Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga visada yra tas pavojiausias, bet įdomiausias iššūkis. Vokiečiai yra disciplinuoti, tačiau jų biurokratija ir kelių taisyklės gali sukelti pilną galvos skausmą, jei nepasiruošiate tinkamai. Per tą laiką mačiau viską – nuo padegimų iki tobulai organizuotų procesų, kai viskas vyksta taip lyg ir nevyktų. Čia ne tik apie dėžių nešiojimą, bet ir apie tai, kaip išvengti muitinės problemų ir rūsio, kai vairuotojas užstringa kažkur prie Miuncheno. Štai kaip tai tikrai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kainos ir organizaciniai chaosai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, kiek turite tos technikos. Jei tai tik du stalai ir keletas kompiuterių, tai galima susitvarkyti už kelis šimtus eurų, tačiau jei pervežiate visą IT infrastruktūrą iš Frankfurto, skaičiai svyruoja nuo 2000 iki 5000 eurų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga reikalauja specialios įrangos, o tai kainuoja. Prieš keletą metų turėjau klientą, kuris taupė ant pakavimo, ir gale mums teko mokėti už sugadintą serverį, kuris kainavo daugiau nei visas pervežimas.

Ar reikia mokėti už tuščią važiavimą, jei aš mažai daiktų turiu?

Logistiškai sunku gauti pilną kainą, jei krovinys užima tik penktadalį sunkvežimio. Vairuotojams reikia mokėti už dieną, degalai nebecpigsta, o Vokietijoje mokesčiai už keliai (Maut) yra milžiniški. Taip, dažnai tenka mokėti už tuščią važiavimą arba bent jau papildomai už grįžtamąjį reisą, bet kartais įmanoma susitarti dėl krovinio sutankinimo, t.y. paimti kažką iš kitų klientų kelyje. (Nors su biuro technika sunku tai daryti dėl konfidencialumo).

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki įrengimo?

Įprastai reikia planuoti savaitę ar dvi, ypač jei reikia gauti specialias leidimus arba rezervuoti liftą. Pats biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga gali vykti vieną dieną, jei atstumas nedidelis, pvz., iš Berlyno į Vilnių, bet dažniausiai tai trunka 2-3 dienas dėl poilsio laiko ir muitinės procedūrų. Geriau derėtis savaitėmis iš anksto, o ne skambinti paskutinę sekundę.

Ar galima atvykti savaitgalį arba naktį, kad nebeveiktų verslas?

Įmanoma, bet tai kainuos brangiau, nes Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai ir taisyklės regarding "Sonn- und Feiertagsruhe". Vairuotojams gresia didelės baudos, jei juos pagaus kraustyti sekmadienį, net jei ir privatus objektas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga reiškia, kad mes visada turiame derėtis su vokiečių pusės dėl išimčių, o tai ne visada lengva. Kartais tiesiog geriau nukelti į pirmadienio rytą.

Ką daryti su atliekomis, kurios lieka Vokietijos biure po išsikraustymo?

Tai dažna problema. Vokiečiai labai griežtai žiūri į šiukšlių rūšiavimą, ir negalima tiesiog viską mesti į vieną krūvą. Jei paliksite senus spintas ar popierius, gausite milžiniškas sąskaitas iš savininko. Mes galime padėti susitvarkyti, bet tai papildomai užmokestis. Geriau iš anksto susitarti dėl "Entrümung" (ištuštėjimo) pas vietines paslaugas.

Ar reikia mokėti už dėžes ir pakavimo medžiagas?

Taip, tai nėra įskaičiuota į valandų kainą, nebent suderėta kitaip. Mums naudojamos specialios dėžės su ratukais – jos patogios ir saugios. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga neįsivaizduojamas be kokybiškos putos plastiko, burbulių plėvelės ir stiprių juostų. Netaupykite ant to, nes dėžė gali atsiduoti kelionės metu, ypač vokiškame autostradoje greičiu.

Ar galite padėti supakuoti viską, ar tik vežate?

Mes galime daryti viską – nuo išpakuojimo popieriaus iki kompiuterių išjungimo ir vėl įjungimo naujoje vietoje. Tačiau dažniausiai klientai patys pasiduoda smulkius daiktus, o mus palieka su sunkiaisiais. Žinoma, jei norite "raktų ranką" paslaugą, tai brangiau, bet taip užtikrinama, kad niekas nenuklyps. Vienas kartą teko surinkti biurą, kuris buvo išardyta be instrukcijų – tai buvo galvos skausmas.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia kvietimo laiško ar kokių nors dokumentų vairuotojui?

Šiuo metu, kai Lietuva yra Schengen erdvėje, formalaus kvietimo nereikia, bet labai rekomenduojama turėti pasirašytą sutartį arba užsakymo patvirtinimą vokiškai arba angliškai. Muitinėje arba policijos patrulio sustabdžius gali paklausti, ką tu čia veiki ir ką veži. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga reikalauja tvarkingų dokumentų, kad neįtartų vagystės, ypač jei vežate brangią techniką.

Kaip elgtis su Muncheno ar kitų miestų "Umweltplakette" (ekologine žyme)?

Tai būtina. Be šios žymės sunkvežimis negali važiuoti į daugumą Vokietijos miestų centrų. Mes turime savo, bet jei samdote kitą pervežėją, tikrinkite, ar jis tą žymę turi. Baudos už važiavimą be jos yra solidžios, o gali būti, kad tiesiog neleis įvažiuoti prie jūsų biuro durų, o tada teks nešti daiktus per pusę miesto. (Kartais vairuotojai užmiršta pasikeisti žymę, kai keičia mašiną).

Ar reikia mokėti PVM (Mokesčius pridėtinę vertę)?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, tai dažniausiai taikoma 0% PVM tarptautinėms prekybai (Intrastat), bet reikia pateikti teisingus PVM mokėtojo numerius. Jei ne, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, kuris yra 19%. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga taip pat reiškia, kad sąskaitos turi būti tvarkingos, kad muitinė neuztikrintų problemų dėl mokesčių vengimo.

Kas daryti, jei vokiškas savininkas reikalauja depozito už galimus sugadinimus?

Tai labai dažna praktika Vokietijoje. Net jei jūsų vairuotojas yra profesionalus, savininkas gali būti paranojiškas. Geriausia yra turėti draudimą, kuris dengia nuostolius treciojoems asmenims. Kartais teka pasirašyti papildomą protokolą apie būklę prieš ir po. Nerekomenduoju daryti tų pažadų be raštiško užtikrinimo.

Ar vokiečių kalbos žinios būtinos?

Nebūtinai mums, nes mes turime vokiškai kalbančius dispečerius, bet jums, kaip klientui, gali praversti, jei reikia susitarti dėl lifto arba vietos parkavimui. Vokiečiai dažnai nekalba angliškai taip gerai, kaip manote, ypač senesni užkrovimo vietų darbuotojai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga yra smulkesnių dalykų, tokių kaip "kur šiukšlių konteineris" arba "ar galima statyti mašiną čia", derinimas.

Ką daryti su vokiškais EPAL paletėmis?

Jas negalima pasiimti! Tai dažna klaida. EPAL paletės yra grąžinamos arba už jas reikia sumokėti. Jei jūsų biuras turi prekių ant tokių paletės, jos turi likti Vokietijoje arba būti pakeistos į "juodąsias" paletes, kurios nereguliuojamos. Viena kartą teko važiuoti atgal grąžinti keturias paletes, nes vairuotojas neatsargiai įkrovė jas į sunkvežimį.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro centro?

Vokiškuose miestuose tai košmaras. Reikia iš anksto susitarti su miesto valdžia dėl laikino stovėjimo leidimo (Verkehrsbeschränkung). Be to, sunkvežimiai dažnai negali važiuoti tam tikrose gatvėse. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga apima ir tai, kad mes iš anksto išsiunčiame maršruto planą vietinei policijai, kad jums nenuimtų numerius arba neatitrauktų mašinos.

Saugumas ir technika

Kaip užtikrinti, kad serveriai nenukris per važiavimą?

Serveriai yra jautriausia dalis. Juos reikia išjungti, užfiksuoti kabelius (būtinai pažymėti, kur kas jungiasi, kitaip IT žmogus prakeiks visą pasaulį) ir supakuoti į specialias antšokines dėžes. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga čia yra kritinis – net nedidelis smūgis gali sugadinti standųjį diską. Mes naudojame specialias pripučiamas apsaugas, kurios laiko techniką fiksuotą vietose.

Ar apdraudžiate krovinį, jei kažkas atsitiks kelyje?

Taip, turime CMR draudimą, bet jo suma yra ribota (paprastai apie 10-12 EUR už kg). Jei vežate brangų serverį, verta pasidaryti papildomą draudimą. Vokietijoje keliai gali būti lygūs, bet viena duobė prie Hanoverio gali viską sugadinti. (Nepamenu tikslios vietos, bet ten viena juosta tiesiog pradeda šokti kaip lietus). Pasitikrinkite savo draudimo polisą prieš išvykdami.

Ką daryti, jei tą dieną lietus? Ar dėžės neįsigeria?

Mes naudojame specialias, storas, dengiamas dėžes, kurios atsparos drėgmei, bet jei būna ciklonas, tai sunku užtikrinti 100%. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga taip pat reiškia, kad stengiamės nekrauti, kai lyja kaip iš kibiro, arba naudojame plastikinius uždangalus. Visgi, popieriniai dokumentai turi būti pakrauti į plastikines dėžes, o ne į kartonines.

Kaip elgtis su labai sunkiais seifais ar stalais?

Tai reikalauja technikos. Nešioti seifą laiptais yra nesaugu ir nelegalu daugumoje šalių dėl darbo saugos. Mes turime specialius keltuvus su "keliamomis juostomis". Kartais reikia išlaužti langą, jei stalas netelpa į liftą – tai vadinama "gimnastika". Vieną kartą teko išardyti liftą duris, nes klientas nenurodė tikslių matmenų.

Ar pervežiate pavojingas medžiagas, pvz., spausdintuvų kasetes?

Spausdintuvų kasetes nėra pavojingos, tačiau chemikalų, tokių kaip valymo priemonės ar laboratorinės medžiagos, vežti be dokumentų negalima. Reikia deklaruoti ADR. Jei turite tokių dalykų, praneškite iš anksto, nes vairuotojas gali atsisakyti važiuoti, jei pamatys nežymėtus butelius.

Ar saugu palikti dalykus sunkvežimyje per naktį?

Geriau ne. Vokietijoje, ypač didmiesčiuose, vagystės iš sunkvežimių nėra retos, net ir stovint poilsio aikštelėse. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga reiškia, kad jei kelionė trunka ilgiau, mes stengiamės važiuoti iki saugios aikštelės arba užrakinti krovinią taip, kad prieinamumas būtų minimalus. Brangiausią techniką dedame į kabą, jei ten yra vietos.

Kaip apsaugoti grindis Vokietijos biure išsikraustant?

Vokiečiai yra labai išrankūs dėl savo parketo. Mes nuomojame specialias apsauginės kilimėlius ir plokštes, kurias klojame visais keliais nuo durų iki sunkvežimio. Jei to nepadarote, savininkas gali išrašy sąskaitą už viso biuro parketo atnaujinimą. Netaupykite ant to – tai pigiau nei bylinėtis vėliau.

Ar galite sujungti du biurus vienoje kelionėje?

Taip, tai vadinama "groupage" arba dalinis krovinys. Jei turite biurą Miunchene ir kitą Štutgarte, galima sujungti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga tokiu atveju reikalauja labai gero inventorizacijos sąrašo, kad nesusimaišytų kieno kas yra. Žymėjimai su QR kodais dabar labai padeda, nes anksčiau tekdavo skambinti ir klausti "kuris stalas yra kieno".

Problemos ir nenuostatumai

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga arba sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turiu atsarginę mašinų bazę, tačiau jei tai nutinka Vokietijos gilumoje, gali praeiti kelios valandos kol mes pasieksime kitą ekipažą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga yra ne tik apie techniką, bet ir apie logistikos planą B. Vieną kartą vairuotojui užgeso variklis ties Kasseliu, ir teko išsiųsti kitą iš Berlyno – tai atidėjo viską parai.

Ar dažnai pasitaiko, kad klientas neturi pasiruošęs?

Labai dažnai. Žmonės mano, kad tai kaip pervežti sofa – padėk ir važiuok. O čia reikia išjungti kompiuterius, ištraukti kabelius, ištuštinti stalus. Jei mes atvykstame, o viskas pilna daiktų, mums reikia laukti, o laikas – tai pinigai. (Aš viską ką nors užmirštu pasakyti, bet vistiek kas nors nenuėja į laisvadienį).

Ką daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tai turi būti žinoma iš anksto. Jei nėra lifto, reikia planuoti daugiau žmonių ir laiko. Kartais teka naudoti kraną per langą, jei pastatas leidžia. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga įvertina ir fizinių darbuotojų sveikatą – nešioti 50 kg stalus penktu aukšte laiptais yra receptas traumoms.

Ar galite pervežti augalus į Lietuvą?

Galima, bet yra rizika. Sąjunginės direktyvos reikalauja, kad augalai nebūtų saugomos rūšys ir nebūtų kenkėjų. Muitinė gali patikrinti. Geriau palikti juos Vokietijoje, nebent tai yra labai brangios orchidėjos. Tiesiog pasakykite mums iš anksto, kad neliestume jų, klaidingai padėjus prie šiukšlių.

Kas daryti, jei pažeidžiate kaimynų nuosavybę pvz. užlietą gėlių lovą?

Tai atsitinka. Kritiniu atveju mūsų atsakomybės draudimas tai padengia, bet geriau iš karto pasikalbėti su kaimynais. Vokiečiai dažnai nufotografuoja viską. Jei uždaužėte šaką, tiesiog atsiprašykite ir pasiūlykite atstatyti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga taip pat reiškia gerus santykius su aplinkiniais.

Ar verta rinktis pigų pervežėją iš skelbimo?

Nerekomenduoju. Pigi kaina dažnai reiškia, kad vairuotojas bus vienas, be pagalbininko, be draudimo, su sena, griaunančia mašina. Jei jums svarbu, kad biuro technika atvyktų gyva, mokėkite už profesionalus. Mačiau daug nuliūdusių veidų, kai "pigus variantas" pasirodė brangiausias dėl sugadintų duomenų.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais, paliktais staliniuose stalčiuose?

Mes paprastai nežiūrime, kas yra stalčiuose, bet rekomenduojama juos ištuštinti. Jei ten yra pinigai ar brangūs daiktai, mes neprisiimame atsakomybės, neb tai suderėta atskirai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga apima tik įmonės turtą, o ne darbuotojų pietų dėžutes.

Ar galite padėti su inventoriaus sąrašu (inventorizacija)?

Taip, tai darome beveik kiekviename reise. Turime skenerius, kurie skenuoja dėžių barkodus. Tai padeda išvengti ginčų, kur dingo tas vienas monitorius. Be to, Lietuvoje muitinė kartais klausia sąrašo. Gerai, kai jis yra Excel lentelėje, o ne ant servetėlės.

Ką daryti, jei sunkvežimis netelpa į gatvę?

Tada reikia krovinio perkrovimo (transhipment). Tai reiškia, kad atvažiuoja mažesnė mašina, perkrauna ir veža į vidų. Tai papildomai kainuoja ir padidina sugadinimo riziką, todėl išmatuokite gatvę iš anksto. Vokiški senamiesčiai yra labai siauri.

Realios problemos sprendimai

Ar atiduodate CMR kvitą iš karto?

Taip, CMR konosamentas yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis, kad davėte daiktus. Be jo nebus įmanoma padaryti draudimo pretenzijos, jei kažkas nutiks kelyje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga prasideda būtent nuo to dokumento pasirašymo – tikrinkite, ar duomenys teisingi.

Kaip elgtis su parkavimo baudomis Vokietijoje?

Jei mes padarome klaidą, mes ją mokame. Jei jūs nenurodėte, kur stovėti, o vairuotojas sustojo nelegaliai ir gavo baudą, sąskaitą gausite jūs. Vokietijoje baudos už neteisingą stovėj sunkvežimiui yra labai aukštos, ir jos ateina paštu po mėnesio.

Ar galite įrengti baldus naujame biure?

Mes galime surinkti stalus ir spintas, tačiau nekomplikuotas IT jungimą (kabelių valdymas po grindimis) geriau palikti IT specialistams, kad nepadarytumė trumpojo jungimo. Mes esame fizinio darbo specialistai, ne inžinieriai, nors jau 20 metų tai darome ir kažką išmokome.

Kas nutinka su dėžėmis po perkraustymo?

Jas galime pasiimti atgal arba palikti jums, jei planuojate dar ką nors daryti. Jei tai mūsų dėžės, jas surenkiame ir vežame atgal – tai nemokama (jei grąžinate per nurodytą laiką, kitaip – mokestis už nuomą).

Ar reikia gerti kavą su vokiečiais prieš išvykdami?

Nebūtinai, bet tai pagerina santykius. Vokiečiai mėgsta protokolą. Jei pasiūlysite kavos, jie gali būti lengviau nusileisti dėl tos pažangos laiko arba leisti stovėti arčiau durų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga taip pat yra ir apie diplomatiškumą.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai įvyksta retai, bet įvyksta. Tuomet tikrinam GPS kameras mašinoje ir skambinam visiems. Jei dingo dėl mūsų kaltės, atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Todėl brangiausius daiktus geriau vežti su savimi kabinos arba specialiai pažymėtoje dėžėje.

Ar verta viską supakuoti paties, kad sutaupyti?

Galite, bet tada prarandate drudimo garantiją. Jei jūs supakuosite monitorius į blogą dėžę ir jis susilaužo, mes neatsakome. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga yra mūsų atsakomybė tik tada, kai mes darome visą darbą nuo pradžios iki galo.

Kaip užtikrinti, kad konfidencialūs dokumentai nenuklysta?

Uždarykite stalčius. Jei reikia vežti atvirus dokumentus, juos sudėkite į užrakstomas dėžes. Mes ne skaitome, ką vežame, bet kartais vėjas išpūčia lapą iš atidarytos dėžės krovinimo metu. Geriau būti per daug atsargus.

Ar pervežiate personalą (žmones)?

Ne, mes ne keleiviniai pervežėjai. Mūsų draudimas neleidžia vežti žmonių kroviniame skyriuje. Darbuotojai turi važiuoti savo automobiliais arba traukiniu. (Vieną kartą teisme nusprendė, kad net negalima nuvežti viršininko iki degalinės, jei įvyko avarija).

Apibendrinimas

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos su maksimalia sauga nėra tiesiog fizinis darbas, tai sudėtingas logistinis žaidimas, kuriame reikia žinoti taisykles, kalbėti kalbomis ir numatyti katastrofas. Po 20 metų aš jau žinau, kad geriausias planas yra tas, kuris numato, kad kažkas nepasiseks. Pasiruoškite, klausykite patarimų ir nebijokite klausti "durnų" klausimų apie dėžių dydžius ar vokiškus mokesčius. Tada viskas vyks gerai.