Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais: Kodėl visada kažką trūksta?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – idealus biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais yra mitas. Viskas visada suka aplinkui, ypač kai kalbame apie techniką, dokumentus ir tuos vokiškus standartus, kurie kartais tiesiog įkyrėja. Vokiečiai viską planuoja iki minučių, o mums tenka lankstytis, kai kažkas neina pagal planą. Dažnai klientai klausia, kodėl taip brangu ir kodėl tiek laiko, bet atsakymas paprastas – tai ne tik baldų vežimas, tai nervų valdymas. Štai kas tikruoju atveju vyksta tokiuose projektuose, kai bandomas sujungti lietuvišką „išeis kažkaip“ ir vokišką „ordnung“.

Pasiruošimas Vokietijoje ir dėžių chaosas

Ar tikrai reikia vokiškai kalbančio koordinatoriaus vietoje?

Beveik visada, ypač jei perkraustote didesnį biurą, pavyzdžiui, iš Miuncheno ar Frankfurto. Vokiečiai mėgsta aiškumą, ir jei vairuotojas arba įkrovėjas nekalba jų kalbos, iš karto kyla įtampa. Esu matęs situacijų, kai vokiškai nekalbantis vadybininkas bandė aiškinti apie liftų rezervaciją, ir vietinis facility manager tiesiog uždarydavo duris. Taigi, koordinatorius padeda išvengti tų smulkių nepykčių, kurios vėliau brangiai kainuoja laike. Nors ir atrodo, kad galima susitarti angliškai, bet vietiniai darbuotojai jaučiasi kur kas saugiau kalbedami gimtąja kalba.

Kiek laiko reikia skirti dėžių pakavimui?

Visada ilgiau, nei manote. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais prasideda būtent nuo pakavimo, kurį klientai visada atidėlioja paskutinei dienai. Paprastai rekomenduoju pradėti bent savaitę iki išvykimo, bet dažnai gaunu skambutį penktadienį, kad reikia vežti jį sekmadienį. Tada tenka dirbti naktimis. Turite suprasti, kad dėžės turi būti pažymėtos, o ne tiesiog mėtos į kamuolys. Vieną kartą teko vežti dėžę su „svarbiais dokumentais“, kurią vadybininkas užsimetė paskutinę sekundę be etiketės, ir mes ją beveik palikome sandėliulyje Berlyne.

Kas daryti su serveriais ir jautria technika?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais dažnai susiduria su technikos išjungimo problema. Vokiečiai labai griežtai laikosi duomenų apsaugos taisyklių (GDPR), todėl negalite tik taip paimti ir išnešti serverių be patvirtinimo. Reikia iš anksto susitarti dėl išjungimo ir vėl įjungimo procedūros. Geriausia, jei technikos specialistas lydi tą techniką iki pat Lietuvos. Esu matęs, kai vienas įmonės vadovas bandė išnešti sunkų serverį su lipdukais „„Do not turn off““, ir, žinoma, viskas nulūžo paleidimo metu.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar nuomotis?

Jei tai vienkartinis dalykas, geriau nuomotis. Pirkimas brangu ir vėliau tenka galvoti, kur dėti šiukšles. Vokiškos dėžės kokybiškos, bet jos uždirba daugiau. Esu matęs, kaip klientai sutaupydami renkasi naudojamas mažmeninės prekybos dėžes, kurios suyra po pusės valandos. Tada biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais tampa košmaru, nes reikia nešti viską rankomis. Nupirkta arba nuomota tvirta dėžė sutaupo nugarą vairuotojams ir apsaugo kompiuterius nuo smūgių.

Kas su baldais, kurie nesinaudoja?

Juos reikia išardyti. Vokiečiai dažnai palika senus stalus ir spintas, kai išsikrausto. Jei planuojate juos vežti, reikia turėti įrankių komplektą, kuris atitinka vokiškus standartus (pavyzdžiui, tam tikri varžtai gali būti skirtingi). Kartais tenka statyti spintą vėl, nes ji neina per duris. Pamenau vieną atveju Hamburge, kai teko išardyti didžiulę direktoriaus stalą langą pro langą, nes lifte nebuvo vietos. Tai vienas iš tų „mažų trikdžių“, kurie prailgina darbą valandomis.

Kainos, kontraktai ir vokiškas tikslumas

Kodėl kainos gali pasikeisti paskutinę minute?

Nes dažnai klientai nurodo neteisingą tūrį arba svorį. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais tampa brangiu tada, kai pasirodo, kad vietoj 10 kubinių turite 20. Vokietijoje taip pat yra griežtos taisyklės dėl sunkiųjų krovinių leidimų miestuose. Jei reikia specialių leidimų arba apsaugos eismo, tai kainuoja. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek tai kainuos, kol nepamatysiu, ką reikia krauti. Taigi, preliminari kaina yra tik preliminari.

Ar galima apmokėti tik atvykus?

Ne, neleidžia. Mums reikia uždegti degalus, sumokėti vairuotojams avansą ir užtikrinti, kad krovinys bus išvežtas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais reikalauja pasitikėjimo, bet versle pinigai kalba. Paprastai prašome 30-50 proc. avanso. Vieną kartą gavome patikimo įmonės pažadą, kad viską sumokės atvykus, o kai vairuotojas atvyko į Štutgartą, pasirodė, kad „buvo užmiršta“ pervesti lėšas. Vairuotojas teko stovėti parą.

Kas yra „Einbaulager“ ir kodėl tai brangu?

Tai vokiškas dalykas – sandėlis, į kurį galite padėti daiktus prieš išsikraustant iš biuro. Jis brangus, nes ten reikia specialaus įrengimo. Jei jūsų biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais užtrunka, ir reikia kur laikinai padėti baldus, tai gali sukelti didelių išlaidų. Geriau suderinti laikus taip, kad krovinys būtų paruoštas tiesiogiai įvežimui į mašiną. Nenaudokite tų sandėlių, jei nebūna būtina.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeina pagal nutarė (CMR), bet jis labai mažas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais turi būti apdraustas pilnai, ypač jei vežiate brangią techniką. Pridėtinės rizikos draudimas kainuoja papildomai, bet verta. Negalite tikėtis, kad jei vairuotojas užkabins signalizacijos stulpą, viską padengs standartinis draudimas. Vieną kartą klientas atsisakė papildomo draudimo, kadangi „mes tik važiuojam per magistralę“, ir žinoma, buvo nulaužtas veidrodis.

Kaip mokėjimas vyksta – EUR ar GBP?

Nesąmoningas klausimas, bet buvo. Vokiškai kalbant, viskas vyksta EUR. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais nėra susijęs su Didžiąja Britanija, nebent ten vežate toliau. Mokėjimas bankiniu pavedimu yra saugiausias. Grynaisiais pinigais vairuotojams neleidžiame imti didelių sumų dėl saugumo. Vokiški bankai taip pat gali būti lėti, todėl pavedimą geriau padaryti iš anksto, kad pinigai nešoktų kelias dienas.

Kelionė, vairuotojai ir kelių nuostoliai

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Berlyno?

Priklauso nuo eismo. Teoriškai 10-12 valandų, tačiau praktiškai Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais gali užtrukti ilgiau dėl remonto darbų. A1 kelias dažnai stovi, ypač prie Hanoverio. Be to, vairuotojai turi poilsio laiko, kurio negalima pažeisti. Jei reikalaujate, kad jis atvyktų per 8 valandas, tai nelegalu ir brangu. Geriau susiderinti dėl atvykimo iš anksto.

Kas jei vairuotojas nemoka lietuviškai?

Tai dažna situacija. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai arba angliškai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais nebeleidžia dirbti tiems, kas nemoka bent angliškai, nes dokumentai vokiški. Tačiau su lietuviškų vietų vadovais jis susitars rankų judesiais arba telefonu pasiskambins man. Svarbiausia, kad jis suprastų, kur krauti ir kur iškrauti. Kartais neturėjome bendros kalbos su uoste dirbančiais darbuotojais, bet viską išsprendėme per planą.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Gali, jei tai sutarta. Standartinėse kainose dažnai yra tik „vairuotojo paslaugos“, t.y. jis stovi prie konvejerio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais nėra tas atvejis, kai vairuotojas turi nešti dėžes į trečią aukštą be lifto. Tam reikalingi additional (papildomi) krovėjai. Vieną kartą teko išsiųsti vairuotojui pagalbą, nes klientas manė, kad vairuotojas – ir krovėjas, ir sandėlininkas, ir montuotojas viename asmenyje.

Kas daryti, jei pasidaro techninė bėda?

Mes turime techninę pagalbą 24/7. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais gali sustoti dėl padangos plyšimo arba variklio gedimo. Tuomet mes siunčiame pagalbą iš artimiausios miestelio. Vokiškose autobaunose greitai atvyksta gelbėjimo tarnybos, bet tai kainuoja. Kiekviena minutė stabdymas gali būti brangu, jei jums reikalingi daiktai rytoj. Būna nervuota, bet mes sugebame.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Taip, jei mašina yra su GPS trackeriu. Dabar beveik visos mašinos turi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais tampa šiek tiek mažiau stresingu, kai žinai, kur yra tavo turtas. Nors kartais GPS „užstringa“ tunelyje arba praranda signalą tarp miškų, bet apskritai tai veikia. Galiu atsiųsti nuorodą, kurioi matysi, kiek mašina dar važiuoja.

Kokia mašina reikalinga – 3,5t ar 7,5t?

Priklauso nuo biuro dydžio. Maži biurai išsiverčia su 3,5t, bet tada reikia vairuotojo pažymėjimo (kai kuriais atvejais) ir yra ribojamas svoris. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais dažniau reikalauja 7,5t arba didesnės mašinos su liftu. 3,5t mašina negali turėti didelio lifto, todėl krauti bus sunkiau. Geriau, jei aš apsižiūrėčiau, kas tiksliai turi būti vežama, ir paskirčiau tinkamą kėbulą.

Dokumentai, muitinė ir vokiškas bürokratas

Ar reikia deklaruoti muitinėje?

Nereikia, jei tai tarpšakinė prekyba vidaus rinkoje ir turite PVM mokėtojo numerius. Tačiau Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais gali būti įdomus, jei vežate asmeninį daiktą be sąskaitų. Muitinė gali sustabdyti ir klausti, iš kur tai gavote. Geriausia turėti sąskaitas-faktūras už visus brangius daiktus (kompiuterius, serverius). Vieną kartą klientas bandė vežti asmeninį motociklą biuro krovininiame kelyje ir tai sukėlė didžiulius nepykančius.

Kas daryti su šiukšlėmis Vokietijoje?

Vokiečiai labai griežtai tvarko atliekas. Negalima tiesiog užmesti biuro šiukšlių į pirmą konteinerį. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais reiškia, kad turime susitarti dėl šiukšlių išvežimo. Kartais tai kainuoja brangiau nei patys baldai. Yra specialios „Gewerbeabfall“ (komercinės atliekos) kortelės. Jei jų neturite, gauti baudą. Žinau, vienas klientas padėjo senas spintas prie konteinerio, o kaimynas nufotografavo ir pranešė policijai.

Ar reikia EX-1 dokumento?

Jei vežate naujus daiktus, kurie yra apmokestinti (PVM), tai gali prireikti, bet dažniausiai biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais vyksta be to, nes tai naudojamas turtas. Reikia tik sąskaitų ir perdavimo aktų. Aš visada patariu pasidaryti „Intrastat“ deklaraciją, jei vertė viršija tam tikrą ribą, nors ir dažnai tai užmirštama. Vokiška buhalterija to reikalauja.

Kas daryti, jei prarandame dėžę su dokumentais?

Tai blogiausias scenarijus. Tuomet reikia skambinti į draudimą ir rašyti pranešimą policijai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais visada turi riziką prarasti kažką smulkaus. Todėl svarbiausi dokumentai turi keliauti su vadovu automobilyje, o ne krovininiame kelyje. Esu matęs, kaip dingsta dėžė su pirmadienio sutartimis, ir tai sukelia paniką.

Ar galima vežti alkoholį iš biuro vakarėlio?

Gali, bet ne be mokesčių. Jei tai biuro turtas (pavyzdžiui, restorano atsargos), tai kita. Bet jei tai asmeninės kolektyvo atsargos, tai gali būti pažeidimas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais nėra alkoholio kontrabanda. Geriau tuos butelius išgerti arba padovanoti vokiečiams, o ne vežti per sieną, jei jų per daug. Muitinė mėgsta tikrinti, ar tai ne prekybinis kiekis.

Kaip sudaryti perdavimo aktą?

Jis turi būti dvikalbis (lietuvių-vokiečių) arba anglų kalba. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais baigiasi tada, kai abiejų pusių atstovai pasirašo, kad viskas gera. Svarbu užfiksuuoti būklę prieš ir po. Vieną kartą vokiečiai atsisakė pasirašyti, kol nepataisėm įbrėžimų ant lentynos. Teko padaryti nuotraukas ir pridėti prie aktą.

Nesklandumai, problemos ir realus gyvenimas

Kas jei liftas Vokietijoje neveikia?

Tuomet mes įkeliame kėbulą su liftu arba nešime rankomis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais dažnai susiduria su senais pastatais, kur lifto anga per maža. Esu matęs, kaip teko išmontuoti lifto duris, kad pralystume sofą. Tai brangu ir ilgai trunka. Jei žinote apie tokias problemas, praneškite iš anksto, ne tada, kai mašina jau stovi kieme.

Ar klientas gali važiuoti su vairuotoju?

Techniškai taip, jei yra vietos (sėdynės). Tačiau draudžiama sėdėti ant krovinio. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais gali būti malonesnis, jei vadovas važiuoja su vairuotoju ir gali rodyti kelią. Bet dažniau klientai nori skristi lėktuvu. Vieną kartą teko vežti šunį, kuris nepaliko savo šeimininko, tai šis turėjo važiuoti su mumis visą kelią.

Kas daro, jei liūtų?

Krauname. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais ne sustoja dėl lietaus, nebent tai yra sniegas ir ledas. Tada reikia grandinių. Vokietijoje oras gali pasikeisti labai greitai, kalnuose. Turi būti pasiruošę. Dėžės turi būti padengtos plastiku, nors ir tada gali įlįsti vanduo, jei stovi lauke. Geriau, jei krovinys yra tentinėje mašinoje, o ne atviroje plokščiadugnėje.

Kaip elgtis su nepykančiais kaimynais?

Vokiečai mėgsta skųstis dėl triukšmo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais sukelia triukšmą. Jei planuojate darbą ankstyvą rytą arba vėlavą, praneškite kaimynams arba gaukite leidimą. Pamenau vieną atveji, kai policija atvyko, nes kaimynas skundėsi, kad perkeliant spintą buvo per garsu. Teko rodyti dokumentus.

Ar įmanoma viską susidėti į vieną dieną?

Retkais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais dažniausiai trunka 2-3 dienas (įkrova, kelionė, iškrova). Jei spėjate per vieną, tai tikriausiai kažką praleidžiate arba per daug verčiate vairuotojus. Geriau skirti laiko rezervą. Vieną kartą spėjome tik todėl, kad klientas pats padėjo ranką ir nešė dėžes kartu su mumis.

Kas daryti, jei sugenda kompiuteris atvykus?

Jis buvo sugęsęs prieš tai? Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais neatsakinga už techniką, kuri nebuvo išjungta teisingai. Tačiau jei matome, kad dėžė buvo drėgna arba daužyta, tai draudimas. Svarbu iškart patikrinti įrenginius įkrovos metu. Esu matęs, kaip klientas bandė įjungti seną serverį, kuris nebuvo įjungtas 10 metų, ir kaltino mus už gedimą.

Kodėl vokiečiai taip daug rašo protokolus?

Jei kas nors nutinka, jie turi rašyti „Schadensprotokoll“. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais be protokolų neįsivaizduojamas. Jei nulūžo kojelė, ji užrašoma. Nerašant, gausite bylą. Mums patinka šie dokumentai, nes aiškiai matome, kas nutiko. Nors kartais tai atroda per daug biurokratiška, tai apsaugo abejas puses.

Išvados

Galiausiai, Biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais nėra tiesiog perkėlimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, gero planavimo ir supratimo, kad dalykai visada neina kaip pagal vadovėlį. Nors stengiamės dirbti idealiai, vokiškas tikslumas ir lietuviškas lankstumas kartais susiduria, tačiau visada randame sprendimą. Svarbiausia – neblaškytisi ir klausti patirties turinčių ekspertų, o ne tikėti, kad „kažkaip patys įsivažiuosime“. Gerai paruoštas biuro perkraustymas iš Vokietijos su mažais trikdžiais iš tiesų gali būti net ramus procesas, jei pasitikite savo logistika.