Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kruopščiu planavimu: kaip išvengti nervų griūties

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: tai niekada neleidžia taip lygiai, kaip piešiniuose. Ypač kai kalbame apie biuro perkraustymą iš Vokietijos su kruopščiu planavimu. Vokiečiai yra disciplinuoti, tačiau jų biurokratijos ir techninių reikalavimų galybė gali užgniaužti net patį organizuotiausią vadovą. Esu matęs viską – nuo paslėptų serverių dušo kabinose iki dingusių konteinerių Kelno periferijoje. Todėl, jei ruošiatės kelionei į Lietuvą ar kitą šalį, pasiruoškite ne tik fiziškai, bet ir psichiškai. Štai mano, kartais šiek tiek chaotiškas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai padaryti be didelio kraujo spaudimo šuolio.

Apie pradžią ir pasiruošimą

Ar tikrai reikia taip anksti pradėti planuoti?

Galima pradėti ir vėliau, bet tada tikrai brangs. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kruopščiu planavimu prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o mažiausiai prieš du mėnesius. Vokietijoje viskas užtruks ilgiau, negu galvojate – nuo pakavimo medžiagų užsakymo iki vietos parkavimui leidimo gavimo. Jei manote, kad susitvarkysite per savaitę, greičiausiai prarasite klientus arba paliksite pusę baldų keliamajame. Geriau turėti rezervą laiko, dėl ko vėliau nedingsite.

Kas dėl to inventoriumi? Tikrai viską reikia rašyti?

Privalai. Be išsamio sąrašo Vokietijos muitinė arba net vokiečių policija gali sustabdyti visą procesą. Turi būti tiksliai nurodyta, kas kuriame dėžėje yra – ne „baldai“, bet „3 stalai, 5 kėdžių, 1 spinta“. Anksčiau vienas klientas bandė nusirašyti iš galvos, tai teko jį išlaisvinti iš sandėlio Miunchene beveik vidurnaktį. Pasirašyk viską, net jei tai atrodo kvaila. Tai tau išgelbės nervus.

Kiek dėžių reikės realiai?

Niekada nežinai tiksliai. Prieš perkraustant visada įsivaizduoju, kad reikės mažiau, tačiau paskui pasirodo, kad kiekvienas turi po du paslėptus stalčius su šiukšlėmis. Paprastai paskaičiuok pagal viršutinę lentynės ribą – jei užpildysi visas vietas, reikės dar 20 proc. daugiau dėžių. Geriau, jei liks tuščios dėžės, negu teks vežti brangius daiktus rankomis.

Ar verta kviesti profesionalų pakavėjus?

Jei turi brangią techniką, tai be abejo. Tačiau jei tai tik seni popieriai, padaryk pats. Vokiečiai dažnai pasiūlo „Full Service“ paslaugas, kurios kainuoja kaip mažas automobilis. Gali sutaupyti, jei savo darbuotojus paprašysi sudėti asmeninius daiktus į dėžes, o techniką palikti specialistams. Svarbiausia – nepamiršk uždėti etikečių, kitaip vairuotojas išprotės.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kas su tais vokiškais leidimais? (Einzugserlaubnis)

Tai būtina daiktą, jei tu išsinuomoji patalpas. Be šio dokumento savininkas gali neleisti išvežti jokių daiktų, netgi tų, kurie priklauso tau. Vieną kartą teko laukti tris dienas, kol namų savininkas atvyko pasirašyti dokumentus, nors jis buvo atostogose Ispanijoje. Nepalik šito paskutiniam momentui, kitaip teisi išvežti tuščias rankas.

Ar reikia derėtis dėl lifto? (Aufzug)

Vokietijoje liftai dažnai yra privatūs arba juos reikia užsakyti iš anksto (Schlüsseldienst). Ypač senesniuose pastatuose Berlyne ar Hamburge negali tiesiog užlipti į liftą su sofa – reikia iš anksto pranešti namų administratoriui. Jei nežinai, kas prižiūri pastatą (Hausverwaltung), pradėk klausti jau dabar.

Kas su tais taršos ženklais? (Umweltplakette)

Tai svarbu, jei vairuotojas važiuos į žaliąją zoną (Umweltzone). Didžiuosiuose Vokietijos miestuose be to lipuko ant stiklo niekur neužvažiuosi. Nors mūsų sunkvežimiai turi visus leidimus, kartais pasitaiko situacijų, kur reikia papildomo leidimo vietinei transporto priemonei. Geriau dar kartą patikrinti, ar vairuotojas tai turi omenyje.

Ar reikia mokėti kažką už išvežimą iš miesto?

Kartais taip. Yra vietovių, kur reikia mokėti vietinį mokestį už sunkiasvorio transporto važiavimą (Lkw-Maut). Nors tai įprasta keliuose, miestuose gali būti vietinių taisyklių. Nebijokite klausti vairuotojo ar brokerio – jei jie sako, kad reikia, geriau sumokėkite, nei gauokite baudą, kuri ateis po trijų mėnesių.

Kas dėl mokesčių už šiukšles?

Vokietijoje šiukšlių išvežimas (Müllabfuhr) yra šventa procedūra. Negali tiesiog užmesti visko į konteinerį gatvėje. Turi būti specialios kortelės arba susitarta su vietine kompanija. Kartą teko mokėti du kartus, nes darbuotojas numetė į netinkamą dėžę. Tai nuobodus dalykas, bet reikalingas.

Baldai, technika ir brangūs daiktai

Kaip elgtis su serveriais?

Jei juos išjungsi netaisyklingai – galima pamiršti apie duomenis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kruopščiu planavimu visada įtraukia IT srities specialistus. Reikia ne tik išjungti, bet ir užfiksuoti kabelių išdėstymą (fotografuoti). Žinau, kad dažnai visiems atrodo, kad „jungiasi kaip įprasta“, tačiau vėliau prasideda panika, kai nebeįsijungia internetas. Geriau pasikviesti IT žmogų iš anksto.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Vokiečiški baldai dažnai yra labai solidūs ir sunkūs, juos tiesiog neperneši pro duris (ypač jei durys yra 80 cm pločio). Be to, išmontuotas baldas užima mažiau vietos sunkvežimyje. Tiesiog nepamiršk sukrauti visų varžtų į vieną maišelį su užrašu „Stalas A“. Kitu atveju surinkimas bus kaip LEGO be instrukcijos.

Kaip su tais „specialiais“ lampomis?

Kai kurios biuro lempos yra brangios ir labai trapios. Jos turi būti pakavamos ne į paprastas dėžes, o į specialias krepšius su putomis. Vienas klientas neatsargiai padėjo halogenines lempas ant sėdynės – viskas nulūžo važiuojant per duobę. Jei turi ką nors tokio – pasakyk mums iš anksto.

Kas dėl seifų?

Jei seifas yra tuščias, jis lengvai iškeliamas. Jei pilnas – reikia keltės arba manualo darbo. Ir svarbiausia – reikia raktų! Nebūk toks, kuris užrakina seifą ir pameta raktus persikraustant. Tai pasitarnauja kaip siaubo istorija visai kompanijai.

Ar draudžia tą visą techniką?

Draudimas privalo būti. Tačiau skaityk sąlytas (polis). Kai kurie draudimai nedengia duomenų praradimo arba įrenginių, kurie buvo neįjungti prieš perkraustant. Pasitikėk, bet patikrink. Geriau būti tingus skaityti, negu vėliau gailėtis.

O jei kažkas sulūžta kelyje?

Tai gyvenimas. Nors mes stengiamės važiuoti saugiai, Vokietijos autobanai yra kaip lenktynių takas. Jei staiga stabdo priešais vairuotojas,惯性 (inercija) daro savo. Jei kas nors sulūžta – reikia tai užfiksuoti iš karto (nuotraukos, protokolas) ir pranešti vadovui. Neslėpk.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kuo viskas apmokestinama?

Paprastai tai kilmės vieta ir galinė vieta, tačiau svarbu ir atstumas bei kiekis. Kai kuriems biuro perkraustymas iš Vokietijos su kruopščiu planavimu atrodo kaip fiksuota kaina, tačiau paskui prisideda mokesčiai už lifto laukimą arba papildomi valandai. Pabrauk šiuos dalykus sutartyje, kad nebūtų staigmenų (nors jos visada būna).

Ar galima mokėti kortele?

Vairuotojams dažniausiai reikia grynųjų degalams arba maitinimuisi, tačiau pagrindinę sumą galite pervesti į sąskaitą. Vokietijoje vis dar mėgsta grynųjų (Bargeld), nors ir vis mažiau. Pasirūpink, kad vairuotojas turėtų pinigų maistui, kitaip jis gali būti piktas.

Kas dėl depozito?

Kai kurios kompanijos jo prašo, ypač jei tai didelės vertės krovinys. Tai garantija, kad, jei kas nors nutiks prieš mokėjimą, bus iš ko atlyginti. Nebijok to, tai normali praktika, jei reikalauji ypatingo atidaumo.

Ar kainuoja brangiau perkraustyti iš Vokietijos nei iš Lenkijos?

Dažnai taip, nes Vokietijoje darbo rankos ir transportas brangesni. Be to, nuotolis gali būti didesnis. Tačiau kokybė (jei renkiesi ne pigiausią) geriau. Lenkiškas variantas gali būti greitesnis, bet vokiškas – tvarkingesniu dokumentiniu požiūriu.

Kas nutinka, jei aš atšaukiu viską paskutinę minutę?

Tada prarasi depozitą arba turėsi sumokėti už išvažiavimą tuščiu. Vairuotojai ir sunkvežimiai turi savo grafiką. Jei tu atšauki dieną prieš važiavimą, mes negalime tiesiog pasakyti jiems „važiuokite namo“. Tai verslas, ne labdaros fondas.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo medžiagų?

Galima rasti naudotų dėžių (pvz., iš prekybos centrų), tačiau užtikrintumo mažiau. Naujos dėžės laikosi geriau. Jei turi daug knygų – naudok mažesnes dėžes, kitaip jas nebeatkelsi. Sutaupyti ant dėžių galima, bet ar verta rizikuoti nugarą?

Problemos ir neplanuotos situacijos

Kas dėl to, kad vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai pasitaiko dažnai. Dauguma vairuotojų yra iš Rytų Europos ir kalba angliškai arba rusiškai. Jei turi sudėtingų instrukcijų (pvz., kur statyti dėžę su „Top Secret“ užrašu), geriau parašyk ant popieriaus ir parodyk. Kalbos barjeras sukuria daug nesusipratimų, todėl laikykis paprastų žodžių.

O jei sunkvežimis neužsuka į kiemą?

Tada reikia „Mover“ – mažesnio sunkvežimio su keltuvu. Tai papildomas kaštas ir laikas. Vokietijos miestų centrai senoviški, gatvės siauros. Jei turi didelį biurą centre, tikėkis, kad didžioji mašina stovės gatvėje, o krovinys bus perkeliamas tris kartus.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Vokietijoje eismo užspaudimai (Stau) yra kasdienybė. Taip pat remontai. Jei turi susitikimą pirmadienį ryte, neplanuok atvykimo tą pačią dieną. Geriau užsisakyk atvežimą penktadienį arba šeštadienį. Optimizmas šioje srityje yra blogas patarėjas.

Kas dėl vandalizmo arba vagysčių?

Tai reta, bet įmanoma. Jei paliki dėžes gatvėje be priežiūros Berlyne, jos gali išnykti. Visada turėk žmogų, kuris prižiūri krovinį, arba užrakintas mašinas. Pasitikėk savo intuicija – jei vietovė atrodi įtampanti, neik ten.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus drauge su biuro?

Techniškai galima, bet dokumentiškai tai problematiška. Jei pervežami įmonės daiktai, turi būti komercinė sąskaita-faktūra. Asmeniniai daiktai gali būti įtariami muitine. Geriau juos vežti atskirai arba deklaruoti kaip „personal effects“, bet tai brangiau.

O jei pas mane įmonėje yra alkoholis?

Alkoholis pervežimas turi savo mokesčius (akcizas). Jei tai tik butelis viskio vadovui stalui, paprastai nieko, jei tai pilnas sandėlis – gausi baudą. Vokietijai rūpi kiekvienas butelis. Nerašyk „gėrimai“ – rašyk „virtuvės reikmenys“, jei nori išvengti klausimų (nepatariu, tačiau taip daroma).

Vairuotojai ir bendravimas

Kaip elgtis su vairuotoju?

Jis ne robotas, jis pavargęs žmogus. Duok jam kavos arba vandens. Jei jis bus laimingas, jis padės tau pakelti sofą be papildomo mokesčio. Žiaurus elgesys su vairuotoju dažnai baigiasi tuo, kad dėžės padėtos ne ten kur reikia.

Ar vairuotojas gali padėti surinkti baldus?

Kai kurie gali, jei turi įrankius, tačiau nereikėtų to tikėtis. Jis yra vairuotojas, ne baldų meistras. Jei turi sudėtingus spintas, geriau pasamdyk vietinį meistrą Lietuvoje, kuris juos surinks po atvykimo.

Kas dėl poilsio laiko?

Vairuotojai turi griežtas taisykles (tachografai). Jie negali vairuoti 10 valandų iš eilės. Jei reikalaui nuo jo viršvalandžių, jis gali tiesiog sustoti ir nebevažiuoti, nes tai nelegalu. Gerbk jų laiko.

Ar vairuotojas gali pristatyti į sandėlį naktį?

Gali, jei sandėlis dirba 24/7. Jei ne – jis privalo laukti ryto. Naktinis pristatymas į biurą (be lifto, be šviesos) yra siaubas. Nesiūlyk to, nebent tikrai niekaip negali kitaip.

O jei vairuotojas sugenda?

Tada mes siunčiame kitą arba mechaniką. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Būk kantrus. Technika yra technika, ji kartais sugenda nepriklausomai nuo to, kiek gerai ją prižiūrėjome.

Ką daryti, jei vairuotojas negerai kalba lietuviškai?

Naudojis rankomis ir kojomis. O seriuosiu – dažniausiai kalbame angliškai arba rusiškai. Jei tu nemoki nei vieno, tai bus sunku, bet mes susitarsime kažkaip. Pagrindinis – parodyk, kur reikia krauti.

Galutiniai nustatymai

Kaip sužinoti, kad viskas vyko taip kaip reikia?

Kai paskutinė dėžė nuimta ir vairuotojas išvažiuoja. Tada gali iškvėpti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kruopščiu planavimu pasibaigia ne tuomet, kai masina atvažiuoja, o kai darbuotojai gali sėdėti prie savo kompiuterių ir gerti kavą. Jei kas nors neveikia – tai dar ne pabaiga.

Ar verta viską daryti paties?

Jei turi mažą biurą – gal. Jei didelį – tikrai ne. Rizikuoji susižeisti nugarą arba sugadinti brangų serverį. Pasamdyti profesionalus brangu, tačiau nervų išsaugojimas vertas daugiau. O ir laikas – pinigai.

Kokios pagrindinės klaidos?

Pagrindinė klaida – manyti, kad „kažkaip suksis“. Vokietija nemėgsta „kažkaip“. Ji mėgsta planus, sąskaitas ir taisykles. Jei nesi parengęs, gausi baudą arba prarasi daiktą. Ir nepamiršk pavalgyti vairuotojui – tai senas, bet veikiantis triukas.

Išvada

Galiausiai, visa ši šventė baigiasi tokiu pat darbu, kaip ir prasidėjo – tik kitoje vietoje. Nors biuro perkraustymas iš Vokietijos su kruopščiu planavimu gali atrodyti kaip košmaras, su tinkama komanda ir dokumentais viskas įvyks sėkmingai. Niekada nežinai, kas gali nutikti – nuo užstrigusio traukinio iki dingusio raktų rinkinio, tačiau kantrybė ir humoras yra geriausi įrankiai. Sėkmės kelyje, ir pasiklausyk mano patarimo – neleisk vairuotojui išvykti be parašo, kad viskas tvarkoje.