Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika: Kas vyksta užmarštyje

Sveiki, dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, maždaug nuo tada, kai Lietuva atgavo nepriklausomybę, o mane senelis išvežė pirmą kartą į Vokietiją su „Scania“ sunkvežimiu. Per tiek laiko matau viską – nuo idealiai suplanuotų judesių iki visiško chaoso, kai klientas pamiršo pasakyti, kad jo biure yra seifas, sveriantis toną. Dabar kalbėsime apie tai, kaip iš tikrųjų atrodo biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika, ne iš tų spalvingų brošiūrų, o iš vairuotojo ir eksperto, kuris turi tą nešti dėžę, perspektyvos. Bus tiesiog, kartais šiek tiek painiai, bet tikrai naudingai.

Pradžia: kai viskas dar atrodo paprasta

Ar tikrai taip sunku suplanuoti biuro perkraustymą Vokietijos link su efektyvia logistika?

Iš pradžių atrodo, kad paprasta – padėti į dėžes, užkrauti ir važiuoti, taip? Bet žiūrėkite, Vokietija nėra kaip važinėjimas į pajūrį per Marijampolę. Čia reikia tiksliai žinoti, kiek dėžių, koks aukštis pastate Miunchene ar Berlyne, ar yra_liftas (turiu omenyje kraną, jei liftas per mažas). Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o prieš pusę metų, kai reikia išsiaiškinti leidimus ir apmokestinimą. Jei pradėsite planuoti savaitę prieš kelionę, bus brangu ir nervuojančiai, garantuoju.

Kiek laiko reikia skirti parengiamiesiems darbams?

Normaliai tai trunka maždaug mėnesį, o jei didelis biuras – tai ir ilgiau. Turite susitvarkyti techniką, paslėpti kabelius (priešingu atveju vokiečiai gali sumokėti baudą už netvarkingą krovinią), ir pažymėti dėžes. Paskutinis kartą, kai dariau greitąją sprendimą, klientas parašė ant dėžės „Knygos“, o viduje buvo kavinės aparatas, pritvirtintas prie grindų. Tai tas atvejis, kai reikia laiko, kad kas nors nuo to prikabintų.

Ar verta daug mokėti už pakavimo medžiagas?

Niekada netaupykite ant dėžių ir klijų juostos. Sunku tikrai, suprantu, kainos šokinėja, bet kai dėžė suyra ant A9 greitkelio, ir iškrenta jūsų vadovas brangūs serveriai, tai taupymas pasiverčia nuostoliu. Gerkite mažiau kavos, bet nusipirkite stambesnes, dvigubos sienelės dėžes, ypač jei planuojate biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika, kur keliai gali būti banguoti.

Kas daryti su technika ir serveriais?

Tai jautriausia dalis. Negalima tiesiog mesti monitorių į dėžę su popieriais. Reikia specialių dėžių su putomis, o serverius geriau patikėti profesionalams, kurie juos išjungs ir užfiksuoja. Pameną vieną atveją Frankfurte, kai klientas pats išjungė serverį taip, kad vėliau IT specialistai kovojo tris paras. Geriau nedarykite tos pačios klaidos.

Ar reikia inventorinio sąrašo?

Be abejo. Ir ne „ten kažkas parašyta“, o tikslius, kiekvieno daikto sąrašą. Vokietijoje muitinė gaišta labai mažai humoro, jei trūksta dokumentų. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika be sąrašo yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – techniškai įmanoma, bet baigsis blogai. Sąrašas taip pat padės surasti dalykus naujoje vietoje, kai viskas sumaišyta.

Ką daryti su dokumentais, kuriais nebenaudojate?

Nenukelkite šiukšlių į Vokietiją! Nė vienas logistikos ekspertas nepasakys, kad pervežti senus, apdulkėjusius 2010 metų ataskaitas yra gerai. Sudeginkite juos arba išsiųskite į archyvą čia, Lietuvoje. Mokėti už toną popieriaus, kurio niekas neskaitys, tiesiog beprotiška.

Kelionės ir vairuotojai: kas vyksta kelyje

Kaip pasirinkti tinkamą sunkvežimį?

Jei turite tik kelias biuro kėdes ir stalą, nereikia vilkiko. Bet jei keičiate padalinius, reikės 3,5 arba 7,5 tonos mašinos arba vilkiko su puspriekabe. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika reikalauja, kad mašina būtų techninėje būklėje, nes vokiečių keliuose policija tikrina kiekvieną mažą detalę – nuo stabdžių iki oro padangų. Senas „Manas“ gali nepraeiti apžiūros.

Ar vairuotojai turi kalbėti vokiškai?

Nebūtinai puikiai, bet pagrindinius terminus žinoti turi, ypač jei reikia susitarti su apsauga arba gauti leidimą prieangyje. Aš pats kalbu truputi, bet visada turiu su savimi vertėją telefone arba jaunesnį kolegą, kuris geba paaiškinti, kodėl mes stovimai ne toje vietoje. Be to, kai biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika užstrigs dėl kalbos barjero, tai kainos auga.

Ar yra tam tikri valandų apribojimai Vokietijoje?

Taip, ir čia būna daug nesutarimų. Naktimis (22:00 – 06:00) ir sekmadieniais bei švenčių dienomis yra draudžiama važiuoti sunkiasvoriais transporto priemonėmis, jei svoris viršija 7,5 tonas. Yra išimčių, bet jos reikalauja specialių leidimų, kurių gauti reikia mėnesį. Vieną kartą teko laukti iki pirmadienio ryto, nes nebuvo leidimo, o klientas stovėjo su rankomis.

Ką daryti, jei sugenda mašina kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Turiu tikslų pavyzdį – prieš dvejus metus mums sugedo degiklis ant Ruhro regiono. Dėl to biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika pavėlavo dviem dienoms. Reikia turėti draudimą, kuris padengia ne tik techninę pagalbą, bet ir krovinio perkrovimą į kitą mašiną. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog turėkite tai galvoje.

Ar būtinaregistruoti kelionę Bentone?

Manau, kad taip, nors dabar daugelis vis dar važiuoja „be popieriaus“, tik elektroniniu būdu. Bet Vokietijoje griežtai tikrinami poilsio laikai. Jei vairuotojas nebus užregistruavęs Bentono arba lenks taisykles, baudos yra astronomiškos. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika negali būti paremtas baudomis.

Kaip elgtis su mokėjimais už kelius ir vokus?

Dabar daug kur reikia eiti per „Toll Collect“ portalus arba naudotis on-board vienetais. Vokai irgi kainuoja, ypač pietinėje Vokietijoje. Geriau viską susimokėti iš anksto, kad vairuotojas nešvaistytų laiko stotyse, kur eilės gali būti ilgesnės nei čia prie parduotuvės pašto.

Vokietijos specifika: muitai ir taisyklės

Kokie yra pagrindiniai dokumentai muitinei?

Jums reikės komercinės faktūros, pakavimo sąrašo (packing list) ir transporto dokumento (CMR). Jei daiktai yra naudoti ir jūs juos perkinate (ne parduodate), gali būti taikomas nulinis tarifas PVM, bet tam reikia užpildyti atitinkamus formuliarius. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika be šių popierių gali baigtis tuo, kad krovinys bus uždarytas sandėliuke iki pat išaiškinimo.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei tai yra perkėlimas tarp įmonių (B2B) ir jūs turite PVM mokėtojo kodą, dažniausiai PVM nėra taikomas (intra-Community supply), bet tik jei pateikiate teisingą sąskaitą-faktūrą su savo PVM kodu. Muitas į Vokietiją iš ES šalių (Lietuva yra ES) taip pat netaikomas, bet dokumentai turi būti idealūs. Nerašiau „idealūs“ tiesiog taip. Vieną kartą užmiršome vieną nulį sąskaitoje, ir teko važiuoti paaiškinti į muitinę.

Ar yra kazino dalykų, kurių neima per sieną?

Žinoma, ginklus, narkotikus, pavojingas chemines medžiagas ir t.t. Taip pat griežtai reguliuojami gyvūnai (jei biure kate? nejuokinga). Bet biuro atveju dažniausiai problema būna su padirbtais prekės ženklais arba neteisėta programa. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika turi būti „skystas“, jokios pavojingos baggage.

Kaip vyksta patikrinimas?

Kartą jie sustabdo, kartą praleidžia. Tai priklauso nuo to, kiek įtartinai atrodo mašina. Jei vairuotojas atrodo pavargęs arba mašina „šluoja“, tikrai sustos. Jei viskas tvarkinga – praeina švyturį. Bet visada būkite pasiruošę, kad gali užtrukti valandą ar dvi.

Ar reikia specifinio draudimo kelyje?

Taip, būtina turėti transporto draudimą (CMR draudimas). Jis apsaugo jūsų turtą, jei, pvz., sunkvežimis užsidegs arba svers į griovį (pasižiūrėkiau į savo užrašus, taip, taip, tai ne išgalvojota). Standartinės įmonės draudimas ne visada padengia kelionę į užsienį.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Atvykstate, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika numato, kad reikia turėti atsarginį planą – arba sandėlį šalia, arba mašiną su pakėlimu vamzdžiu (autokraną), kad galėtum laikinai padėti dėžes lauke, jei oras leidžia. Geriau tiksliai susiderėti su savo vokiečių kolegomis dėl raktų.

Iššūkiai ir realios situacijos

Kas vyksta, jei liftas neveikia?

O jeigu jis nebuvo išvis užsakytas? Vieną kartą teko nešti 30 dėžių aukštyn laiptais penktame aukšte, nes vokiečių pastato administratorius negavo pranešimo. Vairuotojai beveik pamišę. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika reikalauja komunikacijos su vietos personalu dar prieš atvykstant.

Ar gali būti problema su parkavimu miesto centre?

Milžiniška. Vokietijos miestuose, ypač centruose, vietos sunkvežimiui yra auksinės. Jei nebus išankstinio leidimo užimti vietos, gausite baudą, o mašina gali būti nuvilkyta. Kartais netgi reikia samdyti privačią policiją, kad prižiūrėtų vietą, nes vietiniai gyventojai gali būti... na, pasakius tiesiog, nepatenkinti.

Kaip suvaldyti stresą vadovams?

Suteikite jiems gėrimų arba pasiųskite į atostogas tuo metu. Vadovai dažniausiai daugiausia trikšta ir trukdo. Jiems atrodo, kad biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika vyksta kaip magija, bet jie nemato tos šūsnies po stalu. Geriausia, jei jie tiesiog pasirašo dokumentus ir laukia telefonu.

Ar verta samdyti vietos talkininkus Vokietijoje?

Kartais taip. Jei mūsų vairuotojai pavargo arba yra tik du, o krovinys daug, geriau pasamdyti tris vyrus iš vietos agentūros. Jie žino, kur statyti ir kaip elgtis su klientu. Žinoma, tai brangiau, bet laikas yra pinigai.

Kas daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Reikia nedelsiant apie tai pranešti ir užpildygyti žalos protokolą (CMR pažyma). Negalima tik pamiršti arba paslėpti. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika reikalauš sąžiningumo, kitaip draudimo kompanija nemokės. Sulūžus monitoriui tris dienas prieš pristatymą būna sunku įrodyti, kad jis nebuvo sulūžęs anksčiau, todėl nuotraukos prieš kraunant yra privalomos.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Pažiūrėkime... statistiškai, vienas iš penkių didelių pervežimų kažkiek vėluoja. Užstrigimas pasienyje (nors jis formalus, tačiau dar tikrina), avarija, blogas oras. Nenurodykite klientui tikslaus valandos, jei jūs tai 100% nežinote (o beveik niekada nežinai 100%). Sakykite „ryte“ arba „dieną“, taip išliksite ramus.

Pabaigos gairės

Kaip susitvarkyti šiukšles po iškrovimo?

Galiausiai viskas iškraunama, o dėžės lieka. Vokietijoje labai griežtai tvarkomi atliekų utilzavimo klausimai. Negalima tiesiog padėti visko į konteinerius kieme. Dėžes reikia suskaldyti arba grąžinti (jei tai nuomos). Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika pasibaigia ne tada, kai paskutinis stalas pastatomas ant kojų, o tada, kai kiemas švarus.

Ar reikia dėti arbatpinigių vairuotojams?

Tai jūsų pasirinkimas, tačiau Lietuvoje tai priimta, o Vokietijoje vairuotojai dažniausiai viską gauna iš įmonės. Tačiau jei jums padėjo nešti stalus po 5 valandų vakare, butelis arbatos arba mažas pranasas nebus blogai. Tai žmogiškas dalykas.

Ką daryti, jei dingo daiktas?

Tikrinote viską dar kartą. Kartais kažkas užkrenta po sėdynės arba lieka senoje vietoje. Jei tikrai dingo – rašome pretenziją. Tačiau, jei tai buvo smulkmena, pvz., kavinės šaukštelis, greičiausiai neverta nervuotis. Bet jei dingo laptopas – tai katastrofa.

Kaip užtikrinti, kad verslas neustos?

Visada reikia planuoti įsikūrimą savaitgalį. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika turėtų būti baigtas pirmadienio ryto 8 valandą, kad darbuotojai galėtų atėsti ir dirbti. Jei planuojate padaryti tai darbo metu, prarasite pelną ir klientų pasitikėjimą.

Ar verta viską daryti patys? Nebent turite savo vilkiką ir 20 laisvų vyrų. Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika yra sudėtingas procesas, reikalaujantis žinių, dokumentų ir patirties. Pasamdyti profesionalus brangu, bet tai sutaupo jūsų nervus ir, tikėkimės, pinigus ilgame laikotarpiu.

Kaip apskaičiuoti galutinę kainą?

Sumokėkite už mašiną, už vairuotojus, už degalus, už vokus (Vokietijoje brangūs!), už draudimą ir, žinoma, už savo nervus (juokoju, bet tik dalis). Biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika niekada nekainuoja tiek, kiek atrodė pradžioje, todėl visada turėkite rezervą 10-15 proc.

Na ir tiek. Turiu vilties, kad kiek kas išsiaiškino, o jei ne – skambinkite, paaiškinsiu gyvai, tik ne prieš pat vidurnaktį. Sėkmės kelyje!

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas Vokietijos link su efektyvia logistika nėra tik fizinis daiktų pernešimas, tai sudėtinga organizacinė užduotis, reikalaujanti kantrybės ir detalios planavimo geros tiesos. Nors aš čia daug ką parašiau su skeptišku humoriu ir pavyzdžiais iš praeities, tikslas vienas – padaryti taip, kad jūsų verslas nenukentėtų. Būkite atsargūs, skaitykite sutartis (ypač smulkiąją spausdą) ir tikėkite savo logistikos partneriu, jei jis neisiūlo pervežti visko už penkis eu už litrą. Sėkmės ir sėkmingo išsikraustymo!