Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai: kas iš tikrųjų vyksta kulisuose

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus, o gal ir daugiau, laikas skrenda. Per tą laiką mačiau viską – nuo prarastų dėžių su svarbiausiais kontraktais iki vairuotojų, kurie užstrigo prie Miuncheno, nes neįsidarbino vokiško vertėjo. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai nėra tiesiog daiktų vežimas iš taško A į tašką B, tai yra sudėtingas etapas, kuris gali nulyginti jūsų verslo veiklą, jei viskas nebus suplanuota tiksliai. Čia ne tik fizinis darbas, bet ir smulkmenos: dokumentai, brangioji technika bei tiksus grafikas, kuris dažnai suyra dėl neplanuotų stabdžių. Pasakysiu tiesą, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pasiruošimas ir planavimas (ar jo išvis yra?)

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nesitikiu, kad atsakysiu „prieš savaitę“, jei norite išlikti sveikas. Paprastai pradedame kalbėtis mažiausiai prieš du mėnesius, o idealiai – po trijų. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai reikalauja laiko, nes reikia ne tik mašinos, bet ir galvos. Vieni klientai skambina prieš penkias dienas ir tikisi stebuklo, tada aš tik nusilenku ir žinau, kad bus naktinis reisas su problemomis. Geriau anksti susirasti laiką tarp darbo užduočių, nes paslėpti kompiuterius į dėžes neįmanoma per pusvalandį.

Ar tikrai reikalinga detali inventorizacija?

Galėčiau meluoti, kad ne, bet tada kils chaosas. Turiu omenyje ne tik „stalai ir kėdės“, bet ir kiekvienas serveris, planšetė ar net kavinės aparatas. Vieną kartą vežėme įmonę, kur inventorizacija buvo „maždaug 50 dėžių“, ir pabaigoje trūko trys dėžės su svarbiaisiais buhalteriniais dokumentais. Vokietijoje klientai dažnai reikalauja sąrašo, tai daro biuro perkraustymą su logistiniu sprendimu Vokietijai kur kas lengviau, kai žinai, ką įkėlei į sunkvežimį.

Kas nutinka su tais svarbiais dokumentais?

Dokumentus reikia vežti atskirai, ne su bendru krovininiu mikroautobusu. Nerekomenduoju juos duoti vairuotojams, kurie gali juos užmiršti kabinyje arba pamažu juos pasislėpti tarp drabužių. Geriausia, jei vadovas juos vežia sau su savimi mašina. Buvo atvejis, kai vairuotojas išmetė dėžę su dokumentais ant grindų sandėlyje Berlyne, o ant viršaus uždėjo sunkų spintą. Viską teko daryti iš naujo, tai brangu mokėti už tokias klaidas.

Ar įmonės padeda su pakavimu ar tai mūsų reikalas?

Dauguma logistikos partnerių siūlo pakavimo paslaugas, tai paprastai įeina į kainą, jei sutartame. Bet dažnai žmonės nori padaryti patys, kad sutaupyti, o tada vėliau verčia gailėtis, nes dėžės išsilaisto. Profesionalus biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai įtraukia ir mūsų pakuotojus, kurie žino, kaip uždengti baldus, kad jie nebraižytasi kelyje. Naudoti paprastas „Lidl“ dėžes serveriams – tai tiesiog kvaila, deja, tai dažnai matau.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Niekas nemėgsta vežti šiukšlių į Vokietiją, tai tiesiog brangu. Prieš išvykdami turite susitvarkyti savo seną biurą, arba mums reikia užsakyti konteinerį čia, Lietuvoje. Vokietijose dėl šiukšlių išvežimo taisyklės griežtesnės, negalima tiesiog numesti visko prie pirmoje pastebėto konteinerio. Tai viena to vietų, kur klientai dažnai nukrypsta nuo temos ir galvoja, kad tai įeina į perkraustymo kainą, bet ne, tai atskira paslauga.

Kainos ir biudžetas – kodėl visada brangiau?

Kodėl kainos tokios skirtingos?

Nesakykite man, kad jums pasiūlė pigiau, jei ten nėra įskaičiuota draudimo ar pakojimo medžiagos. Kaina priklauso nuo to, kiek reikia žmonių, ar reikia kelti daiktus aukščiau nei pirmas aukštas, ir ar reikia specialios technikos. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai negali būti pigus, jei jame yra kokybė. Kartais siūlau kelia variantus: „ekonomišką“, kur vairuotojas dirba vienas, ir „pilną“, kur eina komanda, ir skirtumas didelis.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia važiuoti savaitgalį?

Žinoma, vairuotojai taip pat nori gyventi, o Vokietijoje darbo įstatymai yra griežti. Jei reikia įvežti biurą į Frankfurtą šeštadienį, tai kainuos dvigubai, o gal net trigubai dėl viršvalandžių. Geriausia planuoti įvežimą į naujas patalpas darbo dienomis, tada išvengsite nemalonių pokalbių apie biudžeto perviršį. Bet aš žinau, kad klientams visada skubama, todėl dažnai tenka mokėti tą papildomą mokestį už skubą.

Ką daro įtaką galutinei sumai?

Atstumas tikrai, bet ne tiek, kiek kuro kaina. Didelę įtaką daro iškrovos vietos apribojimai. Vieną kartą teko laukti 4 valandas, kol gavome leidimą užstoti prie vieno pastato Hamburge, nes vietinės valdžios buvo piktos. Tas laikas yra mokamas, ir jis eina į sąskaitą. Taip pat, biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai įtraukia ir tokius dalykus kaip lifto rezervavimas, jei jo nėra – keltuvas, o tai pinigai.

Ar galima sutaupyti ant vairuotojo?

Galima, jei jūsų darbuotojai sutiks padėtikrauti ir iškrauti, bet tai rizikuota. Vairuotojas yra atsakingas už techninę būklę, o ne už tai, kad jūsų vadybininkas nenukrito nuo laiptų nešdamas monitorių. (Nors dabar galvojau, kad kai kurie vairuotojai gali būti ir pagalbininkai, bet geriau nebesiklijuoti). Sutaupyti galima ant dėžių, jei jas surasite patys, bet tikrai ne ant draudimo.

Kiek kainuoja draudimas ir ar jis būtinas?

Draudimas yra privalomas, bent jau jūsų ramybei. Jis paprastai svyruoja nuo 3 iki 5 procentų nuo krovinio vertės, priklausomai nuo rizikos. Vokietijoje kelių eismo taisykės griežtos, bet avarijos įvyksta, ir jei dėžė su serveriais nukrenta iš sunkvežimio be draudimo, prarasite viską. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai be draudimo yra kaip važiuoti automobiliu be saugos diržų – galima, bet kvaila.

Dokumentai ir muitinė (Vokietijos nusistovėjusi tvarka)

Ar reikia eiti per muitinę, jei tai tik mūsų biuro daiktai?

Jei vykstate registruota įmone ir tai ne prekybinis krovinys, tai dažnai galima naudoti T1 arba T2 dokumentus, tačiau reikia tiksliai sekti, ką rašote deklaracijoje. Vokietijos muitininkai yra labai atidūs, jei pamato, kad keliauja per daug naujos technikos. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai reikalauja, kad visi daiktai būtų inventorizuoti su serialiniais numeriais, kitaip gali tekti mokėti muito mokestį arba mokesčius PVM.

Kas yra tas CMR ir kodėl visi jį mina?

CMR tai tarptautinis vežimo pažymėjimas, be jo negali važiuoti sunkvežimis į užsienį. Jis įrodo, kad krovinys buvo priimtas ir jis atrodo oficialiai. Be to, jame yra draudimas, kuris apsaugo ir vairuotoją, ir klientą. Vieną kartą teko spręsti ginčą, kai dingo dėžė, ir be CMR būtų beveik neįmanoma įrodyti, kad ji buvo duota vairuotojui. Tai pagrindinis dokumentas, visada patikrinkite, ar jis užpildytas teisingai prieš išvykstant.

Ką daryti, jei trūksta originalios faktūros dėl technikos?

Tai būna problema, ypač jei technika sena, o faktūros dingo. Vokietijai reikia įrodymo, kad tai nenaudojamos prekės. Kartais užtenka raštiško patvirtinimo iš jūsų buhalterijos, kad šis turtas priklauso įmonei ir yra naudojamas verslui. Geriau pasirūpinkite šiais popieriais iš anksto, nes muitinėje gali sustabdyti visą koloną ir tikrinti kiekvieną kompiuterį. Nebėra tikrai, ar dabar jie pakeitė taisykles dėl senų daiktų, bet anksčiau buvo taip, kad reikėdavo vertinimo.

Ar sunku gauti leidimus vairuotojams darbo laikui?

Vokietijoje yra griežti taisyklės, kiek vairuotojas gali vairuoti ir kiek poilsio jam reikia. Mes tai stebime per tachograus. Jei reikia dirbti naktį arba per šventes, reikia specialių leidimų, kuriuos gauna įmonė. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai nėra vienintelis reikalas, todėl reikia derinti grafikus, kad vairuotojai neviršytų valandų. Nusižengimas už tai kainuoja labai brangiai – baudos didelės.

Kodėl svarbu nurodyti tikslų adresą ir kontaktą?

Nes aš nenoriu, kad vairuotojas strigtų prie uždarų vartų be rakto. Vokietijoje dauguma biurų yra verslo centruose su saugumo sistema. Jei vietinis kontaktas ten nėra, vairuotojas tiesiog laukia ir mokamas laikas bėga. Turite nurodyti ne tik adresą, bet ir telefono numerį žmogui, kuris turi atidaryti duris. Paprastai aš visada prašau dviejų kontaktų, vienas visada būna nepasiekiamas.

Technika ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai vežti serverius ir duomenų centrus?

Serveriai reikalauja specialių dėžių su šokso absorberiais, jūs negalite juos tiesiog įdėti į paprastą dėžę. Prieš išvykdami reikia išjungti visus įrenginius ir atjungius laidus, geriau tai nufotografuoti, kad lengviau būtų prijungti vėliau. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai dažnai apima ir IT specialistų paslaugas, kurie išmontuoja ir vėl sumontuoja įrangą vietos. Negerai, jei techniką montuoja vairuotojas, kuris nežino kas yra „router“.

Ar saugu vežti stalus išmontuotus?

Saugiau, bet brangiau laiku. Jei stalai yra dideli ir sunkių medžiagų, geriau išmontuoti kojas, o plokštes uždaryti į specialias dėžes. Taip jų neišbraižysite ir nebus taip daug vietos. Vienas klientas norėjo vežti surinktus stalus, ir jų tiesiog laužėsi kelyje per sunkų stabdį. Geriau pasakykite mums iš anksto, kokia baldų būklė, mes nuspręsime, kaip geriau juos paruošti.

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra lifto?

Tai košmaras, kurį mums tenka išgyventi kartą per metus. Tada reikia užsakyti keltuvus arba krauti žmonėms rankomis, o tai lėtina procesą kelias kartas. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai turi apimti ir vietos apžiūrą, kitaip gali būti, sunkvežimis atvyksta, o neįmanoma nieko įnešti. Vokietijose seni pastatai dažnai turi siaurus laiptus, ten tiesiog nepraeis didelė sofa.

Ar reikia ypatingo dėžių tipo?

Be abejo, yra dėžės drabužiams, dėžės knygoms, o yra specialios dėžės taurėms ir stiklui. Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių, jos neprilaiko svorio. Mes dažnai atvežame savo sistemas, kurios yra tvirtos ir turi ratukus, tai labai pagerina greitį. Vienintelis dalykas, kurį reikia žinoti – tu dėžės kainuoja, bet jos taupo daugiau nei vieną nervą.

Kodėl vairuotojai taip nemėgsta vežti augalus?

Augalus sunku vežti, jos gali užgti per sieną arba numirti nuo karščio / šalčio krovežimyje. Be to, Vokietijoje yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, jei augalai yra su žeme. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai dažnai palieka augalis čia, arba veža juos atskirai mažomis transporto priemonėmis. Nerekomenduoju vežti didelius medžius, nebūtinai jie atgyja po to kelionės.

Vokietijos specifika ir vairuotojai

Kas nutinka, jei dingsta dėžė kelyje?

Pradedame ieškoti ir skambinti visiems sandėliuose, kurioje mes sustojome. Dažniausiai dėžė nenukrenta, ji tiesiog paliekama kitame sandėlyje arba sumaišoma su kita siunta. Jei mes rūpinamės dokumentais, tai problema išsprendžiama, bet jei ne – tada teismo bylos. Todėl visada pasirašykite, kad gavote viską, tik po to, kai iš tikrųjų patikrinote kiekvieną dėžę pagal sąrašą. Neklauskite, kodėl taip yra, tiesiog taip yra.

Ar dažnai įvyksta avarijų tolimuose maršrutuose?

Avarijos įvyksta, bet ne taip dažnai, kaip galvojate. Dažniau problemos sukelia techniniai gedimai arba blogi orai, ypač žiemą per kalnus. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai reiškia, kad turi turėti atsarginį planą, jei pagrindinis sunkvežimis suges. Paskutinis kartas, kai mūsų sunkvežimiams užsidegės padangos prie Kelno, mes teko skubiai išsinuomoti kitą mašiną, kad pristatytume dalykus laiku.

Kas jei vairuotojas suserga arba sustoja?

Turiame kitus vairuotojus, kurie gali pakeisti, bet tai užtrunka laiko. Vokietijoje negalima tiesiog palikti mašinos ir pabėgti. Vieną kartą mūsų vairuotojas susirgo skrandžiu (galbūt valgė kažką blogo), ir teko laukti 12 valandų, kol atvyko pakeitimas. Jūsų grafikas gali sueiti, todėl visada planuokite rezervą dienai ar dviems.

Ar verta rūpintis vairuotojo maistu ir poilsio vietomis?

Jei jūsų įmonė tai pasiūlys, vairuotojai bus labai dėkingi, bet neprivaloma. Dažniausiai jie patys žino, kur sustoti, nors Vokietijoje poilsio zonos mokamos ir brangios. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai nėra atostogos, tai darbas, todėl geriau leisti jiems dirbti ir ilsėtis pagal įstatymus. Negerai, kai klientas spaudžia vairuotoją važiuoti be poilsio, tai pavojinga.

Kaip susitarti su vokiečių vietinėmis firmomis?

Kalbėkite aiškiai ir tiesiai, jie nemėgsta kiekvieno žodžio aiškinimo. Geriausia, jei kalbate angliškai arba vokiškai. Vieną kartą teko tartis su valdžia dėl to, kad sunkvežimis užstojo važiuojamąją dalį, ir jie buvo labai griežti, bet su leidimu viskas išėjo. Pagrindas – laikytis taisyklių, nes Vokietijoje jų gerbia.

Ar po visko sugrįžiate ir surenkate viską įdėjote į dėžes?

Taip, mes surenkame tuščias dėžes ir jas vežame atgal, jei tai numatyta sutartyje. Kartais klientai sako, kad dėžių nereikia, tada mes jas paliekame vietinėje reciklavimo aikštelėje. Biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai apima ir šiuos smulkius dalykus, kad jums nereikėtų rūpintis šiukšlėmis. Jei dėžės geros, verta jas gražinti, tai sutaupo pinigų kitam kartui.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas su logistiniu sprendimu Vokietijai – tai sudėtingas, bet įveikiamas darbas, jei pasitiki profesionalais. Nėra idealios schemos, visada kažkas klysta, bet su patikima komanda ir supratingu vadybininku viskas išeis sėkmingai. Pagrindas – nebijoti klausti ir tikrinti dokumentus, o ne tik remtis svajonėmis apie pigų ir greitą kelią. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tikimės, kad jūsų kompiuteriai atvyks sausai ir laiku.