Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu: kaip išvengti chaoso?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu yra tas dalykas, apie kurį visi svajoja, bet retai kam pavyksta iš tikrųjų. Dažniausiai būna taip: vadybininkai sukilę, telefonai skamba, o kompiuteriai stovi supakuoti dėžėse ir niekas negali dirbti. Pagrindinis paslaptis yra ne tame, kad rasti brangų vežėją, o tame, kad suplanuoti procesą taip, kad verslas nelestų. Jei viską gerai suorganizuosite, darbuotojai net ir nepastebės, kad ką nors keitėte. O jei ne... tai bus kažkas panašaus į tą kartą Miunchene, kai klientas pamiršo pasakyti, kad trečiajame aukšte nėra liftų, ir teko nešti serverius per laiptus. Būkite protingesni.

Kas su laiku ir planavimu?

Kada reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nesitikėkite, kad paskambinsite antradienį, o trečiadienį viskas jau bus Lietuvoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu reikalauja laiko. Geriausia pradėti galvoti mažiausiai prieš mėnesį ar du, o ne tada, kai jau turite išsikraustyti rytoj. Reikia suderinti su savo darbuotojais, susitarti dėl paslaugų teikėjų ir, žinoma, rasti normalų vežėją. Jei skubate, kainos šoks į dangų, o rizika padidės šimtaprocentiškai.

Ar įmanoma viską padaryti savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu dažnai įsivaizduojamas kaip magiškas akibrokstas penktadienio vakare prieš pat 18 val. Turiu pasakyti, jei Jums didelis biuras su daug technikos, savaitgalis gali neužtekti. Vokietijoje darbuotojai dirba griežtai pagal grafiką, ir jei vairuotojas pavėluos dėl rūkų ant autobano, gali tekti versti savo žmones dirbti naktį. Geriau palikti rezervą vienai dienai.

Ką daryti, jei sutartis su nuomotoju baigiasi, o biuras dar neįrengtas?

Tai klasika. Buvo atvejis Berlyne, kai klientas viską išvežė, bet naujieji rūmai nebuvo baigti grinduoti. Turite susirūpinti sandėliavimu. Gera perkraustymo firma gali pasiūlyti laikiną vietą Jūsų daiktams Vokietijoje arba Lietuvoje. Negeriausia, ką galite padaryti, tai spausti viską į angarą be sąlygų, drėgnoje patalpoje, nes tada sugadinsite baldus.

Ar reikia susitikti su vadybininku vietoi?

Jei įmanoma – būtinai. Telefonu ar el. paštu visada bus nesusipratimų. Vienas klientas sakė "turime keletą stalų", o atvykus paaiškėjo, kad tai didžiuliai konferencijų stalai, kurie netilina į liftą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu prasideda nuo vizualaus patikrinimo. Tada vadybinikas įvertins, kiek reikia žmonių, ar reikia specialios įrangos, kad nereikėtų nešti ant nugaros.

Kainos ir pinigai Vokietijoje

Kiek kainuoja toks procesas?

Klausimas, į kurio negaliu atsakyti tiksliai. Kainos svyruoja nuo 1500 iki 10 000 eurų ir daugiau. Priklauso nuo tūrio, atstumo (Hamburgas arba Miunchenas visai skirtingi nuotoliai), ir nuo to, kiek darbo reikia įdėti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu nėra pigus, tačiau pinigai, kuriuos sutaupysite dėl nedirbančių darbuotojų, padengs sąskaitas.

Ar kaina įskaičiuoja pakavimą?

Paprastai ne, nebent Jūsų paprašote. Yra firmos, kurios dirba "pagal raktus" – t.y. viską padaro patys. Bet tada atsiranda rizika, kad vokietis vadybinikas supaks svarbius paslaptis turinčius dokumentus į vieną dėžę su senais spausdintuvais. Geriau patys pažymėkite dėžes, o pakavimą palikite professionalams.

Ar reikia mokėti už vaizdo įrašus apie krovinį?

Vokietijoje tai dažnai įprasta. Jei įmonė siūlo už papildomą mokestį padaryti vaizdo medžiagą ar nuotraukas prieš ir po krovinio užkrovimo – verta. Tai apsaugo Jus nuo situacijų, kai atvykstate ir randate sulaužytą monitorių, o vežėjas sako, "taip jis atvažiavo". Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu reikalauja įrodymų.

Kas daryti, jei sąskaita viršija biudžetą?

Derėkitės iš anksto. Užsirašykite visus pridėtinius mokesčius: liftas, nešimo laiptais mokestis (Tragegeld Vokietijoje yra realus dalykas), pakavimo medžiagos. Jei sutartyje parašyta "apytiksliai", tai gali reikšti +20 proc. Būkite tikri, dėl ko mokate.

Baldai ir technika

Kaip elgtis su IT įranga?

Tai svarbiausia dalis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu beveip neįsivaizduojamas be IT sistemos stabilumo. Serverius geriausia perkraustyti atskirai, specialiu transportu arba bent jau patikimame vairuotojo kabinoje, ne krove. Viena kartą teko girdėti, kad klientas serverius uždėjo ant viršaus krovos, važiuojant pro duobę – viskas nukrito. Nebūkite tokie.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai taip. Didelės darbo stotys argi lentynos negali važiuoti surinktos, nes gali lūžti arba užimti per daug vietos. Gera firma turi savo meistrus, kurie greitai išmontuos ir vėl surinks. Sakyčiau, tai geriau, nei leisti savo IT specialistui gaudyti raktus ir sugadinti baldus (buvo ir tokių atvejų).

Kaip supakuoti popierinius dokumentus?

Dėžėse. O, žinoma, ne maišuose. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu sužlugsta, jei pamestate kelis svarbius kontraktus. Pasirkite mažesnes dėžutes, kad nebūtų per sunkios nešti, ir užrašykite, kas kurioje. Vokietijos įstatymai griežti dėl duomenų apsaugos, tad nepamirškite GDPR.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Geriau nevežkite savo vaikiškų dviračių ar žiemos padangų biuro reisu. Muitinė gali užštikti klausimų, jei rado asmeninių daiktų tarp komercinio krovinio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu yra verslas, ne šeimyninis išvykimas. Paslėpti taip pat neverta, vairuotojai mato viską.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai, tūtos)?

Jų vežti negalima. Nusiųskite į utilizavimą dar iki mūsų atvykimo. Nenorime, kad mūsų vairuotoją sustabdytų policija dėl degiųjų medžiagų. Tai nėra mūsų kompetencija, tai Jūsų pareiga.

Vairuotojai ir rizikos

Kas darys, jei vairuotojas užstringa Vokietijoje?

Tai tikrai buvo. Buvo atvejis, kai sunkvežimis užstrigo ant A9 autostrados dėl avarijos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu turi numatyti ir šią variantą. Tada reikia skubiai organizuoti perkrovimą į kitą mašiną. Tai kainuoja, bet užtikrina, kad Jūsų daiktai vis tiek atvyks laiku.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų lietuviai, tačiau Vokietijoje dirba daug vietinių subrangovų. Jei ateina vokietis krovikas, gali būti, kad jis nemoki lietuviškai ar angliškai. Todėl reikia, kad Jūsų atstovybėje Vokietijoje būtų kas nors, kas gali susikalbėti vokiškai, arba pasirūpinkite vertėju.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepavogs?

Dirbame tik su patikimais žmonėmis, tačiau visada gali būti nenumatytų situacijų. Verta apdrausti krovinią. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu turi būti saugus. Uždarykite patalpas, kol vyksta krova, arba paskirkite atsakingą asmenį, kuris prižiūrėtų procesą. Neleiskite vairuotojams blusdinti po biurą be priežiūros.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nebūtina, tačiau jei jie dirba iki vėla vakare, arbūzos arba kavos puodelis labai pagerina nuotaiką. Vairuotojas, kuriam malonu, dirba greičiau ir atidesniau. Tai nedidelė investicija į gerą nuotaiką.

Kas, jei sugenda mašina?

Tada turiame techninę pagalbą. Bet dažniausiai problemų būna ne su mašina, o su prieiga prie objekto. Vokietijoje griežti taisyklės – sunkvežimis negali stovėt ant aikštelės, jei nėra leidimo. Pasirūpinkite vietos (Stellplatz) rezervacija iš anksto.

Buitinės smulkmenos ir organizacija

Ar reikia pirkti dėžes?

Taip, nenaudokite senų, supuvusių dešrių dėžių. Pirkite naujas, stiprias. Tai nėra didelė išlaida lyginant su kompiuterių kaina. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu prasideda nuo kokybiško pakavimo.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvot lipdukus arba numeruokite. "Vadyba", "Apskaita", "Virtuvė". Vėliau atsisėdus į naują biurą, bus kur kas lengviau surasti reikiamus dalykus. Be to, vairuotojai žinos, kur dėti dėžes naujame objekte, kad nereikėtų pernešti tris kartus.

Ką daryti su augalais?

Palikite juos Vokietijoje arba duokite darbuotojams. Augalų pervežimas per sieną – tai galvos skausmas su fitosanitarija, o žiemą jie tiesiog užšals krove. Nėra verta taip rimtai rungtyniauti dėl fikutų.

Ar reikia valyti biurą po išsikraustymo?

Paprastai sutartyje nurodoma "būklė, kokia buvo". Jei norite palikti tvarkingą vietą, tai Jūsų reikalas. Bet dažnai Vokietijos nuomotojai reikalauja švara grąžinti patalpas. Susitarkite dėl valymo paslaugų iš anksto, kad nebereiktų skubėti paskutinę dieną.

Ar galima atvežti daiktus į sandėlį tiesiogiai?

Taip, jei biuras dar nebaigtas. Tai iš tikrųjų labai patogu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu gali būti padarytas taip: vairuotojas iškrauna sandėlyje, o Jūsų komanda po truputi perveža į biurą, kai jau paruošta.

Kas daryti su raktų perdavimu?

Labai svarbu. Susitarkite, kas duoda raktus vairuotojui Vokietijoje ir kas juos gauna Lietuvoje. Niekada nesiųskite raktų paštu arba palikite po kilimu. Buvo atvejų, kai dėl to tekdavo skambinti gintarines.

Ar reikia susirūpinti parkavimu Lietuvoje?

Žinoma, sunkvežimis negali sustoti tiesiog po namais, jei ten yra ženklas "Įvažiavimas draudžiamas". Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu baigiasi toje vietoje, kur sunkvežimis gali saugiai ir legaliai pastoti. Gaukite leidimą iš savivaldybės arba susitarkite su apsauga.

Kaip elgtis su buitinė technika (kavos aparatai)?

Išleiskite vandenį! Kavos aparatai turi būti išpilti ir išdžiovinti, kitaip pervežant jie gali sukepti vandens ir viską aplieti. Aš kartą mačiau, kaip buvo sugadintas brangus aparatas tiesiog dėl to, kas neliko indeliuose.

Ką daryti, jei trūksta dėžių paskutinę minutę?

Nepanikuokite. Vokietijoje yra daug parduotuvių, kur galima nupirkti, tačiau tai brangu. Geriau pasakykite mums iš anksto, kad reikia daugiau medžiagų. Mes turime savus tiekėjus ir pigiau užsakysime.

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Privalomai. Be to, darykite dvis kopijas – viena vairuotojui, antro pasilikite sau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu be sąrašo yra lošimas. Jei dingsta dėžė, be sąrašo neįrodysite, kad ji buvo pakrauta.

Kas daryti su smulkiomis detalėmis (sraigtai, laidai)?

Surinkite juos į maišelius arba mažas dėžutes ir užklijuokite prie to daikto, kuriam priklauso. Niekas nenori ieškoti lazdelės monitoriaus stovui tarp šimto dėžių.

Kaip susitarti dėl laiko?

Sakykite tikrą laiką. Jei sakote "ateisime 8:00", o iš tiesų žinote, kad vairuotojas gali pavėluoti valanda, nusakykite "9:00". Geriau vairuotojas lauks Jūsų, nei Jūs jo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu priklauso ir nuo Jūsų sąžiningumo.

Ar verta rūpintis draudimu?

Žinoma, (bent jau privalomas yra). Bet verta ir papildomai apdrausti brangius daiktus. Niekas nėra apsaugotas nuo visiško nenumatymo, pavyzdžiui, kritančio medžio arba ugnies. Geriau būti saugus.

Trumpai tariant, viskas priklauso nuo planavimo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliu darbo sutrikimu įmanomas, jei nedarysite spėjimų ir pasiklausysite patirties.