Biuro perkraustymas iš Vokietijos su tiksliu planavimu: praktinių patarimų vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidesimt penkerius metus ir, tikiuosi, sugebėjau pamatyti viską – nuo idealiai organizuotų karštų linijų iki tokių situacijų, kai norisi tiesiog uždaryti akis ir nueiti į pensiją. Vokietija yra specifiska rinka, ten žmonės myli taisykles, o mūsų, lietuvių, požiūris dažnai būna „kažkaip numesime ir važiuojam“. Tačiau kai kalba eina apie biuro perkraustymą iš Vokietijos su tiksliu planavimu, tas „kažkaip“ čia nebeveikia. Jei viską suplanuosite teisingai, sutaupysite ne tik nervus, bet ir nemažai pinigų, todėl šiame straipsnyje pasistengsiu papasakoti, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kainos ir suderinimo niuansai

Kiek maždaug gali kainuoti toks reikalas?

Tai klausimas, į kurį visada atsakau su nusilenkimu, kad niekas nežino tiksliai be matavimų. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų – ar reikės išmontuoti baldus, ar yra liftas Vokietijoje, ar Lietuvoje, ir kiek tos pačios dėžių bus. Bet kažkiek vidutinio dydžio biuras už 30–40 kubinių metrų su visa atributika gali kainuoti nuo dviejų iki trijų tūkstančių eurų. (Čia turiu omeny, jei viskas eina pagal planą be jokių papildomų veiksmų).

Ar reikia mokėti kažką iš karto?

Dauguma firmų, įskaitant ir mus, paprastai paprašo avanso, kadangi mes turime padengti išlaidas degalams ir keliui į Vokietiją ir atgal. Tai ne kad mes tikime, kad nemokėsite, bet tai tiesiog verslo logika. Įprastai tai būna 30–50 procentų galutinės sumos, o likutį apmokate, kai daiktai jau yra saugiai atvežti į naująją patalpą.

Ar galima gauti nuolaidą, jei perkeliamas ir asmeninis daiktas?

Kartais taip atsitinka, kad savininkas taip pat nori nuvežti keletą dėžių asmeninių daiktų (vyną, dviračius, ar net senus tėvų baldus). Jei tali telpa į tą patį sunkvežimį kartu su biuro inventoriaus, mes dažnai nebrauname papildomai uz vietą, tačiau visos verybos paslaugos už tai gali būti priskaičiuojamos. Geriau viską iškarto išsiaiškinti, kad nebūtų nep malonių staigmenų apskaitos skyriuje.

O kas jei kaina pasikeičia važiuojant?

Yra rimtų firmų, kurios duoda fiksuotą kainą ir jos laikosi, net jei degalai brangsta. Yra ir tokių, kurios rašo „apytikslė“ kaina, o paskui galvos apsuka. Aš visada patariu derėtis dėl galutinės sumos su sąlyga „jei keičiasi krovinio tūris“ ne dėl degalų. Pinigų klausimai visada geriau sutvarkyti anksčiau, nei vairuotojas stovi pasienio punkte ir reikalauja priemokos.

Ką daryti, jeu pasiūlymas per brangus?

Nekreipkite dėmesio į pačią žemiausią kainą rinkoje, nes tai dažniausiai baigiasi blogai – sugadinta technika ar vėluojantis atvykimas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su tiksliu planavimu reikalauja kokybės. Pabandykite pasikalbėti su vadybininku ir paklausti, iš ko susideda kaina, galbūt galima atsisakyti kokių nors papildomų paslaugų, pavyzdžiui, pakavimo dėžių surinkimo.

Ar paimate kortele ar reikia grynųjų?

Visiems patogiau bankinis pavedimas, tačiau vairuotojai kartais klauso grynųjų už papildomus darbus (jei staiga reikia nešti į penktą aukštą be lifto). Tačiau pagrindinė suma visada eina per sąskaitą. Vokietijoje vairuotojai retai kada turi didelę sumą grynųjų pas save, tai geriau neskubėti su grynais.

Pasiruošimas ir logistika

Kiek laiko iš anksto reikia tartis?

Neklauskite, ką daryti, jei norite perkelti biurą rytoj. Geriausiu atveju reikia maždaug dvi savaites, o optimaliu – mėnesį. Tiek laiko reikia ne tam, kad rastume automobilį (juos dažnai tenka ieškoti kelias dienas), bet kad suderintume visus dokumentus ir laikus, ypač jei reikia gauti leidimus sustojimams miesto centre.

Kaip supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai, mano nuomone, svarbiausia dalis. Negalima tiesiog mesti kompiuterių į dėžę. Mes turime specialias dėžes su putomis, o serverius visada pakavame į „antistatinius“ maisus. Vieną kartą gavome krovinį, kur vartotojas pats surinko techniką, ir važiuodant per duobę viskas išsivažiavo. Nuo tada neleidžiame niekam liesti brangios įrangos be mūsų prižiūrėtojų.

Ar jūs išmontuojates baldus?

Be abejo. Vokietijos biurai dažnai turi labai sudėtingas sistemas – darbo vietas su visokiais laidais ir liftais. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, išmontuoja viską, pasižymi detales (sraigtus, jungtis), o Lietuvoje vėl surenka. Svarbiausia yra nepamesti tų detalių, o tai, tikiuosi, nutinka retai.

O kas su dėžėmis, ar turite savų?

Turime, ir tai nėra brangu. Galite nusipirkti mūsų dėžių, jos stipresnės nei iš prekybos centro, arba galime jas išnuomoti (grąžinate tuščias). Tik nepamirškite pasirašyti ant dėžės, kas jos viduje yra, o ne tiesiog „1 vnt.“. Vėliau tai labai pagreitina išpakavimą.

Kas jei turiu seifą?

Seifai yra nemalonus dalykas – jie sunkūs. Jei seifas turi elektroninį spyną, reikia, kad jis būtų atidarytas ir akumuliatorius įkeltas, o geriausiai – išimtas mazgas. Jei tai neįmanoma, verčiame rankiniu keltuvu. (Kartais net nežinau, kaip žmonės tokius monstrus užsiperka į mažus kabinetus).

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Labai praverčia. Vokietijoje muitinė ar policija gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate. Turiu galvoje vieną atveją prieš Berlyną, kai mums teko rodyti sąrašą, nes įtarta, kad vežame pavogtą techniką. Gerai surašytas sąrašas – tai jūsų draugas, ne tik biurokratinis reikalas.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvų kasetes, tušus ar cheminius skysčius reikia atskirti. Mes juos žymime specialiomis etiketėmis ir dedame į atskirą, sandarią dėžę, kad netyčia išsilietų ant sofa ar dokumentų. Nesunku įsivaizduoti, kas atsitiktų, jei tokia dėžė apverstų ant raudono kilimo.

Ar padedate suplanuoti išdėstymą naujame biure?

Galime patarti iš patirties, kur geriau deti stalius, kad darbuotojai nežingsniuotų viens kitiems ant kojų, bet mes ne architektai. Geriausia, jei turite savo biuro planą su pažymėtomis vietomis – tuos mums atsiųskite, o mes dėsime viską pagal jį.

Kelionės ir Vokietijos specifika

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Įprastai į Miuncheną ar Hamburgą važiuojame vieną dieną, bet jei reikia dar iškrauti ir įkrauti, tai truksta ilgiau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su tiksliu planavimu apima ne tik važiavimą, bet ir laiko rezervą užstatams. Nezinau, ar žinojote, bet vokiški savininkai gali neleisti išvažiuoti, jei padangas užterštas jiems nepatinkančiu smėliu.

Ar reikia vairuotojams pernakvoti?

Jeigu tai toli, pavyzdžiui, į Miuncheną ar netoli šveicarijos sienos, taip, turi būti poilsis. Mums svarbu, kad vairuotojai būtų ilsėjęsi, nes pavargęs vairuotojas ir lėtas ir pavojingas. Todėl grafikas dažnai būna toks: I diena – važiuojam, II diena – kraunam, III diena – važiuojam atgal, IV – iškraunam.

Kas vyksta su muitine?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, muitinis dažniausiai tik „gyvuoja“ elektroniniu būdu, tačiau kontrolė egzistuoja. Ypač jei daiktai atrodo nauji (be pėdsakų naudojimo). Todėl visada patariu su savimi turėti kontraktus ar PVM sąskaitas, kurios rodo, kad technika ne nauja, o jūsų nuosavybė.

O jei užstringa sunkvežimis Vokietijoje?

Buvo atvejų, kai pas save viename miestelyje mes negalėjome pasisukti į gatvę, nes ją darė, o vietiniai vadovai neleido. Tada reikia skubiai ieškoti policijos ar vietinės pagalbos. Tai kainuoja laiką, todėl patikrinkite, ar sunkiasvoris mašina gali privažiuoti prie jūsų biuro durų.

Ar vokiečiai griežti dėl tvarkos?

Labai griežti. Jei paliksite net mažą šiukšlių krūvą prieš išvažiuodami, jie gali paskambinti ir reikalauti sugrįžti arba siųsti sąskaitą už tvakymą. Savo veidą reikia ugdyti nuo jaunystės, kaip sako, tad mes visada po savęs surenkam net pleistros gabalėlius.

Ką daryti su lietumi ar sniegu?

Mes važiuojame bet kokiu oru, tačiau jei yra stiprus sniegas Vokietijoje (kas tenka retai, bet nutinka), gali užtrukti. Negalima kalti vairuotojo, kad jis pavėlavo, kadangi kelyje stovėjo eilės iš trijų valandų. Čia jau ne nuo mūsų priklauso.

Galima sekti mašina realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galiu nusiųsti nuorodą ir žiūrėti, kur dabar yra jūsų kroviniys. Tai ramina klientus, kai jie žino, kad mašina jau lenkia Varšuvą arba artėja prie Kauno.

Problemų sprendimai ir rizikos

Kas nutinka, jei sutrinkame kažką brangaus?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR), tačiau jis neapima visko. Jei jūs neatsižiūrėjote į tai, kad serverio korpusas yra pažeistas ir mes jį pervežėme, tai mūsų kaltės nėra. Bet jei mes užkertame keltuvo koją į serveri, tai atlyginame visas žalas. Visada tikriname daiktus drauge su jumis prieš kraunant.

Ar reikia rūpintis liftu?

Tai būtina. Vokietijoje liftai dažnai uždaromi šifru arba reikia raktų. Jei atvyksime, o lifto nebus, teks nešti rankom per laiptus, o tai kainuoja papildomai ir brangiai. Užtikrinkite, kad liftas bus rezervuotas (neužrakintas) tuo laiku.

Jeu darbuotojai nori pavėžėti su jumis?

Deja, mes negalime vežti keleivių komerciniais sunkvežimiais pagal įstatymus. Jei jūsų direktorius nori važiuoti kartu su savo kreslu, turi rasti kitą būdą. Mes krovinių pervežimo bendrovė, ne autobusų.

O kas jei naujame biure dar nėra elektros ar interneto?

Perkraustymas vyksta nepriklausomai nuo to, ar jūsų IT paslaugų teikėjas jau prijungė kabelius. Mes sudėsime visą įrangą į vietas, o jūsų IT žmonės turi būti pasiruošę ją pajungti. Geriau, jei jie atvyksta po mūsų, kad nebūtų trikčių.

Ką daryti, jei dėžė dingo?

Tokia situacija, kad kažkas dingtų, pas mus nutiko vos vieną ar du kartus per visus šiuos metus. Tai dėl to, kad mes tikriname kiekvieną dėžę iškritus iš mašinos. Bet jei visgi kas dingsta, turiu vilti, kad draudimas padengs nuostolius, nors užklijuoti dėžės numerių sąrašas padeda išvengti painiavų.

Ar pasitaiko, kad klientas nepasiruošęs?

O, kaip ne. Būna, kad atvykstame, o darbuotojai dar sėdi prie kompiuterių ir dirba. Tada prasideda chaosas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su tiksliu planavimu reiškia, kad tą dieną biuras turi dirbti nebe įprastu režimu, bet padėti mums. Kitaip procesas užstringa ir pabaigame vidurnaktį.

Galima atidėti krovinį pas jūsus sandėlyje?

Jei naujasis biuras dar ne paruoštas, mes galime laikinai patalpinti daiktus pas savęs sandėlyje Lietuvoje. Tai kainuoja nustatytą mokestį už mėnesį arba savaitę, tačiau tai geriau nei palikti juos gatvėje Vokietijoje ar neleisti vairuotojui važiuoti atgal tuščiam.

Kas su šiukšlėmis, kas jas išveža?

Mes paprastai nusiimame visą pakavimo plėvelę (stretch) ir popierių į savo mašinas ir išvežame į perdirbimą. Tačiau jei turiat senus biuro baldus, kuriuos norime atsikratyti, tai reikia tartis atskirai – mes ne „miško kariai“, kad viską išmestume į pirmąją konteinerių aikštelę, todėl tokius dalykus reikia planuoti iš anksto.

Išvada

Tiesiog nusipirkti bilietą nėra tas pats, kas suplanuoti visą kelionę, o čia tas principas dar labiau pasireiškia. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su tiksliu planavimu yra tas dalykas, kuris išskiria sėkmingą verslą nuo trijų savaičių chaoso, kai niekas negali dirbti. Iš esmės, viskas galioja tas pats principas – daugiau laiko skirti renginiams, aiškesnė komunikacija su vadybininkais ir nedaryti prielaidų, kad „kažnors kaip nors išsisuks“. Pasitikėkite savo partneriu, bet vis tik tikrinkite du kartus, ką jis rašo sutartyje, ir viskas turėtų būti puiku.