Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo padėklų, kurie iškrenta ant kelio netoli Berlyno, iki tokių biurų, kuriuos reikėjo išmontuoti per naktį, kad rytaus žmonės galėtų dirbti. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika nėra tas pats, kas perkelti sofasą pas tetą. Čia tikrai daugiau detalių, nervų ir dokumentų. Dažnai klientai mano, kad tiesiog užsako mašiną, o visa kita „užauga“ pati. Taip nebus. Reikia žinoti, kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje, kaip elgtis su vokiškomis tarnybomis ir kodėl pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi didžiausia galva. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių žodžių.

Kainos ir planavimas: nuo ko pradėti

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį biuro perkraustymą Vokietijos kryptimi su visa logistika?

Nepasakyčiau, kad galima susitvarkyti per savaitę, jei kalbame apie normalų įmonės perkėlimą. Geriau užsisakyti mašiną ir komandą bent prieš 3-4 savaites, o dideliems projektams – ir mėnesį. Vokietijoje viskas tvarkinga, jei tenki į eiles, o ne paskutinę minutę. Turime suderinti vietą naujame biure, nes ten dažnai reikia leidimo stovėti sunkiasvorei prie pat įėjimo. Jei spėjote, viskas vyksta sklandžiai, jei ne – tenka važiuoti į paleidimą už 5 km ir nešti daiktus rankomis.

Ar brangu tai viskas kainuoja ir nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo ir, labai svarbu, nuo to, kiek sunku išnešti daiktus iš jūsų dabartinio biuro. Ar yra liftas? Ar reikia nešti 4 aukštus pėsčias? Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika kainuoja nuo kelių šimtų eurų iki tūkstančių. Degalai Vokietijoje brangesni, o vairuotojų darbo valandos taip pat. Jei kas nors pasako, kad už viską imasi 200 eurų ir vežia 10 tonų – galvoju, tai arba melagis, arba jo mašina nenuvažiuos toli nuopylės.

Kas daryti, jei biure yra labai daug brangios technikos?

Tuomet reikia labai gerai susitarti dėl pakavimo. Monitoriai, serveriai, taisymo įranga – tai viskas turi būti uždėta į specialias dėžes su putomis. Negaliu tikrai pasakyti, ar kiekvienas turi tokių dėžių, bet mes paprastai turime savų. Vienas klientas taip sumontavo savo serverią ant lentynos, kad, kai atėjome jį nuimti, viskas užplūdo ant grindų. Girdėjau, kad tokiu atveju atsakomybės klausimas labai painus, todėl geriau viską užfiksuoti vaizdo įrašu prieš kraunant.

Ar galima sutaupyti darbuotojų jėgomis?

Galima, bet ar verta? Jei jūsų buhalterė pradeda nešti dėžes su kompiuteriais ir susimuša nugarą, tai bus brangiau nei samdyti mūsų. Be to, mes turime draudimą, o jūsų darbuotojai – ne. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika reiškia, kad mes atsakingi nuo to momento, kai paėmėme daiktą, iki momento, kai jį padėjome naujoje vietoje. Sutaupyti ant kėlimo galima, bet rizikuojate pačiu brangiausiu – laiku ir technika.

Kas nutinka, jei reikia išvežti daiktus penktadienį vakare?

Tai yra klasika. Viską darome dieną, o vadybininkas sako, kad darbuotojai dirba iki 18 valandos, o gal net iki 20. Tada mes pradedame vežti naktį. Vokietijoje naktinių poilsio laikų taisyklės griežtos, ypač miestuose. Vairuotojas gali gauti baudą, jei bus girdimas. Geriausia derėtis, kad dalį daiktų išvežtume dieną, o likusį – ankstyva ryte arba už papildomą mokestį už naktinį darbą.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Svarbiausias yra sandėliavimo sutartis (jei taip yra) ir sąrašas, ką vežame. Turi būti CMR sąrašas – be jo nepraeisite muitinės, jei sustings. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika taip pat reikalauja galimybės parodyti, kad daiktai nėra parduodami Vokietijoje (pavaldumo pažymėjimas). Jei nebus dokumentų, vokiečiai gali manyti, kad tai prekyba ir pridės PVM bei muito mokesčius.

Ar reikia deklaruoti elektroniką muitinėje?

Jei tai yra jūsų įmonės turimas turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar keliamas į filialą Vokietijoje, tai dažniausiai ne. Bet jei vežate naujus kompiuterius, kur dar nebuvo įtraukti į apskaitą, tai gali būti problema. Turi būti PVM sąskaitos-faktūros, kad įrodytume kilmę. Vieną kartą buvo atvejis, klientas vežė „asmeninius“ nešiojamus kompiuterius be dokumentų ir teko labai ilgai aiškintis su muitininkais pasienyje.

Kaip su „Gelb Sack“ ir šiukšlėmis Vokietijoje?

Nerekomenduoju užpildyti mūsų mašinos šiukšlėmis ir vežti jas į Vokietiją. Ten labai griežta atliekų rūšiavimo sistema. Jei padėsime maišą su mišriomis šiukšlėmis prie jūsų naujo biuro konteinerio, gali būti didelė bauda. Geriau viską išmesti čia, Lietuvoje, arba rasti vietinę kompaniją Vokietijoje, kuri atsiims didelius kiekius. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika apima ir „švarų“ likučių išvežimą, bet ne cheminės atliekas.

Ar reikia leidimo stovėti miesto centre?

Taip, be abejo. Miestuose kaip Miunchenas ar Hambūras negalima tiesiog sustabdyti 7.5 tonų mašinos ant gatvės. Reikia kreiptis į vietinę policiją arba miesto valdymo tarnybą (Ordnungsamt), kad išduotų leidimą (Straßenausnahmegenehmigung). Tai trunka laiko, todėl reikia tai padaryti iš anksto. Jei sustojote be leidimo, gali atvykti „Schlepper“ (speciali paslauga, kuri tempia mašinas) ir tai kainuos šimtais eurų.

Kas daryti su vokišku adresu ir registracija?

Kai atvykstate į naują biurą, reikės jį oficialiai užregistruoti (Gewerbeanmeldung), bet tai jau ne mūsų reikalas. Mes tik pristatome dėžes į patalpas, kurias jūs nurodote. Svarbu, kad adresas būtų tikslus – Vokietijoje gatvės numeriai kartais keisti, o navigacijos kartais veda į pramoninę zoną, kur reikia kodų nuo vartų. Geriau, kas nors iš jūsų lauktų prie vartų.

Techninė pusė ir krovimas

Ar jūs pakuotate viską patys?

Mes galime užtikrinti „pilną pakavimą“, tai yra, pakuotojai ateina, viską įdėja į dėžes, užklijuoja, užrašo. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika be pilno pakavimo yra pavojingas, nes dėžės gali atsidaryti posūkyje. Tačiau, jei norite sutaupyti, galite pakuti patys, bet tada neatsakome už tai, jei sužalojamas stiklas arba pasiduoda spintelės dugnas.

Kokios dėžės geriausios tinka biurui?

Stiprios, dvigubos sienelės dėžės. Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse (pavyzdžiui, parduotuvėse) įsigytų dėžių, jos skirtos kruopoms, o ne svarmėms. Turi būti specialios dėžės dokumentams (su dangčiais), kad popieriai neišsibarbškintų. Nesenai važiavome su viena firma, jie pakavo dokumentus į plastikinius krepšius ir visa tai buvo sugadinta. (Aš tikrai turiu omeny 7.5 tonos mašinas, ne tokius mažus vagonėlius).

Kaip elgtis su baldais, kurie nebeina per duris?

Tai dažna problema. Vokiški biurai dažnai turi didelius langus, bet standartines duris. Mes turime įrankių baldų išmontavimui ir montavimui. Jei reikia, nulupame duris iš vyrių arba išmontuojame stalo viršų. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika dažnai tampa „meistriuku“ darbu, o ne tik vairavimu. Svarbu, kad vadybininkas apie tai žinotų iš anksto, kad atvežtume reikiamus veržtuvus.

Ar saugu vežti serverius?

Serveriai yra jautrūs. Nerekomenduoju jų vežti įprastoje sunkvežimio atskyrimo dalyje, jei ten yra kitų daiktų, kurie gali užgulti arba sužaloti juos posūkiuose. Geriau juos vežti specialioje, uždarytoje dėžėje arba netgi atskiru automobiliu, jei kalbame apie didelius duomenų centrus. Taip pat reikia atsižvelgti į temperatūrą, jei vasarą yra karšta – serveriai gali perkaisti.

Ką daryti su augalais?

Augalus galima vežti, bet Vokietijoje yra fitosanitarinių reikalavimų, jei augalai yra dideli arba reti. Paprastus biuro augalus (filodendronus ir pan.) vežiame be problemų, tiesiog apjuosiam, kad nelūžtų šakos. Žiema reikia saugoti nuo šalčio, nes jei mašina stovi kelias valandas pasienyje ir temperatūra nukrenta iki -20, augalai gali numirti.

Kelionės ypatumai ir vairuotojai

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso, kur važiuojame. į Berlyną ar Miuncheną tai gali trukti apie 12–14 valandų važiavimo, bet su poilsio pertraukomis tai išsiplečia. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika nėra lenktynės. Vairuotojas turi turėti poilsį. Jei jums reikia, kad dėžės būtų ten rytoj 8 valandą ryto, reikia važiuoti dviem mašinomis su keitimu arba pradėti kelionę anksčiau. Nesilaikant poilsio laikų, gausite baudą, o vairuotojas gali būti nušalintas nuo vairo.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje. Jei mašina sustoja, kviečiame techninę pagalbą. Jei dėl to vėluojame, informuojame klientą. Kartais nukrypimas nuo grafiko būna dėl eismo įvykių arba statybų kelyje, kur yra itin daug Vokietijoje. Vieną kartą (nežinau ar verta minėti) mūsų mašina užstrigo „Stau“ (spūstyje) prie Hanoverio 6 valandas.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, angliškai arba truputį vokiškai. Pakankamai, kad susitvarkytų su policija arba priimtų prekes. Bet sudėtingus dalykus, susijusius su įmonės registracija, jie nediskutuos. Tokius dalykus reikia sutarti su vadybininku iš anksto. Jei reikia kalbėtis su namų savininku (Hausmeister) dėl raktų, geriau, kad kas nors iš jūsų būtų vietoje.

Ar galima sekti mašiną GPS?

Taip, mes suteikiame nuorodą, kur galite matyti, kur yra mašina realiu laiku. Tai ramina klientus, ypač kai vežami brangūs daiktai. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika tampa šiek tiek transparentesnis (skaidresnis) dėl šių technologijų. Tačiau ne visada palydovas veikia tiksliai, kai mašina yra požeminiame garaže arba tunelyje.

Ką daryti su parkavimu prieš iškrovą?

Kaip jau minėjau, reikia leidimo. Be to, reikia užtikrinti, kad vieta būtų laisva. Kartais tenka statyti „priešpiltis“ (preriją) ant šaligatvio, jei trūksta vietos. Taip pat reikia uždengti grindis naujame biure, nes nešėjai su purvais batlaisiais gali sugadinti grindų dangą. Vokietijai būdinga, kad pastatų administratoriai labai griežtai seka, ar nebus jokių įbrėžimų.

Rizikos ir nepatogios tiesos

Kas daryti, jei kažkas sulūžta pervežimo metu?

Mes turime atsakomybės draudimą. Jei sulūžta ką nors dėl mūsų kaltės, praneškite nedelsiant. Geriau padaryti nuotraukas vietoje. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika be draudimo yra beprotybė. Bet būkite atsargūs – dauguma draudimų nedengia daiktų, kurie buvo blogai supakuoti pačių klientų. Vienas klientas bandė gauti pinigus už lūžusią vazą, kurią įdėjo į dėžę be putų – draudimas neišmokė.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Nes jos samdo „gutterius“ – tai vairuotojai iš trečiųjų šalių, kurie turi tik mašiną ir rankas. Jie neturi draudimo, neturi įrangos, neturi dėžių. Jei jiems atrodo, kad darbas per sunkus, jie gali tiesiog išvažiuoti. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika reikalauja patikimumo. Pigus pasiūlymas dažniausiai baigiasi tuo, kad jūs turite samdyti kitą mašiną, kad išgelbėtumėte situaciją.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, jei tai nėra prekyba. Bet jei kiekvienas darbuotojas nori užvežti po dvi didelias dėžes su savo drabužiais, tai jau nebe biuro perkraustymas, o olandiškas arba lietuviškas „balta“ pervežimas. Muitinė gali susidomėti, kodėl įmonė veža 50 dėžių su asmeniniais daiktais. Geriau tai atskirti arba deklaruoti kaip asmeninį krovininį.

Kas daryti su pavojingais krovinais (dažai, chemija)?

Biuruose dažnai būna valymo priemonių ar buitinės chemijos sandėliuką. Negalima tų dalykų mesti į bendrą krovinią. Jie turi būti atskirai, uždaryti, su etiketėmis. Jei užsidegs arba nuvys, galima prarasti visą krovinį. Vokietijoje už tai gresia labai didelės baudos. Mes paprastai neimame tokių dalykų be ypatingo suderinimo.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, jei reikia, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje parduotuvės ir biurai uždaryti, todėl galima ramiai krauti, jei gavome leidimą statybos. Bet jei reikia kažką pasiimti iš sandėlio, kuris dirba tik darbo laiku, tai savaitgalis nepadės. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika dažniausiai vyksta darbo dienomis, kadangi reikia susisiekti su administracija.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrenta į vieną – pasitikėjimą ir planavimą. Biuro perkraustymas Vokietijos kryptimi su visa logistika nėra paprasta, bet jei viskas užprogramuota teisingai, vyksta be didelių nesklandumų. Nenaudokite pigių pasiūlymų, kurie kelia abejones, ir visuomet derėkites dėl detalių – nuo raktų iki šiukšlių išvežimo. Gerai padarytas darbas sutaupo pinigų ir nervų ilgam laikui.