Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama: Realijos ir patirtis

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint pavyzdžiai. Viskas prasideda nuo planavimo, o baigiasi tuo, kad vairuotojas gali įstrigti ties A6 magistrale dėl avarijos, o jūsų IT vadovas panikuoja, dėl serverių, kurie buvo nepakrauti į atskirą mašiną. Vokietijos rinka yra specifika – čia tikslumas susiduria su mūsų „išsiveršime“ ir tuo, kad klientai visada nori už mažiau, o gauti greičiau. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsijungiate, kol pasirašote sutartį su vežėjais.

Kaip viskas prasideda ir kodėl reikia laiko

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti?

Geriau anksti. Vakar buvau vienoje didelėje firmoje Vilniuje, kur jie planavo perkelti padalinį iš Miuncheno, o liko tik dvi savaitės. Tai siaubas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama reikalauja mažai mėnesio, o jei tenka dirbti su brangia įranga, tai ir daugiau. Negalima laukti, kol bus pasirašyti visi sutarimai, tada būna per vėlu. Reikia skambinti iš karto.

Ar tikrai reikia važiuoti į Vokietiją apžiūrėti krovinius?

Sakyčiau, taip, bet kartais tai tiesiog švaistymas. Jei turite tik kelis stalus ir tuos pačius biuro kėdes, kurių nereikia išmontuoti, galima viską nuotraukomis. Bet jei ten yra didelė serverinė ar archyvas, tuomet asmeninė apžiūra būtina. Praeitą savaitę vienas klientas nenuvažiavo, o pasirodė, kad liftas vokiškame name nebeveikia jau mėnesį. Mums teko nešti per laiptus trečią aukštą. Tai kainuoja papildomai.

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš karto?

Sąrašą. Ne „maždaug“ ką vežiame, o tikslų inventoriaus sąrašą vokiškai ir lietuviškai. Be to, reikia įgaliojimų, jei įmonę atstovauja ne direktorius. Vokietai mėgsta popierius. Jei neatvyksite su pareigu, gali būti, kad negausite leidimo iškrauti sandėlį, jei jis yra privatžemių teritorijoje. Buvo atvejų, kai stovėjome valandas, kol gavome faksu patvirtinimą.

Ar galima tai padaryti savaitgaliu?

Galima, bet už tai reikia sumokėti. Vokiečiai neleidžia triukšmauti sekmadieniais, o net šeštadienį kai kurie sandėliai dirba tik iki 12 valandos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama savaitgaliais kainuoja brangiau, nes vairuotojai turi dirbti viršvalandžius, o krovikai – taip pat. Jei norite sutaupyti, verčiau planuokite ketvirtadienį-penktadienį.

Ką daryti, jei Vokietijos pusė atsisako padėti iškrauti?

Tai dažna problema. Jei sutartyje nėra parašyta „iškrovimas abiejose pusėse“, vokiečiai gali tiesiog numesti dėžes kieme ir važiuoti toliau. Reikia aiškiai susitarti dėl „ex works“ ar „FOB“ sąlygų. Aš visada patariu savo klientams pasirūpinti, kad ten būtų žmonių, arba mums mokėti už mūsų išvykusių krovikų darbą.

Pinigai, sutartys ir nemalonios pokalbių dalys

Kiek tai viskas kainuoja?

Klausimas, į kurį neatsakysiu niekas, nepamatęs krovininio. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų – nuo to, ar reikia montuoti baldus, iki to, ar reikia specialios technikos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama gali kainuoti nuo tūkstančio eurų iki dešimties tūkstančių, jei kalbame apie didelius gamyklų padalinius. Negalima tikėtis, kad už 500 eurų nuvešite visą įmonę per 1000 km.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Visada yra. Pavyzdžiui, vokiški mokesčiai už šiukšlių ivežimą (Gewerbemüll). Jie gali būti milžiniški, jei neteisingai suruosite atliekas. Taip pat, gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą miesto centre, jei reikia specialių leidimų. Viską reikia užrašyti sutartyje, kad vėliau gautumėte sąskaitą „uipapildomai aptarnavimą“.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate įregistruota PVM mokėtoja Lietuvoje, o ir vokiška partnerė taip pat, tai dažnai vyksta be PVM (intra-Community supply). Bet čia reikia labai geras buhalteres, nes jei padarysite klaidą dokumentuose, vokiečiams teks mokėti 19%, o jūs nieko negalėsite atgauti. Aš čia ne ekspertas, bet man atrodo, taisyklės pasikeitė praėjusiais metais, todėl patikrinkite du kartus.

Kokia yra atsiskaitymo tvarka?

Standartas – 30-40 proc. avansas, likčiai – atvykus arba prieš išsikraunant. Nekreipkite į mane dėmesio, bet aš visada sakau – nemokėkite 100 proc. iš karto. Buvo atvejų, kai mašinos nebevažiavo, o pinigai buvo pasiimti. Mums, esantiems rinkoje 20 metų, tai nereikia, bet yra daug „firminčių“, kurios iškeliauja po pirmojo sezono.

Ar draudimas apima viską?

Standartinis CMR draudimas dengia tik 8.33 SDR už kilogramą. Tai nulis, jei vežiate brangius serverius ar meno kūrinius. Reikia specialios draudimo polisos (all risk). Už ją reikia papildomai mokėti, bet jei vairuotojas suvers mašiną ant šlapio kelio (kaip tai buvo Berlyne prieš metus), be draudimo prarasite viską.

Baldai, technika ir techniniai niuansai

Kaip vežti kompiuterius ir serverius?

Jie turi būti supakuoti į originalias dėžes. Jei jų nėra, reikia užsisakyti specialias dėžes su putomis. Negalima tiesiog mesti į maišus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama apima ir IT įrangos tvarkymą, todėl geriau pasamdyti IT specialistus, kurie išjungia ir pažymi kabelius, o ne krovikus, kurie tiesiog nutrauks laidus, kad „tilptų“.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Didelę dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, spinteles – ištuštinti. Jei bandysite nešti surinktą didelę spintelę per duris, ji paprasčiausiai neišsilaikys arba sulaužys grindis. Vokiški baldai dažnai būna sunkesni ir masyvesni nei mūsų, todėl tenka būti atidesniems.

Kas daryti su augalais?

Geriau palikti. Augalų gabenimas tarp šalių yra kažkoks siaubas dėl fitosanitarinių kontrolių. Jei turite brangų palmę, gali reikėti sertifikato, o jei jo nėra – sulaikys sienoje. Nebent tai būtų tik keli vazai, kuriems nėra taip svarbu. Aš asmeniškai niekada nevežiu augalų, nes jie visada pavargsta arba užšąla sunkvežimyje.

Kodėl reikia „liftų“ arba kranų?

Nebūtinai visada, bet jei biure yra didelės vitrinos ar seifai, be jų neįmanoma. Vokiški miestai dažnai turi siaurus kiemus, į kuriuos sunkvežimis net neįvažiuoja. Tuomet reikia suformuoti „pėsčiųjų grandinę“ arba nuomoti mažesnę techniką su kranu („Autokran“). Tai papildomos išlaidos, bet be to neįmanoma.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai – ne, jei tai yra komercinis reisas. Muitinė gali uždėti mokesčius, jei rasi asmeninių drabužių ar buities technikos tarp biuro krovinių. Geriau pasakyti darbuotojams, kad parsiveža savus daiktus savo automobiliais. Kitu atveju gali būti, kad mums teks mokėti muitą už jų senus televizorius.

Kaip užtikrinti, kad nieko neprarandame?

Numeruokite dėžes. Žymekite jas spalvomis pagal skyrius. Aš matau daug kartų, kai viskas sumaišoma, o paskui dienomis ieškoma, kur dingo „tas svarbus dokumentas“. Sistemingumas čia yra pusė sėkmės.

Kelionė, vairuotojai ir realijos kelyje

Kas vairuoja mašinas?

Mūsų vairuotojai – tai patyrę vyrai, kurie moka vairuoti didžiausius sunkvežimius, bet kartais jie būna pervargę. Vokietijoje yra griežti taisyklės poilsio (tahografai), todėl negalime jų versti važiuoti 24 valandas. Jei reikia skubos, reikia planuoti keitimąsi arba dviejų vairuotojų komandą.

Ar darbuotojai gali važiuoti su kroviniu?

Pagal taisykles – ne, jei tai nėra keleivinis transportas. Bet realybėje? Kartais leidžiam, jei yra sėdimos vietos ir diržai, bet tai yra jūsų atsakomybė. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama nėra ekskursija, todėl geriau, kad jie skristų lėktuvu ar važiuotų traukiniu. Saugiau taip.

Ką daryti, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Mes turiam draudimą „techninė pagalba“, bet jei sugenda velenas, tai gali užtrukti dvi dienas. Reikia turėti planą B. Vieną kartą teko išsinuomoti kitą sunkvežimį vietiniame Vokietijos sandėlyje ir perkrauti viską – tai kainavo kaip nulis (na, beveik).

Ar dažnai pasitaiko eismo įvykių?

Vokiškais greitkeliais (Autobahn) važiuojama labai greitai. Vieną sykį mūsų mašina buvo užgriūta, kai stovėjo remonto juostoje. Niekas nebuvo sužeistas, bet krovinys pasislinko, o dėžės su dokumentais buvo sutryptos. Nuo tada visada sakau – brangiausia dėžė su dokumentais turi būti priešais vairuotoją, o ne gale.

Kaip su muitinės Lietuvos-Vokietijos riba?

Dabar, kai esame Schengen erdvėje, fizinės sienos nėra, bet muitinės kontrolė vyksta mobiliai. Jei atrodote įtartai arba vairuotojas nesugeba parodyti dokumentų, gali sustabdyti. Turi turėti TIR knygą arba T1 dokumentus. Jei jų nėra – laukite baudos.

Kiek laiko trunka kelionė?

Iš Berlyno iki Vilniaus – apie 12-14 valandų važiavimo. Tačiau su iškrovimu ir pakrovimu, tai užtrunka 1-2 dienas. Jei reikia rūpintis leidimais mieste, pridėkite dar dieną. Neskubėkite su terminais, nes stresas kelyje sukelia daugiau klaidų.

Nepatogios tiesos ir patarimai iš vidaus

Kokias klaidas dažniausiai daro klientai?

Nepasakoja apie sunkius daiktus. Vienas klientas nurodė „kėdės ir stalai“, o pasirodė, kad ten yra safas, sveriantis toną. Mūsų keltuvas nebuvo paruoštas tokiam svoriui. Reikia būti sąžiningu. Ir dar – jie nepakuoja smulkių daiktų, tik išmesa ant stalo. Tada krovikai praranda valandas.

Ar visada reikia didelės firmos?

Ne visada. Mažos firmos gali būti lankstesnės ir pigesnės. Bet rizikuojate, kad jei jų mašina suges, jums nebus kam skambinti. Didelės firmos turi rezervines pajėgas, bet kainuoja brangiau ir dažniau turi „biurokratijos“. Rinkitės vidurį – patvirtintas vežėjas su 3-5 mašinomis.

Kas daryti su šiukšlėmis Vokietijoje?

Nebekelkite jų! Vokietijoje atliekų surinkimas yra labai brangus ir griežtai reglamentuotas. Jei išsivešite pilną maišą senų popierių ir bandysite jį mesti į pirmąjį konteinerį, gali būti, kad jus užfiksuoja kameros. Geriau susitarti dėl šiukšlių ivežimo pas vietinę firmą arba palikti tai vietiniams darbuotojams.

Ar verta samdyti koordinatorių Lietuvoje?

Absoliučiai taip. Jūs negalite būti ir Vokietijoje, ir čia vienu metu. Koordinatorius sprendžia problemas, kai jų darote nesimatyti. Jis žino, kur kreiptis, jei neįvažiuoja sunkvežimis, ir kaip susitarti su apsauga. Tai sutaupo daug nervų.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo pervežimo metu?

Skambinti mums nedelsiant. Negalima laukti, kol atvyksite į naują biurą po savaitės. Fotografuokite žalą iš karto. Mes turime draudimą, bet be įrodymų (nuotraukų, protokolų) draudimo kompanija nieko nebmokės. Vienintelė išeitis – greitas reagavimas.

Kaip pasiruošti darbuotojus psichologiškai?

Jie nebus laimingi. Darbuotojai nemėgsta kraustytis. Paaiškinkite jiems, kad jiems nereikės nešti nieko, viską ims krovikai. Užtikrinkite, kad naujame biure būtų kava ir sausainiai iš karto, kai atvyksta dėžės. Tai mažina stresą.

Ar galima pasitikėti žodžiu?

Versle – ne. Viskas turi būti užrašyta. Net aš, po 20 metų, galiu pamiršti, ką pažadėjau prieš mėnesį telefonu. Rašykite sutartis, priedus, protokolus. Tai apsaugo jus ir mus.

Kokia dabar situacija su kuro kainomis?

Jos svyruoja. Kartais kainos meta aukštyn, ir mes turime koreguoti savo maržas. Sutartyje reikia žiūrėti punkta apie kuro kainų pokyčius. Jei kuras pakyla 20 proc., mums gali tekti paprašyti papildomo mokestio. Tai ne mūsų kaltė, tai rinka.

Ar reikia rūpintis parkavimu Lietuvoje?

Žinoma. Niekas nenori, kad sunkvežimis stovėtų gatvėje ir trukdytų eismui. Pasižiūrėkite, ar galima užimti vietą priešais įėją arba reikia rezervuoti vietą. Vilniaus centre tai yra tikras galvos skausmas.

Galutinis patarimas: ką daryti pirmiausia?

Skambinkite profesionalui. Ne bandykite tai padaryti patys su „gaziku“ ir draugais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama yra sudėtingas procesas, reikalaujantis žinių, patirties ir resursų. Užsisakykite konsultaciją, pamatykite, ką jums siūlo, ir tada sprendžiate.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tobulu biuru, kuris dar neveikia, nes trūksta vieno kabelio. Taip yra dažnai. Bet su gera komanda ir suprantančiu partneriu, šis procesas gali būti netgi malonus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su visa logistikos parama nėra būtinas blogis, tai galimybė prasidėti iš naujo, tik reikia tai padaryti protingai. Pasitikėkite patyrusiais žmonėmis, ne kaina, o kokybe vadovaukitės, ir viskas gerai sueis.