Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika: kas vyksta iš tikrųjų

Sėdžiu prie stalo, galvojau apie šią temą ir suvokiau, kad per dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo idealiai suorganizuotų pervežimų iki visiško chaoso, kai vairuotojai dingsta, o otkupščiai laikomi gatvėje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika niekada nėra tiesiog "įkėlėm ir nuvežėm". Vokietija – tai specifinis rinkas, ten viskas turi būti tvarkinga, o čia, Lietuvoje, mums dažnai reikia pritaikyti prie savo realijų. Dažnai klientai klauso, kiek tai kainuoja, bet atsakymas priklauso ne tik nuo tonų, bet ir nuo to, ar turime vietą automobiliui šiandien, ar reikia laukti savaitėlę. Štai kaip tai atrodo iš mano, "žiūrinčio iš vidinės pusės", perspektyvos.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Ar tikrai reikia tokio ilgo planavimo?

Sąžiningai kalbant, kuo toliau, tuo geriau, bet žinote, kaip būna? Vadybininkai skambina paskutinę minutę, sakant "reikia skubiai". Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika reikalauja bent savaitės, o dar geriau dviejų rezervacijai, jei norite gero kainos pasiūlymo. Jei skambinate ryte ir norite važiuoti vakare, tai kainuos brangiai, nes mes turimsime permesti kitus reisus. Geriau susitarti iš anksto, išsiaiškinti, ar reikia įrangos išmontavimo, ar tiesiog dėžių pervežimo.

Ar atvykstate įvertinti vietą papildomai?

Žinoma, bent jau maždaug 80 proc. atvejų vertinimas būtinas. Negaliu aš iš galvos pasakyti, ar talpinsiu tris stalus į 3.5 tonų furgoną, jei jie yra didžiuliai vokiški "executive" tipo baldai. Vienas kartas Berlyne man nuspėjo, kad klientas sakė "mažai daiktų", o ten buvo pilnas sandėlys senų archyvų. Todėl važiuojame arba patys, arba prašome išsiųsti tikslius nuotraukas ir matmenis. Tai sutaupo laiko vėliau ir išvengia nepilnametrės situacijos.

Kas dėl pakavimo medžiagų?

Tai visada yra galvos skausmas. Kartais klientai sako, kad jie patys supaks, o paskui atrodo, kad jie dėžėse kiša viską, kas pro ranką užkliuvo. Mums geriau, jei parduodame dėžes – jas pristatome prieš kelias dienas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika įtraukia ir tai, kad mes galime siųsti tuščias dėžes iš Lietuvos arba pirkti vietiniame Bauhaus (tik brangiau). Geriau pasikalbėkite iš anksto, kiek dėžių jums reikia, kad nereiktų skubėti paskutinę minutę.

Ar padedate išmontuoti baldus?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Ypač kai kalbame apie didelius konferencinius stalus ar recepcijas. Vokietijoje dažnai baldai yra sudėtingesni, turi daugiau detalių nei standartiniai IKEA sprendimai. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, išmontuoja, užrašo, kur kas buvo (nors kartais ir pamirštam užrašyti, bet viską suženklame), atveža čia ir surenka atgal. Svarbu tik pasakyti, kas turi būti išmontuota, o kas ne.

Kas dėl IT įrangos ir serverių?

Čia būtina atsargumas. Serverius paprastai neįsivaizduojame ne kaip paprastus krovinius. Jei jūsų biure yra serverinė, reikia tai aptarti iš anksto. Mes neesame IT specialistai, tad mes fiziniu lygmeniu perkelsime šiuos dalykus, očiais uždarant, bet už jų išjungimą ir prijungimą atsakomybės neimame. Geras biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika visada numato specialią dėmesį brangiai technikai – vibracijos slopinimas, tvirti fiksavimai.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar sunkiau išvežti krovinius iš Vokietijos negu į ją?

Iš esmės ne, nes esame ES erdvėje, bet yra niuansų. Vokiečai mėgsta tvarką, todėl jei atvykstate prie sandėlio be sutarties ar užsakymo patvirtinimo, gali būti problemų patekti į teritoriją. Be to, jei pervežate techniką be pirkimo-sutarties (jei ji nėra jūsų nuosavybė, o, tarkime, nuoma), gali kilti klausimų. Mums dažniau tenka kovoti ne su muitine, o su vokišku biurokratiniu „džiunglių pūku“.

Ar reikalingi kokie nors specialūs leidimai?

Paprastai ne, jei tai yra įmonės turto pervežimas į kitą įmonės padalinį. Bet jei tai, tarkime, bankrotinio turto likvidavimas ar pervežimas į privatų asmenį, reikia galvoti apie dokumentus. Vieną kartą turėjau situaciją, kai klientas pervežė kompiuterius namo be jokių pažymų, ir sienos muitininkas klausinėjo, ar tai ne vogta technika. Geriau turėti kelių eilučių laišką, kad „pervežame biuro įrangą iš Vokietijos į Lietuvą“.

Kaip su parkavimu miestuose, pvz., Miunchene ar Berlyne?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. Vokiečių miestuose parkavimas yra siaubingai brangus ir griežtas. Negali tiesiog sustabdyti 7.5 tonų sunkvežimio ant raudonos juostos, nes greitai atvažiuos拖车 (savivarčio) ir nuveš jį į areštinę. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika reiškia, kad mes iš anksto (arba bent jau dieną prieš) turime susitvarkyti specialų leidimą apkrovimui. Kartais teisėjau su klientais, kad jie patys susitvarko leidimus, nes geriau jie pažįsta savo rajono meriją.

Ar dažnai tikrina dokumentus kelyje?

Mažiau nei anksčiau, tačiau vis tiek vyksta kontrolės, ypač netoli sienų ar didžiųjų magistralių sankryžų. Vairuotojas turi tur�ti sau CMR sąskaitas-faktūras, krovinio sąrašus (packing list) ir savo vairuotojo dokumentus. Jei dokumentai neatitima realiojo krovinio (pvz., parašyta „baldai“, o otkupščiai pilna įvairių dalykų), gali būti baudų. Mes stengiamės visus dokumentus užpildyti taip, kad niekas nekiltų įtarimų.

Kaip elgiatės su "Sperrmüll" ar atliekomis?

Dėmesio, mes ne atliekų vežėjai. Jei biure norite atsikratyti senų baldų, tai turi būti aptarta atskirai. Vokietijoje atliekų utilizavimas yra labai griežtai reglamentuotas ir brangus. Negali tiesiog užmesti seno sofos į mišką. Mes galime nuvežti į utilizavimo punktą Lietuvoje (jei susitariame), bet Vokietijoje tai padaryti be sutarto kliento yra pavojinga dėl baudų.

Lankstumas ir logistika (kai planai keičiasi)

Kas yra ta "lanksčia logistika"?

Man tai atrodo kaip marketingo frazė, bet iš tikrųjų tai reiškia gebėjimą adaptuotis. Pavyzdžiui, atvažiavome į Vokietiją, o klientas sako: "Oi, mes nepajudėjome visko, reikia likti dar dienai". Kietos bendrovės sakytų "ne", pasodintų baudą ir važiuotų toliau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika mums leidžia pasakyti "gerai, išspręsime", net jei tai reiškia, kad mūsų vairuotojas miegos kabyje arba ims "balkšną" reisą atgal tuščias (tai mums nuostolis, bet kartais verta dėl ilgalaikio santykio).

Ar galima pridėti dėžių paskutinę minutę?

Galima, bet iki galo užpildyti automobilio negalima. Jei matome, kad telpa, įkelsime. Bet jei jau užsakėte 20 kubinių metrų, o paskui parodote dar 5 kubus šiukšlių (tiek tas išmontuotas stalelis užima), gali reikėti antras automobilis. Čia turi būti sąžiningumas – jei daiktų padaugėjojus žinome anksčiau, mes spėsime sukaupti kitą krovinią.

Kas darote, jei vairuotojas susirga?

Tai realus dalykas, vykstantis keletą kartų per metus. Tada turiim skubiai rasti pakeitimą. Vokiškuose keliuose tai geriau nei Rusijos, bet vis tiek stresas. Jei įvyko tokia situacija, mes informuojame klientą, kad bus vėlavimas, ir stengiamės nukreipti kitą artimiausią automobilį. Lankstumas čia reiškia gebėjimą suvaldyti krizę nepasdaryti panikos klientui.

Ar vežiate dalinį krovininį (part load)?

Taip, tai yra mūsų specifika. Jei turite tik keletą dėžių ar vieną sofą iš Frankfurto, neapsimoka mokėti už visą furgoną. Mes kaupime (konsoliduojame) krovinius. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika leidžia surinkti keletą mažesnių siuntų viename automobilyje ir taip sutaupyti klientui pinigų. Taip, tai trunka šiek tiek ilgiau, nes reikia apvažiuoti po kitus adresus, bet kainos skirtumas gali būti dvigubas.

Ar galima užtikrinti pristatymą tiksliai laiku?

Pabandykime būti tiesūs. Mes skambinsime ir pranešime, kiek atvažiuosime (paprastai 4 valandų laikotarpyje). Negaliu garantuoti, kad bus 14:00 valandą ryto, nes ant kelio A9 gali būti spūstys ar avarija. Bet jei jums būtina, kad būtų lygiai 9:00 ryto (pvz., banko seifų pervežimas), tai tai kainuoja brangiau – tenka organizuoti privilegijuotą reisą be jokių sustojimų.

Kainos ir mokėjimas

Kaip formuojate kainą?

Pagal kubinius metrus arba metrus tūrio. Kartais pagal darbo valandas, jei tai tik iškrovimas vietovėje be važiavimo toliau. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika taip pat priklauso nuo degalų kainos (nors jos dabar gan stabilios), ir nuo to, kiek toli nuo autostrados yra jūsų biuras. Jei reikia važiuoti į gilumą, kažkur į Bavarijos kaimus, kainuos brangiau nei pervežimas iš Berlyno centro.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei tiksliai žinome, ką vežiame. Kai atvykstate ir sako "apie 10 dėžių", o jų išsibrojo 30, tuomet kaina keičiasi. Fiksuota kaina tinka, kai mes patys atvykstate įvertinti arba turite labai tikslų inventoriaus sąrašą. Kitu atveju, tai yra apytikslė sąmata, kuri gali pasikeisti ±10-20%.

Kada reikia apmokėti?

Standartiškai – 50 proc. avanso sutartai, likusią dalį – atlikus darbus. Kartais, jei dirbame su dideliais klientais, galima susitarti dėl atidėto mokėjumo (pvz., 30 dienų nuo sąskaitos išrašymo). Bet jei tai smulkus verslas ar asmuo, geriau padengti išlaidas iš karto, kad nebutų nemalonumų vėliau. Mums tai – paprasta apsauga.

Ar kainuoja brangiau nei vietiniai pervežėjai Vokietijoje?

Kartais taip, kartais ne. Vokiečiai dirba labai brangiai – jų darbo užmokestis yra didesnis. Mūsų privalumas tas, kad mes atvežame tiesiai į Lietuvą. Jei samdote vokietį, jis atveš iki Lietuvos ribų, bet čia reikės rasti kitą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika "raktu" (door-to-door) iš mūsų pusės dažnai išeiga pigiau dėl mažesnių vidinių išlaidų.

Ar yra kokios nors paslėptos išlaidos?

Iš principo ne, mes stengiamės būti skaidrūs. Bet gali kilti papildomų išlaidų, jei, tarkime, reikia nuimti langą, kad įvežtume sofą, arba jei reikia ilgiau laukti, nes klientas vėluoja atiduoti raktus. Visus šiuos dalykus aptariame, kai jie įvyksta, o ne po to, kai jau gavote sąskaitą ir nustėrėt. Geriau klausti iš karto.

Rizikos, problemos ir įvykiai

Kas nutinka, jeisomething (kažkas) sulūžta kelyje?

Esame apdrausti. Turime atsakomybės draudimą (draudimo polisą), kuris padengia žalą. Bet... (čia reikia skaityti smulkmenas). Draudimas neapima daiktų, kurie buvo blogai supakuoti paties kliento. Jei jūs į dėžę supakavote stiklinę vazą be putplasčio ir ji subyrėjo, tai ne mūsų kaltė. Ir kas yra svarbiausia – visus pažeidimus reikia užfiksuoti vairuotojui prieš išvykstant iš vietos arba įvežiant į sandėlį.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Per mano dvidešimt metų praktiškai ne. Mes turime inventorizacijos lapus, kurie pasirašomi abiejų pusių. Vokietijoje žmonės yra sąžiningi, o mūsų vairuotojai yra patikimi. Bet žinote, kartais nutinka taip, kad dingsta maži dalykai – telefono įkrovikliai, pelės. Tie dalykai tiesiog nukrinta po stalais arba užkliūna kažkur. Todėl visus smulkius dalykus reikia dėti į dėžes, o ne palikti ant stalų.

Kaip elgiatės su labai brangiu inventoriumi?

Jei tai yra meno kūriniai, retro autmobiliai (taip, kartai vežame ir tokius į biuro muziejus) ar serverinės, mes imame papildomų priemonių. Gali būti reikalingas palydovas, arba specialus dėžės su sensoriais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika turi numatyti tokias rizikas ir pasiūlyti individualų sprendimą, o ne nešti tą patį, ką ir su senaisis stalais.

Ar buvote situacijų, k klientas atsisakė paslaugos paskutinę minutę?

Buvo. Vieną kartą didelė firma neteko finansavimo ir pranešė, kad nebesikraustys dieną prieš važiavimą. Kiekvienas pasirašytas dokumentas turi baigčių datos. Jei atšaukiate per vėlu, privalote sumokėti baudą, nes mes jau planavome maršrutą, atsisakėme kitų užsakymų ir degalus. Tai verslas, o ne malonumas, todėl tokios situacijos yra skausmingos abiems pusėms.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba lietuviškai ar vokiškai?

Daugelis mūsų vairuotojų kalba rusiškai, angliškai arba supranta pagal kontekstą. Jei reikia labai detalaus bendravimo su klientu vietoje, mes siunčiame „eskadrą“ – logistikos vadovą, kuris kalba vokiškai. Ypač svarbu tada, kai reikia susitarti dėl iškrovimosi vietos ar pasirašyti aktus. Nors dažnai kalbos kalbos nereikia – rankos ir akys padaro savo darbą.

Kas dėl alkoholio ar maisto atvežimo?

Ne, mes neesme prekybininkai. Nepervežame alaus ar maisto produktų, nebent tai yra uždaros korporatyvinės šventės atributika, o ne prekybai skirtas krovinius. Vokietijoje yra griežti reglamentai dėl alkoholio pervežimo, be to, mums nereikia rizikuoti, kad koks butelis sugs ir apvers viską biuro inventorių. Mes profesionaliai pervežame baldus, o ne picas.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja į paprastą tiesą: gerai suplanuotas biuro perkraustymas iš Vokietijos su lanksčia logistika – tai ne tik krovinių pernešimas, bet ir ramybė. Nors aš čia pasakiau daug apie galimas problemas, tikėkimės, jų nebus. Jei pasirinksite patikimus partnerius ir nebandysite sutaupyti ant kiekvieno euro, viskas vyks sklandžiai. Viskas priklauso nuo to, kaip tiksliai sugebėsime susikalbėti apie jūsų poreikius dar prieš pat įkėlimą.