Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visaverte daiktų apsauga

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir bent tą patį laiką girdžiu tą patį – žmonės baiminasi, kad perkraustant biurą viskas sulyks į miltus. Ypač kai kalba eina apie sankryžas su Vokietija, kur viskas turi būti tvarkingai, su dokumentais ir ant laiko. Pati esmė nėra pati procesą, o tai, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos su visaverte daiktų apsauga gali tapti tikru košmaru, jei nepasirūpinei draudimu ir kvitais. Buvo tokių atvejų, kai klientai norėjo taupyti ant popierių, o paskui verkdami iškilvodavo prie sugriebtų serverių. Čia nebūtina būti teisininku, kad suprastum - jei nėra užfiksuota, neįvyko. Rašysiu tiesiogiai, kaip yra, be jokių "turinio kūrėjų" uždažų, taip, kaip pasakyčiau sau alaus šaldytuve.

Kainos, pinigai ir visi tie papildomai mokesčiai

Kiek tai viskas kainuoja apskritai?

Paprastai kainuos nemažai, negalima meluoti. Viskas prasideda nuo to, kiek daug turite kvadratų ir kiek tos vietos yra toliau. Tarkime, jei turite standartinį 50 kv. m. biurą Miunchene ar Frankfurte, tai atvažiuosimas, pakrovimas, draudimas ir nuvežimas į Vilnių ar Klaipėdą šiuo metu kils nuo trijų tūkstančių eurų. Kaina labai priklauso nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar juos galima tiesiog užmesti ant sunkvežimio.

O kokia tvarka su mokesčiais?

Štai čia dažnai visi susipainioja. Jei dirbate legaliai ir turite PVM mokėtojo kodą, Vokietijoje galime taikyti PVM atskaitomąjį (reverse charge), o Jums mums mokėti be PVM. Bet jei esate fizinis asmuo ar maža firma be to kodo, gausite sąskaitą su 19 proc. Vokietijos PVM (arba Lietuvos, priklausomai nuo sutarties). Geriau dar iš anksto pasikalbėti su buhalteriu, kad neliktum su nuleistomis rankomis prie bankomato.

Ar į kainą įeina visos pakuolės?

Dauguma solidžių firmų tai įskaito, bet yra ir tokių "gudriukų". Paprastai į kainą įeina standartinės dėžės, o tada, kai pradedi reikalauti specialių dėžių kompiuteriams ar "antivar" (tai tokios specialios dėžės drabužiams), jos papildomai apmokestinamos. Asmeniškai visada įskaičiuodu tai į galutinę sumą, kad klientas neturėtų galvos galvos su smulkmenomis, tačiau reikia visada patikrinti sąskaitos sąrąšą – ar tikrai ten nėra eilutės "pakavimo medžiagos - 500 eurų".

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs spūstyje?

Tai ne jūsų problema, jei sutartyje parašyta "fixed price" ( fiksuota kaina). Vokietijoje, ypač ant Ruhr srities, spūstys yra kaip namie. Aš pats stovėjau po keturias valandas ties Duisburgu, vairuotojai verčia rankas. Jei dirbame už valandą, tai tada, žinoma, laikas skaičiuojamas, todėl, kai planuojate biuro perkraustymas iš Vokietijos su visaverte daiktų apsauga, geriau žinoti, kokią darbo apimtį ir kiek laiko tai gali užtrukti.

Ar galima sumokėti grynaisiais?

Išeiviai iš Vokietijos dažnai mėgsta grynusius, bet mums tai problematiška. Vairuotojas negali vežti tūkstančių eurų kišenėse per sieną – tai draudžiama. Geriausias variantas yra bankinis pavedimas iš anksto arba dvi dalys: avansas ir likutis atiduodamas iš karto po iškrovimo Lietuvoje. Jei kažkas siūlo mokėti tik grynaisiais be dokumentų, viską užduokite kodėl – 99 procentų atvejų tai kažkokia šašlynių komanda.

Dokumentai, kur visada kas nors suklysta

Kokius dokumentai reikia paruošti?

Būtina turėt inventoriaus sąrašą (packing list). Jis turi būti ne mažiau dviejų kopijų, pasirašytos abiejų pusių. Be to, reikalingas galiojantis asmens dokumentas arba įgaliojimas, jei biurą atiduoda ne direktorius. Vokietijai tai šventas dalykas, be popieriaus jie net nebus leisti į sandėlį ar verslo centrą.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Niekada negaliu pasakyti 100 proc. tikrai, nes taisyklės keičiasi, bet paprastai tarp ES šalių (Vokietija-Lietuva) muitinės nėra. Tačiau, jei vežate labai brangią įrangą, kurią naudojote komerciniais tikslais, gali tekti pateikti Intrastat deklaraciją jei vertė viršija tam tikrą ribą. Geriau klausti savo buhalterio su kuriuo dirbate.

Kas daryti, jei trūksta kelių dokumentų?

Tada prasideda nervai. Vokietų saugikliai (Hausmeister) yra griežtesni už mūsų sargas. Kartą neturėjome leidimo užvažiuoti į pėsčiųjų zoną Berlyne ir teko mokėti baudą ant vietoos, nes dokumentas buvo dienos pavėlavęs. Taigi, viskas turi būti pasiruošta dieną anksčiau.

Ar reikia vertinimo aktą?

Jei įsigijote įrangą naudotą arba ją perkrastate iš kito biuro prieš tai, vertėtų turėti bent apytikslį vertinimą. Tai padeda nustatyti draudimo sumą. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje, viena avarija ant A9 autostrados ir viskas baigiasi.

Kaip teisingai užpildyti inventoriaus sąrašą?

Nerašykite "knygos". Parašykite "4 dėžės knygų, apytikslis svoris 50 kg, vertė 200 eurų". Kuo tiksliau, tuo mažiau problemų su draudiku. Buvo atvejis, kai klientas parašė "biuro technika", o sugedus vienam brangiam serveriui, draudikas norėjo mokėti tik penkis eurus, nes technika "pagal apskaičiavimus" buvo sena.

Ką veikti vietoje: pakavimas, demontavimas ir chaosas

Ar jūsų komanda viską su montavo?

Taip, mes atvykstame su savo įrankiais. Turime elektrinius atsuktuvas, veržliarakčius, užsklandas. Viską išmontuojame, užrūsiuojame, užklijuojame kampais. Aš neabejoju, kad kai kurie klientai mėgsta tai daryti patys taupyti, bet tada kai sugenda statinė dėl blogo varžto, ji kaltina mus.

Kaip elgtis su kompiuteriais?

Kompiuterius ir monitorius reikėtų išjungti bent pusvalandį anksčiau, kad atvėstų. Juos dedame į specialias pūstuotas dėžes (anti-static bubble wrap). Nenaudokite paprastų naujienlaikstančių – statinis elektros gali sukelti trumpąjį jungimą. Įsivaizduokite, kai atvykstate į Vilnių, o jūsų pagrindinis serveris nebeįsijungia dėl tame pačiame Kelne kilusios iškrovos.

Kas su aplinkai nekenksmingomis atliekomis?

Vokietija be proto dėl šiukšlių. Negali tiesiog mesti į sunkvežimį senų spausdintuvų su toneriais – tai yra pavojingos atliekos (Gefahrgut). Mes tos nevežame. Jūs turite susitvarkyti su vietine utilizavimo kompanija "Grüne Punkt" arba panašiais paslaugų teikėjais prieš mūsų atvykimą.

Ar galima vežti atviras skysčius?

Kavą ar vandenį iš šaldytuvo geriau išgerti arba išpilti. Jei netyčia užsilieja ant kilimo, tai bus problema. Kartą ne užilgo vienas vadybininkas padėjo atvirą butelį vyno į dėžę su dokumentais – spalva buvo nepakartojama. Tokių dalykų reikia vengti.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvot lipdukus. Raudona - svarbu, geltona - technika, mėlyna - archyvas. Vokietijoje dažnai dirbame su klientais, kurie tiesiog nubraukžia maršeriu ant dėžės "Vilnius" ir viskas, bet tada paskui Lietuvoje iškraunant prasidinga chaosas. Sistemingumas čia gelbėja nervas.

Ar reikia išimti turinį iš stalčių?

Absoliučiai taip. Niekada negali vežti baldų su pilnais stalčiais - tai garantuotas sugriuvimas ir sugadintos furnished detalės. Stalčius išimkite, užklijuokite juos kartu su korpusu, o turinį supakuokite atskirai.

Kelionės niuansai ir vairuotojai

Kiek laiko trunka kelionė?

Iš Berlyno iki Vilniaus yra apie 1000 km. Savaeigiui nueiti gali per 10-12 valandų, su sunkvežimiu – ne greičiau kaip per 14 valandų, atsižvelgiant į poilsio laiką. Vairuotojai turi tachografus, juos neišjungsi. Jei kažkas pasako, kad atveš per 8 valandas, jis meluoja arba važiuos be stabdžių.

Kas daroma naktį?

Vairuotojai privalo ilsėtis. Jie miega kabinoje arba viešbučiuose (priklausomai nuo sutarties). Jei reikalaujate, kad prekės būtų pristatytos anksčiau ryto, reikėtų pradėti važiuoti du dienas anksčiau arba su dviem vairuotojais (vienas važiuoja, kitas miega).

O jei pasidaro techninė gedimas?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turime pagalbos tarnybą, bet jei lūžta ašis pietinėje Lenkijoje, vėluosime. Tokiais atvejais skambinu klientui ir sakau tiesiai – laukite. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visaverte daiktų apsauga tokiu atveju padeda padengti nuostolius, jei dėl vėlavimo prarandate kokį nors svarbų kontraktą, bet ne visada to užtenka.

Ar vairuotojai moka lietuviškai ar vokiškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba rusiškai, angliškai šiek tiek, lietuviškai – aišku. Su vokiečiais susiderame truputį su rankomis ir žodžiais "Ausfahrt", "Einbahnstraße" ir t.t. (juokauju, bet iš tiesų, bazinės žinios būtinos). Kalbos barjeras kartais sukelia juokingų situacijų sandėliuose, bet su dokumentais viskas aišku.

Ką daryti su vaistinėmis ar maistu?

Vairuotojams negalima vežti maisto produkcijos, kuris gali sugesti ar turi specialių reikalavimų. Jei turite biuro kredenso maisto atsargas, geriau juos išdalinti darbuotojams arba pergabenti savo automobiliu.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dabartinėse technologijose tai jau standartas. Bet būkite nusiteikę, kad pietuose Lenkijoje signalas pradingsta. Klientai dažnai panika, kai GPS rodo mašina stovėjusi vietoje valandą – greičiausiai jos tiesiog valgo kebabą arba stovi eilėje prie sienos kirtimo.

Draudimas ir visavertė daiktų apsauga – kodėl tai svarbiausia

Kokį draudimą pasirinkti?

Cargodraudimas yra privalomas. Jis dengia nuostolius nuo avarijų, gaisro ar vogtuvo. Standartiškai draudžiama už 2-3 eurų už kilogramą, bet tai per mažai biuro technikai. Reikia derėtis dėl "All risk" (visų rizikų) draudimo su tikra verte (agreed value).

Kas nutinka, jei pasidaužo monitorius?

Jei dėžė atrodo iš išorės gerai, o vidujje sulūžo – tai gana bėda. Reikia turėti nuotraukų prieš pakavimą ir po to. Draudimo kompanijos mėgsta sakyti, kad buvo blogai supakuota. Todėl biuro perkraustymas iš Vokietijos su visaverte daiktų apsauga reikalauja, kad pakavimą atliktų profesionalai, o ne pati vadybininko pusbrolis.

Kiek kainuoja pilnas draudimas?

Tai paprastai svyruoja apie 1-2 procentus nuo krovinio vertės. Jei vežate 50 tūkstančių vertės įrangą, draudimas kainuos apie 500-1000 eurų. Didelė suma? Galbūt. Bet kai sunkvežimis užsidega tai vienintelis dalykas, kuris išgelbės verslą nuo bankrotą.

Ar apsaugo duomenis?

Draudimas apmoka techniką, bet ne duomenis. Jei sudeginote serverį su visos įmonės apskaita, jums nusipirks naują serverį, bet duomenų nebeatgausite. Todėl visada, visada, VISADA darykite atsarginęs kopijas (backup) debesį prieš perkraustymą. Aš tą sakau kaip žmogus, matęs, kaip verslininkai verks dėl prarastų CRM duomenų.

Kokio tipo įrangą sunkiausia drausti?

Stiklas, porcelianas, seni dailės kūriniai biure. Turi būti specialių sąlygų. Tiesiog parašyti " paveikslas" neužtenka, reikia profesionalios vertybių įvertinimo eksperto pažymos. Kitaip draudikis sumokės kaip už paprastą drobę su dažais.

Kuo skiriasi "All risk" nuo standartinio?

Standartinis nedengia mechaninių gedimų (pvz., jei paslydo ranka ir numeta dėžę), o "All risk" dažnai padengia viską, išskyrus tyčinį apiplėšimą. Skaitykite smulkmenas, ypač apie išimtis (exclusions).

Ką daryti, jei įvyko įvykis kelyje?

Nejudinkite nieko! Užfiksuokite vietą, paskambink policijai, padaryk nuotraukas. Kiekvienas judesis gali sugadinti įrodymus, kad technika buvo nepažeista kitaip. Vokietijos policija rašo protokolus labai tiksliai, ir tas protokolas yra pagrindas gauti pinigus iš draudiko.

Ar galima drausti tik dalį daiktų?

Galima, bet tai neracionalu. Jei turi tūkstančius knygų ir vieną brangų serverį, draudikai gali užsiduoti, kad apsaugai skyrėte mažiausiai įtemptą. Geriau sudaryti vieną sąžvingą sutartį.

Pabaigos ir išvados (ir ką daryti, jei kas negerai)

Kas vyksta atvykus į paskirties vietą?

Atsiranda iškrovimas, surenkamas baldai, dėžės statomos atskirai. Reikia, kad kas nors būtų atsakingas, parodytų kur kas stovi. Geriausiai, jei tas pats žmogus, kuris buvo Vokietijoje, tada bus mažiau nesutariamumų.

Ar padedate išnešti šiukšles?

Taip, jei susitarta, išnešamas į konteinerius. Bet ne tikėkitės, kad mes remontuosime biurą arba valgysime grindis. Mes esame vežėjai, ne valytojai.

Kas daryti, jei trūksta vienos dėžės?

Įvyksta inventorizacija. Jei dėžės nėra, tikriname visą sunkvežimį vėl. Kartais ji užslydo po kitomis dėžėmis. Jei tikrai dingsta pradžiamokslis ar draudimo bylos.

Kaip atrodo galutinis atsiskaitymas?

Paskaičiuojamos faktinės valandos, prie jų pridedami išlaidos (keltas, keliai, draudimas). Jei sutartyje buvo fiksuota kaina, tiesiog sumokėtą likutį.

Ar turiat garantijų?

Mes turime civilinės atsakomybės draudimą. Bet geriausia garantija yra gerai sudaryta rašytinė sutartis, o ne pažadas telefonu.

Kaip elgtis su skundai?

Skambinkite man tiesiogiai. Nereikia rašyti nepykusių laiškų, geriau iškarto paaiškinti situaciją. Jei mes suklydome – sutaisysime arba atlyginsime. Esu šioje srityje per ilgai, kad būčiau besislepiantis.

Kodėl verta rinktis jus brangiau nei "skelbimuose"?

Kadangi aš atsakau į telefoną. O "skelbimų karaliai" po to, kai pasidauža jūsų brangusis stiklinis stalas, išsijungia telefonus. Užtikrintas biuro perkraustymas iš Vokietijos su visaverte daiktų apsauga kainuoja, bet tai sutaupo pinigų ir nervų ateityje.

Ar galima užsakyti tik transportą be krautiškų?

Galima, bet tada jūs užtikrate pakavimą ir krauną. Tada draudimo nebus arba jis bus labai ribotas. O jei sulyža krano sukurta įranga, nekas norės mokėti.

Kokia pati keisčiausia situacija, kurią matei?

Vėžėme įmonę, kuri biure buvo auginusi laisvai besisukančias iguanas. Viskas teko uždengti tinklais. Gyvūnai tai atskira tema, juos reikia keliauti su veterinarinėmis pažymomis.

Ar priimate ir mažus užsakymus?

Priimame, bet tada kaina gali būti nustatyta už mažinę transporto priemonę (pikapas). Nėra prasmės kviesti 7,5 tonos sunkvežimį dėl trijų kėdžių ir lentynos.

Kas būtina padaryti dieną prieš išvykimą?

Išjungti visus elektros prietaisus, užrakinti langus, palikti raktus sandėlininkui. Paprasčiausiai būti protingam. Vokietijai svarbu, kad kai išvažiuojate, būtum (t.y. pagrindinis vartotojas) pasiruošę.

Apibendrinant, šis procesas ne lengvas, bet su geru planavimu jums nereikės naktų negalėti. Svarbiausia – nesikuklėkite klausti Klausimų, drauskite savo turtą visaverčiai ir pasitikėkite patyrusia komanda, kuri nebėgs problemai iškiltus.