Biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją: kaip išvengti nervų išsižadinimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, tiesą sakant, mažai kas gali mane nustebinti. Bet kai klientas susisiekia ir klauso apie biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją, aš visada užsiglaudžiu. Tai viena sudėtingiausių procedūrų, nes čia nebe vienas šeimininkas su dviem krepšiais, o tiksli logistika. Vokietija – tai ne ta Lietuva, kur tenka sustoti prie aludės ir paskambinti draugui, kadangi praleido posūkį. Ten tvarka yra tvarka, o biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją reikalauja ir kantrybės, ir dokumentų. Nors dažnai viskas vyksta sėkmingai, kartais pasitaiko ir tokių situacijų, kai nori plaukti ant sienos, todėl geriau žinoti iš anksto, į ką įsileisti.

Kainos ir pinigai (tiesiogiai ir be apgailes)

Ar brangu kelti biurą dalinėmis siuntomis?

Žiūrėk, čia nėra pigu, jeigu lyginsi su paprastu kroviniu, bet biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją vis tiek pigiau nei samdyti visą sunkvežimį. Kainos svyruoja pagal tūrį, bet dažniausiai tai kainuoja nuo kelių šimtų iki tūkstančio eurų, priklausomai nuo to, kiek tos jūsų spintos sveria. Esu matęs įmonių vadovus, kurie norėjo pergudrauti ir vežė patys, o paskui vėliau gailėjosi, kai sugedo jų brangūs serveriai. Geriau sumokėti už patikimumą.

Kas įeina į kainą?

Čia visada yra pavojinga zona. Kai kurios firmos rašo "viskas įskaičiuota", bet tada paaiškėja, kad kilimo į trečią aukštą kaina nėra. Įprastai kainoje turi būti pakavimas (jei užsakote), patalpų iškratymas ir transportas. Bet visada klauskite apie "keliautojo" mokesčius arba papildomas paslaugas Vokietijos pusėje, nes ten darbininkai labai mėgsta užsidirbti papildomai po valandų.

Ar galima susitarti dėl atidėjamo mokėjimo?

Sąžiningai? Nebūtinai. Didelės ir stiprios logistikos kompanijos dažniausiai dirba tik su išankstiniu apmokėjimu arba 100 % garantija. Mažesnės gali nusileisti, bet tada rizikuojate, jei jums reikalingas biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją, o jie neturi pinigų degalams. Geriau būti sausam ir sumokėti sąskaitą iš karto, nei laukti, kol krovinys stovės pasienyje dėl nesumokėtų PVM mokesčių.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai?

Nes vienam tai verslas, kitam – šalutinis užsiėmimas. Jei matai kainą, kuri perpus mažesnė nei rinkos vidurkis, vadinasi, kažką slepia. Galbūt jie veža senais sunkvežimiais, kurie gaišta pusę kelio, arba neturi draudimo. Biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją turi būti kainojamas pagal realias išlaidas – degalai Vokietijoje brangesni, o kelių mokesčiai ten tiesiog siaubingi.

Ar verta taupyti ant pakavimo?

Niekada. Tai mano auksinė taisyklė. Jei taupote ant dėžių ar burbuliukų, pasiruoškite, kad kompiuteriai atvyks su sulaužytais kampais. Vieną kartą mačiau, kaip klientas pats suvyniojo monitorius į seną antklodę – žinote, kas atsitiko? Atvyko stiklo fragmentų rinkinys. Geriau paprašykite įmonės, kad tai padarytų profesionaliai.

Dokumentai ir Vokietijos specifika (kur viską reikia rašyti)

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai reikia krovinio manifestą, kur nurodytas kiekvieno daikto pavadinimas (ne "įvairūs daiktai", o konkrečiai: "stalius, 2 vnt."). Be to, reikia vertybių sąrašo, jei vežate brangią elektroniką. Leidimai ar sertifikatai gali prireikti, jei biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją vyksta su specialia įranga. Be CMR konvencijos lapo ten nenuvažiuosite niekur.

Ar reikia mokėti verytinį mokestį?

Jei krovinys naudojamas verslui ir jūsų įmonė jau yra registruota, paprastai ne. Jei tai pirmas kartas, gali tekti pateikti PVM mokėjimo pažymą. Vokietijos muitinės darbuotojai yra labai detalūs. Jei dokumentuose parašysite "biuro technika", o krovinys bus pilnas asmeninių drabužių, gausite didelę baudą.

Kas daryti, jei dingsta dokumentas?

Nebūkite panikuojantys, tačiau ir nesiūlykite vairuotojui važiuoti toliau be jų. Reikėtų iš karto skambinti dispečeriui ir paprašyti nusiųsti skanuotą kopiją el. paštu. Kartais biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją sustoja ties pirmiausiu postu dėl blyškio spausdinto CMR lapo, kurė muitininkas negali perskaityti. Geriau turėti atsarginę kopiją vairuotojo kabinoje.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Ne visada, bet labai rekomenduoju. Jei vairuotojas nemoka vokiškai (o dažnai taip ir būna), o dokumentai lietuviškai, gali kilti nesusipratimų. Vieną kartą teko ieškoti vertėjo pašto stotyje vidury nakties, kadangi vokiečiai nenorėjo praleisti krovinio su lietuviškais aprašymais. Tai kainavo klientui papildomai 200 eurų.

Kas yra EX1 dokumentas?

Tai labai svarbu, jei biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją iš tikrųjų yra įrenginių išvežimas arba perkėlimas tarp šalių nesusijusių su PVM. Esu tikras, kad tai kažką reiškia, bet geriau pasitarkite su savo buhalteriu, nes prieš porą metų vienas klientas painiojo šituos dalykus ir gavo baudą už neteisingą deklaravimą.

Fizinis procesas (kas vyksta realiame gyvenime)

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai nuo 3 iki 5 dienų, jei viskas vyksta sklandžiai. Bet nepamirškite, tai dalinis krovinys, reiškia, vairuotojas sustoja kituose miestuose pakrauti/iškrauti. Kartais biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją užtrunka ilgiau, nei numatėte, dėl to, kad prieš jūsų siuntą kažkas padėjo per daug daiktų ir vairuotojui teko eiti į savaitgalinį poilsį.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Priklauso nuo sutarties. Standartiškai, jei užsakote "nuo durų iki durų", vairuotojas turi padėti nuleisti daiktus žemyn. Bet neįsivaizduokite, kad jis pradės dėlioti dokumentus lentynose. Jis padės su sunkiais daiktais, o smulkesnius reikės susitvarkyti patiems (arba pasamdyti vietinius helplių Vokietijoje, kas yra brangu).

Kaip apsaugoti kompiuterius kelionės metu?

Jei kalbame apie biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją, tai svarbiausia yra fiksuoti juos krove. Negalima tiesiog padėti ant grindų tarp lentų. Reikia specialių dėžių su putomis. Kartais netgi patartina išimti vidinius diskus (jei dar tokius naudojate), nors dabar viskas yra SSD, tai nebėra taip kritiška kaip anksčiau su magnetiniais diskais.

Ar galiu vežti pavojingus medžiagas?

Biure dažnai būna spalvų kasetės, skysčiai valymui ar net degiosios medžiagos. Tai yra problematiška. Jei biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją įtraukia ADR krovinius, kaina šoktuls dvigubai, o reikalavimai taps rigidiškesni. Geriau tokias medžiagas išmesti arba vežti atskirai asmeniniu automobiliu.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs?

Vokietijoje dažnai vyksta eismo kontrolės arba protestai (ypač miškų kirtimo ar klimato klausimais). Vieną kartą mūsų vairuotojas užstriko ties Berlynu dėl avarijos ir stovėjo 12 valandų. Klientas buražo, bet mes neįsivaizduojame, kaip galima praleisti visą tą eismą. Reikia turėti laiko atsargą.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Didelės firmos siūlo GPS sekimą. Mažesnės – tik skambučius į dispečerinę. Aš visada sakau, kad geriau turėti dispečerio, su kuriuo galiu susisiekti, numerį, nei tik žiūrėti į tašką žemėlapyje, kuris nejudėja jau valandą (nors gali būti, kad vairuotojas tiesiog gėrė kavą).

Rizikos ir nepageidaujami incidentai (kurie visada įvyksta blogiausiu metu)

Kas daryti, jei daiktas sugenda?

Pirmiausia – nufotografuokite vietoje. Nedėkite nieko į šalį. Susisiekite su brokeriu. Jeigu turite draudimą, procesas turėtų būti greitas. Beje, biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją be draudimo yra savotiška lošimų ruletė. Neseniai vienai įmonei buvo nulūžus didelė konferencijos stalviršis, ir draudimas viską padengiojo.

Ar dažnai dingda daiktai?

Nebent tai labai smulkios dalys, pvz., klaviatūros ar pelės, kurios gali nukristi už sunkvežimio dangčio. Didelių daiktų paprastai nepdingsta, nes juos sunku paslėpti. Tačiau visada tikrinkite sąrašą (packing list) iškart, kai atvyksta mašina, o ne po savaitės.

Kas, jei įmonė bankrutuoja?

Tai baisiausias scenarijus. Tada jūsų krovinys gali būti areštuotas sandėlyje kaip įmonės turtas. Todėl dirbkite tik su patikimomis, ilgiau veikiančiomis kompanijomis, o ne su "vokietija-keliones24.lt" (tokių pavadinimų gausu ir dažnai jie dingsta po pusmečio).

Ar galiu atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Galima, bet už tai sumokėsite. Vokietijos rinka neleistu jums susirauti. Jei vairuotojas jau važiuoja pas jūsų, o jūs sakte "nebereikia", jums teks padengti išlaidas už degalus ir laiką. Tai normalu, nes biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo.

Kaip elgtis su blogais vairuotojais?

Kartais jie būna išalkę, pavargę arba tiesiog nepageidaujami. Jei jūsų vairuotojas elgiasi agresyviai arba nieko nedaro, skambite į centrinę būstinę, o ne bandote su juo ginčytis. Turiu omenyje, kad aš kartą girdėjau, kaip vienas klientas bandė mokytą vairuotoją, kaip reikia krauti dėžes, ir baigėsi policija.

Ar yra rizika, kad įrangą konfiskuos?

Jei tai nelegali technika arba dokumentai neatitinka turinio, taip. Vokietijos muitininkai turi teisę uždaryti sandėlį. Todėl niekada neslėpkite nieko. Biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją turi būti skaidrus. Jei nešate senų serverių išbraukimui, turite licenciją.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Negalima tiesiog užmesti visko į sunkvežimį ir sakyti "išmeskite ten". Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas yra beveik religija. Jei bus rasta nelegali šiukšlių maišyti, bus bauda. Išsivežkite savo atliekas patys.

Techninės detalės ir smulkmenos (kurios erzina specialistus)

Kokį sunkvežimį rinktis?

Daliniai kroviniai dažniausiai vežami 3.5–5 tonų sunkvežimiais ("kabelvagenai") arba su priekaba. Jei jūsų biuras yra sename pastate be lifto, reikės mažesnės mašinos, kad galėtų priartėti prie įėjimo. Patikrinkite gatvės leidžiamą svorį Vokietijoje, nes ten kur kas griežtesniai nei Lietuvoje.

Ar reikia specialių leidimų Vokietijos miestuose?

Taip, daugelyje miestų (pvz., centre) reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui sunkvežimiui (Ladezeit). Be to, yra naktinio ramumo laikas. Negalima iškrautinėti biuro vidury nakties, jei neturite specialaus leidimo iš savivaldybės. Tai dažna klaida.

Kaip tvarkyti baldų surinkimą?

Gerai, kad klaustum. Daugelis mano klientų mano, kad baldus išardys vairuotojas. Ne, vairuotojas – ne baldų meistras. Jums reikės savo komandos, arba užsakyti montavimo paslaugą abiejuose galuose. Jei pamiršite išsirūpinti raktų nuo spintų, bus keblu (kaip man nutiko prieš porą metų Vokietijoje).

Ar saugu vežti duomenų laikmenas?

Fiziškai – taip, jei užkoduotos. Bet duomenų saugumas ne priklauso nuo pervežimo. Nenaudokite viešo wi-fi tais momentais, kai dalinatės dokumentais su brokeriu. Geriau viską perduoti saugiu kanalu.

Ką daryti su augalais?

Biure dažnai būna palmių ar gėlių. Jų vežti per sienas labai sunku dėl fitosanitarinių kontrolių. Reikia specialių sertifikatų. Paprastai patariau tiesiog padovanoti kaimynams arba nusipirkti naujus Vokietijoje – tai pigiau nei rūpintis popieriais.

Ar galima kartu vežti asmeninius daiktus?

Galinčiau pasakyti, kad "taip ir ne". Teoriškai galima, jei tai yra nedidelės dalys ir deklaruojamos kaip "personal effects" (asmeniniai daiktai), bet jei tai bus pusė sunkvežimio sofų ir televizorių, tai gali būti laikoma komerciniu vežimu, ir mokesčiai bus kitokie.

Kaip sumontuoti kompiuterius vietos (po atvykimo)?

Tai jau ne pervežėjo darbas. Jis atvežia dėžes į patalpą. O kad jūsų IT specialistas susietus visus laidus ir pajungtų prie serverio – tai jūsų galva. Nereikėtų laukti, kad vokiečių vairuotojas mokės programuoti.

Ar yra sezoninis poreikis?

Žinoma, pavasario pabaigoje ir rudenį viskas brangsta. Žiemos atostogų metu Vokietijoje viskas stovi. Jei galite, planuokite biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją ne birželį ar rugsėjį, o balandį ar lapkritį – bus pigiau ir greičiau.

Ar reikia draudimo nuo pavojų?

Pavojų draudimas (nuo gaisro, vagystės, katastrofų) visada būtinas. Standartinis atsakomybės draudimas yra labai mažas (apie 10 EUR už kg). Jei vežate techniką už 10 000 EUR, tai standartinis draudimas net padengs trečdalį, jei kas nutiks.

Ką daryti, jei netelpa į mašiną?

Tai klasika. Klientas sako "tik kelios dėžėlės", o paskui išsiaiškina, kad dar du biurai pilni. Tada reikia skambinti ir ieškoti papildomos vietos kitame sunkvežimyje. Tai brangiai apsieina. Geriau per daug nepažadėkite.

Pakavimo ir pasiruošimo subtilybės (apie kurias niekas nesako)

Kokias dėžes naudoti?

Stiprias, dėžetas (double wall). Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse parduodamų plonų dėžių, kurios sugrupa vos tik užėlus ant jų antrą. Profesionalios dėžės kainuoja, bet išsipila.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Ne tik "Biuras", bet ir "Buhalterija", "Vadovas", "Virtuvė". Taip bus daug lengviau iškrauti į tinkamas patalpas Vokietijoje. Be to, padeda muitininkams suprasti, ką vežate, jei atsivers mašina.

Kaip supakuoti stalus?

Išardyti. Niekada nevežkite surinktų stalų, jei jie ne yra ypatingai dideli ir nenumontuojami. Stalviršiai lengvai įsibrėžia. Apvyniokite juos burbuliukais ir kartonu. Vienas klientas neapvyniojo ir atvyko su didele įrėža per vidurį.

Ar reikia ištuštinti stalčius?

Taip, visada. Niekada nepalikite nieko stalčiuose, net raštinės reikmenų. Per važiavimą viskas išbėgs, o stalčiai gali išlįsti ir užeiti į kitus daiktus. Tiesiog išimkite viską ir uždarykite stalčius juosta arba įrėmais.

Ką daryti su svarbiaisiais dokumentais?

Vežkite juos su savimi asmeniniame transportuje arba rankiniame bagaže. Jokiu būdu nepalikite jų dėžėje, kuri eina į dalinį krovinį. Jei dėžė dings arba bus pavėluota, be dokumentų nebegalėsite dirbti.

Kaip apsaugoti grindis išsikraunant?

Vokietijos biuruose grindys dažnai yra švelnios (laminatas ar parketas). Užsakykite kelis apsauginius kilimus, kad vairuotojas nebraižytų ratukais. Remonto kainos Vokietijoje yra astronomiškos.

Ar galima krauti lietų?

Galima, bet dėžės turi būti ant paletės arba pakrautos ant pakilos grindies. Niekada nedėkite dėžių tiesiog ant drėgnos asfalto, nes kartonai suminkštėja ir sugriūva.

Ką daryti su elektronikos laidais?

Susukite juos ir užriškite. Neleiskite jiui užsidrębti tarp kitų daiktų. Pritaikykite etiketes su užrašais "kompiuteris 1", "monitorius 2", kad nereiktų spėlioti vėliau.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežiant?

Būtų mandagu. Vokietijos sandėlininkai gali atmasti labai nešvarius baldus dėl kenksmingų vabzdžių rizikos. Niekada nepavežkite maisto likučių ar šiukšlių dėžėse.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol pradedi kelti koją. Biuro perkraustymas per dalinius krovinius į Vokietiją yra tikrai įmanomas ir dažnas dalykas, jeigu viską suplanuojate iš anksto. Pagrindinis dalykas – neklauskite kaimyno, kuris pervežė sofas į Berlyną, o pasitikėkite profesionalais. Pasiruoškite dokumentus, gerai užpakuokite turinį (ypač kompiuterius) ir turėkite kantrybės, nes keliai gali būti netikėti. Ir vėlgi, jei klausiate, ar verta taupyti – pasakysiu taip pat kaip ir prieš 20 metų: geriau užmokėti už ramybę nei verkti virš sulaužytos serverio spintos. Sėkmės.