Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis: Kaip tai veikia iš vidaus?

Dirbu logistikoje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, tikiuosi, galiu kalbėti atvirai. Dažnai žmonės, norintys atlikti biuro perkraustymą iš Vokietijos, įsivaizduoja kažką panašaus į filmą – viskas lygu, tvarkinga, vairuotojai su baltais pirštinėmis. Deja, realybė yra šiek tiek kitokia. Šiuolaikinės priemonės suteikia mums daug galimybių – nuo GPS stebėjimo iki elektroninių dokumentų, tačiau žmogaus faktorius visada lieka svarbiausias. Šiame straipsnyje nesiverskime aukštaižmogiškų teorijų, o tiesiogi pažvelkime, kaip tai vyksta iš vidaus, su visomis smulkmenomis, kurioms nenusipelno komerciniai skelbimai.

Kainos ir planavimas: nuo ko pradėti?

Kiek tikrai kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Tai klausimas, kurį girdžiu kasdien. Nėra vieno atsakymo, nes biuras gali būti vieno asmens kambarys arba penkias aukštus užimantis „call center“. Tačiau jei kalbame apie vidutinį verslą, tarkime, 10-15 darbo vietų, tai reikėtų skačiuoti nuo 3 iki 5 tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo, ar tai Miunchenas, ar Berlynas. Paskutinį kartą vežėme IT įmonę iš Frankfurto, ir vien kuro papildomai mokestis priklausė nuo to, kiek vairuotojas laukė įkrovimo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis leidžia tiksliau įvertinti kainą iškart, tačiau visada pasilikame rezervos nenumatytiems išlaidoms.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Buvau matęs įmones, kurios moka pinigus už „prestIžą“, o gauna subirusį „Volkswagen“ su kelis dešimtmetis senais vairuotojais. Vienintelis dalykas, kurį patariu patikrinti, ar įmonė turi realią draudimo polisą. Jei jie nepasako draudimo sumos ar vengia kalbėti apie atsakomybę, bėkite toli. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis reikalauja investicijų, bet ne į vaizdą, o į saugumą.

Kaip reikia ruošti daiktus?

Idealiu atveju – viską supakuoti į dėžes su pažymėjimais. Bet žinote, kaip būna? Vadybininkas sako: „Viskas paruošta“, o atvažiuojame, o ant stalo vis dar stovi gėrimai ir kompiuteriai. Jei norite sutaupyti, supakuokite smulkius daiktus patys, o didelius baldus palikite mums. Tik prašau, nenaudokite senų, drėgnų dėžių iš parduotuvės po vaisiais – jos sugenda po pusės tono krovinio.

Kiek laiko užtrunka planavimas?

Geriausia pradėti bent mėnesiu iki. Ypač jei perkraustote archyvus ar reikia specialių leidimų Miuncheno centre, kur eismo sąlygos yra velnietiškos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis leidžia suorganizuoti viską per savaitę, jei esame „prie sienos“, bet tada kaina šokinėja į viršų dėl skubos.

Techninė pusė ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia turėti?

Es ES erdvėje, tai daug paprastiau negu anksčiau, bet vis tiek reikalingas krovinių manifestas ir, jei reikia, TIR knygelė (nors tai daugiau skirta dideliems siuntams). Svarbiausia – turi turėti galiojantį CMR draudimą. Be jo, jei vairuotoją sustabdys policija Vokietijoje, gali būti nemalonumų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis vis dažniau naudoja elektroninius CMR, kas labai greitina patikrą sienoje.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Paprastai ne, jei tai jūsų įmonės turtas, judantis iš vieno biuro į kitą ES šalyse. Bet yra vienas „bet“. Jei pervežate techniką, kuri buvo nupirkta ne visai legaliai ar be PVM, muitinė gali susidomėti. Vieną kartą mūsų klientas bandė pervežti asmeninį motociklą biuro siuntos viduje, tai kainavo jam nemažai nervų ir baudų.

Kokį transportą pasirinkti?

Jei turite tik kabinetas ir keletas dėžių, užtenka 3.5 tonos sunkvežimio su kėbulu. Tačiau jei judinate visą įmonę, reikės 7.5 ar net 20 tonų vilkiko su tentu. Svarbu, kad sunkvežimis turėtų „keliamąjį bortą“ (liftą). Be jo, iškrauti didelius seifus ar spintas lietuviškame kieme be krano yra beprasmiška.

Ar saugu perduoti duomenis pervežimo metu?

Daugelis klausta apie serverius. Jei turite fizinius serverius – juos reikia išjungti ir užfiksuoti. Duomenys patys neprarandami, jei neiškrenta diskas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis reiškia, kad kartais mes galime pasiūlyti ir specialias dėžes su šokso absorberiais. Bet geriau patikėkite IT žmonėms, kurie jums tų serverių ir neleis liesti.

Kaip sekamas krovinys?

Dabar visi naudojame GPS. Bet ten, kur signalas prastas, pavyzdžiui, tais kalnuotais Vokietijos keliais, žinutė gali „užstringti“. Kartais vairuotojai tiesiog pamiršta įjungti programėlę po poilsio. Nereikia panikuoti, jei žemėlapyje mašina stovi valandą – gali būti, kad tiesiog valgo pieta.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Vokietijoje griežtai stebimos poilsio stotelės. Jei mūsų vairuotojas vairuos ilgiau negu leidžiama, ir jį sustabdys „Polizei“, bus bauda ne jam, o įmonei. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis leidžia mums tokius dalykus planuoti automatiškai, kad vairuotojas nepridarytų nusikaltimų dėl skubos.

Kelionės eiga: kas nutinka kelyje?

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Iš Berlyno iki Vilniaus – apie 12-14 valandų važiavimo grynu laiku. Tačiau su įkrovimu ir iškrovimu, tai visada viršija dvi paras. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis dažnai įtraukia ir naktinį važiavimą, kad būtų pasiektas biuras anksti ryte, tačiau tai ne visada įmanoma dėl vairuotojų darbo laiko apribojimų.

Kas daroma, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turime techninę pagalbą visoje Europoje. Jei lūžta važiuoklė, mes išsiunčiame pagalbos automobilį, o krovinį perkrauname į kitą sunkvežimį. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dviems. Tiesa, per 20 metų tai nutiko tik tris kartus, taigi statistika ganėtinai gerą (kažkada netgi keturis, bet vieną sykį tik padūrė ratą).

Ar galima važiuoti bet kuriu keliu?

Vokietijoje yra daug kelialeidžių (Umweltzone), ypač miestuose. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka „Euro 6“ standarto, jo tiesiog neįleis į centrą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis įtraukia ir šių zonų žemėlapių patikrinimą, kad nenuvažiuotume į aklą gatvę ir gautume 80 eurų baudą.

Kaip elgiamasi su perkraustamu biuru prieš pat išvykimą?

Paprastai vairuotojas griežtai tikrina, ar viskas užfiksuota sąraše. Jei sąraše parašyta „20 dėžių“, o jis suskaičiuoja 19, kelionė neprasideda. Buvo atvejis, kai klientas „užmiršo“ pasakyti apie didelį seifą, kuris svėrė pusę tonos. Teko skambinti pagalbai ir kepti planus ant vietos.

Ar vairuotojai moka lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai ir rusiškai, su vokiečiais susitinka angliškai arba rankų judesiais. Jei reikia kalbėtis su Vokietijos sandėlininku, dažnai padeda dispečeris telefonu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis taip pat reiškia, kad turiame vertėjus telefonu, jei kyla nesklandumų.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Taip, siunčiame nuorodą. Tačiau prašau nesikreipti į vairuotojų tiesiogiai, kai jie vairuoja. Tai saugumo reikalavimas. Vieną kartą klientas skambino po trisdešimt kartų per valandą, klausdamas, kur jis yra, ir vairuotojas taip nervingai pasidarė, kad teko jį pakeisti kitam maršrui.

Kas yra „paskutinio kilometro“ problema?

Tai iškrovimas Lietuvoje. Kartais Lietuvoje biuro pastate nėra lifto, arba liftas per mažas, arba tiesiog kiemas užimtas kitų mašinų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis gali sutrukdyt viena blogai pastatyta lengvoji mašina kieme. Reikia viską iš anksto susitarti dėl vietos.

Rizikos, draudimas ir neprognozuojamos situacijos

Kas nutinka, jei sulūžta stalas?

Jei tai mūsų kaltė, draudimas padengia žalą. Mes turime atsakomybės draudimą. Tačiau jei stalas jau buvo sulūžęs prieš tai (o tai kartais būna, sužiūrėję geriau), tai mes jį užfiksavome ir neatsakingi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis reiškia daug nuotraukų darbo eigoje.

Ar draudžiama gabenti brangius daiktus?

Galima, bet reikia tai paskelbti iš anksto. Brangiausius dalykus (ginklus, didelius pinigų sumas, paveikslus) geriausia vežti specialiu transportu arba seifų pervežimo kompanija. Mes nesame bankas, todėl neimame atsakomybės už milijoninius grynųjų pinigų kiekius (nors niekas niekada nieko nepasiūlė, turbūt).

Kaip elgtis su blogais oro sąlygomis?

Vokietijoje dažnai lyja. Mus tai nebaugina, viskas uždengta tentu ir užklota audeklais. Bet jei būna uraganas, mes sustojame. Geriau atvykti diena vėliau, negu važiuoti su nuvirtusiu medžiu ant stogo.

Ar gali būti delay dėl sienų kontrolės?

Retai, bet kartais Lietuvos pasienio punktai daro papildomą patikrą, ypač jei keliaujame naktį. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis leidžia elektroniniu būdu pateikti visus duomenis iš anksto, kas paprastai pagreitina procesą, tačiau pareigūnų nuotaika ne visada priklauso nuo mūsų.

Kas daryti, jei vairuotojas susirgo?

Tai gyvenimiška. Jei vairuotojas suserga Vokietijoje, mes išsiunčiame naująją įgulą arba organizuojame pervežimą per vietinę subrangerių kompaniją. Tai brangu, bet mums tai neleidžia numesti veido.

Ar tikrai šiuolaikinės priemonės padeda?

Tikrai. Anksčiau turėjome faksus ir popierius, kurie dingdavo. Dabar viskas išmaniaisiais telefonuose. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis leidžia mums matyti, ar vairuotojas nevairuoja per greitai, ar mašina nešvaisto. Nors seni geri „Scania“ sunkvežimiai be visų tų kompiuterių kartais veikia patikimiau negu nauji „Mercedesai“, kurie vis kažką praneša.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai – prieš išvykimą arba pavedimu gavus prekę. Nenusprendžiau dėl grynųjų – su jomis dabar daug problemų, nebegalima tiesiog taip paprastai susitarti dėl didelių sumų. Pavedimai yra saugesni ir abiems pusėms.

Kodėl vienos įmonės pigesnės už kitas?

Jei kaina per maža, tai reiškia, kad jie taupo ant draudimo, vairuotojų algų arba važiuoja senais, neremontuotais sunkvežimiais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis kainuoja, tai ne pigus malonumas.

Ar galima susitarti dėl iškrovimo savaitgalį?

Galima, bet tai papildomai kainuoja. Vairuotojai taip pat žmonės, norėtų poilsio. Bet jei verslas negali laukti iki pirmadienio, mes randame būdą, tiesa, už papildomą mokestį.

Kas atsitinka su pakuojimo medžiagomis?

Jos lieka jums. Jei nenorite dėžių, mes jas pasiimame atgal (išskyrus tais, kurios sugadintos). Biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis taip pat apima ir ekologišką medžiagų perdirbimą, jei sutinkate.

Ar reikia rūpintis parkavimu Vokietijoje?

Taip, tai jūsų atsakomybė. Jei mūsų mašina gaus baudą už neleistiną stovėjimą prie jūsų buvusio biuro, sąskaitą išsiųs jums. Vokietijos parkingo inspektoriai labai greitai užrašo numerius.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas iš Vokietijos šiuolaikinėmis priemonėmis nebegali būti lyginamas su senais laikais, kai viskas buvo remiantis tik vairuotojo intuicija. Dabar tai tikslus procesas, tačiau vis tiek reikalauja žmogiškojo aktyvumo ir supratimo. Nėra idealios sistemos, visada ką nors galima pagerinti, bet su patirtimi ir gerais techniniais sprendimais viskas pavyksta gerai. Svarbiausia – nepasitikėkite tuo, kas atrodo per pigu, ir visada skaitykite smulkmenas kontrakte. Tada ir jūsų verslas, ir mūsų nervai liks sveiki.