Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu visada yra kaip mažas loterijos bilietas. Vieną kartą viska vyksta kaip pagrožiu, o kitą – vokiškas biudžetininkas pamiršta išjungti signalizaciją, ir sargbinis neleidžia įįjti keltuvo. Vokietija yra disciplinuota, bet jų biurų logistika turi savo niuansų, kuriuos reikia žinoti iš anksto, kad nereikėtų mokėti už vairuotojo laukimą prie „Autobahn“ užkardos. Čia ne tik apie tai, kaip pakrauti stalą, bet ir apie tai, kaip išvengti nervų griūties ir perbraižymų. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kainos, planavimas ir kodėl viskas brangsta

Kiek kainuoja toks biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu?

Čia neįmanoma pasakyti vienu sakiniu, nes kainos svyruoja kaip šveicariškas frankas. Viskas priklauso nuo tūrio metrais, ar reikia išmontuoti baldus Vokietijoje, ir kiek žmonių reikės montavimui Lietuvoje. Vidutiniškai, jei kalbame apie standartinį 50 kv. m biurą, kainos prasideda nuo 1.5–2 tūkst. eurų, bet tai labai apytikslė suma. Geriausia – siųskite nuotraukas ar inventorinį sąrašą, tada paskaičiuosime tiksliai. Nepamirškite, kad Vokietijoje darbo rankos laikomos brangiai, tad jei ten reikės išardyti spintas, tai įeina į kainą.

Ar galima gauti fiksuotą kainą, kad nebūtų nemalonumų?

Žinoma, galima, ir tai būtina daryti. Rašome sutartį, kurioje viskas užfiksuota: nuo to, kiek dėžių reikia, iki to, kiek laiko užtruks montavimas. Buvo atvejų, kai klientas bandydavo pridėti dėžių paskutinę minutę, sakydamas, kad „tai tik smulkmenos“. Tada aš turiu būti griežtas ir paaiškinti, kad sunkvežimis turi fiksuotą talpą. Fiksuota kaina apsaugo jus nuo staigmenų ir mus nuo nemokamo darbo. Taigi, taip, rašome sutartį ir laikomės jos.

Kaip tiksliai apskaičiuoti, kiek vietos užims mano įranga?

Dauguma klientų daro klaidą įsivaizduodami, kad viskas įpils į mašiną kaip į lego. Realybėje biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu reikalauja erdvės, nes negalima dėti vieno ant kito be pakuojimo. Aš visada patariu nufotografuoti biurą iš kampo ir matuoti didžiausius baldus. Jei turite „L“ formos stalus, juos tenka išardyti, o tai užima laiko ir vietos. Geriausia naudoti standartines 1.5 kubinio metro dėžes – jomis lengviau skaičiuoti tūrį.

Kas įeina į tą kainą, o ką reikia mokėti atskirai?

į kainą įeina transportas, kuras, keliautojų mokesčiai Vokietijoje (Maut), keltų bilietai ir darbo rankos. Atskirai dažniausiai teko mokėti už specialią techniką, jei reikia kelti baldus pro langą, nes liftas neveikia (tai Vokietijoje dėl senų pastatų nėra retumas). Taip pat, jei reikia įrengti naujus elektros instaliacijas stalams – tai jau ne mūsų darbas, mes tik surenkame baldus ir statome kompiuterius ant stalų.

Ar reikia mokėti avansą, ir kiek?

Įprasta praktika yra 30–50 proc. avanso. Tai ne pasitikėjimo klausimas, o būtinybė sumokėti degalams ir užsakytai technikai. Vieną kartą atsisakiau avanso, kad parodyčiau gerą valią, ir klientas paskutinę dieną nusprendė nekeliauti. Aš likau su užsakytu sunkvežimiu ir be darbo. Dabar imu avansą be išimčių. (Galima ir be avanso, jei esate didelė žinoma įmonė, bet tada sutartis turi būti pasirašyta labai griežtai).

O kiek laiko užtrunka toks procesas nuo pradžios iki galo?

Jeigu planuojame biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu, tai nuo pirmo skambučio iki galutinio surinkimo praeina maždaug savaitė-dvi. Pats krovinys vyksta 1–2 dienas (priklausomai nuo miesto, ar tai Miunchenas, ar kažkas netoli sienos). Bet planavimas, dokumentų tvarkymas ir dėžių pristatymas užima daugiau laiko. Neskubėkite, geriau skirti savaitę daugiau laiko, nei versti vairuotojus važiuoti viršvalandžiais.

Vokietijos specifika ir dokumentų siaubas

Kokius dokumentus reikia tur�ti išvykdamas iš Vokietijos?

Vokietijai labai svarbu, kad turtas būtų „legalus“. Jums reikės pakavimo sąrašo (Packing List) vokiškai ir angliškai, bei prekių eksporto deklaracijos, jei vertė viršija 1000 eurų (nors dažnai įmonės veža savo turtą, tai laikoma perkėlimu). Be to, reikia CMR sąvados. Vieną kartą klientas padavė sąrašą lietuviškai, ir vokiškai muitininkai sustabdė mašiną valandai. Taigi, dokumentai turi būti tvarkingi.

Ar sunku susitvarkyti su vokiškąja buhalterija dėl perkraustymo?

Tiesiogiai su buhalterija mes nedirbame, tai jūsų (arba jūsų vokiškojo partnerio) reikalas, bet mes duodame visus dokumentus. Vokiečiai mėgsta, kai viskas yra „Ordnung“. Jums reikės sąskaitos-faktūros su PVM mokesčio numeriu, jei norite tai įskaityti kaip išlaidas. Mums tai ne problema, išrašome viską pagal jų reikalavimus, svarbiau, kad jūsų duomenys būtų teisingi.

Kas dėl draudimo – ar jis apima viską įskaitant įrangą?

Standartinis krovinių draudimas (pagal CMR) apima 8.33 SDR už kilogramą. Tai mažai, jei vežate brangius serverius. Todėl biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu dažnai reikalauja papildomo „All Risk“ draudimo. Aš visada patariu apdrausti visą krovinį pilna verte, ypač kai kalbame apie jautrią IT įrangą. Geriau sumokėti kelis dešimtųjų daugiau, nei gailėtis sugadintų tūkstančių eurų vertės kompiuterių.

Ar vairuotojai moka vokiškai, kad galėtų susitvarkyti su vietinėmis tarnybomis?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindiniais žodžiais, o jei reikia sudėtingesnių dalykų, mes visada turime kontaktinį asmenį, kuris gali paskambinti ir paaiškinti. Vokietijoje dauguma kalba angliškai, bet seni krovėjai kartais ir neklauso. Turiu omenyje, kad jei reikia derėtis dėl laiko su vokišku objekto vadovu, geriau, kad susitarimą padarytų kas nors, kas geriau supranta tą jų mentalitetą.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą (pvz., Frankfurtas ar Berlynas)?

Žinoma, didžiuosiuose Vokietijos miestuose yra environmental zones (Umweltzone). Mūsų sunkvežimiai turi reikiamas žaliąsias kortelę (Euro 6), todėl problemų neturėtų būti. Bet jei jūsų biuras yra pėsčiųjų zonoje, ten reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės. Kartais tai užtrunka ilgiau nei patis perkraustymas. Patikrinkite iš anksto, ar mums neleis važiuoti tiesiai prie durų.

Kas dėl taisomųjų dėžių – ar jūsų komanda jas surenka?

Taip, mes pristatome dėžes prieš dieną ar dvi. Jos yra specialios, tvirtos. Vienas klientas nusprendė pats surinkti dėžes iš „IKEA“ – tai buvo katastrofa, jos subyrėjo pakrovimo metu. Mūsų dėžės (tikros, medinės ar storos kartoninės) atlaiko viską. (Kartais net tada, kai vairuotojas ant jų užlipa, bet tai nerašykite niekam).

Ar reikia išardyti baldus prieš atvykstant lietuvių komandai?

Geriau, kad tai padarytų mūsų komanda, jei tai įeina į paslaugas. Jei jūsų vokiečių partneriai išardys patys, gali pritrūkti varžtų arba detalių gali pasimesti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu yra kompleksinis procesas. Mes žinome, kaip pažymėti dalis, kad vėliau Lietuvoje jas būtų lengva surinkti. Jei darbus atlieka kiti, rizikuojate gauti „dėžę su LEGO“, kurios nebeįmanoma surinkti.

Kelionės eiga, vairuotojai ir realus gyvenimas

Kiek laiko trunka kelionė iš Vokietijos atgal?

Priklausomai nuo to, iš kur keliame. Iš Berlyno ar Miuncheno tai apie 12–14 valandų važiavimo iki Lietuvos sienos, dar keltas. Tačiau reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio laiką. Jie negali važiuoti 24 valandas. Todėl dažniausiai tai trunka 1.5 – 2 dienas. Neskubėkite reikalauti atvykti „rytoj ryte“, jei šiandien užsakymą padarėte vėlai. Saugumas užtikrintas tikrai svarbiau nei jūsų susirinkimas.

Kas vyksta, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiam draudimą ir pagalbos tarnybą visoje Europoje. Prieš metus mums sugedo važiuoklė netoli Poznanės. Klientas buvo labai nervinu, bet mes per 4 valandas iškvietėme kitą sunkvežimį su priekaba ir perkrovė krovinius. Žinoma, tai užtruko, bet krovinys atvyko sausus. Būkite kantrūs, technika yra technika.

Ar gali būti, kad vairuotojas užstringa dėl blogų oro sąlygų?

Žiemos Vokietijoje gali būti rūsčios, ypač kalnuose arba šiaurėje. Jei yra stiprus sniegas, kelyje gali būti eilių. Mes stebiame orus ir jei matame riziką, pranešame. Kartais verta pradėti kelionę diena anksčiau, kad išvengtume streso. Negalime priversti vairuotojo važiuoti, kai policija draudžia eiti.

Ar saugu palikti įrangą sunkvežimyje nakčiai?

Sunkvežimiai yra užrakinti, turi signalizaciją, o vairuotojai miega kabinoje arba viešbučiuose. Tačiau aš visada patariu pažymėti brangiausią įrangą (nešiojamus kompiuterius, serverius) ir, jei įmanoma, vežti juos atskirai arba uždaryti į specialią užrakintą vitriną viduje. Nors vagysčių retos, bet „Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu“ patraukia dėmesį, nes žmonės mano, kad ten tik brangios dalykų.

Kas jei naujame biure nėra lifto, o baldai sunkūs?

Tai reali problema, su kuria susiduriame dažnai senesniuose pastatuose. Mes turime nešiklius, kurie gali nešti įrankius, bet jei reikia kelti 200 kg spintą į 4 aukštą pro laiptus, tai gali užtrukti ir šiek tiek brangiau. Kartais nuomajam hidraulinę kėdę. Iš anksto pasakykite apie tokias aplinkybes, nes neatvyksime su mašina, kuri netilpta į kiemą.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galiu siųsti jums nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Tai ramina klientus, ypač kai vežami svarbūs dokumentai ar serveriai. Nereikia skambinti vairuotojui kas valandą, tik pažiūrėkite žemėlapį.

Kas daryti, jei vokiškame biure liko šiukšlių ar senų baldų?

Mes galime juos išvežti, bet tai papildoma paslauga. Vokietijoje griežtai reglamentuojamos atliekos – negali tiesiog numesti į mišką. Reikia vežti į specialias aikšteles. Todėl, jei planuojate atsikratyti senių stalų, pasakykite iš anksto, kad suskaičiuotume vietą ir mokesčius.

Montavimas, surinkimas ir galutinis įrengimas

Ar tikrai surinksite visus stalus ir spintas taip, kad veiktų?

Taip, tai mūsų darbas. Mūsų komanda turi įrankių ir patirties. Mes tikimės, kad surinksime viską greičiau nei jūsų IT specialistas nustatys „Wi-Fi“. Buvo atvejis, kai surinkome per didelę stalų sistemą, ir vėliau teko išardyti pusę, nes netilpo durys. (Dėl to reikia išmatuoti naują biurą prieš tai, o ne po to). Tačiau dažniausiai viskas pavyksta puikiai.

Kas dėl IT įrangos – ar prijungiate kompiuterius?

Prijungiame fiziškai – monitorius prie sisteminio bloko, klaviatūras, pelę. Bet mes ne IT inžinieriai, todėl nekonfiguruojame serverių, neįrašome programų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu apima fizinį darbą. Jei reikia, kad viskas „užsuktų“ programiškai, kvieskite savo IT žmogų, jis dirbs kartu su mumis.

Ar išsinešate visą pakuojimą (dėžes, plėvelę) po to?

Įprasta tvarka – surenkame visą įrangą, suspaudžiamas dėžes ir išvežame juos atgal arba į perdirbimo centrą, jei tokia sutartyje. Jums nereikia mesti kieme tūkstančio kartono gabalų. Viską išsivežame ir paliekame švarų biurą, paruoštą darbui. Tai labai svarbu, kad galėtumėte dirbti kitą dieną.

Kas jei surinkimo metu pažeidžiame grindis ar sieną?

Tai retai nutinka, bet gyvenime esame. Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia tokius žalos atvejus. Jei mūsų vyras pametus skrybėlę užplėš dalį tapeto, mes tai padengsime arba sumokėsime už remontą. Visada stengiamės būti atsargūs, ypač su dideliais baldais koridoriuose.

Ar reikia, kad klientas būtų vietoje montavimo metu?

Labai pageidautina, bent pirmą valandą. Reikia parodyti, kur stovi kas, kurie stalai priklauso kuriam direktoriui. Negalime spėti, kur reikia pastatyti „HR“ skyriaus spintą. Jei negalite būti, paskirkite atsakingą žmogų, kuris žino planą. Kitu atveju visą pastatysime kaip mums atrodo geriau, o paskui jums teks pernešti.

O ką daryti, jei trūksta kai kurių baldų detalių (varžtų, raktų)?

Tai nėra problema. Po 20 metų darbo turiu didelę dėžę su visokiais varžtais ir jungtimis iš įvairių baldų. Jei trūksta ko nors specifinio (pvz., IKEA specifinio raktelio), stengiamės rasti parduotuvėje arba panaudoti universalų. Retai kada užstringame dėl to, kad neturime ką įsukti.

Ar galite padėti su interjero planavimu – kur pastatyti stalą?

Galime patarti kaip praktikai, kur erdviau ir kaip lengviau išvesti kabelius, bet mes ne dizaineriai. Mūsų patarimai dažniausiai grindžiami tuo, kad „taip lengviau nešti“. Jei norite estetiško išdėstymo, geriau pasitarkite su architektu prieš mūsų atvykimą. Mes tiesiog įvykdome jūsų planą (arba jo trūkumą).

Kiek žmonių dirba montavimo komandoje?

Paprastai tai 2–3 žmonės. Vienas vairuotojas ir vienas-du montuotojai. Jei biuras didelis, pvz., 200 kv. m., siunčiame dvi komandas, kad spėtume padaryti per vieną dieną. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu turi būti greitas, kad verslas nestotų.

Smulkmenos, kurios užduoda daugiausia galvos

Ar reikia pažymėti dėžes? Ką ant jų rašyti?

Prašome, pažymėkite! Bent „Vadyba“, „Apskaita“, „Virtuvė“. Tai sutaupo laiko. Jei visos dėžės vienodos, mes jas tiesiog statysime viena ant kitos kaip sandėlyje. Tada jums teks ieškoti savo auskliuko po krūva. Geresnis variantas – rašyti ir kam priklauso, ir ką ten yra.

Kas su augalais arba asmeniniais daiktais darbuotojų?

Galime vežti, bet augalus reikia gerai supakuoti, kad neiššoktų. Asmeninius daiktus (nuotraukas, puodus) geriau, kad darbuotojai vežtų patys savo automobiliais. Jei turi važiuoti su mumis, įrašome į sąrašą, kad nebuvo klausimų muitinėje, kad tai ne prekybiniu tikslu vežami daiktai.

Ar priimate mokėjimą kortele ar tik grynaisiais?

Mums geriau bankiniu pavedimu, sąskaitą faktūrą apmokėtina iš anksto arba grynaisiais pabaigus darbą. Kortelėmis mokėti sunkiau dėl komisinių ir to, kad vairuotojai kartais neturi terminalų, ypač Vokietijoje. Geriausiai viskas sutvarkoma per buhalteriją be grynųjų kišenėse.

Ar galite atvežti dar vieną dalyką iš kaimyno ar sandėlio kelyje?

Taip, jei tai nekelia didelio nukrypimo. Vairuotojas gali sustoti pakeliui, jei tai randasi maršrute ir neužtrunka daugiau kaip valandą. Bet geriau tai suplanuoti iš anksto. Kartais klientai pamiršta pasakyti apie sandėlį kitame miesto gale, o tada kainos skaičiuoklė suskamba.

Kas daryti, jei naujame biure dar nėra įrengta elektros ar šildymo?

Tada mes negalime dirbti. Negalima leisti vyrų šaltame kambaryje surinkti baldų – jų rankos sušals, o mediena gali pakisti. Turime atidėlioti montavimą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu turi vykti paruoštose patalpose. Užtikrinkite, kad šviesa, šiluma ir internetas (bent technikams) veiktų.

Ar pasirašote kokį nors aktą apie padarytą darbą?

Žinoma. Pasibaigus darbui, pasirašome perdavimo-priėmimo aktą. Jame užfiksuojame, kad viskas atvyko, surinkta ir nenukentėjo. Jei kažkas buvo pažeista kelionės metu, tai taip pat užrašome. Tai jūsų apsauga ir mūsų garantija, kad darbas atliktas.

Kodėl verta rinktis būtent jus, o ne „kaimyno sūnų su boka“?

Nes „kaimyno sūnus“ neturi draudimo, nežino Vokietijos taisyklių ir, jei sugeds sunkvežimis, paliks jūsų baldus kažkur autostradoje. Aš žinau, ką darau, turiu komandą ir atsakomybę. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu yra rimtas verslas, o ne hobis. Mums svarbus jūsų ramumas ir sklandžius verslo tęsimas naujoje vietoje.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrenta į vieną – geras planavimas ir partnerio pasitikėjimas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su atitinkamu įrangos montavimu gali būti tiesiog darbo diena, o ne prasta naktis su nemigom. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, geriau klausti daugiau, nei vėliau gailėtis. Jei viską susitarsime iš anksto, mes atvešime, iškrausime, surinksime ir išlygsime taip tyliai, kad jūsų darbuotojai net nesupras, kada tai įvyko.