Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip lygiai, kaip piešiama PowerPoint prezentacijose. Ypač kai kalba eina apie užsienio šalis, pvz., Vokietiją. Vokiečiai, žinoma, yra organizuoti, bet kai atkeliauja sunkvežimis iš Lietuvos su jūsų visa buitine technika ir serveriais, čia dažnai kyla nereikalingų klausimų ir nervų. Žmonės visada ieško būdų, kaip tai padaryti greičiau, tačiau greitis dažnai kainuoja brangiau nei planavimas. Mes stengiames pasiūlyti optimalius variantus, kad verslas nestovėtų, todėl mūsų siūlomi biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs, tačiau reikia suprasti, kad be jokio trikčio nėra įmanoma viską nuveikti per valandą. Tiesiog reikia žinoti, kur galima greitinti, o kur reikia palėtinti, kad nebūtų blogiau.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai

Ar tikrai reikia TIR knygos, jei vėžiu įmonės daiktus?

Dažnai klientai sumaišo TIR knygas su paprastais eksporto dokumentais. Jei tai jūsų įmonės turtas, kuris keliauja į filialą ar naują būstinę Vokietijoje, TIR jums nereikalingas, tai nėra prekybinis krovinys per sieną. Reikės tik gerai parengto eksporto inventoriaus sąrašo ir kontraktų, jei to reikalauja muitinė. Vokiška muitinė gali būti griežta, jei dokumentai bus blogai parašyti vokiškai. Geriau tai padaryti iš karto, kad vėliau nešvaistyti valandų pasienyje laukiant patikros. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs prasideda būtent nuo popierių, ne nuo dėžių pakavimo.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai reali problema, nors dauguma vairuotojų moka angliškai arba susikalbės rankomis. Bet kai ateina prie muitinės pareigūno, kuris klauso apie kiekvieną detalę, kalbos barjeras gali užtrukti. Mes visada stengiamės siųsti vairuotojus, kurie turi patirties, bet kartais tenka ir paprašyti kliento atsiųsti vokiškai kalbantį kontaktą telefonui. Viena kartą buvo taip, kad vairuotojas net negalėjo paaiškinti, kas yra "serveris", ir teko rodyti nuotrauką. Nepatogu, bet išsprendžiama.

Ar galima važiuoti savaitgaliais per Vokietiją?

Teoriškai galima, jeigu sunkvežimio svoris neviršija 7,5 tonų, o dideliems sunkvežimiams yra griežti apribojimai sekmadieniais ir švenčių dienomis. Jei planuojate biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimus greitus ir efektyvius, tikėkitės, kad reikės planuoti atvykimą darbo dienomis arba gauti specialų leidimą, kuris labai brangiai kainuoja ir jo beveik niekas neduoda. Geriau nebandyti švaistyti pinigų už baudas, o tiesiog suplanuoti maršrutą taip, kad atvyktumėte pirmadienio ryte.

Kas dėl EX 1 dokumento formos?

Tai tas pats kas ir eksporto deklaracija. Jei krovinių vertė viršija 3000 eurų (arba kartais kitą slenkstį, priklauso nuo sutarčių), tai būtina. Kai kurios įmonės bando tai apeiti, bet jei užkliūsite, prarasite daugiau laiko negu užpildžius šią formą. Man atrodo, dabar viską galima padaryti elektroniniu būdu, bet patikėkite, jei pas jus buhalterė su tuo nesigudrina, geriau padarykite per muitinės tarpininką. Nenuvilkite galvos, tai sutaupo nervus vėliau.

Ar reikia mokėti PVM pervežiant į Vokietiją?

Ką tik prisimenu vieną situaciją, klientas norėjo mokėti be PVM, kadangi tai vidinis perkėlimas. Lietuvoje taip ir yra, jeigu pateikiate įrodymus, kad turtas išvežamas į kitą ES šalį ir ten bus registruojamas/panaudojamas. Bet čia reikia labai aiškios sutarties su Vokietijos puse, kitaš mums teks mokėti 21 proc. PVM Lietuvoje, o kas gi tada grąžins tas pinigus? Vokietijos biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs reikalauja šios detalės išsiaiškinti iš anksto.

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra?

Normaliomis aplinkybėmis – jokio. Jei turite TIR knygą arba galite eiti "green channel" (žaliaju keliu), tiesiog važiuojate. Bet jei sistemą "užkabins" arba bus įtarimų, gali tekti stovėti 4-6 valandas. Viena kartą mūsų vairuotojas stovėjo net 12 valandų, nes buvo įtarta, kad prekiaujame naudota technika, nors tai buvo tiesiog įmonės kompiuteriai. Nuobodu, bet tai dalis darbo.

Ar saugu vesti brangų įrangą be specialios draudimo polisos?

Asmeniškai aš niekada nerekomenduoju. Standartinis krovinių draudimas (CMR) apmoka tik pagal svorį, o ne pagal realią vertę. Jei jums sužlugsta serveris vertas 10 000 eurų, o CMR jums sumokės už 500 kg svorį, gausite vos kelis šimtus. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs turi būti ir saugūs, todėl papildomai apdrauskite brangiausią įrangą. Nerašau šito tam, kad gauti komisinius, o kad netyčia nebūtum šaukiamasis dėl pinigų.

Logistika, krovimas ir transportas

Kaip suskaičiuoti, kiek sunkvežimių reikės?

Tai paprasčiausia ir sunkiausia vienu metu. Žmonės sako: "Mes turime 5 biurus". Gerai, bet kiek tose biuruose yra stalų, spintų, ar yra didelis archyvas? Mes dažnai važiuojame apžiūrėti, nes telefonu žmonės visada prasileidžia dalykus. Patirtis rodo, kad vienam 20-ies žmonių biurui paprastai užtenka vieno sunkvežimio su liftu, jei nėra per daug sunkių seifų. Geriau imti šiek tiek didesnę mašiną, nei stumti viską iki lubų.

Kas dėl liftų Vokietijoje? Ar jie visada veikia?

(Čia turiu omenyje ne visuomeninį transportą, o pastatų liftus). Vokietijoje dauguma pastatų yra geri, bet senesniuose dalyse arba industrijos objektuose liftai gali būti per maži biuro spintoms. Buvo atvejis, kai teko išmontuoti liftį, kad pralystume didelę conferencijos stalą. Geriau iš anksto sužinoti lifto matmenis ir svorio limitą. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs gali tapti lėti, jei teks nešti daiktus penktu aukštu laiptais.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Tiesiog reikia. Stalus, spintas, komodas – viską reikia atskirti. Ne tik kad taip telpa daugiau, bet ir sumažėja pažeidimų tikimybė. Jei paliksite surinktą spintą, ji gali sugriužti per rąsų arba nukristi nuo sunkvežimo. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, tai ne problema, bet tai užtrunka laiko. Jei galite, išmontuoti dalį savęs, tai sutaupysite pinigų.

Kaip pakrauti kompiuterius ir serverius?

Jie turi būti originaliose dėžėse, jei dar turite, arba specialiose kabinamosiose dėžėse su putomis. Negalima tiesiog užmesti ant krovinių antklodės. Monitoriai yra labai jautrūs spaudimui. Vieną kartą gavome krovinį, kur visi monitoriai buvo supakuoti į plastikinius krepšius... vaizdas buvo liūdnas. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs negali būti taikomi elektronikai be atsargumo.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai negalima, nes tai tampa prekyba arba smugliavimas, jei daug. Jei darbuotojas turi tik vieną kuprinę su knygomis, tai niekas nežiūrės. Bet jei jis bando nuvežti savo dviratį, šaldytuvą ir sofą biuro sunkvežimiuke, tai gali baigtis baudomis. Mums neapsimokėtų rizikuoti dėl to. Pasakykite žmonėms, kad asmeninius daiktus turi vežti patys.

Ką daryti, jei naujieji patalpos dar nebaigti?

Tai klasika. Viskas suplanuota, vairuotojas važiuoja, o klientas skambina ir sako, kad Vokietijoje dar dažoma grindims arba nėra elektra. Tada tenka statyti sunkvežimį lauke (jei leidžia) arba ieškoti laikino sandėlio. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs tam tikru prasme žlunga, jei nėra kur įvežti. Turite turėti atsarginį planą B.

Ar reikia užsakyti vietą aikštelėje (Straßenbenutzungserlaubnis)?

Absoliučiai taip, jei Vokietijoje mieste reikia stovėti su dideliu sunkvežimiu. Vokiečiai už tai labai greitai nuvaro spaudos automobilį, o baudos yra milžiniškos – gali siekti šimtus eurų už valandą. Reikia kreiptis į vietinę "Ordnungsamt" (tvarkos skyrių) mažiausiai savaitę iki atvykimo. Negerai, jei vairuotojas turs ratuoti bloką dvi valandas, kol ieškos legalios vietos.

Kiek laiko trunka pakrovimas Lietuvoje?

Priklausomai nuo paruošimo. Jei viskas yra dėžėse ir prieangyje, viena 40 pėdų mašina užpildoma per 3-4 valandas su dviem vadybininkais. Jei reikia viską išimti iš lentynų, demontuoti, supakuoti, tai gali užtrukti iki 8 valandų arba visą dieną. Neskubėkite, greitas pakrovimas dažnai reiškia sumuštus kampus.

Kainos, problemos ir patarimai

Kiek vidutiniškai kainuoja perkraustymas į Vokietiją?

Noriu būti sąžiningas – aš negaliu pasakyti skaičiau nepažiūrėjęs į sąrašą. Kaina priklauso nuo atstumo (ar tai Miunchenas, arba Berlynas), nuo tūrio (kiek "kubų") ir nuo to, kiek darbo reikia. Bet kažkas apytiksliai, tai mažas biuras gali kainuoti nuo 1500-2000 eurų, o didelis – ir 10 tūkstančių. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs nėra pigūs, kiekvienas papildomas valandas darbo arba ratai Vokietijoje brangiai kainuoja.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pigiau?

Nes jos tausoja. Jie neturi draudimo, jie samdo "rankas iš gatvės", jie nevairuoja naujų sunkvežimių. Arba jie duoda žemiaią kainą, o paskui, kai jau daiktai pakrauti, reikalauja papildomai mokėti už "kilometrą" arba "keltuvą". Aš tai matau kasdien. Jei kaina atrodo per gera būti tiesa, tai tikriausiai taip ir yra. Negeriau uždirbti mažiau, bet išlikti su ramia sąžine?

Ar galima atsiskaityti tik atvežus daiktus?

Patirtimi sakau – ne. Mes reikalaujame avanso bent 50 proc., nes išvežus jūsų biurą į Vokietiją, mes neturime jokios garantijos, kad jums nepasikeis nuomonė arba kad jūsų Vokietijos partneris nemokės. Mes ne bankas, kad paskolindami būtume. Avansas užtikrina, kad projektas vyks toliau.

Kas nutinka, jei sugenda daiktas kelyje?

Mes turime draudimą. Reikia užpildyti pranešimą apie žalą (protokola), padaryti nuotraukas. Jei kaltė mūsų, mes atlyginame. Jei dėžė buvo blogai supakuota (pvz., jūsų darbuotojų), tai nelabai mūsų problema. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs apima ir atsakomybę, bet tikrai ne visišką. Svarbu gerai užfiksuoti būklę pakrovimo metu.

Ar padedate su išmetamomis atliekomis?

Taip, galime pasiimti senias dėžes, plėvelę, net ir senus baldus, jei jie nereikalingi. Bet Vokietijoje šiukšlių ivežimas yra labai brangus ir reglamentuotas (Gewerbeabfall). Negalima tiesiog numesti ant gatvės. Tai reikia apmokėti atskirai. Jei norite atsikratyti senių dalykų, pasakykite iš anksto, susirinksime tinkamą konteinerį.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (dažai, degalai)?

Jų vežti negalima. Tai yra ADR krovinių kategorija, o mūsų mašinos paprastai ne tokios. Jei turite laboratoriją su chemikalais, reikia specialios licencijos. Paprasti biurai dažnai turi mažus balionus su dujomis arba dažais – juos reikia išmesti čia, Lietuvoje, arba vežti savo automobiliu (saugiai!). Nesijaukinkime, gaisras kelyje nėra vertas tų penkių eurų, kuriuos sutaupysite.

Ar reikia vadybininko vietoje Vokietijoje?

Labai rekomenduoju. Mūsų vairuotojai yra geri vaikinai, bet jie nežino, kur statyti konkrečią lentyną, kurioje nėra numerio. Jei jūsų vokiškųjų kolegų atstovas yra vietoje, procesas užtrunka dvigubai trumpiau. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs tampa "greiti ir efektyvūs" tik tada, kur kas nors nurodo pirštu, kur ką padėti.

O jei reikės laikinai sandėliuoti daiktus?

Mes turime partnerių sandėlius Liubeke, Frankfurte arba netoli Berlyno. Tai kainuoja, bet kartais būna, kad biuras dar nebaigtas, o jūs išsikraustėte iš senojo. Galima palikti dėžės savaitę ar dvi. Bet nespėkite, vietos sandėliuose yra ribotos. Geriau derinti datas labai tiksliai.

Ką daryti su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Jeigu jie yra įmonės balanse, galima juos vežti autovežiu arba vairuoti savo (jei turi vairuotojus). Negalima užkabinti automobilio už biuro sunkvežimio, jei jis nėra užregistruotas kaip priekaba. Vokiškai policija tam labai atidžiai žiūri. Yra specialių autovežių, tai geriau pasinaudoti jais.

Ar galima susimokėti kredito kortele?

Taip, galima, bet dažniausiai tik už avansą arba mažas sumas. Didelius sumas mes priimame pavedimu. Vokietijoje mums taip pat reikia mokėti vairuotojams dienpinigius (per dienas) ir kitas išlaidas grynaisiais arba kortele, tai reikia susitarti dėl "pinigų paketo".

Kaip išvengti pavogtų daiktų pervežimo metu?

Užrakinkite sunkvežimį, kai jis stovi per naktį arba pailsėjimo metu. Mes statome mašinas saugiose aikštelėse, bet vagys yra visur. Ypač pavogiami elektronikos įrenginiai – nešiojami kompiuteriai, planšetės. Geriau juos vežti su savimi (jei vykstate su mašina) arba padėti į užrakintą dėžę, pažymėtą "Braižomės" (ne, juokauju, tiesiog "Kita").

Ar padedate surinkti baldus naujame biure?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Mes atsivežame savo įrankius. Bet svarbu, kad būtų surinkimo instrukcijos! Jei instrukcijos dingę, tai mes surinksime kaip nors pagal logiką, bet už tai neatsakome, jei lentyna krūva. Paprastai su instrukcijomis einka greitai.

Kas dėl darbo laiko Vokietijoje? Ar dirbame naktį?

Galime, jei yra būtinybė, pvz., kad netrukdytų klientų verslui. Tačiau naktinis darbas brangiau, o Vokietijoje yra griežti triukšmo reglamentavimai. Negalima plėšti dėžių ir mesti baldų ant grindų vidurnaktį gyvenamajame rajone. Gausite skundą iš kaimynų ir policiją. Geriau dirbti nuo 8 ryto iki 18 vakaro.

Ar reikia specialių batų ar drabužių vadybininkams?

Mums ne, mes savus turime. O jums? Jei planuojate padėti, neikite su šiomis madingomis basutėmis. Biuro perkraustymas – tai dulkių, aštrių kampų ir skysčių. Nusivilkite kostiumus, o vairuotojams nereikia jums rodyti, kaip nešti dėžę, jei jūsų batas slysta.

Kaip susisiekti, jei vairuotojas dingsta?

Jis nedings, tiesiog gali būti užstrigęs spūstyje prie Kauno arba netoli Magdeburgo. Mes visi turiems GPS stebėjimą. Galite vadovautis mūsų vadybininkui, o jis pasakys, kur yra mašina. Kartais signalas pradingsta požemiuose arba sandėliuose, tai ne panika.

Ar vežiate augalus į biurą?

Galima, bet tai daug darbo. Augalai turi būti gerai uždengti, kad neiššaltų (jei žiema) ir neišdegtų (jei vasarą). Be to, reikia fitosanitarinių pasų, jei tai daug augalų. Paprastai sakau – palikite senus augalus, nusipirkite naujus Vokietijoje. Tai pigiau ir mažiau galvos skausmo.

Ką daryti su dokumentais, kuriais nereikia Vokietijoje?

Geriau paimti su savimi arba sunaikinti čia. Mes negalime atsakingai vežti dokumentų su konfidencialia informacija, nes jei dėžė dingtų (kas retai, bet įmanoma), bus didelė bėda. Pasilikite svarbiausius pas save, o kitus išsiųskite skeneriu.

Ar reikia valyti seną biurą po išsikraustymo?

Tai paprastai nėra mūsų darbas, mes esame pervežėjai, ne valytojai. Bet galime susitarti dėl "švaraus išvykimo" – t.y. surinkti likusias šiukšles, dėžes, juos išvežti. Pilnas valymas (langai, grindys) – tai jau kitos firmos domeną. Nerašau šito tam, kad atsistumti, tiesiog būkite sąžiningi.

Kodėl svarbu iš anksto susitarti dėl vietos sandėlyje Vokietijoje?

Nes vieta ten kainuoja. Jei atvyksite ir reikės laukti, kol išlaisvins rampą, mokėsite vairuotojui laukimą. Vokiški sandėliai dirba tiksliai pagal grafiką. Jei užsirezervavote vietą nuo 10:00 iki 14:00, turite spėti. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs priklauso nuo to, kiek tiksliai dirba jūsų vokiečių partneriai.

Ar galima vežti maistą iš senojo biuro virtuvės?

Tik jei tai yra uždarytos, nepraradusios galiojimo prekės. Jei atidarytas kremas arba kiaušiniai – nešikite į šiukšliadėžę. Muitinė gali uždrausti maisto produktų vežimą, jei yra veterinarinių reikalavimų (nors tarp ES šalių daugiau mažiau galima, bet vis tiek nerizikuokite). Mums nereikia blogo kvapo mašinoje.

Kas dar svarbu, apie žmonės dažnai pamiršta?

Arbatinukus ir personalo daiktus! Žmonės išveža kompiuterius, bet palieka asmeninius puodukus, nuotraukas, šlepetes. Arba priešingai – perveža šiukšlių dėžę, manydami, kad tai svarbi dokumentacija. Atlikite kontrolinį patikrinimą prieš išvykstant vairuotojui iš Lietuvos.

Ką daryti, jei vairuotojas susirgo?

Mes turime atsarginių vairuotojų arba galime pervesti krovinią į kitą mašiną. Tai retas atvejis, mes stebiame sveikatą. Bet jei jums tenka važiuoti su vairuotoju (pvz., asmeniniam automobilyje), neskubėkite jį varyti. Jis turi poilsio režimą (tachografas), kurio negalima laužyti.

Ar verta rūpintis asmenine draudimo polisa?

Jei jaučiatės ramiau – taip. Bet mūsų draudimas dažniausiai užtenka. Svarbiausia yra teisingai įvertinti turto vertę prieš kelionę. Dauguma žmonių rašo mažiau, kad mokėtų mažiau premijos, o paskui verkia, kai kažkas dingsta. Būkite sąžiningi su savimi.

Galutinis patarimas – kada pradėti planuoti?

Kuo greičiau. Idealus laikas – 1-2 mėnesiai iki įvykio. Tada galite rasti geriausias datas, gauti visas leidimus Vokietijoje ir supakuoti visus dokumentus. Jei skambinate sekmadienį ir norite išvykti antradienį, tai tikrai nebiuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs, o chaosas. Planuokite iš anksto, ir viskas vyks gerai.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors šis procesas atrodo sudėtingas, viskas įmanoma sulyginti, jei turite patikimus partnerius. Biuro perkraustymo į Vokietiją sprendimai greiti ir efektyvūs yra realūs, jei nebandote viską padaryti patys per paskutinę naktį. Pagrindinis dalykas – aiškus susirašinėjimas, tvarkingi dokumentai ir sąžiningumas apie tai, ką vežiate. Niekada nežinokite, kas gali nutikti kelyje, todėl geriau būti pasiruošusiam blogiausiam scenarijui, o tada maloniau nustebsite, kai viskas vyks sklandžiai.