Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimo planu: kaip išvengti naktinių košmarų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena dalyką – biuro perkraustymas niekada nepaeina taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Ypač kai kalba eina apie biuro perkraustymą iš Vokietijos su patikimu draudimo planu. Vokietijos keliai, biurokratija ir tiesiog nutikusios avarijos gali viską sugriauti per valandą. Dažnai klientai man klausia: „Ar tik reikia tiek daug dokumentų?“ Ir tada aš juoduosiuju, nes žinau, kad be tų dokumentų, jeu ką nors nutiktų prie Miuncheno, mes liktume be nieko. Štai kodėl reikia ne tik gerų vairuotojų, bet ir tvirto draudimo, kuris nebus „popierinis“. Čia apie tai ir kalbėsime be idealizavimo.

Kaip viskas prasideda ir baigiasi Vokietijoje

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus iš Berlyno į Vilnių?

Viskas priklauso nuo to, kiek tos juodos audi vairuoja greitai (juokauju, bet tik dalis). Paprastai kelias trunka apie 14–16 valandų važiavimo, jei nėra didelių spūstių prie Magdeburgo arba Lenkijoje. Bet biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimo planu reikalauja ir pakrovimo laiko. Jei tai didelis biuras, tai vien pakrovimas gali užeiti visą dieną. Taigi, skaitykite, kad nuo ryto iki sekančio vakaro – tai realus laikas. Kartais įvyksta ir taip, kad vairuotojas pavargsta, turi ilsėtis, tai viskas užtrunka diena ilgiau.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Vokietijoje viskas yra labai griežta reglamentuota. Jei norite įsileisti sunkvežimį į miesto centrą Berlyne arba Frankfurte savaitgalį, gali tekti gauti specialų leidimą, kuris kainuoja pinigus ir nervus. Taip, galima, bet tai papildomai brangiau. Be to, rasti vokiečių padėjėjus, kurie dirbtų sekmadienį, yra sunkiau. Aš asmeniškai nerekomenduoju, nebent tikrai būtina. Geriau nuo ketvirtadienio pradėti daryti, nei kovoti su sistema.

Ką daryti, jei pastate nėra keltuvo?

Tai klasikinis naktinis košmaras. Buvo atvejis, kai Vokietijoje sename pastate nebukančio lifto buvo reikia nuleisti 3 tonas serverių. Teko samdyti industrišką kėlimo kraną pro langą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimo planu čia išgelbėjo, nes buvo tikimybė, kad kranas gali pamušti langą. Jei jūsų pastate nėra lifto, apie tai praneškite iš karto. Mes neįsivaizduojame, kad ten gali būti 5 aukštai be technikos. Reikia žinoti iš anksto, kitaip kaina šoks į dangų.

Ar jūsų vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, kaip „links“, „rechts“, „halt“. Bet derybų su vokiečių sandėlininkais jau nebeįvyks. Jei reikia sudėtingesnio komunikavimo, siunčiame ekspediatorių, kuris moka kalbą. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas moks aptarnauti vokiškai, jei jo to nėra mokę. Geriau viską sutikti iš anksto, kad vietoje „ne“ nesužinotum „nein, das geht nicht“.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (tusinus, chemija)?

Taip, bet tai yra atskira istorija. Negali tiesiog mesti į mašiną dėžę su dažais. Turi būti ADR (pavojingų krovinių) sertifikatas ir deklaracijos. Vokietijos policija mėgsta stabdyti mašinas ir tikrinti, ar ten nėra kokio nesamonės. Jei gausime chemijos be dokumentų, gausime didelį baudą. Tad paskelbkite, ką vežate, iki mes atvažiuojame.

Dokumentai, draudimas ir pinigai (liudnas dalykas)

Kodėl CMR draudimas nėra pakankamas?

CMR draudimas yra privalomas, bet jis dažnai padengia tik labai mažą sumą, pvz., 8,33 SDR už kilogramą. Jei jums krenta brangus serveris arba dizainerio biuras, tai nieko nebus padengta. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimu planu reiškia papildomą „All Risk“ draudimą. Be jo, jei vairuotojas užmiegos ir važiuos į griovį, jums išmokės tik šiukšlių vertę. Nemanau, kad tai jums tinka.

Kaip sužinoti, kokia draudimo suma mums reikalinga?

Turite suskaičiuoti savo turtą. Ne iš galvos, o realiai. Paimkite inventoriaus sąrašą, kurį, tikėkimės, turite (jei neturite – didelė klaida). Suskaičiuokite, kiek kainų perkurti viską naują. Draudimo suma turi dengti šią vertę. Dažnai klientai sako „o, man ten atrodo maždaug 10 tūkst.“, o paskui pasirodo, kad vien baldai kainavo 30. Geriau pervesti ir daugiau už draudimą, nei gailėtis.

Ar draudimas veikia, jei aš pats pakuojuu dėžes?

Čia yra viena didžiausių problemų. Jei pakuoja klientas, o dėbė viduje subyra, draudimo kompanija gali atmesti atsakomybę. Jie sako: „Mes nevežėme stiklo, mes vežėme dėžę, kurią uždėjo klientas“. Tad arba leiskite mums pakluoti, arba tikrai kruopščiai užfiksuokite, kad kas yra viduje. Geriau mokėti už pakavimą nei rizikuoti.

Kiek kainoja toks pilnas draudimas?

Tai priklauso nuo vertės, bet paprastai tai 1–2 procentai nuo krovinio vertės. Atrodo, kad daug? O pasidairykite į tą savo serverinę. Jei ten 50 tūkstančių eurų įrangos, tai 500 eurų už draudimą nėra tiek jau daug. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimo planu yra investicija į ramų miegą. Užsisakykite pigų pervežimą be draudimo – ir miegosite su akimis atidarytomis.

Kas nutinka, jei dingsta krovinys?

Tai vėl tas realus gyvenimas. Vieną kartą mums pasiūlė labai pigų pervežimą įmonė iš Rytų, kuri nebuvo registruota niekur. Viskas virto tyliomis. Jei pas mus pasirašote sutartį su draudimu, mes prisiimame atsakomybę. Dingus mašinai, pradedamas tyrimas, o draudimo kompanija išmoka kompensaciją. Be sutarties – sėdite ir laukiate stebuklo.

Ar reikia mokėti užsakymo iš karto?

Įprastai imame avansą (30–50 proc.), kad padengtume degalines ir draudimą. Negalima tiesiog atsiųsti mašinos be jokio užstato. Yra buvę atvejų, kai klientas atsisakydavo paskutinę minutę, o mes jau buvome nupirkę bilietus keltui (jei vežame per Skandinaviją, nors čia ne Vokietija, bet principas tas pats). Avansas – tai jūsų garantija, kad mes judėsime.

Galite pateikti sąskaitą-faktūrą be PVM?

Jei esate registruota įmonė Europos Sąjungoje ir pateikiate savo PVM kodą, taip, galime išrašyti sąskaitą be PVM (0 proc.). Tai paprasta procedūra, vadinama Vilkio (Intra-Community supply). Tiesiog nurodykite savo duomenis užsakyme. Jei esate fizinis asmuo – turiu pranešti, PVM bus pridėtas, kitaip mums reikėtų jį sumokėti už savo kailiu valstybei.

Techninė pusė: baldai, kompiuteriai ir kiti galvos skausmai

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Serveriai tai ne dėžės su bulvėmis. Juos reikia užfiksuoti ant specialių rėmų (shockmount rack), kad jie neišsšoktų net ant duobės. Be to, reikia atsargumo su temperatūra. Negali palikti mašinoje -10 laipsnių žiemoje ilgam, o tada įjungti šiltame kambaryje – kondensatas užgesins viską. Viskas turi būti planuojama.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Taip, darome. Bet čia yra vienas „bet“. Jei jūsų baldai yra tas pats IKEC, kurie buvo surinkti prieš 10 metų ir jau du kartus perkeliami, gali taip nutikti, kad jie tiesiog išsirus perkeliant. Medžiaga sensta. Mes padarome viską, ką galime, bet neatsakome už gamintojo kokybę (arba jos trūkumą). Geriau pasakykite iš karto, jei baldai yra labai seni.

Ką daryti su biulu atliekomis?

Negalima tiesiog mesti visko į mašiną ir vežti į Lietuvą, ten yra tam tikri apribojimai (švino, elektronikos atliekos). Vokietijoje tai tvarkoma griežčiau. Paprastai rekomenduojame išmesti visą nereikalingą čia, Vokietijoje, vietinėse atliekų perdirbimo vietose. Už tai reikia sumokėti, bet tai pigiau nei bauda už nelegalias atliekas.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas. Vienas darbuotojas nori vežti savo augintinį žuvelę, kitas – motociklą šalmą. Negalima taip daryti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimo planu draudžia vežti asmeninius daiktus, kurie nėra įtraukti į inventorių. Jei dingns darbuotojo nešiojamas kompiuteris, kurio nebuvo sąraše, draudimas nebus mokėtas. Griežtai sakykite savo žmonėms: „vežkite savo daiktus savo automobiliais“.

Kokio dydžio mašinos reikės?

Įvertinkite taip: 3,5 tonų mašina („gazėlis“) telpa apie 10–12 europaletų. 7,5 tonų – apie 18. 20 pėstų priekabos – apie 33 europaletes. Dažnai klientai sako „o, mums mažai daiktų“, o paskaičiuojame – užpildome 20 tonų sunkvežimį. Geriau padaryti vizualią apžiūrą (nuotraukas ar vaizdo skambutį), nei spėlioti.

Kas daryti, jei neįsirenka į liftą?

Buvo atvejis, kai dėžė su spausdintuvu buvo 2 cm per didelė liftui. Teko išardyti spausdintuvą (ne visą, bet dangtį). Tai užtruko valandą. Matuokite viską prieš tai. Vokietijos liftai dažnai būna „šviesiai“, t.y. mažesni nei mūsų. Nedarykite prielaidos, kad jei ten įlenda sofa, tai įlenda ir dėžė su popieriumi.

Problemos ir jų sprendimai (kai kažkas ne taip)

Ką daryti, jei vairuotojas užsivelkia į avariją?

Pirmiausia – nieko nedaryti su kroviniu, kol neatvyks draudimo įvertintojas. Jei pradėsite traukti dėžes iš sužalotos mašinos, galite prarasti teisę į išmoką. Skambinkite mums, mes susisieksiame su draudiku. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimu planu apima ir šiuos nenumatytus atvejus, tad būkite ramūs.

Ar atsiperka įmonė, jei pažeidžia turtą?

Jei mes suklydome – taip, atsiperkame arba taisome. Jei klydo vairuotojas (pvz., užpylė kavę ant kompiuterio) – tai yra draudimo atvejis. Mes padedame užpildyti prašymus, bet tiesiogiai pinigus išmoka draudimo kompanija. Žinoma, jei tai smulkus dalykas, kaip sugadinta dėžė, mes paprasčiausiai nupirksime naują be jokių dramų.

Kas nutinka su delay (uždelstimu)?

Jei mes vėluojame dėl savo kaltės (pavyzdžiui, perėmėme vėlai kitą užsakymą), turime nuostolių atlyginimo sąlygas. Bet jei vėluojate dėl jūsų – pvz., dar neparengėte biuro, tai mums nieko neprivalote. Laikas – pinigai, tačiau logistikoje laikas yra labai sąlyginis dalykas. Oras, policijos patikros, eismo įvykiai – tai nėra mūsų kaltė.

Ar galiu būti „keleiviu“ sunkvežimyje?

Pagal taisykles – ne. Jums reikia važiuoti atskirai, arba mes turime turėti licenciją keleiviams vežti. Vairuotojui reikia ramios, jis negali būti atsakingas už jūsų saugumą kelyje. Be to, ten nėra vietos sėdėti patogiai. Geriau susitikti paskirtyje.

Kaip elgtis su muitine? (Nors Vokietija EU, bet vis tiek klausia)

Vokietija ir Lietuva yra ES, tai muitinės net nėra (formaliai). Bet yra fiskalinės policijos, kurios gali stabdyti mašinas ir tikrinti, ar nevežate prekybinių prekių be PVM mokėjimo. Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimu planu yra įformintas kaip perkėlimas (ne prekyba), tada viskas tvarkoma be PVM. Būtina turėti TSL dokumentą (Transporto sąrašą).

Ar jums reikalinga vieta iš anksto mašinai parkuoti?

Taip, būtinai. Vokietijos miestuose vietos yra auksas. Jei vairuotojas atvažiuos ir negalės pastatyti, jis praras laiką (ir jums tai kainuos). Užsakykite vietą prie pastato, arba padarykite, kad neleistumėtų ten statyti kitų mašinų. Vienas kartą teko stovėti 3 valandas, kol klientas susitvarkė su parkavimu.

Kokias garantijas galite pateikti?

Garantija – tai mūsų veidas ir 20 metų patirtis. Mes nebegyvensime, jei pavogsime jūsų biurą. Taip pat turime civilinės atsakomybės draudimą. Bet geriausia garantija yra rašytinė sutartis, kurioje viskas yra surašyta juodai ant balto. Jei ko nėra rašte – toks dalykas neegzistuoja.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Praneškite iš karto. Jei mašina jau važiuoja, gali tekti sumokėti už nevykusį maršrutą (degalai, vairuotojo laikas). Jei mašina dar nevažiuoja – pakeisime planą be problemų. Mes suprantame, verslas yra dinamiškas ( nors kartais tai sukelia siaubą).

Ar galite padėti su iškraustymu Lietuvoje?

Žinoma, mums turi partnerių visoje Lietuvoje. Mes neįsileisime mašinos ir nubėgsime. Galime organizuoti įkėlimą į sandėlį, arba tiesiai į naująjį biurą. Svarbu, kad naujame biure taipogi būtų paruošta vieta.

Kaip tikrinami daiktai prieš įkrovimą?

Turime būti sąrašas. Vairuotojas gali tik vizualiai patikrinti, ar dėžės ne pažeistos. Giliau neįsibrodysime – neturime laiko atidaryti kiekvienos dėžės. Todėl svarbu, kad jūs pažymėtumėte, jei kas nors jau buvo sugadinta prieš mus. (Kartais klientai bando mums „prikišti“ senus spaudintuvus, reikalaujant atlyginimo, tai neveikia).

Ar pigiau, jei pats nuvažiuoju paimti daiktus?

Jei turite savo furgoną ir laiko – taip, pigiau. Bet kodėl tada skambinate man? Jei norite profesionalaus biuro perkraustymo iš Vokietijos su patikimu draudimu planu, tai mokėkite už paslaugą. Savo jėgomis vežant taip pat reikia draudimo, kurį gauti vienam reisui yra brangiau nei didelėms įmonėms.

Kokie yra mokėjimo terminai?

Įprastai – 7 dienos nuo sąskaitos išrašymo, bet avansas – iš karto. Galima derėtis dėl atidėjimo, jei didelė įmonė, bet mes pirmiausia įsitikinsime, kad esate patikimi.

Ar vežate ir į kitus miestus, ne tik Vilnių?

Taip, į Kauną, Klaipėdą, Panevėžį, bet kur. Vokietijoje taip pat – ne tik iš didžiųjų miestų, gali būti iš kaimo vietovės (pavyzdžiui, iš Bavarijos kaimo). Tiesiog reikia žinoti, ar ten gali privažiuoti didelė mašina.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojui?

Jei vairuotojas vairuoja pagal savo darbo laiką ir poilsio laikus (tachografas), leidimų nereikia. Jei reikia pažeisti poilsio laikus (kas yra nelegalu), tai mes to nedarome. Saugumas pirmiausia. Geriau vėluoti dieną nei gauti baudą arba, dar blogiau, avariją dėl miego.

Kas daryti, jei dėžės drėgnoje?

Jei pastebite, kad dėžės drėgnoje (prieš įkeliant), nedėkite ten jautrių daiktų. O jei drėgna atvykus – tuomet tai draudimo atvejis. Fotografuokite viską, nedėkite ant šono, skambukite mums.

Ar galite suorganizuoti laikiną sandėliavimą?

Taip, jei naujas biuras dar nebaigtas, galime padėti daiktus pas mus arba pas partnerius sandėlyje kelias dienas ar savaites. Tai papildoma paslauga, bet dažnai būtina, kad verslas nestotų.

Kodėl kaina pasikeitė per vieną naktį?

Degalų kainos. Jei naftos kaina šokteli 10 proc., mūsų kaštai taip pat. Arba euro kurso pokyčiai, jei kalbame apie ilgalaikius kontraktus. Bet mes stengiamės fiksuoti kainą sutartyje, kad jums būtų ramiau.

Ar tikrai verta rinktis jus, o ne pigesnį „skrajuoją“?

Jei jums svarbu, kad tavo serveriai atvyktų gyvi, o ne sugadinti – taip. „Skrajuojai“ dažnai neturi nei licencijos, nei draudimo, nei jokių atsargų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimu planu yra verslas, kur reikia patirties, o ne tik vairuotojo teisės. Pasirinkite išmintingai.

Ką daryti, jei pasitaiko techninė bėda mašinoi?

Mes turime techninę pagalbą visoje Europoje. Jei mašina sugenda, siunčiame pagalbą arba perkrauname krovinią į kitą mašiną. Tai gali užtrukti, bet krovinys bus pristatytas. Toks yra gyvenimas kelyje.

Apibendrinant

Viskas su šia sritimi nėra taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su patikimu draudimu planu reikalauja detalaus planavimo, gero draudimo ir partnerių, kuriuos galima pasitikėti. Nerašykite visko „kažkaip“, nes tuomet ir rezultatas bus „kažkaip“. Geriau paprašyti patarimo ir mokėti už kokybę, nei vėliau gailėtis savo duomenų praradimo.