Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu: kas vyksta iš tikrųjų

Sveiki, gulintuviniai. Jei čia apsilankėte, vėl kažką planuojate keisti, o konkretesniant – judinti verslą iš Vokietijos atgal arba toliau. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, per tą laiką mačiau viską: nuo idealiai suskaičiuotų projektų iki tokių chaoso scenarijų, kad plaukai šokuoja. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu skamba kaip kažkas labai techniško ir uždaro, bet tiesioginėje praktikoje tai dažniausiai būna gyvas, kvapus ir kartais labai stresingas procesas. Vokiečiai mėgsta tvarką, tačiau kai susiduria su Rytų Europos krovėjų realybe, jų planai dažnai lūžta. Čia ne tik apie dėžes, čia apie logistiką, ašinę apkrovą, nervus ir tai, kaip išvengti to, kad jūsų brangūs serveriai nuskristų kelio viduryje.

Kod�l tas planas išvis reikalingas ir ar jis veikia?

Ar tikrai reikia gudraus plano, jei tiesiog reikia vežti?

Žmonės dažnai galvoja, kad pakrauti sunkvežimį yra kaip žaisti Tetris – tik įkišk daugiau dėžių ir viskas. Bet kai kalbame apie biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu, situacija kitokia. Vokietijoje keliai griežti, o policija mėgusta sverti krovinius tiesiog kelio viduryje. Jei svorio centras bus neteisingai paskirstytas, ne tik kad gausite baudą, bet ir gali apsiversti sunkvežimis. Planas čia reikalingas ne sau, o tam, kad būtų užtikrintas saugumas ir kad krantas neišlįštų už leistinų normų vairuojant pro Miuncheną ar Berlyną.

Ką daryti, jei planas prieštarauja realybei?

Tai yra klasika. Prieš porą metų turėjau užsakymą iš Frankfurto, buvo sudarytas idealus brėžinys, kur viskas telpa kaip laikrodžio mechanizmas. Atvažiavome, o vokiečių klientas pamiršo pasakyti, kad turi dar tris didžiulius seifus, kurių nėra sąraše. Planas iš karto nuėjo į šiukšlinę. Tokiu atveju reikia greitai improvizuoti – perkelkime lengvesnes dėžes į priekį, o seifus statome ant grindų, užfiksavami juos diržais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu tampa tiesiog „krauname ką galime“, jei klientas nepateikė duomenų laiku.

Kas įeina į tą „specialų“ planą?

Specialus planas nereiškia, kad mes naudojame kosminę technologiją. Tai yra detalus sąrašas, kur nurodyta, kas kur stovi, koks svoris ir kokie daiktai yra „silpni“. Pavyzdžiui, jei turite didelę konferencijos stalą, negalima jo statyti ant viršaus dėžių su kompiuteriais. Planas taip pat apima išsikrovimo seką Lietuvoje – pirmiausia įleidžiame baldus, tada dėžes, kad nevaikščioti tuščiomis. Be to, ten įrašomos ir ašinės apkrovos normos, kad vairuotojas nepraras vairavimo pažangos.

Ar galiu pats sudaryti tą planą?

Galite, jei turite patirties. Bet dažniausiai klientai padaro klaidą – nurodo tik tūrį (kubinius metrus), o ne svorį. Vienas kubinis metras knygų sveria kaip du kubiniai metrai putų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu reikalauja profesionalaus akies. Aš dažnai turiu klausti klientų: „O kas sveria tą dėžę?“, ir jie dažnai nežino. Geriau mums padaryti, o jums patvirtinti, kad nereikėtų vėliau mokėti baudų už perpildymą.

Vokietijos specifika ir smulkmenos

Ar Vokietijoje sunkiau nei kitur?

Sunku sakyti, kad sunkiau, tačiau tikrai griežčiau. Vokiečiai turi griežtas taisykles dėl pakrovimo zonos (Ladezone). Jei užimsite per daug vietos gatvėje arba neteisingai pastatysite kelio ženklus, greitai atvažiuos vietinė policija arba "Ordnungsamt". Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu turi įvertinti ir tai, kad ten reikia specialių leidimų stovėjimui centruose. Be to, vokiečiai labai mėgsta detales, todėl visi CMR dokumentai turi būti užpildyti be klaidų, kitaip gali kilti problemų muitinėje.

Kaip su el. prietaisais ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Serveriai negali būti kratomi, o juos reikia pakrauti taip, kad jie neišsiristų. Ypatingas dėmesys skiriamas amortizacijai. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas bandė vežti serverį paprastoje dėžėje, įvyniotame į antklodę. Žinoma, kelyje įsijungio stabdžiai, ir serveris nukrito. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu visada numato specialias krovinių juostas ir antklodes (fiksavimo priemones) šiai įrangai. Mes visada rekomenduojame išjungti techniką ir pažymėti dėžes kaip „Jautri“.

Ar reikalingas vertėjas?

Dauguma vairuotojų moka angliškai arba rusiškai, bet vokiškai – retai. Tačiau logistikoje angliškai dažnai užtenka, jei kalbame apie techninius dalykus. Jei reikia kalbėtis su namų administratoriumi (Hausmeister) dėl lifto rezervavimo, tai gali būti problema. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu dažnai įtraukia vietinio koordinatoriaus paslaugas, kuris galėtų susitarti su vokiečiais vietiniame lygmenyje, kad mums nelemtų stovėti po lietumi.

O kas su baldų surinkimu?

Vokietijos biuruose dažnai būna sudėtingų sistemų baldai, kurie buvo surinkti prieš 10 metų. Prieš išvežant juos, juos reikia išardyti. Planas numato ne tik pakrovimą, bet ir išmontavimo seką. Jei pamiršome pažymėti, kuris varžtas nuo kurio stalo, vėliau Lietuvoje gaunamas „lego“ su trūkstamomis detalėmis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu įtraukia ir detalių maišymą (pavyzdžiui, visi varžtai nuo A biuro į vieną maišelį). Nenorite, kad jūsų darbuotojai sektų po vairuotoją ir klaustų, kur kas dingo.

Kiek laiko užtrunka viskas?

Įprastai, jei tai nedidelis biuras (5-10 darbo vietų), tai užtrunka vieną dieną su išankstiniu paruošimu. Jei tai didelė korporacija, tai gali trukti ir savaitę. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu taip pat priklauso nuo to, ar reikia dirbti šeštadienį (Vokietijoje daug kur draudžiama triukšmas sekmadieniais). Vieną kartą teko laukti iki pirmadienio ryto, nes negavome leidimo krovinį išvežti iš kiemo penktadienį vakare.

Problemų sprendimas ir neplanuotos situacijos

Kas nutinka, jei sunkvežimis neužsuka?

Tai įvyksta dažniau, norite to ar ne. Vokietijos miestų centrai seni, gatvės siauros. Kartais atvažiavome su 7,5 tonų sunkvežimi, o prie įėjimo buvo statomas akmuo, kurio nebuvo žemėlapyje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu turi turėti „Plan B“ – tai gali būti mažesnis sunkvežimis su keliomis kelionėmis arba netgi krovininis dviratis paskutiniaiems metrams. Tada kaina šiek tiek paddidėja, bet klientas džiaugiasi, kad daiktai vis tiek pakliuvo.

Ar draudžimas apima viską?

Standartinis draudimas (CMR draudimas) dažnai padengia tik 8,33 SDR/kg. Tai nedaug, jei kalbame apie brangią IT įrangą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu turi įtraukti papildomą „All risk“ draudimą, jei vertinate turtą daugiau nei standartinės normos. Geriau šiek tiek sumokėti daugiau už draudimą, nei vėliau ginčytis dėl to, kad sugadintas serveris kainavo dešimt kartų daugiau nei atlyginimas.

Kaip elgtis su klientu, kuris viską meta į vieną krūvą?

Tai mano košmaras. Kartą atvykome, o klientas visus dokumentus, dėžes su spausdintuvais ir asmeniniais daiktais susmetė į vieną didelę krūvą koridoriuje. Jis sakė: „Viskas čia“. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu tokiu atveju tampa archeologinėmis kasinėjimais. Turime rūšiuoti vietos, kitaip pavojinga vežti cheminius skysčius toje pačioje dėžėje su maistu. Tokiu atveju aš turiu griežtai pasakyti: arba jūs sutvarkote, arba mes dirbame valandiniu užmokesčiu ir rūšiuojame.

Ar galima atvežti atliekas atgal?

Vokietijoje labai griežta atliekų apskaita. Negalima tiesiog įmesti į sunkvežimį senų kėdžių ir nuvežti į Lietuvą, jei tai nėra jūsų nuosavybė, kurią perkeliate. Jei klientas nori atsikratyti senų baldų, biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu turi numatyti sustojimą tiesioginiame perdirbimo punkte (Recyclinghof). Kitaip mums gali skirti baudą už nelegalias atliekas. Vokietijos muitinė labai nemėgsta, kai bandome „smukti“ šiukšles per sieną.

Kas daryti, jei paslydo terminas?

Tai įvyksta. Eismo įvykiai, techniniai gedimai arba tiesiog klientas vėluoja uždaryti duris. Jei vėluojame dėl techninių priežasčių, mes pranešame iš karto. Bet jei vėluojate jūs, prieš pradedant biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu, reikia susitarti dėl laisvino (Stand-by) mokesčio. Vairuotojų laikas yra pinigai, ir jie negali laukti nemokamai šešias valandas, kol jūs susirandate raktus nuo sandėlio.

Kainos ir sutartys

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai?

Nes visiems „pervežimas“ reiškia skirtingus dalykus. Vienam tai – tiesiog padėti dėžę į fūrą, kitam – tai kompleksinė paslauga su išpakavimu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu kainuoja brangiau dėl plano sudarymo ir atsakomybės. Taip pat įtakos turi kuras (jų kaina svyruoja), kelių mokesčiai Vokietijoje (Maut) ir sezonas. Vasarą viskas brangiau, nes visi vežia.

Ar galima pasitarti su kitomis firmomis?

Žinoma, ir rekomenduoju. Bet būkite atsargūs, jei kaina yra per maža. Ypač jei tai siūlo firmos, kurios neturi tikro biuro arba vairuotojų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu reikalauja patirties. Jei kas siūlo vežti biurą už pusę mažiau nei rinkos kaina – 99 proc., kad jie suklys su draudimu arba tiesiog dings su kroviniu. Matyta tokų atvejų, kai pasilikdavo be jokių dokumentų.

Kaip sudaryti sutartį saugiai?

Visada rašykite detales. Sutartyje turi būti išvardyti konkretūs daiktai (arba jų kiekis), ne tik „baldų rinkinys“. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu turi būti įrašytas kaip papildoma paslauga, jei reikalingas specifinis svorio paskirstymas. Taip pat užtikrinkite, kad sutartyje būtų nurodytas atsakomybės limitas draudimo atveju. Nepasirašykite nieko, ko nesuprantate, net jei vadybininkas spaudžia.

Ar imamas depozitas?

Kartais taip, ypač jei dirbame pirmą kartą ir reikia iš anksto užsakyti specialią techniką (pvz., kraną arba liftą). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu gali reikalauti išlaidų ankstesniam apmokėjimui, nes mes taip pat turime mokėti tiekėjams. Depozitas paprastai grąžinamas arba atskačiuojamas nuo galutinės sąskaitos.

Ką daryti, jei pasirodė paslėpti mokesčiai?

Jei sutartyje nėra parašyta, kad „pakavimo medžiagos“ mokamos atskirai, o paskui jų prašo – tai blogas ženklas. Užklauskite iš karto. Mūsų biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu visada įtraukia medžiagas į bendrą kainą, jei kitaip nesusitarta. Nepriimkite „pavėlavimo mokesčio“, jei jis nebuvo aptartas iš anksto. Vokietijoje mokesčių sistema skaidri, tad ir mums reikia būti skaidriems.

Techniniai niuansai ir įranga

Kokį sunkvežimį rinktis?

Jei biuras yra 5-ame aukšte be lifto (o tokių Vokietijoje dar yra senosiuose pastatuose), 40 tonų sunkvežimis nieko nepadės. Reikės sunkvežimio su „kranu-manipuliatoriumi“ arba mažesnės 7,5 tonų mašinos, kuri gali užvažiuoti į kiemą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu prasideda būtent nuo techninės apžiūros vietos. Kartais netgi reikia specialių leidimų, kad mašina užvažiuotų į pėsčiųjų zoną krovinio išsiuntimui.

Kaip apsaugoti grindis?

Vokiški biurai dažnai turi brangias parketo ar kilimų dangas. Mes visada turime turėti su savimi apsaugines kilimėlius (Protektoren). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu turi numatyti ir šią apsaugą, nes viena paslydusi ratinė gali padaryti žalos už tūkstančius eurų. Nenorime su jumis bylinėtis dėl to, kas sulaužė koridoriaus lentą.

Ar padedate sujungti techniką išpakavus?

Paprastai ne, mes ne IT specialistai. Mums užtenka, jei viskas pasiekia vietą sveika. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu baigiasi tada, kai dėžės stovi vietose. Jei reikia pajungti serverius ar kompiuterius, kvieskite savo IT žmogų. Mes galime padėti pastatyti stalą ant kojų, bet ne sujungti kabelių į maršrutizatorių – ten yra per daug atsakomybės mums.

Kaip vežti augalus?

Augalai – tai gyvos būtybės. Žiema juos reikia apgaubti, o vasarą – užtikrinti vėdinimą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu augalus įtraukia kaip „jautrų krovinių“ kategoriją. Negalima jų padengti kitomis dėžėmis, kitaip jie uždūs. Be to, jei vežate daug augalų, gali reikėti fitosanitarinio sertifikato, nors ES viduje tai dažnai nebūtina, geriau pasitikrinti.

O jei reikia sandėliavimo?

Kartais atsitinka, kad naujas biuras dar nebaigtas, o senąjį reikia išlaisvinti. Tada mes vežame į tarpinį sandėlį. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu gali būti dviejų etapų: pirmiausia išvežimas į sandėlį Lietuvoje (arba Vokietijoje), o paskui – pristatymas į galutinę vietą. Tai papildomai brangina, bet suteikia ramybę.

Galutiniai patarimai ir išvados

Visas šitas procesas atrodo sudėtingas, ir jis toks yra. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su specialiu pakrovimo planu nėra tas dalykas, kurį galima padaryti „penkiadienio vakarą“ su buteliu alaus. Reikia kantrybės, detalių sąrašų ir pasitikėjimo savo pervežėju. Jei viską suplanuosite teisingai, išvengsite tų momentų, kai norite susitraukti galvą ir užmiršti viską. Sėkmės kelyje, ir tikimės, kad jūsų serveriai pasieks Lietuvą sveiki ir sveiki.