo pasipylę, o darbo trukmė išaugo trigubai.

Ar sunku įvežti sunkvežimius į „Umweltzone“?

Dabar jau ne taip sunku, nes visos šiuolaikinės mašinos yra „Euro 6“ standarto. Tačiau jeigu pasinaudosite senesniu sunkvežimiune (dėl pigesnės kainos?), gausite baudą už važiavimą į žaliąją zoną. Miunchenas, Štutgartas, Leipcigas – visi miestai turi savo taisykles. Geriau iškarto pasidomėkite, ar mašina turi reikiamą žaliąją plėvelę (Umweltplakette).

Ką daryti su IT infrastruktūra?

Tai ypač svarbu. Serveriai negali būti suplėšyti kaip lentynos. Reikia IT specialistų, kurie juos išjungia ir pažymi laidus. Biuro perkraustymas su technika reikalauja daugiau dėmesio – reikia antistatinių dėžių, specialaus tvirtinimo. Kartais, perkeliant mažą IT kabinetą, buvome uždelsę valandą, nes neišsijungė vienas routeris (nors manyta, kad jau išjungtas), ir teks laukti inžinieriaus.

Ar reikia pranešti namų valdybai (Hausverwaltung)?

Absoliučiai taip. Be jų žinios perkraustymas gali būti sustabdytas. Vokietijos namų valdybos gali būti labai griežtos dėl bendrųjų paviršių pažeidimo. Jiems reikia pateikti draudimo polisą, o kartais ir užstatą (Kaution), kad jei sužalosite liftą ar grindis, bus iš ko atlyginti.

Kaip elgtis su vandalizmu ar vagyste?

Retai, bet nutinka. Kai biuras stovi atidarytas, žmonės įeina išeina. Patariu vienam asmeniui visada stebėti išvažiuojančias mašinas arba pasamdyti apsaugos darbuotoją, jeigu tai didelis objektas. Ypač pavojinga, kai perkeliate dvi įmones viename pastate tuo pačiu metu – galima sumaišyti dėžes ir dinge prarasti brangią įrangą.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Jeigu keliaujate iš Lietuvos ar Lenkijos į Vokietiją, reikia, kad vairuotojas suprastu, ką perveža, jeigu sustabdys pareigūnai. Dažniausiai pakanka TIR knygelės ar CMR dokumento (nors CMR daugiau prekėms), tačiau jei tai ne prekės, o įrangos nuosavybės perkėlimas, gali tekti rodyti inventoriaus sąrašą su vokišku pavadinimu.

Laikas ir planavimas

Kiek laiko užtrunka planavimas?

Nereikia ketinimų (Absichtserklärung) pildyti, bet suprantu, kad planavimas trunka ilgiau nei patys perkraustymo darbai. Turėtumė pradėti bent mėnesį iki. Reikia sutvarkyti dėžes, sudaryti inventoriai sąrašą. Esu matęs, kai pradėta planuoti prieš savaitę – tai buvo chaosas. Vairuotojai buvo priversti laukti prie sandėlio naktį, nes naujieji raktai dar nebuvo pasiruošę.

Ar galima įvykdyti visą per vieną dieną?

Mažui biurui – taip, įmanoma. Didelėms korporacijoms – ne. Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje (kaip ir kitur) turi numatyti „lankstumą“. Gali būti, kad lifte sugenda arba sunkvežimis užstringa spūstyje ant A9 greitkelio. Geriau planuoti dvi dienas – išvežimą ir atvežimą – su dienos pertrauka tarp jų.

Kas dėl „Feiertag“ (šeštadienių ir švenčių)?

Vokietijoje taisyklės griežtos. Naktį ir sekmadieniais draudžiama triukšminga veikla (Lärmschutz). Negalima nešti baldų sekmadienį ryte, kaimynai iškviels policiją vos išgirdę sparnų suplėšymą garsą. Biuro perkraustymas turi būti planuojamas darbo dienomis, 8:00 iki 18:00 (arba 20:00 priklausomai nuo miesto), nebent gavote specialų leidimą, kuris yra labai retas.

Kaip suplanuoti darbuotojų darbą šiuo laikotarpiu?

Geriausia leisti jiems dirbti iš namų (Home Office). Kai kampas pilnas dėžių, o vairuotojas šaukia „kur šitas stalas?“, niekas negalvojantys apie strategiją. Vienas klientas bandė perkraustyti vienu metu dirbdami – rezultatas buvo nulinis našumas ir nuostoliai dėl praleistų skambučių.

Ką daryti, jei dėžių pasirodo daugiau nei planuota?

Tai įvyksta beveik visada. Žmonės pamiršta, kiek suskaupė smulkmenų per 10 metų. Jeigu pasiūlyme numatyta 30 kubų, o gaunasi 45, reikia papildomos mašinos. Tai brangina paslaugą apie 30–40 proc. (arba daugiau, priklauso nuo atstumo). Geriau turėti rezervą – užsisakyti sunkvežimį su didesne priekaba.

Ar verta daryti brėžinius?

Be abejo. Net jeigu tai yra paprastas piešinys ant popieriaus, kur parodyta, kur stovės directoriaus stalas. Pažymejimas dėžių (pvz., „Būstinė, 2 aukštas“) taip pat sutaupo valandas. Vieną kartą padėjome viską į naują biurą pagal mūsų intuiciją, o vėliau savaitę darbuotojai viską patys pernešiojo savo vietose, kas buvo papildomas, nereikalingas darbas.

Kada geriausia užsakyti paslaugą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Populiariausi mėnesiai yra paskutiniajame ketvirtyje, kai baigiasi metai ir visi nori pabaigti projektus. Jei laukiate iki paskutinės minutės, gali likti tik prastos firmos, kurios niekam netinka.

Problemų sprendimas ir patirtis

Kas daryti, jei kažkas sugenda kelyje?

Skambinti mums, o ne bandyti taisyti pats. Vokietijos greitkeliuose yra daug pagalbos tarnybų, tačiau jeigu jūsų sunkvežimis su pervežamu inventoriumi juos užstoja, baudos didelės. Turime draudimą, kuris apima ir techninę pagalbą, bet svarbiausia – nesigundykite vairuotojo, kuris sako „aš pats sugaliu užsukant ratus“.

Ar dažnai nutinka, kad dingsta daiktų?

Retai, jeigu dirbate su patikimomis firmomis, bet nutinka. Dažniausiai dingsta ne dėl vagystės, o dėl sumaišties. Dėžė su „Svarbiais dokumentais“ nukelia į sandėlį kitame mieste, o vėliau ją randama po mėnesio. Todėl labai svarbu sekti inventoriumi realiu laiku (jei firma turi tokę sistemą). (Nors tiesą sakant, ne visos firmos turi šiuolaikines sistemas, kartais tik spalvot lipdukas turi padėti).

Kaip elgtis su kebliais kaimynais?

Vokiečiai gali būti labai draugiški, bet ir labai griežti taisyklių. Jei užlošite jų vieta automobilių stovėjimo aikštelėje, gausite skundą. Patariu iš anksto įklijuoti pranešimus liftuose ir pašto dėžutėse, kad vyksta perkraustymas ir atsiprašyti už galimą triukšmą. Tai sumažina įtampą.

Ką daryti, jei naujieji patalpos nėra paruoštos?

Tai baisiausia situacija. Atvykstate su sunkvežimiu prie durų, o raktų nėra, arba viduje dar statybininkiai. Turėtumėte turėti atsarginę sandėliavimo vietą (Lagerung) planuose. Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje turi apibrėžti ir „Plan B“. Mašina su kroviniu negali stovėti gatvėje 24 valandas.

Ar verta įsitraukti į procesą vadovams?

Ne. Vadovai dažniausiai trukdo. Jie stovi ir stebi, kaip kas nešia dėžę, ir komentuoja. Geriau paskirti vieną atsakingą asmenį (facilities manager), kuris bendrauja su vairuotoju, o likusieji tegu dirba savo darbą. Komentarų iš šalies tik sulėtina procesą.

Galite pavadinti 3 pagrindines klaidas?

Pirmiausia – per vėlu pradėtas planavimas. Antra – taupymas ant pakuotės (užtenka vieną kartą pamatyti, kaip suyra nepritvirtintas monitorius). Trečia – netikslus inventoriaus sąrašas, dėl kurio pasiūlymas tampa netikslus. Vienas klientas prieš porą metų „pamiršo“ pasakyti apie saugykla požemyje, ir mums teko darbo dieną keisti visą planą.

Kuo skiriasi perkraustymas Vakarų ir Rytų Vokietijoje?

Nemanau, kad dabar yra didelio skirtumo infrastruktūros atžvilgiu, visur yra greitkeliai. Tačiau Rytuose (Drezdenas, Leipcigas) dar kartais pasitaiko senesnių pastatų be liftų arba su siaurais koridoriais, kur nepraeis standartinė europietiška palette. Vakarų Vokietijoje (Diuseldorfas, Kelnas) daugiau modernių biurų, tačiau griežtesnės taisyklės dėl triukšmo.

Ar pasitiko, kad darbuotojai susižeidžia?

Yra nutikę. Nors stengiamės dirbti saugiai, paslydimas ant laiptų ar nusileidimas nuo sunkvežimo gali nutikti. Čia reikšmingas yra draudimas. Vokietijos įstatymai griežti – jeigu įmonė nebuvo užtikrino saugumo, baudos didelės. Todėl mes visada turime su savimi pirštines, diržus ir apsaugas.

Kaip sudėtinga pervežti archyvus?

Labai sunku. Popieriaus dėžės yra nepaprastai sunkios. Jeigu turite 500 metrų popieriaus, tai reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir specialių vežimėlių. Negalima tiesiog mesti jų ant grindų, todėl reikia daugiau laiko ir žmonių. Archyvų perkraustymas Vokietijoje taip pat reikalauja konfidencialumo užtikrinimo (GDPR), t.y. žmonės turi būti patikimi.

Kas būna su smulkiomis dalimis (varžtais, raktukais)?

Jie visada dingsta. Pasirūpinkite, kad vienas žmogus būtų atsakingas už „vartotojų“ dėžutę, kur dedami visi surinkimo elementai. Nėra nieko blogiau, kai tavo darbo stalas stovi be vienos kojos, o raktą jiems ieškoma visame biure.

Ar verta pasamdyti „Moving Coordinator“?

Jei biuras didesnis nei 50 žmonių – taip. Šis žmogus neužsiima nešimu, jis koordinuoja procesą, sprendžia konfliktus, rūpinasi kava. Tai padeda išvengti tos situacijos, kai vairuotojas stovi ir klausia „Kas aš čia darysiu?“, o niekas nežino atsakymo.

Kas dėl telefonų ir interneto perkėlimo?

Tai ne mūsų darbas, bet reikia planuoti. Telekomunikacijos Vokietijoje gali būti lėtos. Jeigu išjungsite telefonus penktadienį, o naujieji neveiks pirmadienį, verslas stovi. Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje turi būti sinchronizuotas su techninių tarnybų vizitais.

Ar dažnai keičiates planus vieno dienos metu?

Reguliariai. Nutinka, kad vienas iš klientų pasako: „Šitas stalas čia nepatinka, perkelsk jį į kitą kambarį.“ Po to dar sykį perkelsite sofą. Mums už tai papildomai nemokama tik jeigu tai mūsų klaida, o ne kliento kaprizas (nors kartais užtenka tik paprašyti gerai, ir mes padarome nemokamai, kad išvengtume konflikto).

Ką daryti su augalais?

Dideli augalai ypač trapūs. Jų negalima laikyti atviroje mašinoje, jei lauke -5 laipsnių. Reikia aptvertos mašinos. Vieną kartą pervežėme palmę, kurią vairuotojas paliko mašinoje naktį šaltame orą – ryte ji buvis juoda. Gaila augalo, bet tai mokymas – augalus reikia vežti paskutiniais.

Galima padaryti visą be vadybininko?

Teoriškai taip, jei turite stiprių nervų. Bet tada jūs tapsite tas vadybininkas. Reikės skambinti vairuotojams, rūpintis keliu, mokėti už keltuvą. Jeigu jūsų darbas uždirba daugiau nei valandinis mokestis vadybininkui, geriau jo pasamdyti.

Kodėl kartais vairuotojai vėluoja?

Nėra tobulos logistikos. Gali būti eismas, avarija, arba paskutinis klientas, kurio inventoriaus sąrašas buvo neteisingas, ir dėžių išėjo daugiau. Mes visada stengiamės pranešti, jei vėluojame, bet prašome kantrybės – mes tik žmonės (žodžiu, vairuotojai), o ne robotai.

Ką veikti su nenaudojamais baldais?

Geriau juos atiduoti arba parduoti anksčiau. Nešti seną, sudaužytą spintelę į naują biurą – besąmonė. Vokietijoje yra organizacijų (pvz., „Der Rote Faden“ ar panašios), kurios pasiims biuro baldus nemokamai, jei jie dar tinkami naudoti. Taip sutaupysite ir vietą, ir pinigus.

Ar pasiryžęs dar kartą tai daryti po 20 metų?

Kartais Klausiu savęs, kai matau chaosą. Bet kai viskas baigiasi, klientas pasako „Ačiū“, o biuras švyti – turiu jėgų dar kiek laiko. Tiesiog reikia planuoti geriau. Biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje nėra mokslas, bet jis reikalauja patirties, kurią įgyjate tik patirdamas klaidas.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja ne tik iki pinigų, bet ir iki nuoširdžio ir pasitikėjimo tarpusavyje. Jeigu pasitikite savo partneriu ir iš anksto numatote galimas problemas, biuro perkraustymas gali būti net lengvas procesas (nors be streso neapsieisim). Neklauskite tik pagal mažiausią kainą – klausykite pagal tai, kiek jie supranta jūsų būtinybes ir kokia jų patirtis Vokietijos arenoje. Gerai suplanuotas biuro perkraustymo kainos ir laiko planavimas Vokietijoje sutaupo ne tik pinigus, bet ir jūsų nervus, o tai, tikiuosi, yra svarbiausia.