Biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, pasakyčiau, mačiau viską – nuo puikių, lyg pasakų, perkraustymų iki tokių, kai norėtųisi uždaryti akis ir prisidengti ausis. Žmonėms visada atrodo, kad biuro perkraustymas į Vokietiją yra tik dėžių krautimas ir vairavimas į vakarus, bet realybėje tai yra sudėtingas mechanižmas, kurį sukuria dokumentai, vairuotojų nuotaikos ir, žinoma, vokiškas kietumas. Dažnai klientai klausia ne apie kainą, o apie tai, kaip išvengti chaoso, kai pasienio pareigūnai viską iškrauna. Štai čia ir įsijungia biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos, kurios nėra tiesiog priemonė uždirbti, o būtinybė, kad jūsų verslas neustotų. Tiesiog noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio reklaminių frazių "vaiko".

Pagrindiniai dalykai apie kainą ir organizavimą

Kiek galėtų kainuoti toks biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, į kurį visada atsakau su nusivylimu – „nuo ko“. Nieko konkretaus nepasakysiu, nes vienam tai kainuoja kaip naudojamas automobilis, kitam – kaip butas Vilniuje. Viskas priklauso nuo tūrio, ar reikia išmontuoti baldus, ir galų gale, kur būtent Vokietijoje važiuojame. Jei tai tik kelios dėžės į Miuncheną, tai viena, o jei pilnas konteineris su serveriais į Berlyną – visai kitas orkestas. Be to, dabar degalai brangūs, tai ir kainos šokinėja.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo miesto Vokietijoje?

Žinoma, keičiasi. Jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją kalnuotomis vietovėmis, kur vairuotojas negalės įvažiuoti dideliu sunkvežimiu, teks pervežti mažesniais automobiliais. Tai vadinama "paskutiniai kilometrai" paslauga, ir ji kainuoja papildomai. O jei aš važiuoju į Hamburgą uosto zona, ten gi eismo problemos ir mokesčiai už įvažiavimą. Taigi, geografija čia labai svarbu, ir biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos gali brangti tiesiog dėl to, kad biuras yra trečiajame aukšte be lifts.

Ką reiškia "mokėti už valandas" ar už kubą?

Čia dažnai būna nesusipratimų. Už kubą (m³) paprastai mokama už ilgą nuotolį, nes sunku tiksliai prognozuoti, kiek laiko truks kelionėje dėl eismo. O už darbo valandas Lietuvoje ar Vokietijoje – kraunant ir iškraunant. Aš visada patariu sutarti dėl fiksuotos sumos, jei matote, kiek turite daiktų, nes valandinis uždarbis gali tapti nuostolingas, jei komanda užstrigs su dideliais sofa.

Ar brangiau vežti IT techniką?

IT technika – tai atskira istorija. Ne dėl to, kad ji sunkesnė, o dėl atsakomybės. Serveriai, duomenų centrai, brangūs monitoriai – viską tai reikia pakuoči specialiomis dėžėmis su putasėmis, o kartais net su antsmūkio plokštėmis. Jei kas nors nukris, draudimas nedengia duomenų praradimo, o tai verslui gali kainuoti milijonus. Taigi taip, brangiau, nes čia reikalingas ypatingas biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos požiūris.

Ar galima sutaupyti darbuotojų jėgomis?

Galima, bet ar verta? Matęs esu, kai vadovai liepia savo programuotojams nešti dėžes. Vienas nukrito ant kojos, kitas sugadino nugarą, ir po to darbo efektyvumas nukrito į nulį. Be to, jei darbuotojas sulaužo jūsų kompiuterį, kas tuomet? Geriau pasamdyti profesonalius krautuotojus, kurie žino, kaip kelti 100 kilogramų spintą nepertraukiant nugaros slankstelių.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Paslėpti mokesčiai. Vokiški miestai dažnai reikalauja leidimų stovėjimui (Erlaubnisschein), ypač centruose. Jei vairuotojas pastatys mašiną ne ten, gausią baudą, kurią už jus sumokės perkraustymo firma, o paskui iškars prie sąskaitos. Dar vienas dalykas – laikas. Jei sakote "reikia viską numesti per 4 valandas", o biure pilna chaoso, teks samdyti dvi brigadas.

Muitinė, dokumentai ir biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė

Kokius dokumentus reikia turėti kertant sieną?

Baziniai dalykai yra prekių persiuntimo lapas (CMR) ir eksporto SF. Jei reikia TIR procedūros, tai ir knygelė. Bet svarbiausia – inventorius sąrašas. Jis turi būti tikslus, ne "kažkiek dėžių su biuro reikmenimis". Vokiečiai mėgsta tikslumą. Jei sąraše parašysite "kompiuteriai", o realu bus 5 serveriai ir 2 printeriai, gali sukilti rūkas.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir pateikiate savo PVM kodą bei pirkėjo (savęs Vokietijoje) kodą, tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas (vidaus ES prekyba). Bet čia yra vienas "bet". Jei vežate daiktus, kurie nėra skirti verslui (pvz., asmeninę kava ar buitinę techniką virtuvei), čia jau gali būti taikomas importo PVM. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, aš tik vairuoju.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 reikalingas, jei prekės išvyksta iš ES (nors Lietuva ir Vokietija yra ES, bet jei tai tranzitas per trečiąją šalį ar specifinės procedūros). Bet paprastam perkraustymui jis nebūtinas, nebent jūsų įmonė naudoja muitinės sandėlius. Man asmeniškai su T1 tekdavo daugiau tranzito vežimuose su TIR knygelėmis, o ne tiesioginiuose biuro perkraustymuose.

Kas nutinka jei dokumentai netvarkingi?

Tada prasideda vaidinimas. Vokiška muitinė (Zoll) gali uždaryti mašiną iki tol, kol viskas neišsiaiškins. Gali tekti mokėti sandėliavimą, o tai Vokietijoje nėra pigu. Vakar vienas klientas pamiršo parašyti inventoriaus vertę, ir mes ten sėdėjome tris valandas. Geriau leiskit pasidaryti viską iš anksto.

Ar dažnai sustoja muitinėje patikrai?

Statistiškai retai, jei viskas tvarkinga. Vokiška muitinė labai automatizuota. Bet jei jums pasisekė ir iškritote raudonai juostai (rizikos pasirinkimas), tai tikrinimas vyksta 100%. Ypač jei vežate elektroniką arba brangius instrumentus, kurie gali būti pavogti. Čia ir įsijungia biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos, nes turime užtikrinti, kad niekas nedingsto per patikrą.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną compjuterį atskirai?

Ne nebūtinai kiekvieną atskirai, jei jie vieno tipo ir vienos vertės. Galima grupuoti "Nešiojami kompiuteriai – 10 vnt.". Bet jei ten yra vienas brangus "MacBook Pro" už 5000 eurų, o kiti pigūs "Lenovo" po 300, geriau juos išskirti. Muitininkai mėgsta matyti, kas yra "brangiausias objektas" siuntoje.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Jie turi būti pakuoti atskirai, uždaryti ir, idealu, vežami su jumis, o ne su kroviniu. Jei tenka vežti su kroviniu, reikia specialių užraktų dėžių ir sąrašo, kur nurodyta "Konfidencialūs dokumentai, vertė - 0 EUR" (kad neviliotų vagių). Aš visada sako, kad popieriaus kopijos gali būti, bet originalai su antspaudais – tai jūsų galva ant peties.

Techniniai niuansai ir saugumas pervežant į Vokietiją

Kaip saugiai vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Serverius reikia išjungti (nebent tai duomenų centras su UPS), atjungti laidus, visus pažymėti (nuo kur kabelis eina). Geriausia juos pakuoči į orginalines dėžes. Jei jų nėra, reikia statyti ant "debesų" (putos) užpildytų dėžių. Ir svarbiausia – nenaudoti pakavimo juostos tiesiai ant serverio korpuso, nuimant ją galima nuplėšti etiketę ar dangtelį.

Ar imate atsakomybę už sugadintus daiktus?

Taip, mes turime krovinių draudimą (CMR draudimas). Bet jis apsaugo tik nuo fizinio sugadinimo ar pavogimo. Jis nedengia duomenų praradimo ar to, kad jūsų verslas neveikė tris dienas, kol mes vežėme serverius. Todėl visada rekomenduoju pasidaryti atsarginęs kopijas (backup) prieš mus atvykstant. Tai biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos ABC.

Ką daryti su biuro augalais ar žuvytėmis?

Augalus vežti galima, bet reikia fitosanitarinių pažymų, jei tai yra daug. Vokietija yra gana griežta dėl kenkėjų. Žuvis ir akvariumus... aš asmeniškai atsisakiau to vežti. Vakar vienas klientas bandė vežti akvariumą su vandeniu. Galima įsivaizduoti kas buvo kai vairuotojas pasuko vairą. Viskas buvo ant grindų. Žuvys neliko, o kilimas drėgnas.

Ar reikia išmontuoti baldus ar vežate kaip yra?

Didelius spintas, stalus, sekcijas reikia išmontuoti. Kitaip nepraeis pro duris, o net jei ir praeis, kilnojant visą spintą gali atitrūkti kojos. Yra išimčių – mažos lentynos ar stalčiai, kuriuos galima užklijuoti. Bet geriau, jei mūsų meistras tai padaro, jis žino, kuris varžtas buvo kurioje vietoje (aš visada juos dedu į ziplock maišelius ir priklijuoju prie baldų).

Kas dėl pavojingų medžiagų spintoje?

Spintoje dažnai būna senų dažų, lakų, valymo priemonių. Tai yra pavojingos krovinių (ADR) kategorijos. Negalima tiesiog taip mesti į sunkvežimį su maistu ar drabužiais. Reikia atskirų dėžių, deklaravimo. Dažnai klientai tiesiog pasako "aš viską išmetau", o paskui randame degtukus ir benziną patalpose.

Ar galima sekti kur yra krovinys realiu laiku?

Dabar jau beveik visi vairuotojai turi GPS trackerius. Mes galime perduoti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Bet nereikėtų skambinti vairuotojui kas pusvalandį ir klausti "kur jūs?". Jis vairuoja, o Vokietijoje kalbėti į telefoną be "hands-free" draudžiama, baudos didelės.

Ką daryti jei vairuotojas užstringa?

Tai gyvenimas. Gali užgęsti variklis, gali būti avarija. Tada mes kaip organizatoriai turime vežti pervežti į kitą mašiną. Tai vadinama "transhipment". Tai užtrunka ir kainuoja, bet tai yra mūsų problema, ne jūsų (jeigu sutartyje taip numatyta). Esu matęs, kai pervežimas vyksta sniege, tai viskas užtrunka dvigubai ilgiau.

Smulkmenos, kurios suerzina ir biuro perkraustymo į Vokietiją paslaugos

Ar reikia dėžių ar atvežate savas?

Mes atvežiame. Tai įskaičiuota į kainą (dažniausiai). Naudojame stiprias, dvigubai sienelių dėžes. Jei norite naudoti savo senas iš prekybos centro, kurios jau buvo drėgnos tai aš negarantuju, kad jos neišsirutuls. Geresnės kokybės dėžės – tai mažiau skausmo vėliau.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilna chaoso sritis. Jei darbuotojas įmeta savo slidės į dėžę su dokumentais, tai gali būti problemų su muitine. Aš visada sako – arba asmeniniai daiktai eina atskirai su deklaracija "Asmeniniai daiktai, neverslinis naudojimas", arba jų neįmeskame. Vokietijos pareigūnai mėgsta rasti tokius "priekabius".

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo to, kiek pasiruošėte. Jei viskas stovi ant stalo, tai lėtai. Jei susirūpinote iš anksto, išėmėte asmeninius daiktus, tai greitai. Vidutiniškai 3-4 vyrai supako standartinį biurą per vieną dieną. Bet jei ten archyvas su popieriais užpildęs 3 kambarius... tai gali užeiti ir savaitę.

Kas atsitinka jei vokiškame biure neleidžia stovėti sunkvežimio?

Tai dažna problema senamiestyje. Tuomet mes turime naudoti "paskutinių kilometrų" paslaugą – mažesnę 3,5 tonų mašiną su kranu ar liftu. Perkrauname iš didelės į mažą važiuojant per miestą. Tai brangu, bet kitaip neišeis, jeigu gatvė per siaura arba yra "žalia zona" (Umweltzone), kurioje negali važiuoti seni sunkvežimiai.

Ar dirbate savaitgaliais ar naktimis?

Galime, jei užmokestis atitinka. Vokiečiai dirba tvarkingai, bet už papildomą mokestį galima viską padaryti naktį, kad ryte jūs jau dirbtumėte. Tačiau naktį krauti yra pavojingesniau ir lėčiau, žmonės pavargia. Aš asmeniškai nebūčiau pataręs krauti naktį, nebent būtina išimtinė situacija.

Kaip pasirinkti normalią firmą, kad nepavogtų?

Pažiūrėkite, ar jie turi realų adresą, o ne tik "virtualų biurą". Užsukite pas juos į sandėlį. Jei ten tvarka, mašinos tvarkingos, vairuotojai suuniformuoti – gerai. Jei mašina dūmsta, o vadybininkas atsiliepia po tris dienas – bėkite. Yra daug firmų, kurios tik paėmė depozitą ir išnyko. Biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos turi būti suteikiamos patikimai.

Išvada

Galiausiai, viskas apie tai, kiek pasitikėjate savo partneriu. Perkraustymas į Vokietiją nėra tik fizinis darbas, tai ir nervų valdymas. Geriausia, kai galite tiesiog duoti raktus ir atvykti į naują biurą, kur viskas jau stovi vietoje. Niekada nežinai 100%, kas gali nutikti kelyje, bet geras planas ir tvarki dokumentacija padeda išvengti didžiausios dalies problemų. Tikiuosi, šis straipsnis padės jums suprasti, kad biuro perkraustymo į Vokietiją saugumo kontrolė ir paslaugos yra investicija į jūsų ramybę, o ne būtinasis blogis. Sėkmės kelyje!