Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais: vadovas iš vidaus

Dirbu logistikoje jau virš dvidešimties metų, tai mačiau nemažai. Pradedant nuo tų laikų, kai reikėjo laukti savaitelių prie sienos, baigiant šiodieniniais „just in time“ sprendimais. Jums svarbus rezultatas – įmonė turi dirbti toliau. Žinoma, jūs norite, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais įvyktų be jokios galvos skausmo, bet realybėje visada pasitaiko smulkmenų. Vokietija arti, tai atrodo paprasta, ten tiesiog važiuoji per magistralę, tačiau biuro inventorius, IT sistemos ir žmonių nuotaikos tai sudėtingesnis darinys nei paprastas sofos pervežimas. Turiu pasakyti, dažnai viskas klysta tame, kad klientai per daug tikisi idealumo, o kelią veda tiesioginiai veiksmai.

Ką reikia žinoti apie Biuro perkraustymą iš Vokietijos (planavimas ir pasiruošimas)

Kaip tinkamai susitvarkyti laiką, kad nediaugtų prastovos?

Čia viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo jūsų, arba nuo to asmens, kuris atsakingas už procesą kompanijoje. Žiūrėkite, jei norite biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais organizuoti sėkmingai, negalite laukti paskutinės dienos. Dažnai įmonės man taip sako: „Mes išsikraustysime penktadienį po pietų“ – ir tai būna didžiausia klaida. Geriau derėkitės krovininio transporto grafiką bent savaitę prieš, o dar geriau – dvi. Ypač jei reikia specialios technikos keltiems arba įrenginiams.

Ar verta rūpintis dėžėmis vieniems, ar geriau pirkti pas pervežėją?

Pinigai visada svarbu, tačiau čia nereikėtų gailėtis. Vokiitijoje (taip, Vokietijoje) pakuojimo medžiagos kainuoja, tiesą sakant, gan nemažai. Jei pasirūpinsite patys, gausite pigiau, bet ar tikrai? Prisimenu vieną atveji Miunchene, klientas savo surinko dėžes iš parduotuvės po kiaušiniais, jos tiesiog suiro kelyje. Profesionalios pervežimo firmos dėžės yra stipresnės, su specialiais dangčiais, ir be jų labai sunku garantuoti, kad jūsų dokumentai išliks saūsūs.

Ar reikia numeruoti kiekvieną daiktą ar dėžę?

Absoliučiai taip. Tai nėra „priklausymo ligos“, tai būtinybė. Kai atvykstate į naujas patalpas, jūs ne norite ieškoti tobulų knygų tarp vadybininko dėžių. Buvo tokia situacija, kai viena firma taip nesėkmingai suskubo, jog vėliau mums su vairuotojais teko pusę dienos tiesiog padėti rasti vieną svarbų serverį. Užrašykite ant dėžės: „Vadyba“, „Buhalterija“, „Archyvas“ – tai padės išvengti chaoso. Be šio žingsnio bet koks biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais tampa tiesiog lošimu.

Ką daryti su tais dokumentais, kurių negalima parodyti?

Dokumentų saugumas yra kritiškas, ypač jei tai buhalteriniai ar su sutartimis susiję popieriai. Geriausia juos supakuoti į uždaras, neužšlankomas dėžes. Aš dažnai patariu klientams pasitraukti svarbiausius dokumentus su savimi (osobiniu automobiliu), jei įmanoma. Taip jūs nežaisite loteriją – jei dėžė pradingtų kelyje arba slygtų sunkvežimio gare, jūs turite privalomus dokumentus rankose, o ne laukiate kompensacijų iš draudimo.

Ar reikia pažymėti dėžes, kurios turi eiti pirmiausia?

Be abejo. Žymekite juos raudona spalva arba užrašykite „ATIDARYTI PIRMA“ (KITAS ERST). Tai leidžia vairuotojams ir krovėjams pakrauti krovininį transportą taip, kad iškrovimo metu viskas būtų tiesiog po ranka. Vargu ar norite laukti, kol iškraus visus biuro stalus, kad tik gautumėsi prie kompiuterių ir interneto šakotuvės. Šitaip jūs minimizuoate tą laiką, kai darbuotojai tiesiog tyliai stovi ir nieko nedaro.

Kaip susidoroti su jautriomis techninėmis detalėmis?

IT įranga neleidžia sau „užmigti“ tose pačiose pozicijose kaip ir kėdės. Prieš išvežant reikia išjungti viską tinkamai, pasikasti kabelius (žymekitės juos, prašau!), o tada uždaryti į minkštą putą. Kartais matau, kaip įmonės tiesiog ištraukia kiaurąs šakotuvus ir nevažiuoja. Tai vėliau baigiasi ta, kad IT specialistas turi diena dirbti suvynioti spinus vietoj to, kad diegtų programas.

Maršrutai ir logistika: kaip biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta tiesioginiame kelyje

Koks automobilis tinkamas mažam biurui?

Nedidelėms įmonėms, esančioms pavyzdžiui, Berlyne ar miestelyje prie Hamburgo, dažniausiai užtenka 3,5 tonų krovininio mikroautobuso („budės“). Jo privalumas tas, kad jis gali važiuoti bet kur, tarp miesto namų, nereikalauja specialių leidimų. Tačiau, jei turite daug baldų ar sandėliuką, reikės didesnės mašinos, 7.5 ar net 12 tonų, kurios eina tik pagrindiniais keliais. Čia reikia apgalvoti prieigą prie jūsų biuro Vokietijoje – jei ten siauros gatvės, didelė mašina tiesiog neprilės.

Ar galima susiplanuoti iškrovą tą pačią dieną?

Taip, tai yra mūsų tikslas, kai kalbame apie biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais. Jei atstumas nėra milžiniškas (pavyzdžiui, Frankfurtas į Kauną), vairuotojas gali išvykti ankstyvą rytą ir atvykti vakare. Tačiau privalu žinoti, kad vairuotojai turi poilsio laiko reikalavimus. Jis negali važiuoti 10 valandų be perstojo. Taigi, jei biuras yra pietinėje Vokietijoje, o statote šiaurės Lietuvoje, gali tekti planuoti nakvynę kelyje, ką pridės prie pristatymo laiko.

Kas daryti, jei Vokietijoje trūksta parkavimo vietos?

Ten tai tikrai problema, ypač miestuose. Prieš išvykdami privalote susitarti su savivaldybe dėl laikino parkavimo leidimo (Unterstellfläche). Be to, gatvėje reikia statyti įspėjamuosius ženklus su užrašu „Einbahnstraße“ arba panašiais (tai vienpusio eismo gatvės ženklas, bet čia kalbu apie tą, kad reikia įspėti). Jei užsimiršite ir automobilį nuveš „schlepper“ (specialioji technika), tai ne tik laiko nuostolis, bet ir papildomi rūpesčiai bei pinigai, kurių tikrai nenorite išleisti.

Ar saugu keliauti pro Lenkiją ar reikia rinktis kitą kelią?

Dauguma maršrutų iš Vokietijos į Lietuvą eina per Lenkiją. Keliais ten, tiesą sakant, pagerėjo, labai pagerėjo, tačiau vis tiek yra vietų, kur nerekomenduočiau važiuoti naktį su brangiu kroviniu. Aš asmeniškai visada patariu vairuotojams stengtis tiksliai tiksliai laikytis maršruto ir nebandyti trumpintelių per kaimus, jei jie pažįsta kelią tik iš „Google Maps“. Geriau papildomai valanda kelyje nei diena griuvusiame automobilyje.

Kaip oro sąlygos veikia biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Žiemos metu, ypač sausio-vasario mėnesiais, gali būti problemų. Vokietijoje dažnai pasitaiko sniego, o Lenkijoje – ledas. Tada vairuotojas važiuoja lėčiau. Negalėsite nuo jo reikalauti stebuklingo greičio. Jei orai blogi, biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais gali tapti šiek tiek ilgesnis procesas, nei planavote. Planuokite 20-30% rezervo laiko. Tai yra tas atvejis, kai geriau būti vėluojančiam, nei skubančiam per sniego gūbrius.

Ar galima sekti mašinos vietą realiu laiku?

Dabar beveik visos įmonės turi GPS sekimo sistemas. Galite matyti, kur yra mašina, bet nepamirškite – vairuotojui negalima skambinti kiekvieną valandą. Jis turi vairuoti. Jei matote, kad mašina stovi vietoje pietų metu, matyt, jis pailsi. Nedarykite panikos, jei koordinatės nejudėjo 30 minutes – gali būti spūstės arba techninis sustojimas.

Darbuotojai ir dokumentacija, kai reikalingas biuro perkraustymas iš Vokietijos

Ar mums reikalingi Vokietijos darbuotojai įkrovimui?

Tai labai padeda. Vokiškas personalas (die Deutschen) dažnai yra labai tikslus ir mandagus, bet turi savo standartus. Jei jūsų darbuotojai gali padėti surinkti dėžes, tai greičiau. Tačiau jei pageidaujate pilno aptarnavimo „Turnkey“ (įskeičio režimu), mes organizuojame savo krovėjus tiek iš Vokietijos, tiek iš Lietuvos, kad važiuotų su mašina. Svarbiausia – jie turi kalbėti bent angliškai arba vokiškai, kad nesikiltų nesusipratimų, kas į krauti.

Ar reikia bet kokių dokumentų dėl krovinio vertės?

Taip, nors ES viduje nebereikia muitinės deklaracijų, bet vis tiek reikia CMR konosmens ir inventoriaus sąrašo su apytikslė verte. Draudimas negali veikti be šiol (tokia... tai be jų negali). Jei krosnis bus dingęs arba sugadintas, draudimo kompanija klaus: „Koks tas stalas vertas?“ Jei sąraše parašysite „0 Eur“, nieko negausite. Tad būkite sąžiningi su verte.

Kas nutinka su baldais, kurie netelpa į mašiną?

Pasitaiko, kad klientas paskaičiuoja blogai, arba atsiranda daugiau daiktų negu buvo planuota. Tokiu atveju turiime dvi galimybes: arba palikti tai kitam reisui (kas brangu), arba suorganizuoti priekabą (trailer). Bet priekaba mieste sudėtingesnė. Geriau iš anksto pasakyti, kad turite „vieną papildomą spintelę prieškambario“.

Ar mums reikia atlikti kokių nors formalumų Lietuvoje?

Jei krovinys yra perkėlimas vienos įmonės filialo ar visapusiškas perkėlimas, tai dažniausiai nereikia PVM mokėjimo procedūrų, jei tai ne prekybė. Tačiau visada geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu. Aš negaliu duoti mums (tai yra jums) teisinių patarimų, aš tik žinau, ką vairuotojams reikia pasiimti iš sandėlio vadovo.

Kaip susitarti dėl raktų perdavimo Vokietijoje?

Tai visada tas kebliausias momentas. Vokietijos pusės atstovas turi laukti vairuotojo, kas gali trukdyti jų darbui. Geriausia, jei galite atiduoti raktus saugumo dėžutėje (codeschloss) arba palikti su recepčioniste, jei to leidžia įmonės saugumas. Nenorime, kad vairuotojas lauktų valandą aikštelėje be užduočių.

Ar reikia iš anksto parodyti, kur stovės naujasis biuras?

Taip, jei tik įmanoma. Nusiųskite nuotraukas arba Google Street View nuorodą. Vairuotojams būna kur kas lengviau suprasti, kur gali sustoti 7,5 tonų sunkvežimis, ar ten yra „Ladezone“ (krovimo zona). Jei jie atvyks į tašką ir supras, kad ten sustoti negalima, prarasite daug laiko ieškodami vietos.

Problemos ir nesklandumai realiame biuro perkraustyme iš Vokietijos

Kas daryti, jei sugeda automobilis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Aš mačiau, kaip išpuolė padanga ties Varšuva. Tada mes skubiai ieškome pagalbos („Pannenhilfe“). Jei tai biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais, turime turėti planą B – pavyzdžiui, kitą vairuotoją, kuris galėtų pristatyti kritiškus daiktus. Įmonės, kurios sako, kad joms niekada nekas nenutinka, meluoja.

Ar pasitaiko, kad dėžės prarandamos?

Retai, bet pasitaiko. Žodis „dingęs“ yra baisus, tačiau gali būti, kad dėžė tiesiog nukrito į kitą mašiną sanitarinėje zonoje, arba buvo palikta paskutinioje „Budės“. Todėl svarbu skaičiuoti dėžes įsikraunant ir iškraunant. Jei trūksta vienos, nedelekite paniškai – pirmiausia sužinokite, ar ji tikrai buvo įkrauta.

Kaip elgtis, jei klientas Vokietijoje nėra patenkintas krovimu?

Vokiečiai gali būti labai reikalaujantys. Jei jie sako, kad tai nėra „Sauber“ (švaru) arba netvarkingai, privalome klausyti. Kartais mūsų vairuotojai, nuovargęs po keliasdešimties valandų, gali pastatyti dėžę ne ta linkme. Tokiu atveju tiesiog prašome pakartoti arba pataisyti, nerašant įstačius skundų iš karto. Komunikacija čia raktas.

Ar būna, kad biuro darbuotojai trukdo krovejams?

O taip! Dažnai darbuotojai bando padėti, bet iš tikrųjų trukdo. Jie kalbina vairuotojus, klausinėja, kada baigs, arba bando nešti dėžes ne per tam tikrą maršrutą. Jei norite greičio, pažadėkite savo žmonėms, kad geriau jie nusirašo k kavos („zum Kaffee gehen“) kol mes dirbame.

Kas nutinka su atliekomis (pakuotėmis) po iškrovimo?

Tai reali problema. Jei įmonė nenaudoja pakuojamos medžiagos, kurią grąžiname (rent boxes), tuomet susidaro kalnas iš popieriaus. Turite susitarti dėl šiukšlių ivežimo iš anksto. Negalima tiesiog palikti viso to naujame biuro kambaryje, tai sudaro labai blogą įspūdį.

Ar kada nors buvote situacijos, kai teko atidėlioti išvykimą?

Taip, vieną kartą, kai buvo blogai uždarytos durys sandėlyje Frankfurte, pasirodė, kad trūksta raktų. Teko laukti meistro („Schlosser“). Dėl to mes vėlavome 4 valandas. Tokiems dalykams reikalingi pinigai ir kantrybė. Nėra tobulų reisų.

Ar verta drausti krovinius pervežant įmonės turtą iš Vokietijos?

Be abejo. Net jei keliauja trumpai. Vairuotojas gali užmigti (kas neleidžiama), gali būti avarija, gali pavogti, kai mašina stovi prie nakvynios vietos. Draudimas kainuoja gerokai mažiau nei naujų biuro baldų pirkimas (jau nekalbant apie duomenų praradimą). Neskubėkite economy šioje vietoje.

Pasiruošimas naujam biurui Lietuvoje po biuro perkraustymo iš Vokietijos

Ar reikia jau turėti paruoštus layout planus?

Būtina. Vairuotojai nėra interjerų dizaineriai. Jei atvyksta ir jūs dar nežinote kur stovės direktoriaus stalas, tai pradedasi chaosas. Žymėkite grindžiais lipdukais, kur turėtų stovėti spintelės. Tai sutaupo laiką tiek jums, tiek mums.

Kaip organizuojamas IT įrangos prijungimas vietoje?

Gerai, kad klausiate. Patyrusios įmonės dažnai gali suderinti, kad IT specialistai lauktų iš karto po to, kai dėžės su technika atkeliauja. Taip jūs išvengiate to, kad serveriai būna padėti ant grindžių ir laukia dieną, kol specialistas apsilanko. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais reikalauja tokio sinchronizavimo.

Ar galima užsisakyti dėžių išpakavimą?

Taip, mes siūlome šią paslaugą. Viskas atkeliauja, mes iškrauname, o tai mūsų komanda išpakoja dėžes tiesiai ant stalų arba lentynų. Naudinga tiems, kas nenori pamatyti savo darbuotojų prikabintų prie dėžių pirmądienį ryte. Tai padeda greičiau sugrįžti į darbo ritmą.

Kas darbo laikas, kai atvykstą vakare ar naktį?

Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais numatomas įvykti vėlai, įsitikinkite, ar turite prieigą prie pastato naktį. Daugelis biurų centų Lietuvoje uždaromos 18:00 val. Aš beveik vienu metu išsigandau, kad klientams reikėjo skambinti apsauginiams, kad tik atidarytų vartus 22 valandą. Planuokite šiuos dalykus iš anksto.

Kaip patikrinti, kad viskas atvyko sveika?

Kai vairuotojas baigs iškrovą, turite pasirašyti CMR ir grožio sąrašą. Gerai paskirkite vieną žmogų, kuris tikrai detaliai peržiūrės, ar nėra įbrėžimų ant taisytų baldų. Jei pastebite pažeidimą, užrašykite tai į dokumentą kelyje. Nedarykite to vėliau, draudikas neprieks.

Ar galima apmokėti paslaugas iš Vokietijos sąskaitos?

Taip, dažnai Vokietijos filialai moka sąskaitas pagal vietinę („lokal“) sąskaitą, kad nebūtų PVM niuansų tarp šalių. Susitarkite dėl mokėjimo sąlygų iš karto, kad paskutine sekunde neiškiltų ginčas dėl to, kada pinigai turėtų ateiti.

Ar pervežėjas ima senus baldus į šiukšliadėžę?

Jei nurodėte tai sąraše, taip. Vokietijoje šioms paslaugoms yra griežti taisyklės (Altlaster), o Lietuvoje taip pat reikia vežti į licensed junkyard. Mums tai nėra problema, tiesiog apie tai nepamirškime pasakyti.

Galiausiai, viskas sumokėta, kiekis paimtas ir vairuotojas važiuoja link Lietuvos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su minimaliais prastovais visų pirma priklauso nuo to, kokie ramūs būsite jūs. Jei viską suplanavote pusę metų iš anksto – puiku, jei po savaitės – bus šiek tiek daugiau streso, bet išsiveržiame. Svarbiausia nebylumą paversti privalumu ir pasirūpinti, kad kompiuteriai veiktų rytoj. Sėkmės verslui ir tiek kelyje.