Biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika: vadovas iš vidaus

Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje galiu pasakyti viena – vaizdelis sukeistas aukštyn kojomis. Klientai atvažiuoja ir mano, kad biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika yra kaip pasimatyti kavinėje: padėjome dėžes, važiujam, gėrėm kavą. Tikrovėje tai yra chaosas, kurį suvaldyti sunkiau nei gerti vandenį veršiant. Turime dokumentus, kuriuos vokiškas muitininkas gali atmesti dėl neteisingo datos formato, vairuotojus, kurie miega mašinoje prie pat Berlyno, ir baldus, kurie papuolė į liftą tik su pusiau laipsniu palaidu. Bet jei viską suplanuojame šaltai, pabaigoje viskas susitaria. Tiesiog reikia kantrybės ir geros „šampano“ degtinės.

Dokumentai, kuriuos svarbiau nei jūsų arbatinukas

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti sename?

Ką pradėti? Sąrašas ilgas, bet be pagrindinių niekur nenuvažiuosite. Būtinos eksporto sąskaitos-faktūros, krovinio manifestas ir TIR karnetas (jei važiuojate su pilnu priekabu uždaru). Ir svarbiausia – vertės deklaracija. Be to, biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika sustoja pačioje pradžioje, jei neturite teisinio pagrindo daiktams pervežti, t.y. perkėlimo dokumentų, patvirtinančių, kad tai ne prekyba, o įmonės turto perkėlimas.

Ar tikrai reikia muitinės brokerio, ar tai pinigų švaistymas?

Žinau, visi nori sutaupyti. Bet pasakykite taip vairuotojui, kuris stovi prie pat sienos ir mato, kaip eilė auga. Brokeris – tai ne prabanga, o jūsų nervų taupymas. Vokiška muitinė (Zoll) labai griežta, ir viena blogai užpildyta eilutė gali uždelsti pervežimą dienomis. Geriau sumokėkite specialistui ir gerkite arbatą, nei kankinkitės su pažymomis Kalvarijos pasienyje.

Kas daryti, jei dokumentuose trūksta parašo?

Buvo atvejis, vienas klientas, (gerai, jau nebevardu vadinsiu), pamiršo pasirašyti vieną lapą paskutinę minutę. Mašina jau buvo už Lietuvos ribų. Teko siųsti skenuotą kopiją el. paštu ir meluoti, kad originalas keliauja kartu su krovininiu. Negerai, bet padėjo. Tačiau geriau tikrinti visus parašus du kartus prieš išvykimą.

Ex-1 dokumentas – ar jis vis dar aktualus?

Kai kalbame apie Vokietiją, Ex-1 (eksporto deklaracija) dažnai iškelia miglą. Dabar daug kas važiuoja pagal bendrąsias rinkos procedūras, tačiau oficialiu biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika reikalauja šaltos galvos. Nebūčiau sau girtas, bet man atrodo, kai kuriems mažesniems siuntiniams galima apeiti, jei vertė maža, bet dideliems biurams be Ex-1 ar atitinkamo išvykimo deklaravimo pasieniečiai neleis praeiti.

Kiek laiko užtrunka dokumentų parengimas?

Jei turite viską surinkta – valanda. Jei turite tik geras mintis – dvi dienos. Įmonės buhalteriai dažnai nešokinėja vienu žingsniu su logistika, todėl pradėkite kalbėtis bent savaitę prieš planuojamą išvykimą. Skubėjimas čia kainuoja brangiai.

Ar galiu varyti savo darbuotojus su vairuotoju?

Techniškai – taip, jei vietų pakankamai ir yra sėdynės. Bet legaliai tai komplikuota, jei tai ne krovininė keleivinė transporto priemonė. Geriau nelipti ant peilio. Vairuotojui reikia poilsio, o ne keleivių skyriaus valdymo.

Fizinis darbas ir dėžių chaosas

Kaip supakuoti kompiuterius, kad neištirtų?

Neapliekamu plėvelių (bubble wrap) niekada nėra per daug. Ir vieną dalyką prisiminkite – monitoriai eina į dėžes vertikaliai, ne horizontaliai. Pažiūrėkite į gamintojo dėžę, ten visada rodoma. Aš matęs, kaip mašina sustoja staigiai ir visi stiklai nulūžta, kai gulėjo ant pilvo.

Ką daryti su archyvu?

Tai košmara. Popieriaus tonos, kurie sveria daugiau nei laivai. Jei darote biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika, tikrinkite, ar archyvo dėžės yra paženklintos. Kartais reikia specialių keltuvų, nes juos neįmanoma nešti rankomis be nugaros sulaužymo. O tas dulkes... vėdinimas būtinas.

Ar reikia išardyti visus baldus?

Lentynos – taip. Didelės dirbtuvės – taip. Bet mažos spintelės? Kartais lengviau užjuosti dangčiu. Tik prašome, nustatykite varžtus į mažus maišelius ir priklijuokite prie pat baldų. Niekas nenori ieškoti „M8“ varžto tarp tūkstančio kitų detalių Miuncheno sandėlyje.

Kas su serverine?

Tai yra tavo širdis ir kraujas. Čia nebegali taip paprastai „dėžė į dėžę“. Jei biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika neapima specialaus serverinės pervežimo plano, tu pralaimėsi. Reikia pakavimo, kuris amortizuoja vibraciją, o ne tik guminės ratukus. Ir duomenų backupas prieš išvežimą – privaloma sąlyga.

Ar įmanoma pervežti augalus?

Taip, bet ne žiemą, kai už šaltiems -10 laipsnių. Vokietijai nereikia mūsų peršalusčių fikusų. Pavasarį ar vasarą – galima, tik reikia, kad jie būtų karantinu pažymėti (fitosanitarinis sertifikatas nereikalingas vidiniam EU, jei tai ne specialios rūšys, bet geriau pasitikrinti, nes aš nebotanikas).

Kodėl dėžės visada būna per sunkios?

Nes darbuotojai įmergia viską į vieną. Pusė dėžės knygų, pusė rašomųjų stalų prietaisų. Pasekmė – dugną iškrenta. Dėžė negali sverti daugiau kaip 20–25 kg, jei nenorite, kad mūsų darbuotojai pradėtų keiksnoti prieš pat užkrovą.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Jeigu norite išlikti sveikas – taip. Turite žinoti, kur dėjote „Svarbius sutartis“ ir kur „Įrankius“. Be etikečių išsikraustymas Vokietijoje tampa lobio paieška, kuri užtrunka savaitę.

Vokiški ypatumai ir kelių nuotraukos

Kokie yra Maut (muitinės mokestis keliuose) reikalavimai?

Vokietijoje visi keliai mokami sunkiesiems. Mašina turi turėti „Maut“ įrangą arba pirkti bilietus internetu. Jei užtenka 10 eurų mokesčio, o jūs ne sumokėjote – bauda gali būti kelias šimtus eurų. Negerokite su vokiečiais apie tai, jie turi tuos nuotraukų skydus su infra raudona spalva (vokiečiai tiksliai).

Ką daryti, jei įvyko avarija?

Pirmiausia – policija. CMR draudimas (jei turite) padengs žalą, bet be policijos protokolo niekas nieko nepermokės. Ir nenaudokite „buvo avarija“ kaip išsigavimo, kiekvienas smūgis fiksuojamas.

Ar leidžiama važiuoti poilsio dienomis?

Vokiškai strict: ne. Sekmadieniais ir švenčių dienomis sunkvežimiai su kroviniu negali važiuoti. Yra išimčių (pervežami šaldytuve, kai gali sugesti), bet biuro baldams tai netinka. Planuokite maršrutą taip, kad sekmadienį mašina stovėtų ramiai.

Kaip sužinoti apie eismo spūstis?

Naudokis „Google Maps“ arba „Truck“. Bet realus vairuotojas pasakys – jei yra spūstis prie Kelno, važiuok pro Frankfurtą. Kartais ilgesnis maršrutas yra greitesnis. Svarbiausia – kuras.

Kas daryti, jei pasiklysta Vokietijos mieste?

GPS yra dievo dovanas, bet kartais jis vedžia pro gatves, kuriose uždrausta važiuoti sunkvežimiams (ganzsperre). Žiūrėkite į kelio ženklus. Raudonas apskritimas su baltu viduje – ne. Mėlynas kvadratas – taip.

Ar sunku rasti parkavimą prie naujo biuro?

Berlyno ar Miuncheno centre – be galo sunku. Reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės (Sondererlaubnis) iš anksto. Jei tiesiog sustojote ant gatvės, gali atvažiuoti vilkikas ir nuvežti jūsų turtą į šiukšliadėžę.

Kiek laiko užtrunka važiavimas iš Vilniaus iki Berlyno?

Idealiu atveju – 14–16 valandų vairuojant vienam vairuotojui su poilsiais. Bet realiai biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika įtraukia ir muitinę, ir dėžių pakrovimą, ir išsikrovimą. Skirkite dienai dvi.

Ar yra skirtumas tarp Rytų ir Vakarų Vokietijos?

Infrastruktūroje – ne, visur puiku. Bet kai kurie vietiniai vairuotojai sako, kad Rytuose daugiau policijos patikrų. Gal tiesa, gal ne, bet geriau važiuoti pagal taisykles visur.

Pinigai, laikas ir nervų suvaldymas

Nuo ko priklauso kaina?

Nieko konkretaus. (Nesu tikslią, bet aš taip jaučiu). Kiekvienas atvejis individualus. Svarbu: atstumas, svoris, kiek aukštų be lifto, ar reikia virvių (kranų), ar yra prieigos prie langų. Jei reikia išardyti ir surinkti 50 stalų – brangiau.

Ar kainuoja papildomai lifto rezervavimas?

Dažniausiai ne, jei tai normalus biuro pastatas. Bet jei reikia rezervuoti specialų statybinį liftą arba uždaryti gatvę – tai jums mokės direktorius iš savo kišenės.

Koks yra įprastas užsakymo terminas?

Planuokite bent 2–3 savaites iš anksto. Greitasis režimas („važiuojam rytoj“) kainuoja du kartus brangiau, ir dažnai tada tenka samdyti „kurjerius“, kurie gali vežti tik dalį.

Ar reikia mokėti iš karto?

Įprasta – 30–50 % avansas, likutis – atidavus turtą į vietą. Jei kas nors klauso 100 % iš karto – bėkite. Tai aferos ženklas, ne mano verslo metodas.

Kas apdraudžia turtą kelyje?

Mes turime atsakomybės draudimą pagal CMR konvenciją. Jis dengia žalą iki 8,33 SDR vienam kilogramui (apie 10 eurų). Jei vežate brangų serverį, pasirašykite papildomą draudimo polisą, kitaip gausite tik dešimtadalį vertės.

Ar galima atidėti mokėjimą už pervežimą?

Nebent esate senas pažįstamas. Mums taip pat reikia mokėti vairuotojams, kurį, degalą. Be galo kredituoti negalime, verslas ne labdaros fondas.

Kas vyksta, jei vairuotojas uždelstas?

Jis skambina ir sako, kad variklys sugedo arba padanga sprogo. Mes tada samdome kitą mašiną, jei įmanoma, arba vežame dalimis. Klientams tai nepatinka, bet technika yra technika. (Kažką reikia su tuo daryti, negalima stumti mašinos).

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, tai būtent tai, kas rekomenduojama. Randame valandą, susėdame, susiskaičiuojame metrus ir pasirašome sutartį. Taip išvengsite staigmenų tada, kai mašina jau stovi prie durų.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Galvojate, kodėl pigu? Nes jie nebus įdarbinti vairuotojai, arba mašina neturi drabužių (dėžių), arba tiesiog dingsta pusiaukelėje. Biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika yra atsakomybingas procesas, tačiau pigiausiai paprastai baigiasi teisme.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nėra paruoštas?

Tai kasdiena. Tada reikia sandėlio Vokietijoje. Tai kainuoja, bet geriau palikti dėžes saugiai, nei nešioti juos po gatvę ieškant vietos. Atidėjimas (storage) – tai normali paslauga.

Pabaigos gaidys ir smulkmenos

Kiek laiko trunka iškrovimas?

Priklauso nuo lifto greičio ir vyrų skaičiaus. Standartiškai 3 tonų krovinys su dviem vyrais – 4–6 valandos. Jei daug mažų dėžių – ilgiau. Jei dideli baldai – trumpiau.

Ar reikia valyti po savęs?

Įprastomis sąlygomis – ne, mums ne. Mes tiesiog išnešame dėžes. Jei norite, kad surinktume baldus ir išneštume įklotas – tai papildoma paslauga. Bet dulmės valyti neprivale, mes ne valytojai.

Kas, jei kažkas sulūžo išsikraunant?

Praneškite iš karto. Fotografuokite. Parašykite defekto aktą. Negalima po mėnesio skambinti ir sakyti, kad stalo koja buvo laužta, jei aktą pasirašėte, kad „viskas tvarkoje“.

Ar gabenate atliekas?

Ne, mes ne šiukšliavežiai. Kartais galime pasakyti, kur artimiausia konteinerių aikštelė, bet mums reikia važiuoti toliau dirbti, o ne važinėti su šiukšlėmis per visą šalį.

Kaip sumokėti vairuotojui gerybas?

Geriau neduoti. Daugelis firmų draudžia priimti pinigus. Užteks paprašyti paskambinti vadybininkui ir pasakyti „ačiū“. Dėl to vairuotojui bus maloniau nei dėl dešimt eurų, kuriuos gali prarasti.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti vietą?

Jeigu biuras yra 5 aukšte be lifto su siaurais koridoriais – TIKRAI taip. Vartotojas mums pasakoja „viskas telpa“, o atvažiavęs matome, kad liftas telpa tik 4 asmenis, o ne sofos. Tokie nesusipratimai kainuoja.

Kas vyksta, jei dingsta dėžė?

Turi būti sąrašas. Jei sąraše buvo 50 dėžių, o iškrovėme 49 – ieškome. Kartais ji nukrito po grotelėmis, kartais pavogta (retai, bet būna). Be sąrašo – jūsų žodis prieš mūsų.

Ar atvežate įduriančiąją kompaniją?

Nebent sutarta. Dažniausiai vairuotojai turi eiti atgal kita siunta, kad uždirbtų. Jei norite, kad jis lauktų valandą – mokėkite laukimo mokestį.

Ką daryti paskutinę dieną

Ką patikrinti prieš išvykstant?

Ar uždarytos langai? Ar išjungtas elektros skydas? Ar nėra likę kavos puodelių ant stalo? Kartais paliekama tokia chaosas, kad vėliau telefonas skamba, kad užrakinti durys negalima, nes raktas viduje.

Kaip pasidaryti atsisveikinimą su senbuviais?

Nepamirškite nuplauti indų. Niekas nenori grįžti į purviną virtuvę. O ir geras įvaizdis svarbus.

Ar verta palikti instrukcijas naujiems savininkams?

Būtina. Kur šaltinis, kur interneto routeris, kur dujų vožtuvas. Tai ne jūsų reikalas, bet taip padarysite gerą darbą.

Kaip susitvarkyti su vadybininku paskutinį kartą?

Paskambinkite, pasakykite, kad viskas tvarkoje. Jei ką nors pakeis planuose – praneškite iš karto, o ne kai mašina jau važiuoja link Frankfurto.

Ar visada viskas taip sunku?

Ne. Kartai tai būna sklandžiau nei pusryčiai lovoje. Bet reikia būti pasiruošusiam blogiausiam, o ne tiksvėti apie geriausią.

Išvada

Galiausiai, visa ši biuro perkraustymo eiga į Vokietiją su visapusiška logistika atrodo baisi tik tol, kol nepradėjate veikti. Jei pasirūpinsite dokumentais, iš anksto susitarsite dėl detalių ir nebandysite sutaupyti ant vairuotojų poilsio, viskas vyks kaip pažadėta. Taip, bus nervingų momentų, taip, kils dulkių debesėlis, bet kai paskutinė dėžė bus atidaryta naujoje vietoje, pajusite palengvėjimą. Tiesiog nepaisykite to, ką sakau apie kava – geriau duokite vandenį.