Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu: Vadovas pragmatikams

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu visada yra kaip loterija. Vieną kartą viską praeina lyg ir sklandžiai, o kitą kartą vokiečių užsakymų skyrius užstringa dėl to, kad dokumente neužrašyta viena raidė. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik baldų pernešimas, tačiau čia yra kur kas daugiau – nuo techninės įrangos išmontavimo iki pačių smulkių dalykėlių, kurie gali daryti didžiulę problemą pasienyje. Rašysiu kaip yra, be tų gražių frazių iš rinkodaros vadovų, o tiesiog tai, ką matau kasdien kelyje.

Kaip pradėti ir kiek tai viskas kainuos

Kiek laiko reikia skirta planavimui prieš patį Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu?

Geriau pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš du ar tris mėnesius. Vokiečiai yra labai disciplinuoti, tad jei jiems pasakysi, kad reikia išsikraustyti po savaitės, jie tiesiog nenukreips ant to ausies. Reikia suderinti su savo komanda, surašyti inventorių, o tai užtrunka. Esu matęs atvejus, kai pradedama viską daryti paskutinę minutę ir tada tenka mokėti už itin skubų transportą, kas kainuoja tris kartus brangiau. Nežinau, ar visada įmanoma taip ilgai planuoti, bet bet kokiu atveju, laiko rezervas padeda išvengti nervų sutrikimų.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp skirtingų vežėjų?

Tai nuo ko priklauso... Galvojau, kad tik nuo degalų, bet čia dar ir nuo to, ką įtraukia į kainą. Vienos firmos duoda tik „vairuotoją su sunkvežimiu“, o kitos dar ir pakuoja, išmontuoja kompiuterius, duoda dėžes. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu brangsta todėl, kad ten reikalingi žmonės, kurie supranta techniką, o ne tik tie, kurie gali pakelti dėžę. Patikėkite, pigiausi pasiūlymai dažnai baigiasi taip, kad sugenda jūsų brangus serveris, o draudimas nebekovoja, nes buvo netinkamai užfiksuotas.

Ar verta rinktis "viskas įskaičiuota" paketą ar daryti patys?

Jeigu turite laisvų darbuotojų, galite daryti patys, bet rizikuojate, kad jie susižalos arba sugadins daiktus. Vokiškose biuruose dažnai yra sudėtingos sistemos, kurias reikia žinoti kaip išmontuoti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu reiškia, kad aš kaip organizatorius padedu išvengti tų rizikų. Kartais klientai sako, kad „mes patys supakuosime“, o tai pasirodo esąs chaosas – popieriai maišais su buitine technika. Geriau permokėti už profesionalų, nei vėliau šluoti nuolaužas.

Kas nutinka su baldais, kuriems nereikia naujoje vietoje?

Galima juos parduoti, paduoti charitable organizacijoms arba tiesiog išmesti. Vokietijoje yra gana griežtos taisyklės dėl didelių atliekų, tad negali tiesiog padėti gatvėje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu apima ir šį etapą – mes galime organizuoti Utilizavimą. Vieną kartą turėjome klientą, kuris norėjo vežti senas, suirusias kėdes, tačiau mūsų vairuotojas atsisakė jas krauti, nes buvo sužalota galinė sija. Geriau tai išspręsti iš anksto.

Ar galima gauti pinigus atgal, jei dalykai sugenda?

Žinoma, turi būti draudimas, bet čia yra tas niuansas – viskas turi būti užfiksuota sąraše (inventoriaus). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu reikalauja detalaus aprašymo. Jeigu parašysite „monitorius“, o jis bus sulūžęs, gausite pinigus, bet jei jo nebus sąraše – čia jau problemos su draudiku. Be to, reikia žinoti, kad kai kurie brangūs daiktai, tarkim, serveriai, gali būti draudžiami tik su specialiomis sąlygomis, kurias reikia patikrinti iš anksto.

Vokiški niuansai ir dokumentai

Ar reikia vokiškai kalbančio koordinatoriaus?

Labai praverčia, ypač jeigu tenka derėtis su objekto administratoriais arba policija, jei sustojo sunkvežimis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu vyksta sklandžiau, kai kas nors supranta šią jų "Bürokratie". Vokiečiai mėgsta, kai viskas yra užrašyta tvarkingai, o ne kalbama rankomis. Esu matęs, kaip lietuviškai kalbantis vairuotojas negalėjo pravažiuoti pro miesto centrą, nes nesuprato, ką reiškia ženklas. Taigi, vert investuoti į vertėją arba žmogų, kuris moka kalbą.

Kokius dokumentus būtinai reikia paruošti?

Reikia krovininės deklaracijos, sąrašo su daiktais, ir tikrai verta pasirūpinti draudimo polisu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu be šių popierių yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo. Kartais dar reikia EX-1 dokumentus, jei tai yra išvežimas iš ES (pavyzdžiui, į Šveicariją ar Norvegiją), bet jei į Lietuvą, tai paprasčiau. Žinoma, turi būti ir įgaliojimai, jei krovinį siunčia ne savininkas.

Ar dažnai pasitaiko problemų su vokiška muitine?

Tiesioginis išvežimas į kitą ES šalį yra be muitų, bet jeigu krovinys atrodo įtartai (pvz., per daug technikos), gali sustabdyti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu apima ir galimybę paaiškinti muitininkams, kad tai yra ne prekyba, o įrangos perkėlimas. Vieną kartą mums sustabdė sunkvežimį su senais kompiuteriais ir klausinėjo, ar mes nebraižome juos iš gamyklų. Teko rodyti pirkimus ir atsakymus. Būkite pasiruošę įrodinėti kilmę.

Kas, jeigu biure yra pavojingų medžiagų (chemija, tiražuotojas)?

Čia jau visai kita istorija, reikia specialių leidimų ADR. Paprastas biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu to į savo standartinį paketą neįtraukia, turi būti papildomas užsakymas. Negalima tiesiog mesti dažų indų į sunkvežimį kartu su stalais. Esu matęs, kaip chemija išsiliejo ant kilimų, ir tuomet viską teko mesti. Jeigu turite tokio dalyko, praneškite iš anksto, nes mes turime skirtą transportą.

Ar reikia gauti leidimą iš namų savininko (Hausverwaltung)?

Absoliučiai taip. Vokiški namai turi griežtas taisykles dėl kelio blokavimo, liftų naudojimo ir šiukšlių išvežimo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu numato, kad mes susisiekiame su "Hausmeister" iš anksto. Jeigu ne, gali atvažiuoti vietinė policija arba įmonės gali padaryti baudą. Kažkas sakė man, kad vieną kartą teko atiduoti "štirką" administratoriui, kad leistų stovėti ant takelios porą valandų.

Gamyba, technika ir įranga

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią techniką?

Tai reikalauja specialios pakuotės – antšokių (shock mounts). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu visada siūlo šias paslaugas, nes serveriai yra jautrūs net ir mažiems smūgiams. Negalima juos tiesiog padėti ant grindų sunkvežimyje. Turime specialias rėmus, kurios sugeria vibraciją. Vienas klientas bandė taupyti ir vežė serverius paprastose dėžėse – rezultatas buvo trūkusi lentyna duomenų centre. Nebijokite klausti apie šią įrangą.

Ar jūsų komanda gali išmontuoti ir vėl surinkti baldus?

Taip, turime meistrus, kurie su tai sugeba, bet svarbiausia – pasižymėkite, kurioje vietoje koks varžtuotas buvo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu yra geriausias tada, kai mes atsiskaitome už surinkimą. Kartais vokiški baldai turi sudėtingas mechanizmas, ir jei prarandi vieną detalę, visas stalas nebeveikia. (Užtenka vieno varžto, kad viskas nukristų). Geriau palikti tai mums.

Kaip elgtis su archyvais ir popieriniais dokumentais?

Juos reikia supakuoti į specialias dėžes, kurios atlaiko svorį, o ne į maišus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu taip pat reiškia, kad galime padaryti sąrašą dėžių numeriais. Jeigu pasibaigs vieta sandėlyje, galime laikinai jums saugoti dokumentus pas mus, kol išsirūpinsite vietą. Esu matęs, kaip popieriai su drėgme pasidaro nebegaliojantys, tad saugumas čia pirmas.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet jeigu keliaujama žiemą, gali užšalti, jeigu vasarą – perkaisti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu nėra atsakingas už augalus, kas iš tiesų yra tavo problema (o, tyčiojuosi, bet seržanti, daugelis jų žūva). Vokiečiai labai myli savo biuro "Zimmerpflanzen", bet transportas šiltame vagonėlyje kainuoja papildomai. Jei augalas brangus, geriau rasti vietinį floristą.

Kas su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Tuos reikia vairuoti patys arba vežti autovežiu, o ne krauti į pilną sunkvežimį su baldais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu gali organizuoti ir tai, tai tik klausimas atskiro sutarimo. Negalima tiesiog užvažiuoti su "Opel" į 7,5 tonų sunkvežimį ir manyti, kad viskas bus tvarkoje, ten net vietos neliks. Pasitikėkite mums visus techninius duomenis (VIN kodus ir pan.).

Rizikos ir realus gyvenimas

Kas daro, jei vairuotojas suserga arba susiduria su avarija?

Tuomet turime skubiai ieškoti pakeitimo, o tai gali užtrukti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu turi planą "B", bet realybėje kartą per metus kažkas nutinka. Vokiškais keliais eismo taisyklių laikomasi griežčiau, todėl avarijų mažiau, bet jei pasitaiko – tai didelių eilių. Turėkite omenyje, kad jūsų planas gali pasislinkti diena ar dvi, todėl nedarykite per daug griežtų susitarimų su klientais ar darbuotojais.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Retai, jeigu dirba patikimos kompanijos, bet pasitaiko. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu naudoja užrakstus ir sistemą, kurioje užregistruojama kiekviena dėžė. Vieną kartą buvo toks keistas atvejis Berlyne, kur pasisavino kelias "nebrangias" kėdes statybų darbininkai, tikriausiai jiems reikėjo savo kieme. Žinoma, išmokėjame, tai ne buvo didelė suma, bet nervų nuėjo daugiau.

Ar galiu patys važiuoti su vairuotoju?

Gali, jeigu yra vietos (kabinėje dažniausiai 2-3 vietos). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu neleidžia važiuoti krovežio (krovimo) vietoje dėl saugumo taisyklių. Esu matęs, kaip norintys sutaupyti vadovai bando važiuoti tarp dėžių su nešiojamu kompiuteriu, tai absoliučiai nelegalu ir pavojinga. Jeigu nori lydėti, sėdk šalia vairuotojo ir pasikalbėk apie gyvenimą (arba, kaip dažniau būna, tylėk).

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra lifto?

Tada reikia nuomoti keltuvus su kranais, ir tai kainuoja pinigų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu apie tai turi būti informuotas iš anksto, kadangi ne visose Lietuvos ar Vokietijos patalpose yra aukštumų. Vieną kartą teko nešti seifą penktu aukštu laiptais, kurie buvo tokie siauri, kad net nebuvo kur įsikišti. Vairuotojai tada buvo tikrai nusivylę... o ir kaina klientui išaugo dvigubai.

Ar verta drausti biuro techniką tik vienoje įmonėje?

Draudimas yra sudėtingas dalykas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu dažnai siūlo "All risk" draudimą, bet turi patikrinti ar jis apima ir techninę įrangą. Ne visi draudikai nori drausti duomenų centrus. Kartais geriau pasirašyti atskirą sutartį su technologijų draudiku, nei tikėtis, kad 50 eurų polis padengs 50 tūkstančių žalą.

Kaip elgiamasi su konfidencialiais dokumentais?

Mes juos užrakiname ir perduodame tik atsakingam asmeniui. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu turi pasirašyti slaptumo (NDA) sutartis, jeigu to reikalauja klientas. Realiai vairuotojams jam labiau rūpi, kad kokia dėžė nenukristų ant kojos, nei kas parašyta viduje, bet formalumus reikia laikyti. Geriau užrakinti tuos dokumentus atskirai ir paimti juos sau į rankinį bagažą.

Procesų valdymas ir pabaiga

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys dabar?

Modernios sistemos leidžia tai stebėti per GPS, bet kartais signalas dingsta tunnelyje arba ties siena. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu nustato, kad tavo vadybininkas turi sužinoti, kur yra mašina, jeigu jo neįmanoma susieti sistemoje. Nepanikuok, jeigu pusę paros matomi "no data", tai gali būti tiesiog vairuotojo poilsis. Vokietijoje griežtai laikomasi poilsio laikų (tacho), tai ne jūsų valdžioje.

Kas atsitinka, jei atvykstate pavėluotu laiku?

Mokame baudas arba kompensuojame išlaidas, jeigu tai mūsų kaltė. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu yra laikas ir taip vadinamas "just-in-time", bet kelyje visko numatyti neįmanoma. Jeigu vėluojame dėl remonto, mes pranešame. Žinau, kad tai erzina, ypač kai laukia visa komanda be stalų, bet geriau pavėluoti saugiai nei skubiai ir su žala.

Ar reikia jums duoti planą (piešinį) naujų patalpų?

Būtina. Kitaip mums tenka spėlioti, kur kur pastatyti, o tada darbuotojai verkia, kad jų stalas ne toje vietoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu priklauso nuo tavo organizuotumo. Jeigu pats nežinai, kur nori stalo, nepykite ant mūsų. Vienas klientas atsiuntė piešinį ant servetėlės nuotrauką – irgi variantas, svarbiau, kad aišku.

Kaip apmokėjimas vyksta paprastai?

Įprasta – 30-50% avansas, likusi dalį atsiėmus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu gali reikalauti ir 100% išankstinio apmokėjimo, jeigu užsakovas yra naujas ir be istorijos. Nusivylęs vairuotojas, kuris neatgavo pinigų Vokietijoje, gali tiesiog nuvažiuoti su kroviniu į kitą kryptį (tokių istorijų yra girdėjęs). Tai ne grasinimas, o tiesiog realus verslo apsaugos mechanizmas.

Ar galite padėti su išmetamomis atliekomis galinėje vietoje?

Galime, jeigu tai suderinta, bet tai papildoma paslauga. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu baigiasi tada, kai tu pasirašai perdavimo aktą. Žinoma, gali padėti dėžes surinkti į krūvą išnešti, bet už tai reikia papildomai sumokėti darbuotojams. Neįsivaizduoju, kodėl žmonės mano, kad tai įeina į kainą, tiesiog dėl to, kad mes čia esame.

Ar reikia duoti arbatos ar maisto vairuotojams?

Nebūtina, bet labai padeda susikurti gerą atmosferą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu yra apie žmones. Jei vairuotojas yra alkanas ir pavargęs, jis dirba lėčiau. Vokiškose firmose dažnai duoda "Brotzeit" (užkandį), o tai ženkliai pagerina darbo tempą. Nekantraukau su tuo slaugyti, bet stebiu, kad skirtingose šalyse požiūris labai skiriasi.

Kas daryti, jei randama žala po išpakavimo?

Reikia tai užfiksuoti nuotraukomis ir parašyti pastabą į aktą tą pačią dieną. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymo taisyklės sako, kad vėliau reikalavimai nebus priimti. Negalima parašyti "viskas gerai" ir po savaitės skambinti, kad lūžo kojelė, kuri suirus jau buvo. Būkite budrūs tą dieną, kai atvyksta sunkvežimis.

Kodėl rekomenduojate nevežti asmeninių daiktų biuro kroviniu?

Dėl draudimo ir muitinės. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu yra verslas, o ne tavo šeipinės išvyka. Jeigu vaziuojam (taip, taip, žinau, klaida) ir randsme tavo dviratį ar vaiko žaislus, gali būti nustatyta, kad tai prekybinė veikla. Geriau pasilikti tuos dalykus namuose arba vežti atskirai.

Ar verta pasirūpinti "green" (žaliąja) logistika?

Jei jums svarbu rinkodaros požiūriu – taip, mes galime pasiūlyti mažiau teršiančius transportus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu gali būti atliekamas elektros sunkvežimiais miestuose. Tiesiog nepamirškite, kad toks transportas turi mažesnę vežimo galia, tad gali tekti daryti daugiau reisų. Asmeniškai man, tai dažniau lieka ant popieriaus, bet klientai mėgsta tokius žodžius "sustainable" ir panašiai.

Kas yra svarbiausia sėkmingam procesui?

Komunikacija. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu žlugs, jeigu niekas neatsiliepia į el. laiškus. Būkite pasiekiami, atsakykite į kvietimus ir tiesiog būkite žmonėmis. Darbas su vokiečiais moko kantrybės, tad tiesiog įsiklausykite į tai, ką sakoma, ir viskas turėtų būti gerai.

Išvada

Galiausiai,Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visapusišku procesų valdymu nėra mokslas, o daugiau patirties reikalaujantis menas. Pagrindas yra ne rūpestis dėl kiekvieno stapelio, o tai, kad visa įmonė galėtų dirbti toliau be didelių pertraukų. Išvengsite didžiausios dalies problemų, jeigu tiesiog tikėsite profesionalams ir nebandysite sutaupyti ant visko vienu metu. Sėkmės kelyje – ir atsiminkite, gerti vandenį ir pailsėti, tai ne tik vairuotojui svarbu, o ir vadovui.