Biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir mačau viską. Vieną kartą įsakėme perkraustyti didelę IT įmonę iš Vilniaus į Miuncheną, ir žmonės buvo taip susirūpinę dėl serverių, kad beveik nepamiršo pasiimti kavos aparato. O kitą kartą mažas advokatų biuras perkėlė visus failus į „Mercedes“ Vito su priekaba, vairuotojui gėrįs vandenį, ir viskas praėjo lyg pieva. Svarbiausia suprasti, kad biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją nėra tik apie tai, kad padėtumėte dėžes į sunkvežimį. Tai apie tą „tarpą“ – taisymą dokumentų, suplanavimą maršrutą taip, kad vairuotojui nereikėtų stovėti spūstyse prie Berlyno, o jūsų komanda galėtų rytoj dirbti. Ne viskas eina kaip pagal knygą, bet galima padaryti taip, kad klientas net nepastebėtų tų smulkių nesklandumų. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus.

Pasiruošimas ir dokumentų chaosas

Ar tikrai reikalingi jokie dokumentai, ar galima tiesiog važiuoti?

Žiūrėk, jei tu važiuoji su savo daiktais, gali ir gali. Bet kai kalbame apie įmonės turtą, tai Vokietijoje muitinė (Zoll) gali sustabdyti net jeigu ES erdvėje, ypač jeigu daiktų vertė didelė arba įtariama, kad tai ne perkraustymas, o prekyba. Mums dažnai tenka ruošti pristatymo sąskaitas (Lieferschein) ir turto sąrašą, kadangi biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją be šių lapelių gali tapti brangus malonumas. Geriau turėti vieną lapą daugiau, nei aiškintis kelias valandas pas vokiečių pareigūnus, kas tie kompiuteriai čia veža.

Kiek laiko reikia skirtų paruošimui?

Nėra vieno atsakymo, bet jei tu manei atsilaisvinti vieną dieną prieš važiavimą, tu tingini. Paprastai sakau – pradėkite ruoštis bent savaitę prieš. Reikia susidėlioti dėžes, pažymėti jas. Aš mačau, kai klientai viską daro naktį prie išvykimo, tada kažkas visada dingsta. Vienas klientas Vilniuje pamiršo raktus nuo saugyklos, kurios turėjome atsiimti dalį baldų. Praradome pusę dienos. Taigi, geriau užtruukite šiek tiek daugiau laiko paruošimui, nei vėliau verkti, kad vairuotojas laukia.

Kas dėl inventoriaus sąrašo?

Tai būtina darbas. Geriausia naudoti Excel lentelę, kurioje parašyta „5 stalai, 10 kėdžių, 1 monitorius“. Be to, kiekviena dėžė turi turėti numerį. Tiek paprasta, o kiekvieną kartą kažkas tai pamiršta. Kai atvykstate į Vokietiją ir tenka iškrauti 50 identiškų dėžių, be numerių taps chaosas. Ypač jei biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją įvyksta penktadienį popietę, kai visi nori namo.

Ar reikia deklaracijos muitinėje?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, tai paprastai ne, jeigu tai tik įmonės turtas, kuris kelias vietą. Bet yra „bet“. Jeigu vežate techniką, kuri yra įregistruota kaip ilgalaikis turtas, ir jos vertė viršija tam tikrą ribą (pvz., 10 tūkst. eurų), gali tekti pildyti vidinės prekybos ataskaitą arba susitarti su accountantais. Nežinau 100%, kiek dabar jie griežti, bet geriau pasiklaustykite buhalterio. Aš tiesiog vežu, ką duodate, bet dokumentus reikia turėti tvarkingus.

Kas jei dėžėse yra privatūs daiktai?

Čia dažna problema. Darbuotojai mėgta susmulkinti savi daiktus su įmonės. Jei ten yra butelio vyno ar asmeninių drabužių, tai Vokietijoje gali sulaukti klausimų, kodėl tai yra įmonės siunto. Geriausia tiesiog uždrausti darbuotojams kišti savo daiktų arba sudaryti atskirą sąrašą „personaliniams daiktams“. Nesiūlyčiau rizikuoti, vokiečiams nelabai patinka, kai sumaišoma komercinė ir privati logistika.

Pinigai, kainos ir neapykantos objektai

Kaip apskaičiuojate kainą?

Tai visada sunku paaiškinti trumpai. Dažniausiai imame už kilometrą (nuo 1,50 iki 2,50 Eur/km priklausomai nuo sunkvežimio) plus užkrovimo/iškrovimo darbą. Jei reikia įrenginėti liftą arba naudoti specialias kelnes (kurios gali būti labai brangios – už 100-200 Eur dienai), tai viskas eina į sąskaitą. Taip pat, jei biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją įvykta šventadienį arba naktį, tai mums reikia mokėti vairuotojams viršvalandžius, tad ir kainos didesnės. Nėra fiksuotos kainos be žiūrėjimo.

Ar galima sutarti fiksuotą kainą?

Galima, bet aš visada sakau – žiūrėkite, kas įeita. Vienos firmos duoda pigią kainą, o paskui papildo „papildomus darbus už kiekvieną laiptą“. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet jeigu prieš akis pasirodo papildoma krosnimi (kaip kartą buvo Helmstedte), kurios nebuvo projekte, tai kaina keičiasi. Fiksuota kaina geriausia, kai matėme objektą akimis.

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklausomai nuo to, kur važiuojate. į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų viena kryptimi. į Miuncheną – tai jau 16-18 valandų. Tačiau reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laikus. Jis negali važiuoti 20 valandų iš eilės. Taigi, dažniausiai tai dviejų dienų reikalas (ne, rinksiu tiksliau – dažniausiai išvykstame pirmą dieną, praeina naktį, ir antrą dieną iškrauname). Neskubėkite su laiku, geriau, kad vairuotojas pailsėjęs atvyktų.

Ar brangu užsakymai gatvėse?

Vokietijoje tai svarbu. Jeigu nežinote, kur statyti mašiną, gali būti, kad teks statyti tolėliau ir nešti dėžes per pusę miesto. Už „Ladeverbot“ (uždraudimas stovėti) gali padaryti baudą, kurią vėliau mums sumokėsite klientai. Mes patys stengiamės išsiaiškinti vietą, bet jei jūsų biuras centrame, pasirūpinkite vieta iš anksto. Taip sutaupysite nervų.

Ką daryti, jei biure nėra lifto?

O jei, tada mums reikia „trager“ – kranininko arba tiesiog fizinio darbo jėgų. Jeigu 5 aukštas be lifto, tai gali kainuoti kaip ir nupirkti naujus baldus. Aš kartą buvau tokiame kraustyme, kur vyrai nenešė, o naudojo virvę per langą. Nepatarčiau. Tai pavojinga ir brangu. Geriau iš karto pasakykite apie šią problemą, kad galėtume pasiimti daugiau žmonių.

Ar priimate kortelę ar grynais?

Mes priimame ir bankinių pavedimų (išankstinis apmokėjimas), ir kortelę, bet dažniausiai prašome depozito (nuo 10 iki 20 proc.), kad įsitikintume, kad tai ne juokas. Gyvenime buvau taip, kad atvažiavome, o klientas pasako: „aš šią dieną nemoku“. Geriau išsiaiškinti finansus iš anksto, nei stovėti prie sienos.

Krovinys, vairuotojai ir kelių realijos

Kokį mašiną parinkti?

Jei tai tik keli stalai ir dėžės, užtenka 3,5 tonos sunkvežimio (toks kaip „Ford Transit“ sunkesnė versija). Jei pilnas biuras su suolais, seifais ir arhivais – reikia 7-10 tonų arba visą sunkvežimį su tentu (tilpas). Biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją prasideda nuo teisingo mašinos pasirinkimo. Nes jeigu dėsime į per mažą mašiną, viskas sugadins.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Taip, bet jis ne supermenas. Jis gali padėti nešti dėžes, stumdyti vežimėlį. Bet jei reikia nešti 50 kg spintas trečia aukštą be lifto, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti dėl saugumo (ir teisės). Tada reikia šešėlių – papildomų darbuotojų vietose. Neapkraukite vairuotojo, jis turi atvežti mašiną gyvu.

Ką daryti jei pakeliui sutrukdo mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiam draudimą (CMR draudimas), ir mes kviečiame techninę pagalbą. Jei biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją turi būti atliktas rytoj 8:00 ryte, o mašina sugedo Lenkijoje, bandomas rasti kitą mašiną arba perduoti krovinių. Negerai, kad tai užtrunka, bet mes stengiamės išsisukti. Kartais tai neįmanoma be uždelsto.

Ar važiuojate per Lenkiją ar per Baltijos jūrą?

Priklausomai nuo to, kur Vokietijoje esate. į pietus (Miunchenas, Štutgartas) efektyviau važiuoti per Lenkiją (Warszawa, Wrocław). į šiaurę (Hamburgas, Berlynas) kartais gana per jūrą (Klaipėda-Kylis), bet tai reikalauja daugiau planavimo dėl keltų grafiko. Keltas yra brangesnis, bet vairuotojui geresnės sąlygos ilsėtis. Aš asmeniškai dažniau renkuosi kelią per Lenkiją, nebent yra dideli spūstys A2 autostradoje.

Kaip sekti kur yra krovinys?

Duodame vairuotojo numerį arba GPS nuorodą (jeigu tokia funkcija yra). Bet neprašykite mums skambinti kiekvieną valandą – vairuotojas negali kalbėti vairuodamas (baudos didelės). Geriau susitarti dėl atnaujinimų ryte ir vakare. Taip pat, atsiminkite, kad Vokietijoje daug kur ribojamas greitis vairuotojams, tad jie važiuoja lėčiau nei jūs savo „BMW“.

Ar galima vežti pavojingus daiktus?

Taip, bet tik su specialiais leidimais ir pažymėjimais. Jei turite senų dažų, tirpiklių ar cheminių medžiagų sandėlyje, apie tai turite pasakyti iš anksto. Negalima tiesiog užmesti į dėžę prie monitoriaus. Aš kartą mačiau, kaip degė siunta dėl blogai supakuotos baterijos. Nenorėčiau pakartoti to paties. Būkite sąžiningi dėl turinio.

Ar saugu duoti raktus nuo naujo biuro vairuotojui?

Praktiškai - taip. Jeigu jis atvyksta pirmas, kaip jis atidarys duris? Bet jeigu jūs bijote, tai geriau, kad jūsų atstovas ten laukia. Vairuotojai dažniausiai sąžiningi žmonės, bet raktai – tai atsakomybė. Ir vienas smulkus patarimas – nepamirškite pasiimti raktų iš jo po iškrovimo, o ne vėliau kai jis jau važiuoja atgal į Lietuvą.

Specifiniai dalykai: IT, baldai ir problemų sprendimai

Kaip pergabenti serverius?

Tai atskira tema. Serveriai negali būti gudrai sudėti į dėžę ant šono. Juos reikia stabdyti specialiomis juostomis ant paletės arba specialiame konteineryje. Taip pat jautrus temperatūrai. Jei kelias truks dvi dienas vasarą be ventiliacijos, gali perdegti. Geriausiai, jei biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją apie serverius sužinoma pirmiausia, nes jie reikalauja prioriteto.

Ar galima išardyti baldus patys?

Galima, tai net sutaupys pinigų. Bet tik tikėkite sau. Vieną kartą klientas išardė labai brangų stiklinį stalą ir paskui nepajėgė jo surinkti vėl. Mes esam profesionalūs, tai mums paprastiau. Jei darbo daug, mes turim savo meistrus, kurie greitai išardo ir surenka. O jei jūs norite sutaupyti – štai veržtės, bet atsakomybė už sugadintas dalis jūsų.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Monitoriai – tai jautriausia dalis. Reikia burbulų plastiko, tvirtų dėžių. Negalima dėti vieno ant kito be tarpinio. Geriausia, jeigu kiekvienas monitorius turi originalią dėžę, bet tai retas dalykas. Mes dažnai naudojame specialias „krepšius“ monitoriams. Jeigu ne, tai tiesiog apvyniojame daugiau kartų. Patirtis rodo, kad geriau per daug nei per mažai.

Kas dėl augalų biure?

Augalai vežami labai sunkiai, ypač žiema. Jei juos užšaldysite arba paliksite be vandens 3 dienas saulėkaitoje tentuje, jie mirs. Aš ne rekomenduoju vežti didelius augalus, nebent tikrai būtina. Pirkite naujus Vokietijoje – tai pigiau ir mažiau galvos skausmo. Tačiau jei insistuojate, mes juos vežame, bet atsakomybę neprisiimame, jei jie nuvysti.

Ar vežiate seifus?

Taip, bet seifai yra sunki. Labai sunki. Reikia žinoti tikslų svorį. Jeigu sako „seifas“, o jis sveria 400 kg, tai mums reikia ne tik žmogaus, bet ir „haisen“ (kelių) arba statybinės technikos vietoi. Nustatykite tai iš anksto, kad nesistumtume su juo laiptais nešdami. Seifo nešimas gali kainuoti kaip pusė krovinio.

Kas daro su šiukšlėmis?

Vokietijoje šiukšlių sistema yra sudėtinga. Negalima tiesiog visa užmesti į vieną konteinerį. Reikia rūšiuoti: popierius, plastikas, šiukšlės. Jeigu mes atsinešėme dėžių ir pakuojimo medžiagos, mes jas pasiimame su savimi atgal (recikluojame Lietuvoje). Bet jei norime išmesti senus biuro daiktus, tai reikia susitarti dėl „Sperrmüll“ (didelių atliekų) išvežimo. Už tai tenka mokėti vietinėms tarnyboms.

Galutiniai klausimai ir nesibaigiantys istorijos

Ką daryti jei Vokietijoje neleidžia įleisti sunkvežimio?

Tuomet reikia skambinti policijai arba gatvės tarnybai. Kartais reikia gauti leidimą (Ausnahmegenehmigung). Tai trunka laiką. Vienąkart turėjome laukti 3 valandas Kolnėje, kol gavę leidimą užvažiuoti pėsčiųjų zoną dėl didelių durų. Nėra ko daryti, reikia kantrybės. Mes stengiamės to išvengti, bet miestai senieji, gatvės siauros.

Ar dirbate šeštadieniais?

Dirbame, bet brangiau. Vokiečiai dirba iki 12 ar 13 valandos šeštadienį, paskui dauguma sandėlių uždaroma. Jeigu norite iškrauti šeštadienį popietę, turite užtikrinti, kad yra kas atidarys duris. Mums tai nerūpi, mes atvažiuojame, kai sakote, bet atsiminkite apie papildomus mokesčius.

Kaip elgtis su draudimu, jei kažkas sugedo?

Reikia sukurti protokolą (schadenprotokoll) vietoje. Ne vėliau namų sąlygomis. Vairuotojas t užpildyti formą, nufotografuju pažeidimą. Tada mes kreipiamės į draudimo. Jeigu jūs pasirašote, kad viskas gerai, o paskui namie randate įbrėžimą, draudimas nemokės. Būkite atidūs pasirašant dokumentus.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai kainuoja. Jeigu pasakote „užsukite dar į vieną vietą Frankfurte“, tai už kiekvieną valandą važiavimą imu papildomai. Nešaipokitis iš vairuotojo, jis nori namo, o ne važinėti po visą šalį. Planuokite maršrutą iš anksto.

Ką daryti jei klientas vėluoja atvykti į naują biurą?

Laukti. Bet po 2 valandų laukimo pradedamu skaičiuoti stovėjimo mokestį. Mums taip pat brangu stovėti. Jeigu žinote, kad vėluosite, praneškite iš karto. Nesinervinkite, mes esame įpratę įvairioms situacijoms, bet tiesiog apie tai šnekite.

Ar tinkla išjungti prieš kraustymą?

Būtinai. Ir serverius, ir kompiuterius. Aš mačau, kai išjungta elektros, o kompas dar veikė ant baterijos, ir žmogus bandė jį judinti. Nereikia. Išjunkite viską, uždarykite langus (jeigu liuja), ir tik tada leiskite mums įeiti.

Ar patirtis su Lietuvos įmonėm Vokietijoje skiriasi nuo vietinių?

Šiek tiek taip. Lietuviai dažniau bando sutaupyti, daryti patys. Vokiečiai labai mėgsta tvarką, planus, instrukcijas. Jiems svarbu, kad dėžės būtų vienodo dydžio, o etiketės aiškios. Jeigu dirbate su vokiečiais, būkite labai konkretūs. Biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją vietiniam klientui reiškia, kad viskas turi būti subalansuota. Mums juos lengviau aptarnauti, nes jie žino ko nori (nors kartais per daug griežti).

Kod�l pas jus brangiau nei pas „kitus“?

Kadangi mes pasiūlome pilną paslaugą, o ne tik „vežimą“. Mes turime patikimų vairuotojų, tvarkingas mašinas, drudimą. Jei kas nors nutinka, mes meskime problemą ant savo pečių. Pigios firmos dažnai tiesiog dingsta su telefonais, kai atsiranda problemų. Kaina atspindi ramybę.

Ar galima suteikti PVM sąskaitą-faktūrą?

Žinoma, mes esame legali įmonė. PVM mokėtojai galima užsirašyti išlaidas. Tiesiog pasakykite mums iš karto reikalingus duomenis firmos. Vengiant „šešėlinio“ vežimo, jūs apsaugote save nuo problemų su Vokietijos institucijomis.

Ką daryti su asmeniniais automobiliais darbuotojų?

Tai dar vienas dalykas. Kartais darbuotojai nori, kad nuvežtume ir jų automobilius. Tai įmanoma (su tentu suktu ant platformos), bet tai kaip atskira paslauga. Negalima įstatyti mašinos gale pilnai užpildyto biuro krovinio, nes bus problema svarstyklėse. Pasikalbėkite atskirai apie automobilių pervežimą.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Neprasote, bet tai malonus gestas. Vairuotojai – paprasti žmonės. Jei leidžiate pasiimti vandens arba duodate kavos, jie dirba su didesniu entuziazmu. Tačiau neduokit alkoholio! Tai griežtas draudimas.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepadingsta?

Nuotraukos prieš kraunant. Užpildytas inventorius. Mes turime sistemą, kur žymime kiek dėžių įkėlėme. Jeigu atvyksta 40, o iškrauname 39, tai žinome, kad kažkas negerai. Bet per 20 metų dingęs daiktas nutiko tik vieną kartą – vairuotojas „užmiršo“ dėžę degalineje (vėliau atvežė). Taigi, tikimybės nedidelės.

Ar verta viską daryti patys?

Jei mažas biuras – galbūt taip. Jeigu didelis – ne. Jūsų laikas brangesnis nei mūsų paslauga. Leiskite profesionalams daryti savo darbą.

Kas dėl „Long tail“ pervežimų (mažų siuntų)?

Jeigu turite tik 5 dėžių, tai nedomusu kelti visą sunkvežimį. Mes galime susieti su kita siunta (partijos surinkimas), tai bus pigiau, bet truks šiek tiek ilgiau. Užsisakykite iš anksto.

Paskutinis patarimas?

Būkite kantrūs. Kraustymas – tai stresas. Jeigu kas nors ne taip, nešaukite, o pasikalbėkite. Mes padarysime viską, kad biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją baigtųsi taip, kad jūsų komanda tik girtų kava naujame biure, o ne šauktų vieni kitiems. Sekmės!

Išvada

Galiausiai, viskas susiformuoja ne dėl to, kokią mašiną pasirinksite, o dėl to, kaip gerai suplanuosite procesą ir pasitikėsite savo partnieriais. Aš mačiau nemažai įmonių, kurios norėjo sutaupyti šimtą eurų, bet prarado tūkstančius dėl sugadintų duomenų arba praleistų terminų. Vokietija – rinka, kurioje tvarka ir laikas yra pinigai, tad biuro perkraustymas su sklandžia logistika į Vokietiją turi būti išplanuotas kaip operacija, o ne kaip kelionė pas pažintį. Pasidomėkite dokumentais, sudarykite tvarkingą sąrašą ir, svarbiausia, nedarykite spūstų patys sau – leiskite mums eiti priešais. Iki susitikimo kelyje!