Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga: Vadovas be „cukrino“

Sveiki, ilgą laiką šioje srityje, maždaug dvidešimt metų jau pravažiavęs. Žinoma, biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga nėra paprasta vaikų žaidimas, ypač kai kalbame apie serverius ar brangų baldų komplektus. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog pakrovė ir nuvažiavo, bet realybėje viskas daug sudėtingiau. Čia ne tik apie fizinį darbą, bet ir apie dokumentus, logistiką ir, žinoma, vairuotojų nuotaiką. Štai paprastas, be jokio „sukrato“, vadovas, kaip tai vyksta iš vidaus, kas gali klysti ir ko tikrai nereikėtų daryti.

Bendrai apie planavimą ir laiką (ar kada mes jau išvažiuojam)

Kiek laiko reikia planuoti biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga?

Gerai, čia nėra vieno atsakymo, bet paprastai maždaug mėnesį, o dvi savaitės tai jau pavolius. Reikia surašyti inventorių, suderinti su darbuotojais, kas paims savo daiktus, o kas mūsų. Jei turite didelį serverinį, tai ten reikia IT žmogaus, o ne tik mūsų. Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga reikalauja, kad viskas būtų suplanuota iki smulkmenų, kitaip gali būti, kad paskutinę dieną visi verčia dėžes į koridorių. Geriau laikytis tos mėnesio taisyklės, kad nereiktų mokėti už skubą.

Ar galite atvykti rytoj, jei aš dabar paskambinsiu?

Tiesiogiai sakydamas – ne, nebent jūs turite šimtą tūkstantį eurų ir nepriklausote nuo kainos. Mums reikia organizuoti mašiną, vairuotoją, o jei eina didelis kiekis, tai ir papildomą krovėjų komandą. Kartais gali būti, kad mašina yra netoliese, bet toks pasiūlymas retas. Skubant biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją taps kažkokiu chaosu, o to mes nenorime, nei jūs. Geriau derėkitės iš anksto, o ne paskutinę sekundę.

Kas dėl dėžių – ar jūs duodate, ar aš turiu pats pirkti?

Įprasta tvarka tokia, jei imame viską „raktų“ principu, tai mes pristatome dėžes. Jas galima paduoti kelias dienas iki perkraustymo, kad darbuotojai spėtų susikrauti. Jei norite sutaupyti, galite ir nusipirkti patys, bet tada tenka galvoti, kur jas gauti ir kaip parvežti. Patariu visgi imti mūsų pasiūlymą, kadangi mūsų dėžės stipresnės ir tinkamos (ypač tų dėžių su perdangomis dokumentams). Taip sutaupote nervus.

Ar galima krauti dėžes vakare, o vežti ryte?

Taip, tai tikrai dažnas variantas, ypač Vilniuje ar Kaune, kai norite išvengti spūsčių. Vakarą parvežame dėžes, užkrauname į mašiną, užrakiname ir važiuojame gulti. Ryte vairuotojas jau važiuoja link Vokietijos. Vienintelis dalykas, reikia užtikrinti, kad prie pastato būtų kur pastatyti mašiną su priekaba. Kartais miesto savivaldybės piktinasi, jei stovite ant „vaikiško“ takelio, bet kaip nors visada sutvarkome.

Ar reikia išardyti baldus pats?

Mūsų komanda turi įrankių, tai mes tai padarysime greičiau. Ypač jei tai dideli staliniai komplektai ar lentynos. Vienintelis dalykas – jei baldas yra labai senas ir jis gali suirti, mes neprisiimame atsakomybės, kad jis sugriūs (tai svarbu pasakyti iš anksto). Geriau, kad mūsų vaikinai tai padaro, nes jie žino, kaip vėl sus surinkti, kad neliktų atsarginių detalių. Kartais klientai bando patys ir paskui gaunamas „kubas“ vietoj lentynos.

Dokumentai ir muitinė (nuobodu, bet būtina)

Ar reikia eiti į muitinę, jei abi šalys ES?

Nereikia jokių didelių procedūrų, tačiau TIR knygutė ar CMR dokumentai turi būti tvarkingi. Muitinė gali sustabdyti patikrai, net jei tai yra vidinis ES reisas, ypač jei mašina atrodo įtartai arba vairuotojas yra pavargęs. Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga dažnai sukelia klausimų apie tai, kas yra pervežama – ar tai tik įranga, ar asmeniniai daiktai. Geriau turėti inventoriaus sąrašą anglų ar vokiškai, kad nereikėtų aiškinantis po pusę valandos.

Kas su PVM sąskaitomis pervežimo metu?

Mums išrašome sąskaitą faktūrą su PVM, o jūs ją galite nuskaityti (jei esate PVM mokėtojas). Jei pervežate įrangą į savo filialą Vokietijoje, tai čia gali būti vidinės apskaitos operacija, bet aš nebuvo accountantas, tai geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu. Mūsų užduotis – nuvežti saugiai, o dokumentus pildome pagal taisykles. Kartais klientai klauso, ar galima be sąskaitos – ne, juridinis asmuo negali dirbti be popierių, tai aišku.

Ar turiu būti inventorius vietoje, kai atvažiuoja jūsų vairuotojas?

Būtina ne, bet pageidautina, kad kažkas atsakingas būtų. Vairuotojas negali žinoti, kuris stalas yra direktoriaus, o kuris – administratoriaus. Jei nėra jokio žmogaus, mes tiesiog krauname viską eiliškai, o tada jūs patys išsirūšiuosite. Bet tada turiu įspėti – išpakavimas Vokietijoje gali užtrukti ilgai, jei kas nors pradės ieškoti savo dėžės. Geriau turėti koordinatorių bent iš vienos pusės.

Kas jei vairuotojas nekalba vokiškai ar angliškai?

Tai yra reali problema, kurios mes stengiames išvengti, bet kartais nutinka. Mūsų vairuotojai dažniausiai supranta pagrindinius žodžius, bet jei reikia sudėtingesnio bendravimo su vokiečių saugotojais ar nuomininkais, gali kilti nesusipratimų. Tokiu atveju mes visada pasirūpiname, kad vairuotojas turėtų mūsų dispečerio numerį, galima skambinti ir versti. Tačiau geriau iš anksto pasirūpinkite, kad prie naujo biuro būtų kažkas, kalbantis vokiškai.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą Vokietijoje?

Vokietijoje, ypač miestuose kaip Miunchenas ar Berlynas, griežtos taisyklės sunkiesiems krovininiams. Reikia „Umweltplakette“ (ekologinės etiketės) ir kartais specialių leidimų. Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga gali užstrigti, jei vairuotojas bandys įvažiuoti į „zoną“ be leidimo. Mes patikriname šiuos dalykus iš anksto, bet jei jūsų naujas biuras yra senamiestyje, gali tekti krauti į mažesnę mašiną ir pervežti dalimis.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Kartai klientai palinka dėžę su sutartimis tiesiog ant stalo. Mes jos nežiūrime, mums niekur į galą, bet geriau tokias dėžes uždaryti ant spaudos arba paslėpti giliau. Jei reikia galima pasirašyti nepažeidimo sąrašą, kad mes į ją nekišėm rankų. Vokietijoje yra griežti duomenų apsaugos dėsniai (GDPR), tai nereikėtų jų palikti plikai. Mes su jumis sutarsime dėl to ypatingo elgesio.

Techninė įranga (serveriai, kompai, viskas kas brangu)

Kaip saugiai vežti serverius? (Svarbiausia!)

Tai ne kaip sofas, kurį galima numesti ant grindų. Serverius reikia pakrauti į specialias dėžes, užfiksuoti, kad jie neišsivaikščiotų. Idealu, jei jie būtų išjungti ir išmontuoti, bet kartais klientai sako: „neišjunk, jis veikia 24/7“. Tuos atvejus mes aptariame atskirai, bet rizika didelė. Pravažiavęs duobę, keltėlis gali nukristi, o tada – visi duomenys dingsta. Geriau pasidarykite atsarginę kopiją prieš mus atvykstant (tikrai geriau).

Ar galima vežti atidarytus kompiuterius?

Nerekomenduoju, bet jei esate priversti, tada reikia uždengti juos, kad dulnės nepatektų vidun, ir užfiksuoti monitorius. Monitoriai – tai dažniausiai pažeidžiami dalykai, jų stiklas lengvai sužalojamas. Geriau viską išjungti ir sudėti į originalią pakuotę, jei jos dar turite. Jei ne – mes naudojame specialias putas ir plėvelę. Viena kartą buvo taip, kad klientas paliko kompių įjungtą ant stalo, ir... nelabai gera istorija.

Ką daryti su dideliais printeriais ir kopijavimo aparatais?

Tie monstrus sveria po šimtą kilogramų, todėl juos reikia kelti su keltuvu arba dviem vyrams. Prieš vežant būtina išimti tonerius, nes jei jie plyšta, visa mašina viduje bus violetinė. Kartais reikia išmontuoti dalis, kad tilptų pro duris. Pasakykite mums iš anksto apie didelę techniką, kad mes imtume tinkamą įrangą kėlimui. Ne visada įprastinės „rankos“ užtenka.

Ar jums reikia IT specialisto pagalbos?

Labai padeda, jei IT žmogus yra vietoje išpakavimo metu Vokietijoje. Mes pajungiame viską į vietas, bet mes nežinome, kuris kabelis eina į kurį switch'ą ar routerį. Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga turi būti sinchronizuotas. Jei jūsų IT vėluoja, tai visi kiti darbuotojai sėdi ir žiūri į sienas. Geriau, kad jis būtų ten tą dieną, ar net prieš dieną.

Kas jei kažkas sugenda kelyje?

Tikimės geriausio, bet mes turime draudimą. Jei vairuotojas staiga stabdo ir krenta serveris, draudimo kompanija tai padengs (tikrai, jei viskas užpildyta teisingai). Tačiau reikia suprasti, kad duomenų praradimo draudimas neįeina į standartinį krovinių draudimą. Už tai atsakinga jūsų IT komanda. Fizinį žalą atlyginame, bet verslo nutraukimo ne. Taip pat, reikia fotografuoti pažeistus daiktus iš karto.

Ar reikia išjungti viską prieš pakrovimą?

Taip, absoliučiai viską. Ne tik saugumo sumetimais, bet ir dėl to, kad krovinių skyriuje gali būti šalta arba karšta. Ne visi monitoriai ar išoriniai diskai išlaiko temperatūros šuolius. Be to, įjungta technika gali sukti garsą, kai vairuotojas važiuoja, kas erzina. Išjunkite viską, uždėkite antklausus ir ramiai laukite atvykimo. Tai pigiau nei keisti grandines.

Ar vežate kavinę (kavos aparatus)?

Taip, ir juos dažnai pamirštama išjungti! Viena kartą teko išvalyti visą priekabą nuo kavos pupelių ir vandens, nes aparatas nebuvo išpiltas. Jei tai didelis „Jura“ ar panašus aparatas, jis turi būti paruoštas pervežimui – išimtas vanduo, užfiksuotos dalys. Jie labai jautrūs. Nenusipelnėte, jei ryte Vokietijoje vietoje kavos gausite vandens pylimą.

Kainos, kurios nervingina visus

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga?

Tai klausimas kaip „kiek kainuoja mašina?“. Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo (ar tai Miunchenas, ar šalia sienos), ir ar reikia krovėjų abiejuose galuose. Vidutiniškas biuras be IT gali kainuoti nuo 1.5 tūkst. eurų, o su serveriais ir IT montavimu – skamba kitaip. Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga nėra pigu, bet jei palyginsite su prarastu darbo laiku, tai mūsų paslauga sumokėta save. Skambinkite, mes paskaičiuojam.

Ar kainuoja laiptai be lifto?

Taip, tai papildomas darbas. Jei jūsų biuras Vilniuje yra penktame aukšte be lifto (kažkas pasidarė tokio „loft“ stiliaus), tai mūsų vaikinai už tai papildomai pareikalaus. Tai fizinis darbas, ir jis turi būti apmokėtas. Vokietijoje dažniau būna liftai, bet senosiuose pastatuose gali būti ir be jų. Geriau iš anksto pasakykite apie tokias „smagias“ aplinkybes.

Kaip suskaičiuojate tūrį – pagal dėžes ar realų daiktų dydį?

Mes žiūrime į realų daiktų užimamą vietą mašinoje, o ne į tai, kiek dėžių jūs susisukote. Galite susukti 100 dėžių, jei jose tik popierius, tai užims mažiau vietos nei 10 didelių seifų. Mes naudojame „kubinius metrus“. Kartais klientai bando apgauti sakydami „o, čia tik kelios dėžės“, o viduje – svarečiai. Mes jau matome viską per tuos 20 metų, taip kad nesikrapštykit.

Ar imate avansą?

Įprastai imame mažą užstatą (10-20%), kad užtikrintume, kad klientas „nenuklys“. Mes taip pat turiime išlaidas degalams ir keliui, tad avansas mums padeda sukas. Jei didelė įmonė ir sutartis su sąskaita-faktūra paskui, galima ir be, bet tada reikia „nepriklausomų garantų“ arba paprastai – ilgesnio bendradarbiavimo istorijos. Naujiems klientams visada reikalingas avansas.

Kas jei pasirodo daugiau daiktų negu planavau?

Tai dažna problema. Vairuotojas atvyksta, o jau nebetilpima. Tada reikia skambinti ir ieškoti papildomos mašinos (dėlto kaina padidėja). Geriau bent apytiksliai parodykite, ką reikia vežti, arba duokite nuotraukas. Jei staiga atsiranda 10 papildomų stalų, kurie nebuvo sąraše, tai mes juos neįmesime į tą pačią mašiną, jei ten jau nėra vietos. Būkite sąžiningi.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums įdomu, kur klientai juos įsivaizduoja. Mums nėra „mokesčio už tai, kad saule šviečia“. Viskas yra sąskaitoje – darbas, valandos, kelionės. Vienintelė thing, gali būti mokestis už užstatą mieste Vokietijoje, jei reikia užimti vietą. Tai eina per sąskaitą faktūrą be priedėlių. Mes ne esame tie „kabriolečiai“ kurie paskui priklauso pinigus už laiptus.

Vokietijos realybės ir problemos ant kelio

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų ties siena?

Sienoje dažniausiai ne (kol kas ES), bet vėlavimai būna dėl eismo įvykių arba techninių gedimų. Vokietijoje yra daug „Baustellen“ (statybų vietų), kurios sukuria milžiniškas spūstis. Kartas nuo karto vairuotojas gali pavėluoti valanda ar dvi. Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga reikalauja kantrybės. Mes visada pranešame, jei matome, kad vėluojame, tačiau reikia turėti omenyje, kad 14:00 val. neatvyksime, jei kelyje buvo avarija.

Ar sunku rasti vietą stovėti prie naujo biuro Vokietijoje?

Tai gali būti tikras košmaras. Vokiečiai labai griežti dėl parkavimo, ypač miestuose. Jei nėra specialios vietos sunkiajai technikai, gali tekti stovėti už kelių kvartalų ir nešti daiktus rankomis (o tai laiko ir pinigų). Reikia iš anksto pasirūpinti leidimu „Verkehrsbeschränkung“ pašalinti arba uždėti „nėra parkavimo“ ženklą. Mes padedame konsultuotis, bet vietos savivaldybė reikalauja dokumentų.

Kas jei vokiečių saugikliai (policeija) sustabdys?

Jei viskas tvarkoje – dokumentai, svoriai, leidimai – tai nieko nepavyks. Jei vairuotojas per daug pavargęs arba viršytas greitis, tai gaus baudą, kurią mokės vairuotojas (arba įmonė, jei tai reikalaujama). Kartais tikriname ir įrangą. Jei vežate kažką tokio, kas neturi dokumentų (pvz., senus akumuliatorius be atliekų formos), gali būti nustatyta bauda. Viską tikriname prieš kelionę.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet tai yra pilnas riskas. Muitinė gali pamatyti asmeninį dviratį ar stalčius su drabužiais ir pradėti klausinėti. Jei tai asmeninis perkraustymas, reikia deklaruoti. Jei tai įmonės krovinys, ten dažniausiai negali būti asmeninių daiktų (nelegalus prekybos ar PVM išvengimo atvejis). Geriau to nedaryti, o jei labai reikia, pasakykite mums ir suformuluosime dokumentus kitaip (jei įmanoma pagal įstatymus).

Ką daryti su baldais, kurie netilps į duris?

Tai klasika. Vokiški biurai dažnai turi siauras duris arba yra aukštai. Mes turime patirties, todėl kartais reikia išmontuoti stalą, išimti durų vyrius ar net išlaužti langu (tik su savininko leidimu, žinoma). Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga reiškia, kad mes esame pasirengę viskam. Jei baldas per didelis, mes jį išardome ir surenka vėl vietoje. Tai papildomas darbas, bet įmanomas.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Jei vairuotojas turi poilsio laiką, jis eina į viešbutį, o mašina stovi aptvertoje aikštelėje. Mes turime signalizacijas, bet 100% garantijos nėra. Jei krovinys labai brangus (tūkstančiai eurų), patariame rasti saugyką Vokietijoje, kur galima laikinai padėti daiktus, o ne palikti juos gatvėje. Paprastai nieko neįvyksta, bet geriau būti saugiam. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių, deja, pasitaiko.

Galutiniai klausimai (ką dar pamiršau paklausti)

Ar verta drausti krovinius?

Absoliučiai taip. Nors mes vairuojame saugiai, kelyje daug „kiaulių“, kurie gali atsitrenkti į mūsų mašiną. Standartinis draudimas dengia 10 EUR už kg, tai nedaug, jei vežate brangius serverius. Galima padidinti sumą. Už šiek tiek papildomai pinigų gausite ramybės. Neduokite Bato draudimo, jei vertinate savo turtą. Kartais klientai sako „o, man niekada neatsitiks“, o paskui verčia mums mokėt už tą seną sofą, kuri nukrito.

Kas atsitinka, jei vairuotojas susirgsta?

Mes turime atsarginių vairuotojų arba galime kvieti pagalbą iš vietinių firmų. Bet jei jis susirgs tiesiog kelyje, gali būti delay'as (delsimas). Geriausia, kad vairuotojas būtų sveikas, tačiau žmonės yra žmonės. Mes stengiamės pakeisti jį kuo greičiau, tačiau jei tai Vokietijos giluma, gali užeiti keletas valandų. Tokiu atveju mes visada informuojame klientą, kad jis galėtų keisti savo planus.

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Biuro perkraustymas Lietuva–Vokietija su visa įranga nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir pasitikėjimo profesionale. Jei viską suplanuosite ir nebus bandyti „užkišti“ su dėžėmis paskutinę minutę, viskas praės sklandžiai. Svarbiausia – nebijokite klausti ir pasakykite mums apie savo baimes iš anksto.