Biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu: kas iš tikrųjų vyksta užkulisiuose?

Sveiki, ilgą laiką šioje srityje praleidęs žmogus čia kalbės tiesiai. Jei jums ką nors sakė, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu yra vaišinga kelionė, galima sakyti, jis melavo arba niekada nesimatė vokiško biuro administratoriaus, kuris prarado raktus nuo sandėlio. Dirbu jau virš dvidešimties metų, mačiau viską – nukrito ir serveriai, ir padėklai, ir vairuotojai, kurie tiesiog „užmigdami“ nuvažiavo į neteisingą šalį. Šiandien visi girdi apie stebuklingas technologijas, kurios viską užpildo, bet realybėje tai dažniausiai tik puikus brėžinys ant popieriaus, o keliaujant, tarkime, iš Miuncheno, viskas dar priklauso nuo to, ar vairuotojas randa gerą kavą prie kelio. Pažiūrėkime, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių iliustracijų.

Viskas prasideda nuo Vokietijos ir jų taisyklių

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų tiesiog dėl kėdžių?

Zinote, vokiečiai mėgsta tvarką, ir tų popierių yra daugiau nei paties biuro turto. Kai atvykstate į sandėlį Frankfurte ar Hamburge, čia nėra tik „pakrauk ir važiuok“. Reikia išsamios inventoriaus sąrašo, kuris turi sutapti su custom deklaracija. Anksčiau buvo daug paprasčiau, bet dabar, kai biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu tampa standartu, viskas turi būti sistemoje. Jei trūksta vieno parašo ar galvos ant sraigtaspienio, siena uždaroma ir laukiate, kol kas nors išsimiegos.

Kiek laiko užtrunka visas pasiruošimas?

Tai nėra valanda, net jei turite tiek pat daiktų kaip ir namuose. Paprastai reikia pradėti ruoštis mažiausiai prieš savaitę-dvi, o jei kalbame apie didelius korporacinius biurus, tai ir mėnesį. Vien su vokiečių savivaldybe dėl išvykimo leidimo (Abmeldung) galite žaisti keliomis dienomis. Automatizuotos sistemos gali jums pranešti, kad trūksta duomenų, bet jas pildyti vis tiek turis žmogus.

Ar vokiečiai tikrai taip griežti dėl išsikraustymo laiko?

Taip, ir dar kaip. Jei sutarta, kad krovinį atsiimsite antradienį iki 12:00 valandos, vėluoti negalite. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas užstrigo spūstyje prie Kelno, ir vokiečių sandėlio vadovas beveik neleido įeiti, neaiškkindamas, kad mes turime kitą užsakymą. Juokauju, bet iš tikrųjų vos nepraradome depozitą. Taigi, laikas ten – pinigas.

Ką daryti, jei neteko originalų inventoriaus sąrašą?

Tada prasideda geri naktiniai darai. Teks susikurti naują „iš galvos“, bet rizikuojate, kad muitinė užklaus kiekvieno smulkmeno. Esu matęs, kaip klientai bandė užrašyti „viskas kaip nuotraukoje“, ir tai nesuveikė. Geriau bent jau būtų senas sąrašas, net jei jis netvarkingas, nei nieko. Sistemos, kurias mes naudojame, gali padėti suskenuoti brangų turtą, bet tą pradinį tašką reikia sugauti.

Ar galima perkraustyti savaitgalį Vokietijoje?

Galima, jei užmokėsite už papildomus darbuotojus ir galbūt už „tylumo“ mokestį kaimynams. Vokietijoje ramybų apsauga yra rimtas dalykas. Vienąkart bandėme išvežti serverius sekmadienį ryte iš Berlyno verslo centro, ir netgi nebiuro pastatų gyventojai iškviėsta policiją. Nuo tada stengiuosi viską suplanuoti darbo laiku, nebent tai ypatingas biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu, kur reikia nenutrūkstanto interneto ryšio.

Ar reikalingas specialus vairuotojas?

Be abejo. Jis turi žinoti ne tik kaip vairuoti, bet ir kaip elgtis su vokiškomis kontroliėmis. Mūsų vyrai jau yra pripratę, bet jei samdote atsitiktinį vežėją iš kito krašto, gali būti problemų. Turi būti žinomi kvietimai (Einlassschein) ir visi keliai.

Kaip tas automatizavimas veikia (arba neveikia)

Ar tas jūsų „automatizavimas“ tikrai padeda, ar tai tik marketingas?

Sakyčiau, tai yra pusiau pusiau. Esmė ta, kad brangiausius daiktus (serverius, duomenų centrus) galime sekti realiu laiku. Tai padeda, kai klientas skamba ir klausia „kur mano biuro stalas?“. Bet vėlgi, sistema duoda koordinates, o ne paaiškinima, kodėl vilkikas stovi prie kavos apytikslės. Taigi, biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu padeda su atsakomybe, bet ne su eismo spūstįmis.

Kaip sekamos dėžės su paprastais daiktais?

Mes naudojame brūkšninius kodus arba RFID žymeklius. Kai krovejas surenka dėžę, jį nuskenuoja, ir ji dingsta iš „sandėlio“ sistemos ir atsiranda „kelyje“. Idealiai atrodo puikiai, bet kartais tiesiog nusilenka terminalas arba internetas, ir tada vėl turime rašyti popieriuose. Kas yra ironiška, tiesa?

Ar galiu pats matyti savo daiktų vietą programėlėje?

Taip, jei jums suteikiame prieigą prie kliento portalo. Ten matysite, kur yra jūsų krovinys, prognozuojamą atvykimo laiką (ETA) ir net orą maršrute. Bet būkite tikri, kad ETA dažnai pasikeičia, ypač jei kelyje įvyko avarija arba sulaikė muitinė. Tai tik įvertis, o ne neabejotinas faktas.

Ar automatizavimas sumažina kainą?

Ilgalaikėje perspektyvoje – taip, nes mažiau klaidų reiškia mažiau baudų ir greičiajį darbą. Bet pradžioje technikos diegimas kainuoja. Tačiau kai kalbame apie didelius projektus, be šių sistemų tiesiog neapsieinama, nes žmogus prisimins, kur padėjo 300-ą dėžę, neįmanoma.

Kas nutinka, jei nuskeneriuotojas sugenda?

Tuomet grįžtame prie senosios mokyklos – spausdiname sąrašus ir braižome spalvotais markeriais. Buvo toks atvejis Štutgarte, kai visi mūsų planšetės išsikrovė, ir teko užrašinėti viską ant rankovių. Klientas žiūrėjo šiaip sau, bet mes nukėlėme visą biurą sėkmingai, nors ir be jokių „skaitmeninių privalumų“.

Ar saugu duomenis laikyti tokiuose sistemose?

Mes naudojame šifruotus kanalus, taip kad turėtų būti saugu. Bet žinote, nėra 100% saugumo, jei kas nors pasidalins slaptažodžiu ant lipduko monitoriuje. Žmonės dažnai yra silpniausia grandis, ne technologija. Esu matęs, kaip vienas vadybininkas išsiuntė prisijungimo duomenis el. paštu tiesiogiai klientui, kas yra didelė klaida.

Ar galima automatizuoti ir dokumentų ciklą?

Dalis taip, ypaš sąskaitos ir pristatymo aktai. Jie sugeneruojami automatiškai, kai krovinys pasiekia tikslą. Bet vistiek reikia žmogaus, kuris patikrintų, ar visi skaičiai sutampa, nes algoritmas gali praleisti klaidą, jei įvesti duomenys buvo neteisingi.

Biuro daiktai, technika ir kitokie galvos skausmai

Kaip perkraustyti serverius be ilgos pertraukos?

Tai yra sunkiausia dalis. Reikia suplanuoti taip, kad serveriai išjungiami tik paskutiniąją sekundę, o atvykę į vietą – įjungiami pirmi. Kartais turime vežti specialius šaldytuvus ar generatorius, kad jie neišsijungtų kelyje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu čia ypač svarbus, nes galime sekti temperatūrą ir drėgmę.

Ar reikia išmontuoti visus biuro stalus?

Paprastai taip, jei jie dideli arba netelpa į liftą ar duris. Vokietijoje biurai dažnai būna senių pastatų, kur laiptiniai yra vingiuoti. Esu matęs, kaip bandėme prasiversti per duris su pilna komoda, ir teko išmontuoti tiek durų rėmą, tiek patį baldą. Geriau išsirūpinti raktus ir išsukti viską iš anksto.

Kas daryti su atliekomis? Ar galima viską tiesiog išmesti?

Vokietijoje ne. Atliekų tvarkymas yra griežtai reglamentuojamas. Negalite tiesiog mesti į konteinerį senų kompiuterių ar baterijų. Reikia rasti specialias perdirbimo aikšteles. Kart tai kainuoja brangiau nei patys perkraustymo darbai, tačiau baudos už neteisingą išmetimą yra astronomiškos.

Ar įeina ir darbuotojų asmeniniai daiktai?

Įprastai ne, į sutartį įeina tik įmonės turtas. Jei darbuotojas nori pavogti savo augalinę ar kuprinę, turi pasirūpinti tuo pats. Buvo situacija, kai vienas vadovas bandė užkrauti savo asmeninį motociklą į mūsų sunkvežimį, sakydamas „tai įmonės nuoma“. Neneigiau, kad tai sukėlė nemažai nervų.

Kaip elgtis su vitrinomis ir brangiais meno kūriniais?

Tai reikalauja specialios pakuotės – medinių dėžių su putomis. Negalite tiesiog apvynioti kilimėliu, tarkime, brangaus tapybos darbo. Vieną kartą teko vežti originalą, kuris vertas milijoną, ir aš visą laiką mačiau sapnus, kad jis užgriuvo. Viskas pasibaigė gerai, bet man šie metai pridėjo pilkų plaukų (nors jų jau ir taip mažai liko).

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš vežimą?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad jie nekaista neveikdami. Be to, taip sumažinama pavojų, kad kietasis diskas suges per važiavimą ant bumpų. Mūsų komanda turi specialias instrukcijas, kaip išjungti ir užklijuoti kabelius, kad vėliau nevaikščioti su maišeliu laidų.

Kaip susitvarkyti su telefonų centrale?

Tai reikalauja IT specialisto, ne mūsų. Mes tik fiziškai perkeliamą aparatus. Dažnai klientai pamiršta, kad reikia išjungti centralkę, ir paskui gauna raketą dėl to, kad klientai negalėjo paskambinti į firmą. Geriau viską suderinti su technikomis anksčiau.

Kainos ir nemalonumai, kurių niekas nesako

Kodėl kaina pasikeitė dieną prieš važiavimą?

Gali būti daug priežasčių – padidėjo kuro kaina, pasikeitė muitinės reikalavimai arba iškilo techninių problemų. Prieš savaitę mums sakė, kad kelias per Alpes uždarytas dėl sniego, ir tejo važiuoti apie 300 km šiaučiau. Tai kainuoja – laikas ir kuras. Mes stengiamės informuoti iš karto, bet kartais pačios žinios ateina vėlai.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima viską, kas yra įrašyta į inventoriaus sąrašą ir įvertinta. Jei jūs paslėpsite pinigus sename stale ir jis dings, draudimas to nepadengs. Taip pat nebus padengta klaida, jei patys supakavote blogai. Sakyčiau, visada imkite „visą riziką“ draudimą, jei vežate brangų elektroniką.

Kas dėl PVM mokesčio tarp šalių?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, procesas gali būti be PVM (intra-Community supply). Bet reikia tinkamų dokumentų. Jei nors vienas dokumentas neteisingas, Vokietijos pusė gali pridėti 19% mokesčio, kurio jums niekas negrąžins. Čia reikia labai gero buhalterio.

Ar galima sumokėti atvykus?

Standartiškai ne, imame avansą, kad padengtume išlaidas degalams ir draudimui. Per 20 metų matęs viską – nuo tų, kurie moka per dieną, iki tų, kurie dingsta su telefonu. Avansas yra garantas, kad mes tikrai atvyksime. (Nors yra ir išimčių, kai pasitikime ilgametėmis partneriais).

Kas nutinka, jeiSomething sugenda kelyje?

Tada mes kviečiame pagalbą iš artimiausios vietos. Esu turėjęs atvejų, kai sugedo sunkvežimio sankaba netoli Hanoverio. Teko perkrauti viską į kitą mašiną. Tai užtruko 12 valandų. Klientas buvo įsiutęs, bet mes atlyginome visas nuostolas. Be to, biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu leido mums greitai rasti artimiausią laisvą vilkiką sistemoje.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei perkraustote ne vieną biurą, o visą filialų tinklą, taip. Galime pasiūlyti fiksuotą kainą arba nemokamą sandėliavimą kelias dienas. Bet nedarykite to per telefoną, reikia rašytinės sutarties, kad vėliau nebūtų nesusipratimų.

Kokia ypatingiausia problema su kuria susidūrėte?

Galbūt tai, kai vienas klientas nurodė neteisingą adresą, o mes atvažiavome į tuščią lauką. O pačiame adrese – viena sena merga, kuri nenorėjo leisti net telefonu skambinti. Tejo stovėti ir laukti, kol klientas atsibudo. Tai tiek nemalonios, tiek ironiškos situacijos, kurių neišvengsite.

Galutiniai smulkmenos ir išvados

Ar reikia, kad aš būčiau vietoje?

Nebūtina, bet rekomenduoju. Vokiškoje pusėje reikia pasirašyti perdavimo aktus. Jei jūsų nėra, reikės turėti notarinę įgaliojimo power of attorney dokumentą, kuris išverčtas į vokiečių kalbą. Be to, vienas žvilgsnis į tai, kaip kraunami jūsų daiktai, gali sutaupyti nemažai nervų vėliau.

Kaip elgtis su mašinų stovėjimu mieste?

Vokietijos miestuose vietų nėra. Reikia užsakyti specialią stovėjimo zoną (Halteverbot) iš savivaldybės. Tai kainuoja, bet geriau nei mokėti baudą už nelegalų stovėjimą, kuri gali siekti kelis šimtus eurų. Mes tai darome už jus, bet reikia laiko.

Ar perkraustote ir cheminius reagentus?

Tik jei turime atitinkamus leidimus ir specialią transportą. Paprastai tokias prekes mes nevežame, tai per daug rizikinga ir brangu. Geriau rasti vietinius tiekėjus, kurie pristatys tiesiai į naują sandėlį.

Kas atsitinka su raktais?

Visi raktai turi būti susieti su inventoriaus sąrašu. Jei dingsta raktas nuo biuro, mums teka laužti spyną arba ieškoti meistro. Visada prašome klientų paduoti raktus etiketėmis. Paprasta dalykas, bet dažnai apie jį pamirštama.

Kaip suskaičiuojamas galutinis tūris?

Tiesiog matuojame ilgio, pločio ir aukščio sandėlyje prieš pakrovimą. Jei sakyjote, kad turite 10 m3, o pasirodo 15 m3, kaina didėja. Mums neapsimoka meluoti, matuojame tiksliai.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Taip, tai mūsų paslauga. Galime padėti baldus įstatyti į vietas, netgi surinkti juos iš naujo. Vienintelis dalykas – reikia aiškiai nurodyti, kur kas turi stovėti, kitaip mūsų vyrai dės viską ten, kur jiems patogu (paprastai prie sienos).

Ką daryti, jei radau trūkumą atvykęs?

Skambinkite mums iš karto. Mes turime 24 valandų prašymo laiką (pavaldži nuo sutarties). Jei pranešite po savaitės, gali būti sunku įrodyti, kad tai ne jūs susilaužėte patys. Visada tikrinkite dėžes pristatymo metu.

Ar verta rinktis mažesnes įmones?

Kartais mažos įmonės yra greitesnes ir lankstesnes, bet jos neturi tiek techninės įrangos. Didelės firmos turi savus vilkikus, bet dažnai yra biurokratiškos. Pasirinkimas priklauso nuo to, kiek jums svarbu biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu.

Kaip užtikrinti, kad viskas vyks sklandžiai?

Geriausia yra turėti vieną atsakingą žmogų iš jūsų pusės, kuris bendrauja su mumis. Jei skambina penki žmonės su skirtingais užsakymais, mes susipainiojame. Vienas kontaktas = mažiau klaidų.

Ar galima vežti maistą iš bufeto?

Nerekomenduoju. Muitinė gali užkabinti, o maistas gapi sugesti arba užteršti kitus daiktus. Geriau išduoti darbuotojams arba pašalinti iš įmonės balanso prieš išvykimą.

Kaip elgtis su asmeniniais duomenimis?

Visi dokumentai su asmens duomenimis turi būti sunaikinti arba vežami saugiai. Negalite tiesiog mesti į šiukšliadėžę banko sąskaitų išrašų. Mes turime specialias dėžes konfidencialiems dokumentams, kurios užrakinamos.

Ar reikia valyti biurą po išvykimo?

Taip, dažnai sutartyje būna punktą apie „paminkštą išsikraustymą“, paliekant švarias patalpas. Vokiečiai gali pridėti valymo išlaidas prie sąskaitos, jei paliksite dulkių ir senų kavos puodžių.

Kaip susitvarkyti su parkavimo leidimais?

Apie tai jau kalbėjau, bet svarbu pabrėžti – be to, gausite baudą. Vokietija turi labai greitą pašto sistemą baudoms siųsti.

Kokios yra mokėjimo sąlygos?

Standartiškai 50% avanso, likę 50% – pristatymo dieną. Esame lankstūs, jei esate didelis klientas, bet reikia aptarti iš anksto.

Kas nutinka, jei klientas atšaukia užsakymą?

Jei atšaukiate prie mums išvykstant, avansas negrąžinamas, nes mes jau esame sumokėję degalams ir reznavę laiką. Jei atšaukite savaitę iš anksto, grąžiname didžiąją dalį.

Ar padedate su duomenų centrais?

Taip, tai mūsų specializacija. Turime patirties su šaldymo konteineriais ir ypatinga pakuote. Bet reikalaujame, kad jūsų IT specialistas būtų greta.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai dažna problema. Turite galvoti apie laikiną sandėliavimą. Galime laikinai palikti daiktus pas mus arba tame pačiame vilkike už papildomą mokestį, kol jums baigs statybius.

Ar turite atsakomybę už gėrimus?

Jeigu tai kompanijos vyno kolekcija, taip, bet tik jei ji uždrausta. Kitaip, mes neesame alkoholinių gėrimų pervežėjai ir negalime imti atsakomybės už butelių sulūžimą, jei jie blogai supakuoti.

Kaip susitvarkyti su augalais?

Augalus galima vežti tik su fitosanitariniu sertifikatu, nebent tai keli vazonai su dirvožemiu, kurie tinka asmeniniam naudojimui. Didelių palmių pervežimas be dokumentų beveik neįmanomas be didelių rūpesčių.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka kalbos?

Mūsų vairuotojai kalba angliškai arba vokiškai bent jau pagrindines frazes. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo, mes turime dispečerius, kurie gali padėti telefonu.

Ar galima sekti krovinį žemėlapyje?

Taip, kaip minėjau, suteikiame prieigą. Tai ramina nervus, kai žinote, kad jūsų biuras jau kertą Lenkijos sieną (nors dar tik įsivaizduoju, koks ten chaosas su muitinės).

Ar reikia specialių leidimų sunkiasvoriams transportams?

Taip, ypač Vokietijoje. Mes viską paskaičiuojame ir gauname leidimus, bet tai užtrunka, taigi nebelenkite paskutinę minutę.

Kaip apsaugoti grindis nuo pažeidimų?

Mes naudojame apsaugines kilimėlius ir fanerą. Jei sulaužome grindžių laką, mokame kompensaciją iš draudimo. Tačiau jei grindys jau buvo senos, tai nėra mūsų kaltė. Visada reikia padaryti nuotraukas prieš pradedant.

Ką daryti su nebereikalingais baldais?

Galime juos nuvežti į Charity arba perdirbimo centrą už nedidelį mokestį. Negeriau būtų juos mesti į mišką, tai nelegalu.

Ar galima užsakyti ekspresinę pervežimą?

Galima, bet tai kainuos kaip sparnas. Reiks paskirti specialų vilkiką, kuris nieko nevešs atgal (tuščias grįžtimas). Taip, biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu gali būti ir labai greitas, jei sumokėsite už prioritetą.

Kaip susitvarkyti su signalizacija?

Prieš išjungiant elektros, reikia išjungti signalizaciją, kitaip skambės visą naktį. O atvykus į naują vietą – įjungti. Geriau, kad tai padarytų jūsų apsaugos tarnyba, o ne mes, nežinodami kodų.

Ar reikia tikrinti padėklus?

Būtinai. Vokietijoje griežtai tikrinama, ar padėklai nėra keistų (pvz., pažymėtų EUR EPAL). Jei turite savo, juos galima grąžinti, jei ne – mums teks juos nupirkti.

Kokia jūsų patirtis su didele įranga?

Dirbome su spausdintuvais, kurie sveria toną. Tai reikalauja specialių keltuvų. Nesistokityskite juos perkelti rankomis, nors kai kada energingi vadybininkai bando.

Paskutinis patarimas?

Pasitarkite su mumis iš anksto. Kuo anksčiau, tuo mažiau streso. Ir nepabijokite klausti kvailų klausimų, geriau klausti, nei vėliau gailėtis.

Taigi, jei ruošiatės kelionei į Lietuvą ar atvirkščiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos su procesų automatizavimu gali būti sklandus, jei viską suplanuojate protingai. Nebijokite technologijų, bet ir nepasitikėkite jomis aklu – žmogiškasis faktorius visada lydi šį procesą. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad jūsų kava visada bus šilta.