Biuro perkraustymas iš Vokietijos žingsnis po žingsnio be streso

Sveiki, ilgai nekalbėjau, bet dabar reikėjo prisėsti ir parašyti apie šitą daiktą, kad nebūtų tiek nusivylusių žmonių. Sveikinu visus, kurie nusprendė versti šitą girią vokiečių biuro įrangos į Lietuvą, sėkmės, jums tikrai reikės. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra tas procesas, kuris prasideda didžiuliu entuziazmu ir baigiasi, tikiuosi, ne šauksmais "kur tas dabar dingo?". Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo puikių, kaip laikrodis, organizuotų pervežimų iki tokių, kai vairuotojas tiesiog išsijungia telefoną prieš Lenkijos sieną. Čia nebus taip, kad viskas lyg griežtai pagal instrukciją, nes gyvenimas – tai ne vadovėlis, bet stengsiuosi parodyti realų paveikslėlį, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių "marketingo" apvalkalų.

Kaip viskas prasideda ir kodėl taip svarbu iš anksto?

Kaip tiksliai suskaičiuoti kiek daiktų turime ir kodėl visada trūksta vietos?

Pirmiausia, nepamirškite, kad jūsų akys visada klysta. Kai žiūrite į savo biurą Miunchene ar Frankfurte, atrodo, kad tai tik keletas staliukų ir kompiuterių, tačiau logistikoje tai virtinė kubinių metrų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos prasideda ne nuo telefono skambučio pervežėjui, o nuo sąžiningo inventoriaus surašymo. Jei pasakysite "turim maždaug tris puspriekabes", o realiai bus penkios, tai vairuotojui tiesiog nebeužteks vietos, ir jis liks stovėti kieme su atidaryta gabariitinėmis durimis. Buvau kartą situacijoje, klientas užmiršo paminėti apie didžiulį archyvą rūsyje, kurį reikėjo ištraukti per langą, nes laiptai neįleido – tai buha tikras šou. Suskaičiuokite viską, net tą seną spausdintuvą, kuris stovi kampe ir neveikia jau penkerius metus, bet vis dar "gali prireikti".

Kokius dokumentus reikia tur�ti pasiruošusiam, kad neįstrigtų sienoje?

Vokietija yra Vokietija, jie mėgsta popierius. Jums reikės ne tik inventoriaus sąrašo su konkrečiomis vertėmis (dėl muitinės), bet ir, jei perkraustote techniką, sertifikatų ar bent jų kopijų. Nežinau, ar dabar jie taip griežtai tikrina kiekvieną monitorių serijinį numerį, kaip prieš penkerius metus, bet geriau turėkite. Paskutinė kartą, kai vežėme biurą iš Berlyno, muitininkai klausinėjo apie seną serverį, kuris atrodė kaip iš muziejaus – teko rodyti pirkimo kvitą, kad nepagręžtų mokesčių. Be gero CMR drgžimo (tai toks važiavimo lapelis) ir galiojančių asmens dokumentų, jei vykstate paskui, gali būti bėdų ties siena, ypač jei vairuotojas yra iš trečios šalies.

Ką daryti su daiktais, kuriuos tiesiog norime išmesti šalin?

Nenukreipkite šito klausimo nuo šalies, nes dažniausiai taip ir būna. Prieš iškviesdami savivartį, pažiūrėkite ar tikrai visi tie lentynos ir senios kėdės jums reikalingos Lietuvoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja ne tik už darbą, bet ir už vietą mašinoje. Jei sumokėsite už nereikalingą šiukšlių pervežimą per pusę Europos, vėliau gausite širdies priepuolį matydami sąskaitą. Patarimas: išmeskite tai Vokietijoje, vietinėse atliekų surinkimo vietose, yra daug paprastesu ir pigiau. Kartais klientai sako: "o, palikime, gal praversiu", o tada šie daiktai gelsti sandėlyje Lietuvoje dešimt metų ir mokėti už nuomą.

Organizaciniai momentai ir logistika

Kodėl reikėtų rinktis pervežėjus, kurie tyla geriau negu kalba?

Žinote, aš turiu taisyklę – jei pervežėjas pažada auksinius kalnus ir nekelia jokių klausimų, bėkite nuo jo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra sudėtingas procesas, ir specialistas turi klausinėti. Jis turi klausti ar pripučiamame rūsyje yra anga, ar reikia išmontuoti duris, ar yra galimybė pristatyti mašiną prie pat įėjimo. Vienas kartą man teko dirbti su firma, kai vairuotojas atvyko, pamatė, kad nepriartės prie uosto, ir tiesiog išvažiavo palikęs visą biurą gatvėje. Tie, kurie sako "viskas bus gerai", dažniausiai tikisi, kad pats sau nebus problemti, o kai ateina bėdos, dingsta iš radaro.

Ar verta rinktis didelę transporto kompaniją ar smulkiųjų pervežėjus?

Čia pats įdomiausias klausimas. Didelės firmos turi draudimą, maršrutus, bet dažnai joms svarbiau kiekviena diena, o ne jūsų konkretus biuras Hamburge. Smulkieji pervežėjai, kurie važinėja sava technika, dažnai dirba atsakingiau, nes jų reputacija kur kas trapesnė. Bet čia yra ir savo rizika – jei jiems lūžta mašina, tai jūsų krovinys stovi ir niekas jo nepajudins. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra tas atvejis, kai reikėtų ieškoti "aukso vidurio" – ne milžinas, bet ne ir vairuotojas su viena "Gazelė", kur jau pradeda kristi išorė. Patikrinkite, ar jie tala atlieka krovimo darbus ar tai išperkama paslauga.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Vokietijos miestuose?

O čia prasideda tikras šou. Vokietijoje parkavimas miestuose, pavyzdžiui, centre, yra siaubingai brangu ir sunku. Jūsų reikalingas 16 ar 20 metrų sunkvežimis tiesiog netilps į standartinę vietą. Būtinai iš anksto sužinokite, ar reikia iš anksto rezervuoti vietą ar gauti leidimą (Straßenbenutzungserlaubnis) iš miesto savivaldybės. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be šio leidimo gali baigtis didžiuliu baudu, kurią gausite vėliau paštu. Kartą teko matyti, kai vairuotojas pastatė mašiną ant "pėsčiųjų takų" dėll to, kad klientas nieko neorganizavo, ir policija atėjo gabenat toną. Nekelkite save į tokia situaciją, geriau sumokėkite už rezervaciją iš anksto.

Kaip apsaugoti techniką, kad ji neatkeliau sukrėta kaip miksierius?

Technikos pakavimas – tai pusė darbo. Monitoriai, serveriai, taisymai, viskas turi būti tvarkingai užfikuota dėžėse. Negalima tiesiog padėti kompiuterio ant dugno ir uždėti viršun kėdžių. Biuro perkraustymas iš Vokietijos keliaujant autobiliu (tiksliau sunkvežimiu) sukelia vibraciją, kuri per 1000 km gali sugadinti standųjį diską. Naudokite burbuliukų plėvelę, putų polistireną, o jei neturite, paklauskite pervežėjo, ar jie gali suteikti dėžes. Geriau užtrukti valandą pakuojant, negu mėginti atstatyti verslo duomenis iš suyjusio serverio praėjus savaičiai.

Finansai ir kainodara, kuriuos mūsų myli

Kiek tiksliai gali kainuoti biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Nebūčiau savęs geriausioje vietoje, jei būčiau pavadinęs tikslią skaičių dabar. Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo (ar tai 100 km nuo Lietuvos sienos ar 1000 km), ir nuo to, kiek darbuotojų reikia pakrovimui. Paprastai, jei kalbame apie biurą su 10-15 darbo vietų, kaina gali svyruoti nuo 1500 iki 3000 eurų, be PVM. Bet čia labai apytiksliai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa brangus, jei reikia išmontuoti baldus, pakelti juos per langą ar dirbt šventę. Užkabinimo (krautuvo) paslauga taip pat nėra nemokama, dauguma kas klaustų kodėl tiek brangu, bet sunkvežimio pakėlimo mechanizmas kainuoja kaip naudotas automobilis.

Kokios paslėptos išlaidos gali iššokti po kelias dienas?

Visada būkite budrūs dėl papildomų valandų. Jei sutartyje parašyta "krovimas 4 valandoms", o jūsų vokiečių kolegos vis dar renka asmeninius daiktus ir nėra pasiruošę, laikas eina. Vairuotojas nebegali laukti nemokamai, jam reikia ilsėtis. Taip pat galimos rūsio išvežimo išlaidos (jei ten nėra liftas) arba statybinių atliekų išvežimas, kurį sutikote "nežymiai" pridėti prie sąskaitos. Biuro perkraustymas iš Vokietijas (tikiuosi, neužtrukau su klaida) dažnai apima ir kelionių mokėjimus vairuotojui, jei jis grįžta tuščias, tai vadinasi "mūšis" (dead mileage).

Ar verta derėtis dėl kainos ar tai tiesiog laiko švaistymas?

Derybos yra įprastos dalykas, bet neperlenkite lazdos. Jei jums duoda kainą 2000 eurų, o jūs sate "o, gali už 1200?", tuomet tikrai kažkas bus prarasta – arba draudimas, arba krovėjų kiekis, arba tiesiog atvyks senas "Scania" su bedugna kablyje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi savo pagrindinius kaštus – degalys, Albanijos lenktynininkai (pajuokauju, bet kai kurie tikrai vairuoja greitai), ir mokesčiai. Geriau pasikalbėkite apie tai, kas įeina į kainą, negu stumti skaičių žemiau bazinės ribos. Kartais paėjus 10 proc. nuolaidos gausite pusę trūkstančio krauto.

Kaip mokėti, kad nebūtų nusivylę? Išankstinis mokėjimas ar grynais?

Niekada nemokėkite 100 % iš anksto. Tai yra auksinė taisyklė. Gera firma sutiks imti 30-50 % avansą, o likutį – kai krovinys yra pakrautas arba pristatytas į galutinį tašką. Biuro perkraustymas iš Vokietijos atveju, kai viskas vyksta užsienyje, jūs net neturėtumėte galimybės fiziškai sustabdyti vairuotojo, jei jis nuspręs dingti. Mokėkite banku, palikite pavedimų istoriją. Vienas mano pažįstamas klientas sumokėjo viską grynaisiais (nes taip buvo pigiau be PVM) ir po to negalėjo nieko padaryti, kai paaiškėjo, kad jo sofa buvo pažeista jau pakrovimo metu Vokietijoje.

Kelionės eiga ir problemos kelyje

Kas nutinka, jei sustoja sunkvežimis kelyje? Kas moka?

Tai realus scenarijus, ne šiaip sau. Sunkvežimai geda varikliai, lūžta puspriekabės ašys. Jei įvykia techninė bėda, kroviniui laukti paprastai siunčiamas kitas automobilis, tačiau tai užtrunka. Jei gedimas įvykta dėl pervežėjo kaltės (nebuvo pakeistas alis), jis turėtų padengti nuostolius, tačiau įrodyti tai praktiškai neįmanoma realiu laiku. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali pavėluoti dviem dienomis, jums teks sugalvoti, kur dėti savo darbuotojus, kol baldai važiuoja. Svarbu: pasidomėkite ar pervežėjas turi pagalbines paslaugas kelyje (Kfz-Hilfe).

Ar vairuotojai dirba naktį ar reikia planuoti poilsį?

Vokietijoje ir visoje Europoje griežtai reguliuojamos vairuotojų poilsio taisyklės. Jie negali važiuoti 10 valandų be perstojo. Taigi, jei tikimasi, kad jie išvyks 8 valandą ryte ir atvyks 18 valandą į Vilnių, tai nebus įmanoma. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai reikalauja nakvynės kelyje. Pabrėžkite vadybininkui, kad jums svarbu laikas, ir tegul paskaičiuoja maršrutą su poilsiais. Vienas kartas buvo toks, kad vairuotojas užmiego degalinėje ir praleido pristatymo langą – klientas šaukėsi į teismą, bet sutartyje buvo parašyta "pristatymas per 24-48 valandas", o ne "rytoj".

Kaip elgtis su muitine, jei keliaujate pro Lenkiją?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, kroviniai vis tiek gali būti tikrinami. Ypač jei tai technika. Tarkim, jei vežate labai brangų serverių komplektą, muitininkas gali užsimanyti patikrinti dokumentų tikrumą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pro Lenkiją (arba tiesiog per jį) retai kada sukelia problemų, jei viskas tvarkinga, bet kartais pasitaiko "selekcijos". Buvau matęs, kaip stovėjo 40 savivarčių eilėje ties Lenkijos siena dėl vieno "įtarto" krovinio. Turėkite vairuotojo telefono numerį, kad galėtumėte sužinoti, ką jis veikia, jei sustojo.

Ar reikia sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma sakydavo: "nėra reikalo, aš juos pasitikiu". Bet po to prasideda panika, kai praėjo 12 valandų ir niekas neatsiliepa. GPS stebėjimas dabar yra standartas, prašykite nuorodos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be stebėjimo yra kaip važiavimas su užrištomis akimis. Žinodami, kur mašina yra, galite tiksliau planuoti savo darbuotojus atvykti į naująją patalpą. Ir taip, jei mašina sulaiko pusę dienos prie Ford gamyklos (Düren), kadangi ten važiuoja daug traukinių, bent žinosite, kad tai ne paslaptis.

Atvykimas ir iškrovimas Lietuvoje

Ar Lietuvoje lengviau nei Vokietijoje?

Lengviau tik tuo, kad kalbame ta pačia kalba (dažniausiai), bet logistiškai gali būti panašu. Patys Lietuvos miestai senamiesčiuose taip pat nepritaikyti dideliems sunkvežimiams. Biuro perkraustymas iš Vokietijos baigiasi čia, ir jei nepasirūpinote vietos rezervacija prie naujojo biuro, gali tekti krauti daiktus 150 metrų atstumu, nes "polcijai" užeiti negalima. Iš anksto susitarkite su savo pastato administratoriumi, kad jis leistų užimti vietą ar net blokuot eismą valandai. Niekada nedarykite to be leidimo, baudos čia ne mažesnės nei Vokietijoje.

Kaip tikrinti būklę iškrovimo metu?

Negalite tiesiog pasakyti "ačiū" ir paleisti vairuotoją, kai paskutinė dėžė bus išmesta. Reikia eiti prie mašinos ir pažiūrėti, ar nėra sužalotų sienelių, ar nėra drėgmės (kadangi Vokietijoje dažnai lyja). Biuro perkraustymas iš Vokietijos kaina neapima jūsų sugadintų baldų atnaujinimo. Jei pastebite sužalojimą CMR drgžime (tame lapelyje), tai turite 7 dienas rašyti pretenziją. Jei parašysite "viskas gerai" – tai viskas ir yra gerai, net jei vėliau rastumė sulūžusį stalą.

Kas daryti su pakuotėmis (dėžėmis) po to?

Vienas didžiausių neapykantų šaltinių po perkraustymo yra tūkstančiai dėžių, kurios užima pusę biuro. Susitarkite su pervežėju iš anksto, ar jis juos pasiims išsiuntus atgal (taip, tai dažnai įmanoma). Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažniausiai įtraukia dėžių nuomos paslaugą, bet jūs turite jas susirinkti ir parengti. Nenaudingai jas laikyti, tik atimsite vietą. Kartais klientai pasako "palikite, reikės dar", bet po metų tas dėžių kalnas still stovi kamare ir dulka.

Ką daryti, jei kažko trūksta ar yra sulūžę?

Nedelskite. Skambinkite pervežėjui iš karto. Gali būti, kad dėžė nukrito arba buvo pavogta (nors retai, bet pasitaiko). Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi draudimo, bet jei neatiduotate pranešimo (pretenzijos) per nustatytą laiką (paprastai 7 dienas), draudikas nieko nebegins mokėti. Turite turėti nuotraukas iš pakavimo ir iškrovimo momento. Vienas močiutės klientas sakė, kad dingęs brangus paveikslas, tačiau buvo paaiškėjęs, kad jis liko senajame biure Vokietijoje uždarytas spintoje – taip pat patikrinkite dar kartą senąsias patalpas.

Visokie kiti klausimai, kurių niekas neklauso

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Formaliai – ne, nes tai prekinis krovinys, o asmeninis daiktas (household goods) keliauja kita procedūra. Tačiau realybėje dažnai įdarbinėjame keletą dėžių su asmeninėmis daiktais į tą pačią mašiną. Biuro perkraustymas iš Vokietijos leidžia tai padaryti tik tuo atveju, jei tai nėra prekės, skirtos pardavimui, o tik savininko daiktai. Bet jei pervežėjas užims daug "uždarbų", gali būti problema su muitine, jei juos aptiks. Geriau deklaruoti, jei daug.

Kaip elgtis su augalais arba maistu, kuris buvo biure?

Nevežkite. Vokietijoje griežti fitosanitariniai reikalavimai, o Lietuvoje irgi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos negali įtraukti gyvų augalų be sertifikatų, o maisto produktų (net jei tai tik kavos pakeliai) paprasčiau atsisakyti, negu aiškinti muitininkui, kad tai ne prekybai. Vienas kartas klientas norėjo nuvežti vyną, kuris buvo dovanų kambaryje, ir teko aiškinti, kad tai gali būti traktuojama kaip alkoholio importas, reikalaujantis licencijos.

Ar reikia padėti vairuotojams arba jie susitvarko patys?

Jei užsakote su krovėjais, jie susitvarko. Jei tik "vežimas" (klientas krauna pats), tai jums reikės padėti, o gal ir užkibti prie ratų, kad mašina nuvyktų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su pilna paslauga ("turnkey") reiškia, kad jūs tik pasirašote dokumentus. Tačiau verta pagarbinti vairuotojus kavą ar vandens – žmonės, kuriems gerai elgiamasi, dažniau pasiduoda ir padės pastatyti tą sunkią spintą į vietą, nors tai ir ne jų pareiga.

O jei aš pats važiuoju paskui mašiną su savo automobiliu?

Tai dažnas dalykas. Tiesiog susiderkite su vairuotoju dėl sustojimų, nes jis gali važiuoti trumpesniu maršrutu arba sustoti tik tose vietose, kuriose yra mašinoms skirta vieta. Nenaudokite telefono vairuodamas (žinoma, tai ašmuo), o geriau turėkite "walkie-talkie" arba susitarkite dėl "stambių akmenų" taškų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali tapti lenktynėmis, jei jūs stengiatės jį aplenkti ir praradate susisiekimą – tuomet galite likti laukti naujojoje vietoje be žinios, kur jie važiuoja.

Ar saugu duoti raktus nuo Vokietijos biuro pažįstamam vokiečiui?

Nebūtinai saugu, bet dažnai būtina. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kažkas paduotų raktus ir užrakintų duris, kai viskas išvežta. Geriau, jei tai jūsų darbuotojas, kurį pasitikite, o ne atsitiktinis kaimynas. Buvo atvejų, kai pasiklysdavo raktai, o vėliau tekdavo keisti spynas visame pastate, kas kainuoja daugiau nei pati pervežimo paslauga.

Kodėl svarbu nurodyti tikslų adresą su "Google Maps" koordinatėmis?

Nes adresai Vokietijoje gali būti paini (ypač miesteliuose), o ir Lietuvoje navigacija kartą veda į upę (kažkada taip atsitiko vienam vairuotojui prie Neries). Biuro perkraustymas iš Vokietijos baigiasi tada, kai mašina sustoja ten, kur reikia, o ne gatvės gale. Duokite nuorodą, o ne tik "Vilnius, Gedimino pr.". Nors aš asmeniškai neprisiduodu, bet kai kurie seni vairuotojai vis dar geriau orientuojasi pagal pašto dėžutės numerius negu nuotraukas iš palydovo.

Ką daryti su jautria informacija (dokumentais, konfidencialiais duomenimis)?

Daugeliu atvejų geriau juos vežti atskirai, su savimi (rankiniame bageže), jei įmanoma. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra viešas procesas, krovinys gali būti atidarytas peržiūrai. Dėžės su "HR" ar "Finansai" ant viršaus yra kaip kvietimas vagims arba tiesiog liudno apžiūrai. Užrakinkite jas, jei nešiate kartu su kitais daiktais, arba pasinaudokite saugiu transportu (seif-transporu), bet tai kainuos brangiau.

Ar galima sutaupyti pasirenkant kitą savaitgalį?

Taip, kai kurios firmos turi mažesnes kainas savaitgaliais, nes jų vairuotojams reikia darbo, tačiau tai ne visada taip. Biuro perkraustymas iš Vokietijos savaitgalį gali būti brangesnis, jei reikia mokėti viršvalandžius arba jei Vokietijoje paskelbta "draudžiama tranzitu" tam tikrose srityse (retai, bet būna). Geriau klausti tiesiogiai, o ne manyti, kad sekmadienis yra pigesnis.

Kaip tikrinti pervežėjo patikimumą, nes aš jo nežinau?

Pažiūrėkite į "Gelben Seiten" (Vokietijoje) ar Lietuvos rejestruose. Jei firma egzistuoja tik pusę metų – tai šauk. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja patirties. Užsukite į jų "Facebook" puslapį, pamatykite komentarus. Jei ten tik "5 žvaigždučių" be komentarų – tai dažnai nupirkti. Raskite tikrųjų klientų atsiliepimų, net jei jie ir neigiami (tai rodo, kad firma tikrai dirba, o ne sukūrė profį tik šiandien).

Kas daro dideliausią stresą šiame procese?

Ne pati kelionė, o nezinomybė. Ar viskas atvyks? Ar nebus sulūžę? Biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa stresingu, kai kontrolę prarandate. Todėl rinkitęs partnerį, ne mašiną. Jums reikalingas žmogus, kuris atsilieps į telefoną ir sakys "žiūrėk, važiuojame, užstrigome truputį", o ne nebeatsilieps. Ir, žinoma, gera kava po viso šito cirko.

Ar verta šį procesą vadinti "be streso"?

Sąžiningai? Ne. Perkraustimas visada yra stresas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti "mažiau stresu", jei viską padarote teisingai. Jūs tiesiog mažinate šansus, kad kas nors blogai nutiks, bet iki absoliuto ramybės nebus, kol paskutinis stalas nebus pastatytas ir nepajudintas ant vietos. Tiesiog nusiteikite ramiai ir tiesiog laukite, kol tai pasibaigs.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką galėjau papasakoti iš savo dvidešimties metų patirties. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra rocket science, bet tai reikalauja kantrybės, dėmesio smulkmenoms ir, svarbiausia, realaus požiūrio į tai, kas gali nepaisyti. Pasiruoškite gerai, nepasitikėkite žodžiu, rašykite sutartis ir tikėkite geriausia, tačiau turėkite planą B, jei mašina su lūžusia ašia stovės Kaune. Sėkmės jums tas kelione, tikiuosi, jūsų baldai atvyks saugiai, o verslas neturės pertraukos ilgiau nei valanda. Užsirašykite mano žodžius, jums jų prireiks.