Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minučių tikslumu: pragmatinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo idealiai suskaičiuotų projektų iki tokių katastrofų, kai net pervežimo įmonės savininkai tiesiog išsijungdavo telefonus. Vokiečiai, žinoma, mėgsta tvarką, o Lietuvoje dažnai tikimės stebuklų, tačiau biuro perkraustymas iš Vokietijos su minučių tikslumu nėra magija, o griežtas logistikos procesas. Jei kils noras visa tai padaryti per savaitgalį be jokio pasiruošimo, greičiausiai prarasiate pusę inventoriaus arba susidursite su milžiniškais baudais už vėlavimą. Čia ne tiek apie greitį, kiek apie tai, kaip išvengti klaidų, kurios atima brangiausią resursą – laiką. Tiesą sakant, dažniausiai vėluojame ne dėl vairuotojų, o dėl to, kad klientai nenuėjo į parduotuvę gauti leidimo užimti gatvę.

Pasiruošimas, popieriai ir "vokiškas tvarkaraštis"

Ar tikrai reikia planuoti perkraustymą mėnesį iš anksto?

Absoliučiai taip. Galvojate, kad tai per daug? Pasitikėkite manimi, aš mačiau daugybę atvejų, kai vadybininkai skambindavo paskutinią minute ir laukė, kad mes atvažiuosime tą pačią dieną. Vokietijoje viskas vyksta pagal grafikus. Jei norite, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos su minučių tikslumu įvyktų sklandžiai, turite susitarti dėl lifto rezervavimo, gatvės užėmimo leidimų (Straßenbenutzungserlaubnis) ir darbuotojų, kurie padės. Be to, reikia laiko surinkti dėžes. Vieną kartą turėjome atvejis Miunchene, kai klientas nepasirūpino liftu, ir teko nešti kompiuterius per penkis aukštus laiptais. Tai ilgojo kelio nebuvo, bet dienos praradome tiesiog fiziškai nebeiškėlę.

Kokie dokumentai būtini išvykdamas iš Vokietijos?

Nebūtina jokių ypatingų muitinių deklaracijų, jei judate ES viduje, tačiau reikalingas kruopštus inventorius. Vokiečiai mėgsta, kai viskas užrašyta. Jei neturite sąrašo, sienos kontrolėje (nors ji reta) gali uždelsti visą procesą. Patariu susidėti į vieną didelę lentelę: ką, kiek ir kiek verta. (Nors iš tiesų, jei keliaujate į Lietuvą, dažniausiai tenka tik pasirašyti CMR sąvadas, bet geriau turėti daugiau popierių nei mažiau). Be to, jei pervežate asmeninę techniką, užsirašykite serijinius numerius – vėliau nebus klausimų dėl "nepaaiškintos" kilmės.

Kodėl vokiečiai taip griežtai reikalauja inventorinio sąrašo?

Jiems tai saugumo klausimas. Vokietijos įmonės turi griežtas apskaitos taisykles. Jei dingsta stalas ar brangus monitorius, jie privalo tai paaiškinti mokesčių inspekcijai. Be to, inventorius padeda mums suprasti, kiek mašinos reikia. Niekada nenusipirkite mažesnės mašinos, nei tikėjatės, taip pat nereikėtų ir per didelės, jei nebus kur parkuoti. Vieną kartą gavome užsakymą perkraustyti mažą IT firmą, inventorius rodė vos 10 dėžių, tačiau realiai ten buvo 4 dideli serveriai, kurie netilpo į planuotą "Volkswagen Transporter". Viską teko vežti dviem kartais.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo medžiagų?

Galima, bet rizikuojate. Vokiški biurai dažnai turi standartines dėžes, kurios yra arba per sunkios, arba per didelės. Geriau užsisakyti specialias perkraustymo dėžes – jose yra skyreliai dokumentams. Nesąmonės daryti taip, kaip darė vienas mūsų klientas Berlyne – jis viską supako į senas bananų dėžes iš parduotuvės. Kelionės metu dugnas iškrito, ir visi brangūs teisiniai dokumentai išsibarstė sunkvežimio vonioje. Jums to nereikia. Tam, kad pasiektumėte minučių tikslumą, dėžės turi būti tvirtos ir uždarytos, o ne sulipdytos lipnia juosta, kuri atsiplečia nuo karščio.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai didžiausia galvos skausma. Žmonės dažnai palieka asmeninius daiktus stalų stalčiuose. Turite aiškiai pasakyti: "Jeigu paliksite stalčiuose, tai pateks į dėžę su žyma 'Nesupratom'". Geriau viską uždaryti į maišus arba mažas dėžutes. Aš pats mačiau, kaip vienas vadybininkas pamiršo savo brangų laikrodžią ant stalo. Niekas jo nepagrobė, bet mes jį radome tik grįžę į Vilnių ir iškraunę visą krovinį. Praradome valandą ieškodami to vieno laikrodžio.

Logistika, sunkvežimiai ir "vokiškos" problemos

Ką daryti, jei sunkvežimis negali užvažiuoti prie pat įėjimo?

Tai klasika. Vokietijos miestuose senamiestyse gatvės siauros, o "Eco zona" ribojamos. Jeigu nežinote mašinos dydžio, gali būti, kad teks pakrauti ir perkrauti į mažesnę transporto priemonę. Tai prailgina procesą. Vieną kartą Hambringe mes negavome leidimo važiuoti į konkretų kvartalą, nes ten buvo didelis turgus. Teko statyti krovininę už 3 km ir viską vežti vilkiku. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minučių tikslumu tada virto dienos maratonu. Todėl visada patikrinkite vietą iš anksto arba prašykite mūsų tai padaryti.

Ar būtina keleivių pervežimo licencija, jei vežame darbuotojus?

Techniškai ne, jei tai ne komercinis keleivių pervežimas, bet jei įsėda daugiau nei 8 žmonių, gali kilti klausimų. Geriau neišsireikšti. Mes dažnai imame ir vairuotoją, ir du krovėjus. Jei reikia, galime nuvežti keletą vadovų kartu su kroviniu, tačiau turi būti saugos diržai. Vokiai mėgsta saugumą. Nekelkite žmonių "užkibus" ant dėžių tarpuje, nors aš tokį vaizdą mačiau prieš 10 metų vienoje lenkiškoje firmoje (ne Lietuvoje, nenaudokit to pavyzdžio).

Kaip elgtis su lifto rezervavimu? Vakar skambinau ir jis jau užimtas.

Liftas yra svarbiausias elementas. Jei lifto nėra, laikas auga eksponentiškai. Vokiškuose biuruose dažnai būna speciali "Umzugslift" (perkraustymo liftas) arba paprastas krovininis liftas. Jį reikia rezervuoti kartu su pastato administracija. Jei ten yra didelės įmonės, pavyzdžiui "Deutsche Bank" ar pan, turėsite griežtus laiko slotus. Pavėlavote 15 minučių? Jums nebeleis. Todėl biuro perkraustymas iš Vokietijos su minučių tikslumu privalo būti suderintas su liftu, o ne tik su vairuotoju.

Kas nutinka, jei vokiškas sargas nepaleidžia vairuotojo?

Tai nutinka dažniau, nei manote. Vokiečiuose sargai yra labai disciplinuoti. Jei vairuotojas neatrodo "oficialiai" arba neturi leidimo (Anliefergenehmigung), sargas gali tiesiog neuždaryt vartų. Visada pasirūpinkite, kad jūsų vokiškas partneris arba kontaktinis asmuo pateiktų vairuotojo duomenis iš anksto. Kartais net reikia pasirašyti dokumentą, kad vairuotojas atsako už gatvės tvarkumą. Nereikia kvailioti ten, geriau visus popierius turėti paruoštus.

Kiek laiko užtrunka pakrovimas vienoje vietoje?

Tai labai priklauso nuo lifto. Jei lifte telpa 2 europalėtės, tai greita. Jei nešite rankomis – tai lėta. Vidutiniškai 50 kvadratinių metrų biurą galima supakuoti į mašiną per 2-3 valandas, jei viskas paruošta. Bet jei dar reikia išardyti stalus, tai pridedam dar valandą. Aš stengiuosi įvertinti realų laiką, o ne svajones. Būna, kad klientas sako "viskas paruošta", o mes atvykstant matome, kad dar stovi didelis spinta pilna knygų, kurios nėra supakuotos.

Ar verta ryžtis naktiniam perkraustymui?

Kartais verta, jei reikia išvengti spūsčių, tačiau tai brangiau. Be to, vokiečiai labai griežtai laikosi triukšmo normų. Naktį negalima gudryti dėžių, girdės kaimynai. Vieną kartą Frankfurte gavome skundą, kad per naktį per daug kalbėjome. Nebevežėme nieko, tiesiogi uždarymė mašiną. Taigi, naktinis perkraustymas tinka tik tada, kai iš tikrųjų būtina išvykti iki 6 ryto, kad atvyktumėte į Lietuvą darbo valandomis.

Ar reikia rūpintis apsauga pervežimo metu?

Taip, ypač jei perkraustote didesnę įmonę. Vokiečiai turi "Werkschutz", o mes turime savo vairuotojus, kurie stebi, kas vyksta. Tačiau jei reikia budėti naktį prie mašinos, tai papildoma paslauga. Žinoma, tokie atvejai reti, bet svarbu suprasti, kad kai mašina stovi kieme, ji nėra saugi. Pas mane buvo atvejis, kai kai kurie "nepažįstami" asmenys bandė pavogti benziną iš mašinos, kol miegome.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Kaip tinkamai supakuoti serverius?

Tai, žinoma, jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog įmesti į dėžę. Jie turi būti išjungti (ne tik uždaryti), o diska – jei įmanoma – išimti arba fiksuoti. Viską reikia uždėti į putų dėžes arba specialius krepšius su oro burbuliukais. Jei serverius netyčia numesite, tai galite pamiršti apie savo duomenis. (Nors dabar daug kas laikoma debesyse, bet fizinis serverio sugadinimas vis tiek skausmo). Būtinai pažymėkite dėžes "TOP" arba "ŠONAS".

Ar gabenate seifus?

Taip, seifus gabename dažnai. Bet čia yra vienas svarbus dalykas – pasakykite mums, koks seifo svoris iš anksto. Kartais klientai sako "mažas seifas", o jis sveria 400 kilogramų, nes yra užpildytas metalu. Tokius seifus neįmanoma nešti laiptais be specialios įrangos. Ten reikia ne mažiau kaip keturių stiprių vyrų arba keltuvo. Jei nepasakysite, mes atvyksime su per maža komanda.

Ką daryti su didžiomis konferencijos stalais?

Juos dažniausiai reikia išardyti. Vokiški baldai dažnai būna labai geros kokybės, bet sudėtingi. Ten yra daug varžtų, kurias lengva prarasti. Aš visada patariu klientams rinkti visus varžtus į vieną maišelį ir užklijuoti jį prie stalo viršaus. Jei pametėt varžtą, vėliau montuoti bus šlamštas. Vieną kartą teko montuoti stalą be dviejų varžtų, jis virpo, kai kas nors į jį atremdavo ranką. Nebūkite tokie kaip tas klientas.

Ar reikia išmontuoti lubų ventiliaciją ar šviestuvus?

Dažniausiai ne, mūsų darbas yra tik perkraustyti tai, kas stovi ant grindų. Bet jei turite kabančius šviestuvus, kuriuos norite paimti su savimi, tai reikia iš anksto pasakyti. Mūsų vairuotojai nėra elektrikai. Jie gali atsukti keletą sraigtų, bet jei ten reikia atjungti elektros instaliaciją, tai tikrai ne. Dėl saugumo mes nedirbame su elektros instaliacija.

Kaip vežti paveikslus ir vitrinas?

Paveikslus reikia supakuoti į specialius rėmus (picture boxes) arba uždaryti tarp kartono. Vitrinos yra trapios – stiklas lengvai sueina. Geriau juos apvynioti storo putas arba pasidaryti medinį rentaną. Aš mačiau, kaip viena didelė vitrina nuskilo nuo sunkvežimio sienos (buvo blogai prifikuota) ir suskilo į šimtą gabalų. Vokiečiams labai nepatiko, kai teko mokėti už vitrinos vertę. Nekelkite rizikos.

Ką daryti su skysčiais (kava, vynas, chemija)?

Skysčius reikia išpilti arba uždaryti labai tvirtai. Niekada nekelkite atidarytų butelių. Viena lazdelės "Red Bull" gali sugadinti visą kompiuterių klaviatūrą, jei pasivers. Chemijos reikmenis reikia segreguoti. Jei ką nors išlieja, keliama dūmų kvapas ir viskas tampa nebe naudojama. Būkite protingi, išgerkite tą kavą prieš išvykdami.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet turi būti atsargūs. Žiema negalima, nes šaltis juos užmuš. Vasarą reikia, kad jie gautų orą. Dėl fitosanitarinių taisyklių, augalai paprastai nekelia problemų ES viduje, tačiau turi būti tikrinami. Jei turite didžiulį palmedžią, tai užims daug vietos. Vieną kartą teko vežti 2 metrų augalą, kuris nebetilpo į mašiną su danguju, teko lentuoti stogą.

Pinigai, draudimas ir nemalonumai

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minute?

Todėl, kad realybė skiriasi nuo planų. Jei pasakote, kad turite 20 dėžių, o mes atvykstant radome 50, tai nebegalime uždaryti to paties kainos. Be to, jei reikia ilgesnio laiko nešti dėl lifto gedimo, tai papildomos valandos. Aš visada stengiuosi įkaininti tiksliai, bet jei klientas slepia informaciją, aš negaliu būti burtininkas. Sąžiningumas šioje srityje verčia daugiau už kiekvieną papildomą eurą.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima tik tas vertybes, kurias deklaravote inventoriuje. Jei slapomate, kad pervežate brangų tapybos paveikslą, o užrašėte "dekoracija", ir jis sužudo, mes atsakysime tik už "dekoraciją". Taigi, nerašykite mažiau, nei yra. Vokiškos firmos dažnai reikalauja"All-risk" draudimo. Naudokite jį, tai pigiai atrodo, kol nelieka be savo turto.

Ar imate mokėjimus grynaisiais?

Geriau ne. Vokiškuose biuruose retai kas turi daug grynųjų. Mums geriau, kada pervedėjimą, nes tai lengviau apskaitai. Jei reikia sumokėti vairuotojui grynaisiais (pavyzdžiui, už papildomas paslaugas), gali būti, kad neturės aptarnavimo. Geriau susitarti dėl sąskaitos-faktūros iš anksto. Nors vienas klientas mums pervedė pinigus iškart po to, kai mes iškrovė viską, buvo labai mandagus. (Bet aš nerekomenduoju laukti paskutinės minutės).

Kas daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambinkite mums iš karto. Nedėkite sulūžusio daikto atgal į dėžę ir nesakykite nieko. Tada bus per vėlu kalti kelią ar vairuotoją. Jei pastebėjite pažeidimą iškraunant, užfiksuokite tai nuotraukomis ir parašykite pastabą į važtaraštį. Mes draudžiame savo vežamus krovinius, tačiau be įrodymų draudimo kompanija nemokės nieko.

Kaip išvengti sukčių rinkoje?

Rinkitės firmas, kurios turi realų adresą ir transporto licenciją. Yra daug "pavienių vairuotojų", kurie siūlo pigiau, bet jie neturi jokio atsakomybės. Jei jie dingsta su jūsų kroviniu, nieko nebe padarysite. Aš mačiau tokių atvejų Forume, kur žmonės verkė dėl prarastų duomenų. Pasitikėkite patikimomis įmonėmis, kurios dirba jau daugelį metų. Kiekvienas centas, kurį sutaupote, gali kainuoti tūkstančius praradimų.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Galima, jei esate pastovus klientas arba didelė įmonė. Bet mažiems perkraustymams mes paprastai reikalaujame avanso arba mokėjimo prieš išvykstant. Žinoma, yra išimčių, jei sutarta su vadovybe. Nereikia gėdytis klausti, blogiausia, ką girdėsite, bus "ne".

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Neturėtų būti. Mokesčiai už tiltus, tunelius ar ekologinės zonas Vokietijoje įskaičiuoti į kainą, tačiau jei reikia specialios leidimo arba rūpesčių dėl didelių gabaritų, tai gali būti papildomai. Visada klauskite "Ar kaina yra galutinė?". Aš visada aiškinu, kas įeina, o kas ne. Nepasiduokite toms firmoms, kurios sako "viskas įskaičiuota", o paskui prašo pinigų už degalus.

Ką daryti, jei vokiečių pusė atsisako priimti krovinį?

Tai keista, bet nutinka. Jei jūsų Vokietijos partneris pakeitė planus, mums reikia žinoti iš karto. Mes negalime važiuoti ratu. Tokiu atveju gali būti taikoma bauda už laiko praradimą arba grąžinimo išlaidos. Geriau derėkitės su tais, kas iš tikrųjų laukia.

Kas nutinka su šiukšlėmis?

Mes nevežame šiukšlių. Vokiškuose biuruose yra geras šiukšlių rūšiavimas, tačiau mes nėra šiukšlių automobiliai. Jei norite atsikratyti senių spintų, tai aptarnauja atskira paslauga. Nekelkite mums senų monitorių, jei sutarėme, kad vežiate tik veikiančią techniką. (Nors kartą pavėžėme vieną seną "Siemens" įrenginį muziejui, tai buvo įdomu).

Kaip apskaičiuoti tūrį, kai nežinai tiksliai?

Matuokite ilgio, pločio ir aukščio daiktų, kuriuos norite vežti. Padauginkite viską ir gausite apytikslį kubinių metrų skaičių. Jei nesugebate, nufotografuokite kambarį iš kelių kampų. Aš pagal akį galiu nuspėti, kiek mašinos reikės. 20 metų patirtis leidžia man tai padaryti beveik be klaidų. Naudokitės tuo.

Ar galima pervesti biuro adresą į Lietuvą formaliai?

Mes ne esame juridiniai konsultantai, tačiau žinome, kad reikia susisiekti su "Gewerbeamt". Tai jūsų (arba jūsų vokiškojo partnerio) reikalas. Mums tiesiog reikia žinoti, kur vežti. Nenurodžius adreso, mes nevažiuosime. Biuro perkraustymas tai ne tik fizinis daiktų judėjimas, bet ir administracinių reikalų sutvarkymas.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne prie to, kiek greitai vairuotojas spaudys dujų pedalą, o prie to, kiek tiksliai planavote savo veiksmus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minučių tikslumu yra įmanomas tik tada, kai nėra staigmenų – nei dėl lifto, nei dėl trūkstamų dėžių, nei dėl dokumentų. Naudokitės patirtimi, pasitikėkite profesionalais ir nebandykite taupyti to, kas užtikrina jūsų verslo kontinuitetą. O aš jūsų lauksiu su mašina, paruošta keliauti. Sėkmės kelionėje.