Biuro perkraustymas iš Vokietijos skaidriu ir paprastu procese

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų operacijų iki tokių chaoso scenarijų, kuriuos norėtum pamiršti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai atrodo kaip nesudėtingas uždavinys, tiksliau, taip atrodo iš pradžių klientams, kurie nėra susidūrę su tarptautine logistika. Jums atrodo, kad tiesiog reikia pakrauti dėžes į mašiną ir nuvažiuoti, tačiau realybėje susiduri su vokišku bürokratiniu precizumu, kalbos barjerais ir visokiais smulkmenomis, kurios gali viską pavėlinti. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų, tiesiog taip, kaip yra – kartais sudėtinga, kartas nuo karto netvarkingai, bet visada pasiekiamas tikslas.

Kainos ir biudžeto niuansai (kas realiai kainuoja nervus)

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro perkraustymas iš Vokietijos į Lietuvą?

Čia nėra vieno atsakymo, kaip ir su dauguma dalykų mūsų versle, bet visada stengiuos duoti bent kokį orientyrą. Jei kalbame apie mažą kontorą, tarkime, 3-4 darbuotojų, be sunkiųjų seifų ir brangių serverių, tai kaina svyruoja nuo 1.5 iki 2.5 tūkstančių eurų priklausomai nuo to, ar esate Miunchene, ar netoli sienos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos brangiausias būtent dėl atstumo, kurį reikia nuvažiuoti, ir galinio krovimo darbo. Reikia prisiminti, kad kuro kainos šiaip jau nebe tosios, kas buvo prieš penkerius metus, tad ir kainos nebelikusios "vaikiškos". Geriausia, jei tikslų skaičių pasakysiu po to, kai pamatysiu, kiek tiksliai kubinių metrų turite.

Ar reikia mokėti už pakyros ar tai įeina į kainą?

Daugelis klientų mano, kad įkrovimas ir iškrovimas yra "nemokami" priedai prie važiavimo, tačiau tokia logistika egzistuoja tik sapnuose. Vokietijoje darbo jėga yra brangi, ir jei mums reikia samdyti vietinius krovėjus (nes mūsiškiai negali važiuoti be leidimų arba tiesiog neatvyksta laiku), tai valanda kainuoja gerokai brangiau nei Lietuvoje. Įprastai į kainą įeina vienas standartinis krovimo valandų blokas, bet jei vokiškas liftas sugenda arba darbuotojai pasirodo vėlai (kas, tiesa sakant, nėra įprasta Vokietijoje), tai tas laikas tas padidina sąskaitą. Visada sakau – geriau užsirašyti valandą daugiau iš karto, nei vėliau gąsdinti papildomu mokesčiu.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja dvigubai mažiau?

Tai yra klasikinis klausimas, kurį girdžiu kiekvieną savaitę. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai paprastai taip ir yra – nėra tiesos. Yra firmų, kurios vežia "be PVM", be draudimo, arba naudoja senas techniką, kuri gali sugesti pusiaukelėje. Aš asmeniškai nebeišdrįstu siųsti kliento turto tokiai rizikuoti, nes mano reputacija verta daugiau nei uždirbtas penkiasdešimt eurų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti užtikrintas, o ne "kaip nors nors". Kartais pigiau išeina pasamdyti normalią firmą vieną kartą, nei vėliau mokėti už dingusius kompiuterius ar sulaužytus baldus.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Žinoma, viskas aptariama, bet aš esu pasidaręs patyręs. Esu matęs situacijų, kai krovinys atvyksta, o klientas sako, kad "perkeliame pinigus rytoj", o pats išsijungia telefoną. Dabar dažniausiai prašome nedidelio avanso (apie 30-50 proc.), kad būtume užtikrinti, kad mes nevažiuojame tuščiomis. Jei esate senas ir patikimas partneris, galiu ir pasitikiti, bet su naujais klientais aš budriu kaip zuikis. Nemanau, kad aš per daug griežtas, tiesiog verslo logistika tokia, kad pasitiki, bet tikrina.

Kas daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada reikia eiti į kompromisus. Galima sumažinti kainą pasirūpinant pakavimu patys – tai sutaupo labai daug, nes mums nereikia siųsti komandos, kuri tik supakuotų. Taip pat galima laukti, kol mes surinksime kitą krovinį toje pačioje kryptyje (tai vadinama daliniu krovininiu transportu), tačiau tai gali užtrukti savaitę-dvi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra pigus malonumas, tačiau su gera planavimo strategija galima išlikti gyvas.

Pasiruošimas ir dokumentai (vokiškas tvarkos ritualas)

Ar reikia daryti išankstinį apžiūrėjimą arba užsirašyti inventorių?

Būtina. Aš negaliu atvažiuoti su mašina, kuri tinka 10 kubinių metrų, jei jūs turite 20. Vokiški biurai dažnai turi didelių, sunkių stalų, kurie neįeina į liftą, tenka išmontuoti languos. Be to, inventorius – tai jūsų draudimas. Jei dings kažkas mažo, pvz., klaviatūros, be sąrašo mes nieko negalėsime padaryti. Kai kurie klientai rašo "5 dėžės su popieriais", bet tas nepadės, jei vienoje dėžėje buvo brangūs pagalvėlės. Užsirašykite viską, net jei tai atrodo kvaila.

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš Vokietijos pusės?

Čia visada yra šiek tiek painiova, nes kiekviena žemė (Landas) turi savo niuansų, bet paprastai reikia standartinio išvykimo sąrašo (Abgabeschein) ir, jei reikia, eksporto deklaracijos. Jei daiktai nėra nauji (pirkti prieš mažiau nei 6 mėnesių), tai paprastai muitinės problemų nėra, tačiau visada patariu pasidaryti kuo paprastesnį sąrašą, kad vokiškai muitininkams nekiltų klausimų. Kartais (nors retai) reikia gauti leidimą iš savininko, jei nuomojate patalpas, kad galite išvežti įmontuotus baldus, bet tai labai individualu.

Ar jūs atsiunčiate savo vyrus supakuoti, ar tai mums reikia daryti?

Galime abiem būdais. Jei norite "pasukti raktą" ir išvažiuoti, mes atsiunčiame komandą su visomis dėžėmis, burbuliukais, lipdukais. Tačiau tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, duodame dėžes (kartais netgi paimam iš ankstesnių pervežimų, jei jos geros būklės) ir jūs susirūpinate savo darbuotojų "jėga" – daugeliui firmų tai netgi komandinė veikla. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra smagesnis, kai visi padeda. Esu matęs, kaip direktoriai patys nešioja dėžes, tai veda prie solidarumo.

Kaip elgtis su labai jautria technika – serveriais, tais?

Tai yra atsakomybė. Mes turime specialias dėžes su šoku absorberiais, bet visada patariu klientams pirmiausia padaryti pilną atsarginę kopiją (backup). Aš neesu IT specialistas, ir jei serveris nukrenta, aš nebegaliu atkurti jūsų duomenų, nors galiu padėti fizikai jį perkraustyti. Kartais klientai sako, kad technika yra "neįkainojama", tuomet aš tiesiog nurodau, kad geriau jie ją patys veža savo automobiliu, o ne mūsų vilkike, kuris eina per duobes. Saugiau taip.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Taip, ir tai būtinas. Mūsų standartinis draudimas dengia tik tam tikrą sumą, dažniausiai apie 10 eurų už kilogramą (tai priklauso nuo sutarties). Jei vežate brangų meną ar unikalius antikvarinius baldus, turite tai pasakyti iš anksto. Buvo atveju, kai klientas nepranešė apie brangų paveikslą ir jis nukrito (vairuotojas staigiai stabdės), tai kompensacija nebuvo pilna. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti apdraustas realiai, o ne "popieriuje".

Kelionės ir vairuotojai (kas vyksta kelyje)

Kiek laiko trunka kelionė?

Įprastai, jei važiuojame iš Berlyno ar Miuncheno, tai nuo iškrovimo iki įkrovimo Lietuvoje praeina apie 1-2 dienas, priklausomai nuo poilsių. Vairuotojai turi griežtą poilsio režimą – negali vairuoti 20 valandų iš eilės, kaip anksčiau. Jei reikalaujate skubaus pristatymo (pvz., rytoj ryte turi būti baldai), reikia planuoti dviejų vairuotojų komandą, o tai padidina kainą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra lenktynės, tai logistika. Geriau planuokite savaitę iš anksto.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Turiu pripažinti, kad ne visada. Dauguma mano vairuotojų supranta pagrindinius žodžius ("Linksma", "Kairėn", "Dešinėn"), bet sudėtingesnį dialogą su vokiečių saugotojais ar policija gali tekti man pašnekinti telefonu. Jei jums būtina, kad vairuotojas kalbėtų sklandžiai vokiškai (pvz., dėl specifinių leidimų miesto centre), praneškite iš anksto – surasime žmogų. Tačiau už tai reikia mokėti daugiau, nes geri vokių kalbos vairuotojai yra rečiau.

Kas nutinka, jei sugenda automobilis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Kadaise mums vilkikas užsidegė ties Frankfurto juosta. Tokiu atveju mes išsiunčiame pagalbinę mašiną, perkrauname krovinį ir vėžame toliau. Žinoma, tai užtrunka, ir mes atsiprašome, bet technika yra technika. Svarbiausia, kad krovinys nebūtų paliktas be priežiūros. Esu matęs, kaip kai kurie "skrajūnai" palieka mašiną prie kavinių ir važiuoja namo, to mes nedarome. Stebiu savo flotą.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų vilkikų turi GPS stebėjimą, galiu siųsti nuorodą, kur mašina yra. Tačiau nenorėčiau, kad klientai skambintų vairuotojams kas valandą ir klaustų "kur jūs". Vairuotojas turi vairuoti, o ne kalbėti telefonu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra stresinis ir jam, nereikia ją padidinti. Aš esu ryšy, jei kas nutinka, paskambinsiu pirmas.

Ar vežiate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai labai dažnas klausimas. Kartais darbuotojai nori nusivežti savo dviračius ar kelias dėžes su asmeniniais daiktais kartu su biuro kroviniu. Teoriškai galima, jei tai neviršija tam tikros svorio normos ir nėra prekių, skirtų pardavimui. Turiu būti sąžiningas – kai buvau jaunesnis (ir labiau beviltiškas), sutikdavau vežti viską, net viršyvaujant svorį. Dabar dabar stengiuosi laikytis taisyklių, nes muitinėje gali būti nep maloni staigmena.

Vokietijos specifika ir problemos (su kuo susiduriama realiai)

Ar dažnai būna problemų su vokiškais savininkais ar policija?

Vokietija yra tvarkos šalis, tačiau jei viskas padaryta legaliai – nėra problemų. Kartais, kai statome keltuvą (liftą) gatvėje, praeivių ar gatvių tarnybų atstovai gali prišti ir paklausti leidimų. Jei turime užsakyta vietą (Stellplatz), viskas gerai. Jei ne – gali būti bauda. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja gerai iš anksto susitarti dėl vietos stovėjimui, nes ten nėra vietos "kur nors nutaisyti". Nusižudyk, jei bandysi statyti mašiną ant "vyrių" dviračių takuose.

Kas daryti, jei vokiškas liftas per mažas arba uždraustas naudoti?

Tai klasika. Senosiose Vokietijos gamyklose ar ofisuose liftai dažnai netelpa net standartinės europalletės. Tada tenka išmontuoti baldus ir nešti rankomis. Vėl gi, kalbame apie laiką ir pinigus. Jei klientas iš anksto nepasako, kad yra siauri koridoriai, tai mano vairuotojai atvyksta ir stovi. Viskas turi būti išmatuota. Kartą neteko išmontuoti didelę konferencijos stalą pro langą, nes neįėjo į duris (laimei, langas buvo išimamas).

Ar galima veži augalus ir biuro maistą (kafe)?

Augalus galima, bet tik tada, jei jos nėra saugomos rūšys (nors vokiškai reikalavimai kartą keičiasi, tai gali būti komplikuota su fitosanitariniu sertifikatu). Paprastus kaktusus ar paprastus žiedus vežame be problemų. Maisto produktus (kavą, cukrų, sausainius) geriau išsiimti paties darbuotojams arba padovanoti, nes muitinėje gali kilti klausimų dėl sanitarinių normų, jei tai didelis kiekis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra prekybos vežimas, todėl maistą geriau palikti ten.

Kokios yra dažniausios klaidos, kurias daro klientai?

Pagrindinė klaida – padaryti viską per paskutinę dieną. Vokiečiai mėgsta planuoti išvykimą mėnesius iš anksto, o lietuviai dažnai suvežia dėžes tada, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir šnibžda "kaip čia bus?". Taip pat žmonės pamiršta išjungti kompiuterius ar ištraukti spausdintuvus iš lizdų – vėliau tenka mokėti už ištraukimą arba sulaužyti kištuką (tai nėra mūsų kaltė, bet viskas įvyksta). Būkite protingesni.

Ar jums reikia, kas nors būtų atstovas vietoje mūsų atvykus?

Labai pageidautina. Jei atvyksta vairuotojas, o duris užrakintos, niekas neatsidaro, tai prarandame valandas. Vokiškas biuro administratorius gali būti griežtas ir nesileisti vidun be patvirtinimo. Geriausia, jei kas nors iš jūsų komandos pasilieka arba atvyksta laiku. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra komandinis darbas, vienas vairuotojas su 20 tonų kroviniu nieko nepadarys be vietinio žmogaus pagalbos.

Rizikos ir nepavykimai (tiesiog iš gyvenimo)

Kas nutinka, jei paduodate daiktą į neteisingą vietą Lietuvoje?

Esu turėjęs atvejų, kai dėžės buvo pamerktos į sandėlį vietoj į biurą, nes etiketės nusitrynė arba buvo pririštos blogai. Jei pas mus yra išankstinis planas, kurioje dėžė eina, tai paprasčiau. Jei ne – tada tenka ieškoti. Kartą neteko ieškoti " svarbiausios" dėžės visą dieną, nes ji pasislėpė po kitų dėžių krūva. Nenorėčiau, kad jums taip nutiktų, todėul dėžės turi būti aiškiai pažymėtos.

Ar buvo, kad dingo kažkas vertingo?

Deja, taip. Nors labai stengiuosi, kad tokie dalykai neįvyktų, pasaulis nėra tobulas. Kartą pavogė ne pilną dėžę, o iš jos išėmė brangius nešiojamus kompiuterius, kol mašina stovėjo neapsaugotoje aikštelėje prie nakvynės vietos (Vokietijoje). Nuo to laiko mes draudžiame stovėti tam tikrose vietose arba samdome apsaugą. Tai brangina, bet saugo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti saugus.

Ką daryti, jei vokiškas klientas pareiškia, kad trūksta daiktų?

Tuomet pradedame "detektyvą". Žiūrime vaizdo įrašus (jei turime kamerų mašinoje), kalbame su vairuotojais, tikriname inventoriaus sąrašus. Dažniausiai pasirodo, kad daiktas nebuvo paduotas į mašiną Vokietijoje arba jis dar stovi kokiame nors kampo biuro dalyje, kur visi pamiršo. Retai, kai tikrai kas dingsta. Turbūt buvo vienas kartas, kai dingo kėdė... ar ji buvo suardyta prieš tai? Nebeprisimenu tiksliai (galbūt ji suiro pačioje Vokietijoje).

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažus, chemikalą)?

Tik tada, jei mes turime atitinkamus leidimus (ADR). Paprastai paprastus biuro dažus (mažus balionus) įsileidžiame, jei jūs užtikrinate, kad jų nebus išpiltą. Tačiau jei turite sandėlį su chemikalais, tai tai jau ne biuro perkraustymas, o pavojingų krovinių pervežimas, ir tai kainuoja kur kas daugiau. Geriau atsikratyti to vietose Vokietijoje pagal taisykles, nei mėginti juos pervežti per visą Europą.

Kaip elgtis su klientų skundais dėl pavėlavimo?

Klausimas iš kito kampo? Man patinka. Jei pavėlavame dėl mūsų kaltės (pavyzdžiui, sugede technika), mes stengiamės kompensuoti – suteikiame nuolaidą kitam kartui arba atsiprašome. Jei pavėlavote dėl to, kad nebuvote paruošę, tai aš tiesiogai sakau, kad tai ne mūsų kaltė. Sąžiningumas ilgainiui save apmoka. Biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai verslas, o ne labdaros fondas, nors kartai jaučiuosi kaip socialinis darbuotojas.

Pabaiga ir išvados

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigesnį "skrajūną"?

Nes aš atsiliepiu į telefonus, net jei yra naktis (tiesa, galiu rūstyti). Turiu patirties, kuri padaro išvengti klaidų, kurias daro naujokai. Žinau, kur nusipirkti gerą kavai kelyje ir kur sustoti, kad niekas nebūtų pavogta. Mano reputacija – tai mano turtas. Pigios firmos išnyksta, o aš čia esu jau 20 metų.

Ar reikia rezervuoti datą iš anksto?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Ypač jei planuojate perkraustymą pavasarį ar rudenį – tai karštas sezonas. Jei skambinate šiandien ir sakote "reikia važiuoti rytoj", aš galiu tik pasakyti "laukite stebuklo" arba siūlyti brangų variantą su tuščiu vilkiku. Planuokite bent mėnesį iš anksto. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra kaip šachmatai – reikia galvoti žingsniau į priekį.

Galite padėti su išmontavimu ir sumontavimu Lietuvoje?

Taip, mes turime meistrus, kurie gali surinkti biurus, padėti stalus, pakabinti lentynas. Viskas įskaičiuota. Vokiški baldai dažnai būna sudėtingi, be instrukcijų, bet mūsų vaikinai jau matė viską. Jei reikia, padedame ir išmesti senias baldus į perdirbimo centrą.

Ar kainuoja brangiau vežti iš Rytų Vokietijos negu iš Vakarų?

Priklausomybės nėra didelės, svarbiau atstumas iki Lietuvos ribų. Iš Miuncheno (pietryčiai) toliau nei iš Hanoverio. Taip pat svarbu, ar galime rasti grįžtantį krovinį. Jei einame į "gylį" Vokietijos (tarkime, pietinę Bavariją) ir ten grįžtame tuščiai, kaina bus didesnė. Stengiuos visada surasti užsakymą atgal – tai geriau ir aplinkai, ir jūsų kišenei.

Ką daryti, jei dar neapsisprendžiate dėl datos?

Skambinkite, pasikalbėkime. Aš galiu sulaikyti datą porai dienų, neprašyau jokio įmoko. Tačiau galiu pasakyti, kad jei kitas klientas sumokės avansą, data joje. Verslas yra verslas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra kaip pirkti duonos, reikia suderinti daug detalių.

Ar jums patinka jūsų darbas?

Kartais taip, kartais ne. Kai viskas vyksta sklandžiai, o klientas šypsojas išlipo iš mašinos – tai nuostabu. Kai vėl lija, o vairuotojas skambina, kad sugado padanga – norėtų viską mesti ir eiti auginti moliūgų. Bet 20 metų kažkaip įpratau. Tai gyvenimas.

Išvada

Tiesiog noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra mokslo sritis, tai tiesiog gerai suplanuota logistika ir šiek tiek kantrybės. Jei pasirūpinsite dokumentais ir pasakysite tiesą apie savo turto kiekį, mes padarysime likusį darbą. Nebijokite klausti kvailų klausimų, geriau klausti dabar, nei verkti vėliau. Visada laukau jūsų skambučių, net jei tik konsultacijai – kartai patariau net nemokamai (nors mano buhalterė to nemėgsta). Sėkmės perkraustyme ir laukiu Lietuvoje su kavos puodeliu.