Biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas: kaip išvengti katastrofos

Esu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo kruopščiai suplanuotų karinių operacijų tipo perkraustymų iki tokių chaoso scenarijų, kai kompiuteriai buvo pakuojami į nežymėtas maišus, o vokiečių pareigūnai stovėjo prie vartų. Dažnai klientai svajoja, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas vyktų kaip filme, bet realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kuriame viena sugedusia pavarų koja gana sustabdyti visą procesą. Čia nėra tik apie tai, kad pakrauname dėžes į sunkvežimį ir važiuojame autostrada A1. Tai yra apie dokumentus, vokišką biurokratiją, logistikos niuansus ir, žinoma, žmonių faktorių. Štai kas tikrai vyksta užkulisiuose, kai nusprendžiate perkelti savo verslį iš Vokietijos į Lietuvą ar atvirkščiai.

Kainos ir biudžeto nustatymas

Kiek tikrai kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Žmonės visada klausia kainos vos tik pakėlę ragelį. Tai priklauso nuo visko – nuo to, kiek turite tose patalpose, iki to, ar reikia nešti trečiu aukštu be lifto. Galima sakyti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas paslauga kainuoja nuo tūkstančio euro, bet gali siekti ir dešimtis tūkstančių jei kalbame apie didelius serverius ar brangų baldų demontavimą. Nėra fiksuotos kainos, todėl būtų kvaila manyti, kad atsiuntus dėžę su knygomis iš Miuncheno kainuos tas ką, kad atvežus visą "open space" erdvę iš Berlyno.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo Vokietijos miesto?

Absoliučiai taip. Jei reikia važiuoti gilyn į Bavarijos kaimus, ten, kur keliai vingiuoja kaip snakes, ir sunkvežimiui tenka sukliudyti galvą, kainuos brangiau. Taip pat miesto centrai, pavyzdžiui, Frankfurte ar Hamburge, turi griežtus apribojimus sunkiasvorėms transporto priemonėms. Ten reikia specialių leidimų, o šie pinigus nevalgo. Taigi, geografinė padėtis – ne mažiau svarbus faktorius nei atstumas.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Darbininkų skaičius, pakuotės kiekis, lipdukų buvimas (o juos visada pamiršti užklijuoti), bei tai, ar reikia montuoti/demontuoti baldus. Kartais klientai sako: "o, tie baldai paprasti, tik kelios varžtai atsukti". Tada atvyksta komanda ir mata, kad tai yra 20 metų senumo vokiškos sistemos, kurios varžtai visiškai įdrėskę. Tuojau pridėkite valandas prie darbo.

Ar verta taupyti ant pakuotės medžiagų?

Atsakymas paprastas: jei norite, kad jūsų serveriai arbrangūs monitoriai atkeliautių skeletų pavidalu – taip, taupykite. Aš esu matęs situaciją, kai klientas norėjo sutaupyti ir naudojo senas "Lidl" parduotuvės dėžes. Rezultatas? Vienas monitorius nuskrido žemyn žingsniu pervežimo metu. Geriausios dėžės kainuoja, bet jos sumažina riziką iki minimumo.

Kaip elgiamės su neplanuotais išlaidom?

Visada turiame rezervą. Jei staiga pasirodo, kad reikia nuimti duris, kad pralystume sofą, tai papildomas darbas. Paprastai apie tai informuojame iš karto. Neklausau leidimo, jei tai saugumo klausimas, bet pinigus tada turėsite papildomai išleisti.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti išvykstant iš Vokietijos?

Čia visada būna painiava. Jei įmonė perkrausto turtą, kuris yra įrašytas į Vokietijos aktyvus, reikia turėti tinkamą eksporto deklaraciją ir sąskaitas-faktūras. Be to, jei prekės yra naudotos, reikia įrodymų, kad jos nebebus parduodamos Vokietijos rinkoje (priešingu atveju galimas PVM grąžinimas). Vokiškas bürokratas be popieriaus nekalba.

Ar reikia muitinės deklaracijos perkraunant biurą tarp ES šalių?

Techniškai tai yra vidinė ES prekyba, tačiau jei vertė viršija tam tikrą slenkstį (paprastai kalbant apie didesnes investicines prekes), vis tiek reikia pateikti Intrastat deklaraciją arba turėti tvarkingą eksporto dokumentaciją. Be to, jei kelyje yra Šveicarija ar Liuksemburgas (nors retai), tai jau visai kita istorija su muitine. Geriau viską užtikrinti iš anksto, kad vokiečiai ne užstrigtų sienoj.

Kas dėl "Ummeldung" (išsiregistravimo) Vokietijoje?

Tai ne mano darbas, bet dažnai klientai apie tai pamiršta. Jūs turite išsiregistruoti iš buto ar biuro prieš išvykdami, o paskui pateikti dokumentus, kad turtas išvežtas. Jei negalite parodyti, kur dingo jūsų biuro baldai, gali būti problemų su vietine administracija. Aš tik gabenu, bet kartai tenka padėti surasti tas buvusias sąskaitas.

Ar turi būti apdraustas krovinys?

Privalomai. O ne vienas paprastas "CASCO" o specialus krovinio draudimas pervežimo metu. Vokietijoje kelių eismo taisyklės griežtos, bet avarijos įvyksta. Prieš metus vienas mūsų vairuotojas buvo "taškuotas" netiesiogiai, ir visa įranga buvo apgadinta. Jei nebūtų draudimo, klientas dabar teistų mus iki senatvės.

Kaip sužinoti, ar viskas tvarkingai su Vokietijos numeriais?

Jei pervežate ir transporto priemonę (pavyzdžiui, įmonės automobilį), reikia "Abmeldebescheinigung". Be šio lapo, negalima naudotis numeriais išvykus iš šalies. Dažnai klientai mano, kad tiesiog važiuos ir viskas gerai, bet sustojus pirmose patikrose policija gali nuimti numerius.

Logistika, vairuotojai ir techninės problemos

Kiek laiko trunka paprastas biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas procesas?

Jei kalbame apie fizinį pervežimą – tai paprastai 1-2 dienos į vieną pusę, priklausomai nuo to, ar važiuojame tiesiai į Vilnių, ar sustojime prie Kelno (kas įvyksta dažnai dėl eismo kamščių). Bet visas procesas su planavimu ir dokumentais trunka savaites. Nepagalvokite, kad paskambinsite šeštadienį, ir pirmadienį jau važiuosime.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs eisme?

Vokietijoje, ypač Rūro srityje arba ties "Baustelle" (statybų vietomis), kamščiai yra kasdienybė. Mes tą įskaičiuojame. Jei vėluojame valandą ar dvi – tai norma. Jei vėluojame dieną – tuomet jau skambinu paaiškinti. Kartais tenka tiesiog laukti, sunkvežimis negali važiuoti pro automobilį.

Ar vairuotojai moka lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, bet su vokiečiais susitarta dažniausiai būna angliškai arba rankų kalba. Tiesa, kai reikia susitarti dėl krovinio iškrovimo vietos pažymėjimo, geriau, kad būtų kas nors, kas supranta vokiškus užrašus "Anlieferung nur mit Termin". Kitu atveju gali būti, kad vairuotojas tiesiog nuvažiuos atgal, nes nebeperžengės.

Kas daroma, jei neina priartėti prie įėjimo?

Tiek Vokietijoje, tiek Lietuvoje yra senų miestų centrų, kur sunkvežimis negali važiuoti. Tada turime naudoti "utėlių" sistemą – mažesnę transporto priemonę, kuri perveža dėžes nuo didelio sunkvežimio prie durų. Tai brangiau, bet privalu, jei norite išvengti baudų už važiavimą įžulą.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS. Aš galiu atsiųsti nuorodą, kur pamatysite, kur dabar stovi jūsų biuro inventorius. Kartais signalas dingsta miesto centre arba tunelyje, tačiau dažniausiai matome važiavimo kryptį. Tai ramina klientus, kai jie mato, kad mes judame, o ne stovime prie alaus.

Baldai, technika ir "delikatesi" dalykai

Kaip pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai pati svarbiausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne taip, tiesiog ištraukti kabelį iš lizdo), uždaryti į specialias dėžes su putomis. Esu matęs, kaip viena įmonė prarado visus duomenis, nes pervežimo metu serveris nukrito ant grindų. Dabar mes nebeimame tokių atsakomybių be specialaus "anti-static" pakavimo.

Ar demontuojate ir montuojate baldus?

Taip, tai įeina į paslaugą. Bet turiu jums pasakyti – jei turite 20 metų senumo "IKEA" spintas, kurios yra sulūžęs, jas surenkti antrojo kartą gali būti beviltiška. Kartais tiesiog pasakau: "Gerbiamas, geriau šią spintą palikti čia, nes ji suirs pervežimo metu". Vokiški baldai, žinoma, kokybiškesni, ten retai kada būna problemų.

Kaip elgiamės su pavojingomis medžiagomis biure?

Spausdintuvų kasetės (toneriai) ir valymo priemonės. Jos negali būti tiesiog įmestos į dėžę su popieriumi. Toneris išsilieja ir viską nuspalvina juodai. Yra specialios taisyklės, kaip tai pervežti, o ypač jei keliaujate per reguliarius patikros punktus. Tarkime taip, kad mes nežinome, kas yra toje dėžėje, jei ji paženklinta kaip pavojinga.

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet ne visada. Jei šalta, augalai gali užšalti. Be to, jei reikia vykti per muitinę (nors retai), fytosanitariniai sertifikatai gali sukelti galvos skausmą. Dažniausiai klientai patys veža savus fikusus mažame automobilyje, nes jiems rūpi tie kamedžiai daugiau nei mums.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų?

Tai didelis šaltinis problemų. Darbuotojai dažnai paliks savo piniginę, vaistus ar brangias papuošalus stalinyje. Mes jų neberūšiuojame – viskas pakeliama į "Personal Effects" dėžę, užrakstoma ir perduodama vadovui. Jei kažkas dingsta – tai ne mūsų kaltė, nes mes neįsirašinėjame kiekvieno žmogaus dantų šepetėlio.

Problemos, nesklandumai ir istorijos iš gyvenimo

Kas nutinka, jei klientas Vokietijoje nepasirodo laiku?

Buvo atvejis, kai klientas užsidarė biure, o raktus paliko giminaičiai, kurią nepavyko rasti. Mūsų vairuotojai stovėjo po lietumi tris valandas. Tai kainuoja pinigus – laukimo valandos mokamos. Nenaudokite mūsų kaip savo asmeninio stovėjimo aikštelės.

Ar dažnai gadinate daiktus?

Iš tiesų, labai retai. Turime savo techniką, dirbančius žmones. Bet vieną kartą... (tai buvo prieš penkerius metus) vairuotojas, bandydamas išvengti duobės, staigiai stabdėtas, ir viena didelė lentyna nukrito ant kitos. Tai kainavo mums apie 2000 eurų draudžiamojo išmokos. Taigi, įvykiai įvyksta, mes mokame ir tęsiamame darbą.

Kaip elgtis su blogai pažymėtomis dėžėmis?

Jei dėžėje parašyta "Knygos", o viduje yra sunkus metalinis seifas, tai yra problema. Vokiečiai mėgsta viską tvarkingai pažymėti. Jei mes pastebime, kad dėžė per sunki, ją atidarysime ir patikrinsime. Geriau truputį užtrukti, nei sulaužyti nugarą ar kėbulo.

Ar pasitaiko situacijų, kai negalima išvežti dėl techninių problemų pastate?

Taip, ypač senose industrialiniuose pastatuose, dabar pertvarkytuose į loft biurus. Liftas gali būti per mažas, o laiptai per siauri. Kartais tenka išmontuoti langą arba naudoti kraną iš išorės. Tai vadinasi "specialiųjų techninių priemonių" naudojimas ir tai kainuoja kaip lazerinė akies operacija.

Ką daryti, jei vokiečių kaimynai pradeda piktuoti?

Kaimynai Vokietijoje yra labai jautrūs dėl triukšmo. Jei statote sunkvežimį prie jų langų 6 valandą ryto, jie iškvi policiją. Mums visada reikia susitarti dėl iškrovimo laiko, kad neparodytumės "Ordnungsamt" (viešosios tvarkos tarnyba) pareigūnai.

Galutiniai klausimai ir organizaciniai momentai

Kada geriausia planuoti biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas?

Geriausia ne šiltuoju metų laiku, kai visi vežia atostogas. Rugpjūtis ir rugsėjis – "peak" sezonas. Jei galite, planuokite pavasarį arba vėlyvą rudenį. Ir būtinai rezervuokite datą mažiausiai mėnesiu iki įvykio, jei norite geros kainos.

Ar imatės smulkių, dalinių siuntų iš Vokietijos?

Įmanoma, bet tai ne mūsų profilis. Mes esam orientuoti į pilnus arba dalinius sunkvežimių užkrovimus (FTL arba LTL). Jei turite vieną dėžę su dokumentais, geriau naudoti kurjerines paslaugas, bus pigiau ir greičiau.

Kaip apmokėjimas vyksta?

Standartiškai reikalaujame 30-50 proc. avanso, o likutį – gavus krovinį į Lietuvą arba iškrovus jį prieš kliento akis. Galima ir sąskaita-faktūra su atidėtą mokėjimu (pavedimu), jei turime ilgalaikius santykius, bet su naujais klientais – griežta tvarka.

Ar padedate su išmetamomis atliekomis Vokietijoje?

Jei reikia atsikratyti senų baldų ar technikos Vokietijoje (nes neverta vežti), mes galime tai nuvežti į specialius recyklo centrus ("Wertstoffhof"). Tai mokama paslauga, reikia susitarti dėl rūšiavimo, vokiečiai už tai labai griežtai baudžia.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigų "freelancerį" i� skelbimų?

Nes kai tas pigus vairuotojas su savo senais "Scania" užstrigs tarp Kauno ir Berlyno, arba paims jūsų krovinį ir išsiskirs, niekas jums nebegelbės. Mes turime biurą, draudimą, atsakomybę ir, svarbiausia, patirtį. Pigu dažnai pasidaro brangu.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai baisiausia naktmarė. Mes turime sąrašą, viskas numeruojama. Jei trūksta vienos dėžės, pradedame ilti. Kartais ji nukrita po sunkvežimiu arba buvo palikta ankstesnėje stotyje prie užkrovimo. Mes imamės paieškų, bet jei dėžė nebuvo įtraukta į manifestą – tai problema. Visada tikrinkite su vairuotoju sąrašą pasirašydami.

Ar galite suorganizuoti perkraustymą savaitgaliu?

Taip, bet Vokietijoje naktiniai ir savaitgalių darbai, ypač triukšmingi, yra labai reguliuojami. Reikia specialių leidimų iš savivaldybės. Tai įmanoma, bet brangu. Geriau viską daryti darbo dieną, jei norite, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas būtų dar ir ekonomiškas.

Kas nutinka su dokumentais, jei reikia jų iš karto?

Jeigu turime krovinyje svarbius dokumentus, kuriuos reikia atiduoti iš karto prieš iškraunant visą biurą, juos galima uždėti į vairuotojo kabinoje (jei yra vietos) arba atskirai užrakintoje dėžėje. Tada atvykus pirmą dalyką darome – atiduodame "giliąją" ir tada pradedame kurti triukšmą su stalais.

Ar tikrai jūsų įmonė galėtų įgyvendinti biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas projektą dideliam "call center"?

Žinoma, mes jau tai darėme 150 darbuotojų centrui Esene. Ten reikėjo ne tiek fizinės jėgos, kiek tikslaus laiko planavimo, kad nesistotų telefonų linijos. Turime savo koordinatorių, kuris kalbuoja su jūsų IT vadovu ir derina laiką, kad vienas kompiuteris nebūtų išjungtas per anksti.

Ką turėtų klientas padaryti prieš mūsų atvykimą?

Pažymėti grindis (jei jos naujos), paruošti parkavimo vietą (nuparkuoti savo automobilius toliau) ir, svarbiausia, pasiimti visus brangius daiktus iš stalų (piniginės, pasai). O darbuotojus paprašyti susirinkti savo asmeninius daiktus. Kliento pasiruošimas – 50 proc. sėkmės.

Galutinis patarimas tiems, kurie bijo?

Nebijokite. Blogiausia, kas gali nutikti – tai sulūžęs kojos stalelis, kurį galima nupirkti naują. Visas procesas atrodo kaip milžiniškas kalnas, bet kai pradedi vežti dėžes, jis susitraukia. Pasitikėkite savimi, pasitikėkite mumis, o visus popierius palikite man.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors aš čia daug rašiau apie galimybes problems, dažniausiai viskas vyksta gerai. Lietuviai ir vokiečiai – tai gan disciplinuotos tautos, todėl susitarti galima. Svarbiausia yra ne taip, kiek kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos sklandus ir greitas procesas, o tai, kad nenukentėtų jūsų verslo procesai. Planuokite, klausykite patarimų ir nebandykite sutaupyti ant draudimo – tada viskas bus tvarkoje. Ir vis tiek pasiliksite be vieno lanko nuo kompiuterio klaviatūros, tai tiesiog dėsnis.