Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka: vadovas iš vidaus

Dirbu jau virš dvidešimties metų tarptautinių pervežimų srityje ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka yra tas dalykas, kurį visi klientai svajoja pamatyti, tačiau realybėje dažnai suka galvą. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mes lietuviai norime greičio ir aiškumo, kai šie du pasauliai susiduria, kartais kyla komplikacijų. Esu matęs viską – nuo puikių, sklandžių pervežimų iki tokių, kai reikėjo praleisti naktį ties siena dėl vienos trūkstančios parašo vietos. Šiame straipsnyje parodysiu, kaip visa tai atrodo iš mano, praktiko, pusės, be jokio „marketingo“ kvėpavimo, tiesiog taip, kaip yra. Jei ruošiatės kelionei iš Berlyno, Miuncheno ar mažesnio miestelio, čia rasite naudingų patarimų.

Kas reikia iš tikrųjų su dokumentais?

Kokius pagrindinius dokumentus reikia turės rankose biuro perkraustymui iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka?

Viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo popierių. Jums tikrai reikės kruopštaus inventoriaus sąrašo, kurį vokiškai vadina „Inventarliste“. Jis turi būti ne tik „stalai, kėdės“, o konkrečiai: 4 stalai modelis X, 10 kėdžių ir panašiai. Be to, būtinas įmonės registracijos dokumentų kopijų rinkinys, kuris įrodo, kad turite teisę pervežti turtą. Dar reikės galiojančio CMR konos, bet ją paprastai užpildo logistikos partneris. Svarbiausia – nepalikite tuščių vietų sąraše, vokiečiai dėl to gali sustabdyti visą procesą.

Ar mums reikalingas TIR karnetas ar kažkas panašaus, jei pervežame tik biuro įrangą?

Dažnai klientai sumaišo TIR karnetus su paprastais krovinio dokumentais. TIR jums nereikalingas, nes tai nėra prekinis krovinys, kuris keliauja trečioms šalims (tarkim, per Rusiją), o tai yra jūsų nuosavybės perkėlimas. Čia daugiau aktualu yra taip vadinamas „Ex-1“ arba vidinės ES prekybos dokumentai, jei įmonė struktūriškai keičiasi. Bet dažniausiai, jei tiesiog keliate biurą iš vieno miesto į kitą, pakanka standartinio sąrašo ir CMR. Nors, žinoma, jei įrenginės yra labai brangios (tarkim, serverių stalai už 50 tūkst. eurų), gali tekti deklaruoti vertę muitinėje.

Ar galima sutvarkyti dokumentus nuotolinai, ar reikia važiuoti į Vokietiją?

Šiais laikais dauguma dalykų galima padaryti el. paštu, tačiau biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka visuomet reikalauja bent vieno kontakto akis į akį. Pavyzdžiui, jei reikia patvirtinti inventorių arba gauti leidimą iš pastato savininko išvežti baldus, geriau, kad kas nors vietinis paduotų parašą. Esu matęs atvejų, kai vokiečių „Hausmeisteris“ (namų ūkvedys) nenorėjo išduoti raktų vairuotojui, kol nepamatė originalo spalvos sutarties.

Kaip sužinoti, ar dokumentai tvarkingi, kol vairuotojas dar važiuoja?

Nieko tokio negalite sužinoti 100 proc., kol krovinys nepasieks sienos ar galutinės stotelės. Bet patarčiau iš karto nufotografuoti visus pasirašytus popierius ir išsiųsti man arba savo buhalteriui. Vieni klientai taip ir daro – išsiuntė nuotrauką iš vokiečio sandėlio, mes peržiūrėjome ir pastebėjome, kad trūksta vieno antspado. Užtrukome valandą ją gauti, bet išvengėme problemų sienoj.

Logistika ir organizavimas: kas laukia kelyje?

Kiek laiko paprastai trunka toks biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka?

Labai priklauso nuo atstumo, bet jei kalbame apie standartinį maršrutą, pavyzdžiui, iš Frankfurto į Vilnių, tai tai yra 1-2 dienos kelyje plius pusė dienos pakrovimui ir iškrovimui. Viskas užtrunka maždaug tris dienas. Jei reikia specialių kranų arba vokiečių pusėje labai griežtai kontroliuojamas įvažiavimas (galbūt tik nuo 8:00 ryto iki 10:00), tai gali prailgti. Reikia įvertinti tai, kad vokiečai labai tiksliai laiko laiką, jei vėluosite 15 minučių, gali tekti laukti iki kitos dienos.

Ar jūsų komanda pati supakuoja įrangą, ar tai turime daryti patys?

Mes galime pasiūlyti „pilną paslaugą“, kai mūsų vyrai viską supako, užklijuoja dėžutes. Tačiau tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys mažesnius daiktus, o didelius spintas ir seifus palikti mums. Yra vienas niuansas – jei patys supakuosite kompiuterius, o vairuotojas pamatys, kad dėžutė „šoka“, gali atsisakyti pervežti atsakomybę. Geriau leiskite profesionalams padaryti tą dalį saugiai.

Kas nutinka, jei vokiečių pusėje sugenda liftas arba neįvažiuoja sunkvežimis?

Tai yra klasika. Seni pastatai Miuncheno centre turi labai siaurus kiemus. Mes visada turime atsarginį planą – pasirašome sutartį su vietine „Mietwagen“ (krovininės mašinos) paslauga, kuri pervažiuoja daiktus nuo didelio sunkvežimio į mažesnį sunkvežimį prieš pat įvažiavimą. Taip, tai papildomai kainuoja, bet be to nieko nebus nuvežta. Kartais netgi reikia nešti rankomis per trečią aukštą, tai tikrai nėra tas biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka, kurį įsivaizduojate filme.

Ar galima pervežti biuro techniką (serverius) nešaldomose mašinose?

Galima, bet rizikuojate. Jei užsidegs 30 laipsnių šiluma, o jūsų serveriai stovi be ventiliacijos, gali nueiti garso. Esu matęs, kai vienas klientas taip padarė, o paskui mums teko mokėti už duomenų atstatymą (nors, tiesą sakant, mes neįtraukėm atsakomybės už technikos veikimą, tik fizinę pažeidimą). Patariu – jei verta, imkite šaldomą autoremontą (reiškia su šaldymu, nors dažnai sakome tiesiog „temperatūros režimu“).

Ką daryti su pavojingomis atliekomis, pvz., spausdintuvų kasetėmis?

Jų negalima tiesiog mesti į pilną dėžę. Vokiečiai tai labai gerai kontroliuoja. Jei randame kasetes, jas išskiriamą į atskirą konteinerį ir uždarome. Jei jų daug, gali tekti kreiptis į specializuotas atliekų tvarkymo kompanijas Vokietijoje prieš išvykdami. Negerai, jei sulaiko mus sienoj su pilna kasetėmis – baudos didelės.

Kainos ir mokesčiai: ar verta?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1,5 tūkst. eurų už mažą biurą (vienas sunkvežimis) iki 10 tūkst. ir daugiau, jei tai didelė korporacija su daug baldų. Taip pat įeina mokesčiai už darbo rankas Vokietijoje, kur jie gauna daugiau, nei čia. Neapsimoka taupyti ant vairuotojų – geriajas specialistas suveš pats ir nieko neužlaužs, o pigus keliaus tris dienas.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai į kainą įeina pagrindinis draudimas, pvz., 10 eurų už kilogramą arba fiksuota suma. Bet patariu pasitikslinti, ar jis apima ir „vokiškąją“ atsakomybę. Kartais būna, kad jei dėžutė nukrenta ne dėl mūsų kaltės (o dėl blogo grindinio Vokietijoje), draudimas nemoka. Geriau įsigyti „All risk“ draudimą, jis nėra toks brangus, kaip atrodo.

Ar mokėti PVM Vokietijoje ar Lietuvoje?

Tai sudėtingas klausimas ir aš čia ne specialistas, bet dažniausiai, jei pervežėjas iš Lietuvos, PVM mokamas Lietuvoje (jei abiejų šalių PVM mokėtojai). Yra atvejų, kai reikia apskaičiuoti atskirai, jei tai ne prekybinis perdavimas, o tik savo turto perkėlimas (intra-community supply). Geriau klausti savo buhalterio, nes aš kartais susipainioju su šitais kodais (galbūt IV ar kažkas tokio).

Ar yra kokios nors paslėptos kainos, apie kurias niekas nesako?

Žinoma, visada yra. Pavyzdžiui, laukimo mokestis. Jei vairuotojas laukia Jūsų prie sienos 4 valandas, nes negalite susisiekti su muitinės brokeriu, šias valandas reikės sumokėti. Taip pat mokestis už užstatą (Kaution) Vokietijoje, jei nuomojate Liftą arba laikiną sandėliuką. Viskas turi būti užrašyta sutartyje, tačiau žmonės dažnai to neskaito.

Problemų sprendimas ir patirtis

Kas daryti, jei pakrovimo metu pažeidžiamas grindinio Vokietijoje?

Jeigu tai įvyksta mūsų kaltė, mes padengiame žalą. Bet dažnai būna, kad grindys jau buvo įtrūkusios, o vokiečiai bando nukalti mus. Todėl visada prieš pradedant darbus reikia padaryti bendrą nuotraukų fiksaciją (protokolą). Be šito biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka gali tapti teismų procesu. Nufotografuokite visas dėmes, skyles, spintas.

Ar jums teko taip, kad dingdavo krovinio dalys?

Vieną kartą, prieš dešimt metų, mums dingė dėžė su svarbiais banko dokumentais. Pasirodė, kad vairuotojas ją paliko kažkur pietų metu degalineje, nes buvo per daug dėžučių. Atėjome į degalinę, ji stovėjo kambarėlyje prirašyta „Pamirštas“. Buvo labai malonu ją rasti, bet nervai buvo įtempti. Dabar mes turime griežtą skaičiavimą – kiek dėžučių išvažiavo, tiek turi sugrįžti.

Kaip elgtis su lietuviškais muitininkais, kai jie neleidžia važiuoti?

Būkite mandagūs, bet firmi. Jei visi dokumentai tvarkingi, jie neturi teisės sulaikyti ilgiau nei porą valandų (išskyrus specialius patikrinimus). Kartais padeda mažas „duonos gabalėlis“ arba tiesiog paprastas pokalbis. Žmonės dirba, kiekvienas nori namo. Bet jei dokumentų nėra – niekas nepadės. Geriausia taisyklė – niekam nemeluoti apie turinį.

Ar verta rinktis mažas, nežinomas pervežimo firmas dėl pigesnės kainos?

Nėra. Aš galiu pasakyti atvirai – pigios firmos dažnai neturi savo sunkvežimių, jos nuomoja juos iš kitų. Vairuotojas gali būti iš Trečiosios šalies, nekalbėti nei lietuviškai, nei vokiškai. Jis gali tiesiog numesti dėžę kieme ir išvažiuoti. Tarkime, jums reikės biuro perkraustymo iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka, o gausite galvos skausmą su ieškomais daiktais.

Kas nutinka su baldais, jei jie nebetilpsta į naująjį biurą Lietuvoje?

Mes galime jums laikinai palikti sandėlyje Vilniaus priemiestyje. Mokesčiai nėra dideli, palyginti su tuo, jei reikėtų siųsti juos atgal į Vokietiją. Yra buvę atvejų, kai suplanavote mažiau vietos nei iš tikrųjų reikėjo. Geriau turėti atsarginį variantą su sandėliu.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo po paslaugos atlikimo?

Dauguma firmų, įskaitant ir mus, reikalauja avanso (maždaug 30–50 proc.), nes reikia apmokėti degalus ir vairuotojus kelionei į Vokietiją. Likusią dalį sumokėtate, kai viskas yra padaryta ir patikrinta. Nemanau, kad rasite rimtą bendrovę, kuri važiuotų be užstato, nebent jūs esate 10 metų klientas.

Ar reikia rūpintis draudžiamaisiais daiktais (alkoholis, vaistai)?

Taip, būtinai. Jei biuro bare yra alkoholinio gėrimo kolekcija, ji turi būti užrašyta atskirai. Be to, jei turiu omenyje vaistus, jiems reikia receptų kopijų. Muitinė labai nemėgsta, kai randa neaprašytų tablečių. Geriau juos išsivežti asmeniškai mašina, o ne su biuro krovininiu transportu.

Techninės detalės ir IT

Kaip pervežti serverius, kad neišsijungtų duomenys?

Gerai, kad paklausėte. Prieš išjungiant serverį, būtina padaryti visą duomenų atsarginę kopiją (backup). Nors mes vairuojame labai atsargiai, šokiniai ant kelio (ypač Lenkijoje) gali būti staigūs. Serveriai turi būti supakuoti į specialias „anti-static“ dėžutes su putomis. Nejuokiaujant, vienas klientas užsegiojo juos su paprasta builine juosta – viskas išlindo.

Ar reikia išjungti visą IT įrangą prieš pakrovimą?

Absoliučiai taip. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti laidas. Jei paliksite įjungtą spausdintuvą, jis gali sugesti dar pakrovimo metu dėl vibracijos arba perkaitimo dėžėje. Vairuotojas negalės užtikrinti, kad temperatūra dėžėje bus pastovi, kai jis važiuoja 90 km/h greičiu po saule.

Kaip organizuoti ryšį tarp vairuotojo ir mūsų IT specialisto?

Daugeliu atvejų vairuotojai yra paprasti vyrai, jie nesupranta kas yra „router“ ar „switch“. Geriausia, kai Jūsų IT specialistas susitinka su vyrų vadovu prieš išvykdami ir pažymi, kurios dėžės yra pačios svarbiausios (raudona etiketė). Taip pat reikia susitarti dėl telefono numerio, kad iškrovimo metu galėtumėt skambinti vienas kitam.

Ar galima pervežti didelius vitrinas ar jūsų nešiojamiems?

Didelius vitrinas mes nešiojame tik tada, jei jos gali būti išmontuotos. Jei vitrina yra 3 metrų aukščio ir vientisa, jos neįmesime nei į sunkvežimį (aukštis limitas), nei pro liftą. Mes turime specialias juostas ir keltuvus, bet tokius dalykus reikia žinoti iš anksto. Neužsiimsime tokiu darbu vieną dieną prieš išvykimą.

Ar atvežate ir sumontuojate baldus atgal vietose?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą. Mes turime savo meistrus, kurie sugeba surinkti net pačias sudėtingiausias vokiškas sistemas. Kartais gali pritrūkti varžtų (jie turi būdami dingti), todėl patariu turėti atsarginę dėžutę su smulkmenomis. Tačiau krepšiams ir lentynoms mes sutvarkome viską.

Finaliniai klausimai ir išvados

Kaip pasiruošti emociškai šiam procesui?

Nepanikuokite. Tai tik daiktai. Žinoma, kai įmonės vadovas mato, kaip jo brangūs stalai įvežami pro duris, jis įtampa. Bet tiek metų patirtis sako, kad viskas pagaliau įvyksta. Geriausia, kas gali padėti – tai geras kavos puodelis ir pasitikėjimas logistikos komanda.

Ar yra kokių nors sezoniškumo ypatumų?

Vasarą brangiau, daugiau eismo. Žiemą gali būti sniego, vėlavimų. Geriausias laikas – pavasaris ar ruduo. Jei galite, planuokite ne liepos viduryje, kai visi ilsisi ir kainos šoka į viršų. Bet jei reikia skubiai, mes vežame ir šventinę Kalėdų naktį.

Kodėl verta rinktis būtent jus?

Nes aš ne tiesiog konsultantas, ačiu matęs tą kelią. Aš žinau, kur yra geriausia degalinė prie Hanoverio ir kur nusipirkti geriausią kepę. Mano komanda dirba štai jau 20 metų ir mes žinome, kas reiškia biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka ne tik teoriškai.

Ar galite padėti su išsidarbinimu Vokietijoje (Gewerbe)?

Ne, tai ne mūsų srityje. Mes vežame dalykus, o ne sprendžiame teisinius klausimus dėl verslo atidarymo. Tam reikia „Steuerberater“ (buhalterio). Galiu tik pasakyti – neskubėkite su tuo, kol visus daiktus nepervežėte saugiai.

Kas daryti, jei po iškrovimo pastebėjame trūkstamą daiktą?

Pirmiausia – patikrinkite dėžes, gal jos liko sunkvežimyje. Jei ne, skambinkite mums. Mes turime procedūrą pranešti draudimo kompanijai per 24 valandas. Kuo greičiau, tuo geriau. Ne užmirškite padaryti nuotraukų iškrovimo metu, tai pagrindinis įrodymas.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebeplanuojame naudoti?

Galite juos palikti Vokietijoje (jei savininkas leidžia) arba mes juos išvežame į šiukšlių išvežimo punktą Lietuvoje. Už tai taip pat imamas mokestis, bet jis mažesnis nei už grįžtinį kelionę.

Ar tikrai viskas bus tvarkingai su dokumentais, kaip pažadėjote?

Darysiu viską, kas priklauso nuo manęs, kad taip būtų. Turiu savo sistemą, patikrinimus ir žmones. Tačiau pasaulis yra netobulas – gali užgesti kompiuterius muitinėje arba gali būti eilės. Bet su manimi Jūs turite patikimo partnerio, kuris nepraleis pro ausis jokios smulkmenos.

Ar reikia gerti alų su vairuotoju iškrovimo metu?

Vairuotojas gerti negali, tai aišku (tai yra griežtas taisyklės pažeidimas). Bet Jums gali. Kartais tai pagerina nuotaiką, ypač po ilgos dienos nešiojimų. Bet tik nedarykite to per daug, nes sunkiau kontroliuoti procesą.

Galutinis patarimas viena sakiniu?

Pasitikėkite savo jausmais, bet pasirinkite tokią kompaniją, kuri nebijo sakyti tiesos apie galimas bėdas, o ne tik grožio.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos, kad nebūtų nemalonumų?

Taip, visada sutariame fiksuotą kainą. Jei nesikeičia jūsų reikalavimai (pvz., nedingsta 10 dėžučių iš paskutinės minutės), kaina lieka tokia pati. Tai saugo abejas puses. Žinoma, jei įvyksta stichija (sniegas, uždarytas kelias), tai jau „Force Majeure“.

Kaip susisiekti su jumis, jei reikia skubiai?

Skambinkite tiesiai į mane arba rašykite į WhatsApp. Aš visada stengiuosi atsakyti, jei nebuva prie vairo. Nekantrinkite laiškų, jei reikalas degia.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Dalis kalba, dalis supranta pagrindinius žodžius. Užtenk, kad suprastų instrukcijas „Wo ist die Rampe?“ (Kur rampos?) ar „Bitte Signatur hier“ (Parašyk čia). Kalbėti apie gyvenimą su jais neverta, jie dirba.

Ar galite pervežti mūsų asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galime, tačiau rekomenduoju juos atskirti. Muitinė gali susidomėti, kodėl biuro krovinys yra asmeniniai drabužiai ar vaikių žaislai. Geriau juos padaryti kaip atskirą siuntą arba nešti su savimi.

Kas yra svarbiausia sėkmingam biuro perkraustymui?

Svarbiausia yra komunikacija. Jei mes žinome, kad laikoteisi savo plano, o jūs žinote, kur mes esame, viskas pavyks. Be bendro kalbos, net ir geriausi biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka gali tapti košmare.

Išvada

Na, štai ir viskas ką norėjau pasakyti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patogia dokumentų tvarka nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesys smulkmenoms. Niekada neneškite savo galvos ant lentoje, jei kas nors ne taip – visada galima išspręsti. Esu čia, kad padėčiau Jums išvengti tų klaidų, kurias padariau prieš 20 metų. Sėkmės kelionėje ir tikimės, kad Jūsų naujas biuras Lietuvoje veiks geriau nei senas Berlyne. O jei reikės pagalbos – žinote, kur mane rasti. (Ir atsiminkite – užsirašykite dėžučių skaičių).