Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas

Įvadas

Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas dažniausiai prasideda per vėlai, nes visi sako: „Dar turim mėnesį, suspėsim.“ Po trijų savaičių paaiškėja, kad Vokietijos pastate reikia leidimo kroviniui, liftas rezervuojamas tik antradieniais, o serverinę gali liesti tik IT žmogus. Per 20+ metų mačiau ne vieną tokį scenarijų. Todėl Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas nėra tik kalendorius, tai rizikų mažinimas. Jei norite pamatyti, kaip laikas susijungia su kaina, žiūrėkite kainų palyginimo skyrių.

DUK: Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas – nuo kada pradėti

Kiek laiko reikia Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas?

Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas paprastam mažam biurui gali užtrukti 3–4 savaites. Vidutiniam biurui geriau skirti 6–8 savaites. Dideliam biurui su IT infrastruktūra, archyvais ir keliais skyriais reikia 10–12 savaičių, o kartais daugiau. Jei Vokietijoje dar derinami baldai, prieiga prie pastato ar interneto tiekėjai, tada terminas lengvai pailgėja. Aš visada sakau: geriau pradėti anksčiau ir paskui pasijuokti, nei pradėti vėlai ir prakaituoti.

Kodėl Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas pradeda griūti dar prieš krovimą?

Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas pradeda griūti tada, kai nėra vieno atsakingo žmogaus. Viena įmonės dalis žino apie archyvą, kita apie serverinę, trečia apie baldus, o ketvirta tikisi, kad „perkėlimo firma viską sutvarkys“. Taip nebūna. Reikia vieno kontakto, kuris turi teisę priimti sprendimus. Be to, kai kurie pastatai Vokietijoje neįleidžia krovėjų be registracijos, ir tai išlenda paskutinę dieną.

Ar Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas gali tilpti į vieną savaitgalį?

Gali, bet tik jei biuras mažas ir gerai paruoštas. Pavyzdžiui, 30–50 m² ofisas su keliais stalais, kompiuteriais ir dviem dėžėmis dokumentų dar gali tilpti į penktadienio vakarą ir šeštadienį. Bet jei yra serverinė, spausdintuvai, virtuvė, archyvas ir naujo biuro paruošimas, savaitgalis greitai tampa per trumpas. Aš mačiau „lengvą savaitgalį“, kuris baigėsi pirmadienį 14 valandą.

Kada pradėti rinkti daiktus?

Daiktus pradėkite rinkti bent prieš 3–4 savaites iki perkraustymo. Neskubant galima pažymėti dėžes, išmesti nereikalingus popierius, atskirti asmeninius daiktus ir paruošti IT įrangą. Jei pradedate likus dviem dienoms, viskas virsta chaosu. Darbuotojai pamiršta pasirašyti dėžes, dokumentai susimaišo, o kažkas visada randa „labai svarbią“ dėžę paskutinę minutę. Taip, aš tai mačiau ne kartą.

Ar reikia rezervuoti liftą?

Liftą reikia rezervuoti beveik visada, jei biuras yra verslo centre ar daugiabučiame administraciniame pastate. Vokietijoje tai ypač svarbu Berlyne, Miunchene, Frankfurte, Hamburge ir Diuseldorfe. Kartais reikia nurodyti laiką, sunkvežimio numerį, kompanijos pavadinimą ir draudimą. Jei liftas nėra rezervuotas, krovėjai gali laukti koridoriuje. O laukimas nėra nemokamas, nors kai kurie klientai taip galvoja.

Ką daryti, jei Vokietijos biuras dar nėra paruoštas?

Jei Vokietijos biuras dar nėra paruoštas, reikia turėti atsarginį planą. Tai gali būti sandėliavimas, dalinis iškrovimas, laikinas biuras arba perkėlimas į dvi dienas. Blogiausias variantas – atvežti viską ir tikėtis, kad kažkas „kažkaip sugalvos“. Taip negalima. Reikia žinoti, kas turi raktus, kas atidarys pastatą, ar veikia elektra, ar yra stalai ir ar internetas jau paruoštas.

DUK: terminai, leidimai ir darbo langai

Ar savaitgalio perkraustymas visada geresnis?

Savaitgalis atrodo geresnis, nes netrukdo darbuotojams. Bet kartais jis brangesnis, nes reikia mokėti už papildomą darbo laiką, naktinį darbą arba savaitgalio priemoką. Be to, kai kuriuose Vokietijos pastatuose savaitgaliais dirba tik apsauga, o administratorius atsako tik pirmadienį. Jei kas nors negerai, sprendimas užtrunka. Todėl savaitgalis yra patogus, bet ne visada paprastesnis.

Kiek laiko trunka pakrovimas Lietuvos biure?

Mažam biurui pakrovimas gali trukti 3–6 valandas. Vidutiniam biurui dažnai reikia 6–12 valandų. Dideliam biurui su demontavimu, pakavimu ir IT įranga gali užtekti visos dienos arba dviejų. Čia labai svarbu, ar darbuotojai prieš atvykstant komandai jau susidėjo daiktus. Jei stalai pilni popierių, o spintelės užrakintos, laikas tirpsta greičiau nei kava puodelyje.

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Iš Vilniaus į Berlyną kelionė sunkvežimiui gali užtrukti apie 14–18 valandų, priklausomai nuo sustojimų ir eismo. Į Miuncheną jau gali būti 20–26 valandos. Iš Klaipėdos maršrutas kitoks, o per Lenkiją kartais eismas būna nenuspėjamas. Todėl niekada nesakykite klientui, kad „ryt jau bus ten“, jei nėra rezervuotas realus laiko rezervas. Kelyje visko būna.

Ar reikia planuoti nakvynę vairuotojams?

Dažnai taip, ypač jei kelionė ilga arba iškrovimas numatytas anksti ryte. Vairuotojų darbo ir poilsio laikas yra reguliuojamas, todėl negalima tiesiog važiuoti be galo. Nakvynė kainuoja, bet ji gali sutaupyti nervų. Jei reikia atvykti į Frankfurtą 7 valandą, o iš Lietuvos išvykstama penktadienį, nakvynė gali būti praktiškesnė nei rizikingas naktinis važiavimas.

Ką reiškia „laiko langas“ pastate?

Laiko langas reiškia, kad pastatas leidžia krauti tik tam tikromis valandomis. Pavyzdžiui, nuo 8:00 iki 12:00 arba nuo 17:00 iki 20:00. Jei komanda neatvyksta į tą langą, gali tekti laukti kitos dienos. Tai skamba biurokratiškai, bet Vokietijoje tai normali praktika. Todėl Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas turi įtraukti ne tik kelią, bet ir durų atidarymo taisykles.

Kas nutinka, jei sunkvežimis vėluoja?

Jei sunkvežimis vėluoja, pirmiausia reikia pranešti pastatui, gavėjui ir komandai. Kartais leidimas galioja tik konkrečią valandą, tad vėlavimas gali kainuoti papildomą registraciją. Jei vėluojama dėl eismo, tai viena. Jei dėl neteisingo išvykimo laiko, tai kita. Todėl aš visada palieku rezervą, ypač žiemą arba prieš šventes. Keliai kartais elgiasi kaip žmonės – nenuspėjamai.

DUK: darbuotojai, dokumentai ir IT

Ar darbuotojai turi patys pakuoti daiktus?

Geriausia, kad darbuotojai susidėtų asmeninius daiktus, dokumentus ir mažus daiktus, o profesionalai pakuotų bendrą inventorių. Jei darbuotojai viską pakuos patys, dėžės dažnai būna be numerių. Paskui Vokietijoje visi klausia, kur yra sutartys, kur monitoriai ir kur kavos aparatas. Aiškus žymėjimas sutaupo daug laiko. Net paprastas lipdukas „Finansai 3“ gali būti didelis išsigelbėjimas.

Kiek laiko reikia serverinei?

Serverinei reikia skirti atskirą laiką, ne šalia pakavimo „kaip kada“. Priklausomai nuo įrangos, tai gali būti kelios valandos arba visa diena. Reikia išjungimo plano, nuotraukų, kabelių žymėjimo ir atsakingo IT asmens. Kai kurie serveriai negali būti tiesiog ištraukti iš lizdo. Jei serverinė kritinė, geriau planuoti perkėlimą etapais arba turėti laikiną sistemą. Čia ne vieta improvizacijai.

Ar reikia perkraustyti archyvą pirmiausia?

Archyvą geriau ruošti pirmiausia, nes jis dažniausiai sunkus, nuobodus ir visi apie jį pamiršta. Dokumentų dėžės greitai užima vietą, o jų numeravimas yra labai svarbus. Jei archyvas turi būti sandėliuojamas Vokietijoje, reikia žinoti, kurios dėžės kur keliaus. Maža klaida čia gali tapti didelė problema. Popierius atrodo lengvas, kol tenka nešti 40 dėžių laiptais.

Ką daryti su dokumentais, kurių nebereikia?

Dokumentus, kurių nebereikia, reikia tvarkyti pagal įmonės politiką ir duomenų apsaugos reikalavimus. Negalima jų tiesiog išmesti į bendrą konteinerį. Kartais verta pasamdyti naikinimo paslaugą Lietuvoje, kad nereikėtų vežti nereikalingo svorio į Vokietiją. Tai sutaupina vietos ir mažina riziką. Be to, mažiau dėžių reiškia mažiau painiavos naujame biure.

Ar galima perkraustyti biurą etapais?

Taip, ir tai dažnai yra protingiau, nei viską perkelti vieną dieną. Etapais galima perkelti archyvą, retai naudojamus baldus, dalį IT įrangos arba skyrių, kuris dirba nuotoliniu būdu. Taip sumažinama rizika, nes pagrindinė veikla gali tęstis. Minusas tas, kad kainos gali augti dėl papildomų reisų. Bet kartais geriau mokėti šiek tiek daugiau, nei sustabdyti visą įmonę.

Kiek laiko reikia naujam biurui „atsistoti“?

Naujam biurui reikia bent 1–3 dienų, kad žmonės pradėtų normaliai dirbti. Pirmą dieną visada atsiranda smulkmenų: trūksta adapterių, neteisingai pastatyti stalai, spausdintuvas neranda tinklo. Todėl nereikia planuoti, kad pirmadienį ryte visi dirbs kaip poilsinę savaitę turėjusi komanda. Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas turi palikti vietos tvarkymuisi, testavimui ir žmonių adaptacijai.

DUK: rizikos, vėlavimai ir praktika

Ką daryti, jei leidimą pastatas išdavė per vėlai?

Jei leidimas išduotas per vėlai, reikia keisti grafiką, o ne spausti viską į vieną dieną. Galima perkelti pakrovimą Lietuvoje, sandėliuoti dalį daiktų arba iškrauti tik kritinę įrangą. Kartais pastatas leidžia tik vieną dieną, tada tenka derinti viską tiksliai. Aš visada prašau raštiško patvirtinimo, nes žodinis „turėtų būti gerai“ tarptautiniame perkraustyme nėra garantija. Deja.

Ar galima keisti datą likus savaitei?

Galima, bet tai dažnai kainuoja. Įmonė jau gali būti rezervavusi sunkvežimį, komandą, keltą, nakvynę ar partnerius Vokietijoje. Jei data keičiama dėl kliento, papildomi kaštai gali atsirasti iškart. Jei data keičiama dėl pastato leidimo, reikia ieškoti kompromiso. Todėl prieš tvirtinant datą geriau patikrinti viską: liftą, raktus, internetą, baldus ir administratoriaus kontaktą.

Kas dažniausiai vėluoja perkraustyme?

Dažniausiai vėluoja ne sunkvežimis, o sprendimai. Kas išjungs serverį? Kas atidarys duris? Kur dėtos raktų kortelės? Kas patvirtins naują išdėstymą? Kodėl archyvas vis dar koridoriuje? Šie klausimai atrodo smulkūs, bet jie stabdo viską. Todėl Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas turi būti ne tik transporto grafikas, bet ir žmonių atsakomybių sąrašas.

Ar reikia numatyti blogą orą?

Taip, ypač jei kraunama per kiemą, lauko aikštelę arba reikia nešti daiktus didesnį atstumą. Lietus, sniegas ir vėjas gadina kartoną, slidina grindis ir lėtina darbą. Vokietijoje žiemą dar gali būti slidu prie rampų. Reikia turėti plėvelę, apsaugines medžiagas ir laiko rezervą. Gražus oras yra malonus bonusas, ne planavimo pagrindas.

Ką daryti, jei darbuotojai nesuspėja susipakuoti?

Jei darbuotojai nesuspėja, reikia greitai atskirti svarbiausius daiktus nuo antraeilių. Kompiuteriai, dokumentai, asmeniniai daiktai ir kasdieniam darbui būtina įranga turi būti pirmi. Likusius daiktus galima perkelti vėliau arba sandėliuoti. Bet čia reikia vadovo sprendimo, nes visi mano daiktai atrodo svarbūs. Kartais tenka būti šiek tiek griežtam, kitaip dėžės keliauja nežinoma kryptim.

Kaip išvengti pirmadienio chaoso?

Pirmadienio chaoso išvengiate tada, kai penktadienį viskas jau būna pažymėta, o pirmadienį yra žmogus, kuris vaikšto po biurą ir tikrina. Reikia turėti planą, kur stovi stalai, kur yra spausdintuvai, kur kabina dokumentai ir kas atsako už IT. Dar reikia palikti įrankių dėžę atskirai, neįpakuotą į paskutinį sunkvežimį. Taip, taip būna dažniau, nei norėtųsi.

Išvada

Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas turi prasidėti anksčiau, nei atrodo būtina. Mažam biurui užtenka kelių savaičių, vidutiniam reikia daugiau, o dideliam projektui geriau skirti tris mėnesius. Svarbiausia – turėti atsakingą asmenį, leidimus, pakankamai laiko serverinei ir rezervą nenumatytiems įvykiams. Tuomet Biuro perkraustymo į Vokietiją laiko planavimas tampa ne stresu, o valdomu procesu.