Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika: praktinis žinynas verslui

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika nėra lengvas pasivaikšiojimas parko alėja. Vokietija disciplinuota, bet kai įsijungia varikliai ir prasideda logistika, viskas gali susivelti į kamuolį, kurį sunki išvynioti. Ne visada viskas eina pagal planą, ypač kai kalbame apie brangią serverinę įrangą, didelius konferencijos stalus ar subtilią elektroniką. Žemiau išdėliosiu tai, ką dažniausiai klauso klientai, ir kaip tai vyksta realybėje, be jokių gražių brošiūrų ir tuščių pažadų.

Pasiruošimas ir pradžia (kaip neprašyti kojų)

Ar tikrai reikia planuoti mėnesį iš anksto?

Absoliučiai taip, jeigu nenorite, kad vairuotojai lauktų prie kiemo vartų ir kaustų mokesčius už laisvą laiką. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika reikalauja tikslios datos, nes ten viskas užfiksuota. Vokiški biurai nestovi tuščiai, jie juos išsinuomoja iki dienos, todėl pavėluoti – tai mesti pinigus į vėją. Be to, geri pervežėjai turi tvarkaraštį, kuris užpildytas savaitėmis į priekį, tad paskutinę minutę rasti laisvą techniką beveik neįmanoma.

Kas nutinka, jeigu aš viską supakuosiu pats?

Galite ir daryti, bet tada nežinosite, ar dėžės išlaikys svorį, kai jas kels ant antro aukšto. Esu matęs, kaip suložyta „IKEA“ spintelė iškrenta iš rankų, nes dėžės pagrindas buvo per silpnas. Mūsų komanda atveža ne tik sunkvežimius, bet ir profesionalią pakavimo medžiagą – burbuliukus, kietus kartonus, specialias dėžes monitoriams. Jeigu jums rūpi jūsų technika, geriau palikite tai mums, nes draudimas neatsiskaitys, jei paaiškės, kad tai jūsų kaltė dėl blogo pakavimo.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Be abejo, ir jis turi būti kuo detaliau, net jeigu tai atroda per daug biurokratiška. Vokietijai tai yra standartas, be kurio sunku judėti toliau. Turime žinoti, kiek yra dėžių, kiek svorio ir koks turinys, nes jeigu sienoje (nors tai retai nutinka ES viduje) kiltų klausimų, turėsime parodyti, kad tai ne prekyba, o įmonės turto perkelimas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika be sąrašo yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, bet jei sustos TIR, bus didelių problemų.

Kiek laiko užtrunka visoks reikalas?

Paprastai viena diena išsivežti ir kita padėti, jeigu viskas tikrai tvarkingai. Bet realistiškai? Jeigu turiu išmontuoti lentynas, ištraukti kabelius, tai užtrunka ilgiau. Viena kartą teko daryti perkraustymą, kur biure buvo tiek kabelių po grindimis, kad juos išrauti trūko pusė dienos (ir vairuotojas beveik prarado kantrybę). Taigi, skirkite laiko atsargai, nes niekada nežinai, kur pasislėps tas paskutinis kompiuteris ar kodėl neatsidaro durys į serverinę.

Ar reikia rūpintis liftu?

Tai labai svarbu, o kartais netgi kritiškiau nei patys sunkvežimiai. Jeigu Vokietijos biure nėra lifto arba jis per mažas, teks kelti rankomis, o tai kainuoja brangiai. Praėjusį mėnesį turėjome atvejį Miunchene, kur liftas sugedo pačią perkraustymo dieną, ir teko samdyti kėlimo platformą, kuri atvyko tik po trijų valandų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika tampa košmaru, jeigu neapžiūrėsite vietos iš anksto ir nesitiksite, kad liftas bus veikiantis.

Technika ir įranga (brangiausia dalis)

Kaip pervežti serverius? Jie jautrūs.

Serveriai tai ne dėžės su bulvėmis, juos reikia užfiksuoti specialiuose rėmuose, kad jie nejudėtų transporto metu. Mūsų technika yra pritaikyta būtent tai – turiime oro amortizaciją (nors kai kas sako, kad tai nereikalinga, bet aš patikėčiau savo akimis). Jeigu biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika įtraukia duomenų centrus, tai dar reikia ir šaltkraičio sistemų, bet paprastam biurui pakanka gerai uždarytų rėmų. Be to, vairuotojas privalo važiuoti švelniai, be staigių stabdžių, kas mieste kartais neįmanoma.

Ar gulate pervežti pianiną ar didelius spausdintuvus?

Negalima gulti, nebent tai yra specialiai tam pritaikyta technika. Dideli spausdintuvai turi judančias dalis, kurias gali sugadinti vibracija. Esu matęs, kaip 3D spausdintuvas atvyko uždaužtas, nes jį tiesiog nustūmė į sunkvežimį be fiksavimo. Tokie dalykai reikalauja tiražuotojų, specialių juostų ir patirties. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika visada įtraukia sunkų krovinių kėlimą, todėl nepamirškite paprašyti apie kėlimo priemones iš anksto.

Ką daryti su vitrinomis? Jos visada subyra.

Vitrinos tai mūsų košmaras, net jeigu esame patyrę. Jas reikia apklijuoti specialia plėvele, kad jei jos lūžtų, nebeišsibartytų po visą biurą. Vieną kartą teko vežti didelę sieninę vitriną, kuri, atrodo, buvo uždaryta idealiai, bet pirmame posūkyje pasidarė įtrūžimas. Naudokime stiklo plėveles, tai sutaupys nervų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika nėra tik apie elektroniką, stiklas dar dažniau laužia negu serveriai.

Ar saugu kabeliams ir mažai įrangai?

Mažos detales – telefonai, įkrovikliai, pelės – dažniausiai dingniausia. Mes vadiname tai „smulkiuoju metalu“ ir mes juos dedame į specialius dėklus su skyrieliais. Jeigu tiesiog mesysite viską į vieną dėžę, atvykus į naują vietą praleisite pusę dienos ieškodami tos vienos įkroviklio jungties. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika reikalauja tvarkos mažuose dalykuose, nes jie sukuria didžiausią chaosą.

Ar jums turi būti elektra vežimo metu?

Ne, mes nevežiame įrangą įjungtą, tai butaforija. Bet jeigu kalbame apie šaldytuvus ar duonkepes, juos reikia išjungti iš anksto ir išpilti vandenį, kad jis nenušluostų kelių. Viena kartą klientas pamiršo išjungti paspirtuką įkrovimą, ir jis visą kelionę „bėgiojo“ furgone, o vairuotojas galvojo, kad tai vaiduoklis (nepasakyčiau, kad buvo juokinga, kai atvykome).

Kelias, dokumentai ir Vokietijos specifika

Ar reikia eiti per muitinę?

Formaliai ne, jeigu tai yra ES vidaus pervežimas (intra-Community supply), tačiau turi būti pateiktos tvarkingos sąskaitos ir transporto dokumentai. Kai kurie muitininkai mėgsta „priekabiauti“, jeigu maty, kad technika yra nauja. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika gali būti įtariamas prekyba, jeigu neturite įmonės dokumentų, patvirtinančių, kad tai tik perkėlimas į kitą padalinį. Geriau turėti CMR kontraktą parašytą gerai.

Kas daryti, jeigu sunkvežimis neužsuka į kiemą?

Vokietijos miestuose dažnai siauri gatvės, o dideli „Tautlineriai“ tiesiog netenka vietos. Tada tenka naudoti miestines mažesnes mašinas (palydovines), kurios perkrauna įrangą už miesto ribų. Tai padidina kainą, bet sutaupo gyvenimą, nes nereikia griauti parko ar gatvės ženklų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika be palydovinių mašinų dažniausiai baigiasi baudomis už neteisingą stovėjimą.

Kiek kainuoja vairuotojo poilsis?

Tai ne jūsų problema, jeigu pasirinksite fiksuotą kainą, bet žinokite, kad kelyje yra taisyklės. Vairuotojas negali važiuoti 10 valandų be perstojo. Jeigu reikia skubėti, reikia planuoti keleivių keitimą arba dviejų vairuotojų komandą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika su vienu vairuotoju gali užtrukti ilgiau, jeigu reikės laikytis poilsio režimo rigidiškai, o mūsų planai – tai darbas, o ne poilsis.

Ar dirbate savaitgaliais ir šventėmis?

Galime, bet tai kainuoja papildomai, ir ne visi vokiečių sandėliai dirba švenčių metu. Vakar teko atidėti krovinius, nes iš Vokietijos pusės niekas neatsiliepė į telefonus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika geriau planuoti darbo dienomis, vengiant sekmadienių, kai viskas uždaryta, o benzininės tuščios.

Ką daryti, jeigu pasikeičia adresas?

Praneškite iš karto, ne laukite, kol mašina bus prie sienos. Navigacijos klaidos nutinka kasdien, bet jeigu pakeičiate vietą, turiime pakeisti ir maršrutą. Vokiški adresai gali būti paini, ten yra daug „Hof“ (kiemų), kurie nėra pažymėti gerai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika tampa brangiu žaidimu, jeigu vairuotojas važiuoja ratu po Berlyno pakraščius ieškodamas jūsų „naujojo biuro“.

Pinigai, kainos ir nemalonumai

Nuo ko priklauso kaina?

Nuotolis, svoris, kelių aukštų (liftas?), prieigos prie objekto ir tai, kiek greitai reikia tai padaryti. Nėra vienos kainos, kiekvienas biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika yra unikalus. Kartais užtenka 1000 eurų, kartais užleidžia ir 5000, jeigu tenka keltis į aukštą pastatą be lifto ir vežti tiražuotą techniką.

Ar kainuoja papildomai pakuotuvės?

Taip, medžiaga nėra nemokama, kartais ji įeina į darbo valandas, kartais – ne. Geriausia susitarti dėl „viskas įskaičiuota“ kainos, kad nebūtų staigmenų pabaigoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika gali brangti, jeigu pridėsime kiekvienos dėžės kainą atskirai, tai kaip restorane, kai užskaita duoną.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprastai imame avansą (30-50%), kad užtikrintume, kad klientas nepabėgs. Mums reikia užpildyti degalus, mokėti keltų bilietus (Klaipėda-Kiel arba Sassnitz). Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika be avanso yra rizikingas mums, todėl nepažįstamiems klientams be pinigų į rankas nevažiuojame (nors kartais, kai didelės firmos, galime ir pasitiki).

Kas nutinka, jeigu kažkas sulūžta?

Turiame draudimą, bet jis neapima visko, pavyzdžiui, duomenų praradimo diske. Jeigu serverį numesime, sumokėsime už fizinę žalą, bet už jūsų duomenis neatsiskaitysime. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika visada turi rizikos elementą, todėl atsarginės kopijos darykite prieš mus atvykstant, o ne po to.

Ar galima sutaupyti?

Galima, jeigu patys supaksite mažus dalykus ir paruošsite visą įrangą prie durų. Bet kiekvienas bandymas sutaupyti ant vairuotojų ar kėlimo baigsis daugiau darbo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika to vieto, kur geriau mokėti už kokybę, negu griauti ir taisyti.

Problemos ir kaip išvengti bjaurių dalykų

Ar dažnai nutinka avarijų?

Nedažnai, bet kelionės įvykiai būna – padangos plyšimas, variklio gedimas arba užstrigimas sienoje. Mes turime pagalbines tarnybas, bet tai užtrunka. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika gali pavėluoti dieną dėl to, kad kažkas Atstojamojo vairuotojo kelyje užkliudė apžiūros įrangą.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo kompanijomis?

Vengkite tokių, kurie siūlo kainą 50 proc. žemesnę nei rinka. Jie dažniausiai nėra apdrausti arba važiuoja senais griuvėsiais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika reikalauja patikimų partnerių, patikrinkite jų atsiliepimus (ne tik tuos, kuriuos jie patys patalpino svetainėje). Esu girdėjęs istorijų, kai įranga išvažiavo iš Vokietijos, bet Lietuvoje niekada neatvyko.

Ar būna, kad dingsta daiktų?

Gali būti, jeigu nebuvo sudarytas detalus inventorizacinis aktas. Be to, vairuotojai kartais gali pavogti smulkius dalykus (alkoholį iš biuro, vaistus), jeigu jie neįpakaluoti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika turi būti kontroliuojamas, pasirašykite dokumentą prieš išvykstant ir po atvykstant.

Kas daryti, jeigu vairuotojas nekalba lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai ir rusiškai, angliškai supranta. Jeigu reikia kalbėti su vokiečiu sandėlininku, mes sutvarkome. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika nebus sustojęs dėl kalbos barjero, mes jau įpręę šituos (ir aš asmeniškai moku pasakyti „Guten Tag“ ir „Wo ist Toilette?“).

Ar atvežiate atgal pakavimo medžiagą?

Galime, jeigu susitariame, bet dažniausiai paliekame tai klientui, nebent jis moka už grąžinimą. Medžiagos užima daug vietos, o tuščia mašina važiuoti atgal neapsimoka. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika yra apie efektyvumą, todėl dažniausiai dėžės lieka jums.

Kodėl kai kurios firmos atsisako darbo?

Jei per daug rizikinga (per daug vertinga technika be draudimo) arba data netinkama. Geriausios firmos turi pasirinkimą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika gali būti atmestas, jeigu klientas reikalauja neįmanomų dalykų, pavyzdžiui, pervežti 5 tonų įrangas „Vivaro“ per vieną naktį.

Kaip užtikrinti, kad viskas vyks sklandžiai?

Pasitikėkite savo jausmais ir patirtimi. Jeigu atėjęs vadybininkas atrodo įtūžęs arba neatiduoda sutarties, bėkite. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika turi būti suplanuotas, o ne improvizuotas kelio viduryje.

Išvados

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos su kokybiška technika yra sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, nei bandyti daryti paties su draugais. Nors mes ne tobuli ir kartais užtrunkame arba pasidarome rašalo dėmę ant grindų, tačiau žinome, kaip išvengti didelių katastrofų. Rūpinkitės dokumentais ir pasirūpinkite, kad vairuotojai turėtų kavos, tai padarys juos draugiškesniais. Sėkmės persikraustant, ir tikimės, kad jūsų serveriai neišsijungs kelionės metu.