Biuro perkraustymas iš Vokietijos – saugus ir patogus procesas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir pervežinėjau viską – nuo vieno kėdės iki visų gamyklų linijų. Bet kai sužinoju, kad reikia organizuoti biuro perkraustymas iš Vokietijos, visada įsitempu. Kodėl? Nes vokiečiai yra labai disciplinuoti, o mūsų klientai dažnai norėtų viską "kažkaip" nuvežti per savaitgalį. Čia ne tik baldai, čia dokumentai, serveriai, paslėpti failai, o kartais ir darbuotojų asmeniniai daiktai, kurių jie nepasako apie iš anksto. Vieną kartą matėme, kaip klientas pamiršo pasiimti fiskalinį kasos aparatą iš senosios vietos, ir vėliau mums teko važiuoti atgal į Duisburgą, nors nebuvome kalta. Jei viską suplanuoti kruopščiai, tai gali būti net saugu. Jei ne, tada tu prarandi ne tik laiką, bet ir nervus.

Kainos ir biudžeto niuansai

Ar brangu pervežti biurą iš Vokietijos?

Visada klausiu, ką klientas perka "brangu" ar "pigiai". Skaičiuojame dažniausiai pagal kubinius metrus. Mažas biuras, tarkime, 10 kvadratų Berlyne, kainuos mažiau nei didelį atstojančiojo kompleksas Miunchene. Biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja ne tiek dėl atstumo, kiek dėl darbo jame. Vokiečiai reikalauja kelti su kranu arba su specliftu, o tai yra pinigai. Taigi, nuo 1500 eurų prasideda, gali siekti ir 10 tūkstančių, jei ten yra daug technikos. Palygink su vietiniam pervežimui, čia brangniau dėl kuro ir mokesčių keliuose (Maut).

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nesakysiu, kad tai padarysime per valandą. Paprastai planavimas trunka savaitę-dvi, o patys vežimai – vieną ar dvi dienas, priklausomai nuo to, kur Vokietijoje esate. Jei reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti baldus, pridėk dar dieną. Vieną kartą užtrukome tris dienas, nes klientas nepasakė, kad serverių kabinetas yra trečiame aukšte be lifto. Ten teko nešti rankomis. Taigi, laikas priklauso nuo jūsų parengimo, o ne tik nuo mūsų vairuotojo greičio.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Pavojingiausia yra tai, kas nėra įskaičiuota pradžioje. Pavyzdžiui, jei reikia statyti "kėdžių juostą" gatvėje (nes mums neleidžia stovėti tiesiog prie durų), tai gali kainuoti šimtus eurų. Taip pat, jei daiktai yra labai sunkūs, kaip seifai ar stambus spintos. Ir, žinoma, kuro kaina. Vakar buvo 1,70, šiandien gali būti 1,75. Vokiečių keliai moka brangiai, todėl į kainą įeina ir Maut mokestis. (Tiksliau, mes įtraukiame jį į sąskaitą faktūrą automatiškai, kad nenuviltume kliento pabaigoje).

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinau, visi nori sutaupyti. Bet jei kažkas siūlo pervežti pilną konteinerį už 500 eurų, tai greičiausiai jis nusipirks bilietą į Karibus su jūsų daiktais. Rinkitės vidutinę kainą. Per pigūs vežėjai dažnai neturi draudimo arba jie "susimuš" kelyje. Girdėjau istoriją, kai viena firma išsivežė biurą ir iškraunė kitame mieste be pranešimo. Taigi, saugumas brangesnis nei sutaupyta 100 eurų.

Kaip apskaičiuoti biudžetą, jei daiktų kiekis keičiasi?

Tai būna problema. Mes darome apskaitą pagal akis, bet klientas visada prideda dar dvi dėžes prie pat išvykimo. Geriausia padaryti vaizdo įrašą. Tada galime pasakyti: "Taip, maždaug 20 kubų". Jei padvigubėja, tai ir kaina padvigubėja. Nėra jokio stalinio metodo, čia tiesiog fizinis tūris. Negaliu pasakyti tiksliai, kol nepamažiu tų dėžių savo akimis.

Ar galima gauti nuolaidą?

Apie tai kalbėti reikia ne paskutinę minutę. Jei turite didelį projektą, tarkime, perkraustote tris padalinius vienu metu, taip, galima sutarti. Arba jei sutinkate laukti mūsų tuščia grįžtančio mašinos, tada kaina gali būti žemesnė. Bet nedarykite to paskutinę sekundę, kai vairuotojas jau važiuoja.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tuomet reikia ruoštis pačiam. Išmontuoti baldus, viską supakuoti į dėžes. Mums liks tik užkrauti, pargabenti ir iškrauti. Taip sutaupysite ant darbo rankomis. Bet tikrai patarkite su mumis dėl pakavimo medžiagų, kad nesužlugtumėte tos spintos kelionėje.

Dokumentai, muitai ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES, muitų nėra (pasidžiaugkim). Bet reikia važiavimo lapų (CMR). Jei vežate techniką, verta turėti inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais. Vieną kartą sulaikė mums kraštinę sankryžą ir prašė įrodymų, kad tas kompiuteris ne pavogtas. Gerai, kad klientas turėjo nuotraukas. Dar reikia galbūt draudimo polisą, nors mes jį duodame.

Ar reikia mokėti PVM ar kitus mokesčius?

Pervežimo paslaugos apmokestinamos standartiškai. Jei esate įmonė, galite tai apskaičiuoti. Bet jei pervežate įmonės turtą į kitą ES šalį, tai gali būti vidinis įmonės turtas, be PVM mokėjimo (jei turite teisingus dokumentus). Aš čia ne teisininkas, geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu. Mums svarbu, kad sąskaita būtų apmokėta.

Ar gali kilti problemų su sienų saugotojais?

Retkarčiais taip, ypač jei einate per Lenkiją ir ten vyksta kontrolės. Jei viskas tvarkingai supakuota ir dokumentai sutampa, nėra ko bijoti. Bet jei mašina atrodo "pasidarėliuota" per daug, gali sustabdyti. Mes stengiamės važiuoti švariais, patikrintais sunkvežimiais, kad nesusilauktume nereikalingo dėmesio.

Kaip užtikrinti, kad dokumentai būtų tvarkingi?

Mums tai kasdieninė darbo dalis. Mes užpildome visus CMR. Jums tik reikia mums duoti tą sąrašą ką vežame. Kiekvienas daiktas turi būti užrašytas. Ne "dėžė", o "dėžė su dokumentais". O jei yra brangios prekės, turi būti jų vertės nurodytos (draudimo dėlei).

Ar reikia deklaruoti elektroninę techniką specialiai?

Jei tai įprasti kompiuteriai, ne. Jei tai serveriai ar speciali įranga, kuri gali būti naudojama kariniams tikslams (nors biure tai retai), tai gali reikėti eksporto licencijos. Bet įprastas biuro perkraustymas iš Vokietijos to nereikalauja. Tiesiog užfiksuokite, kas tai yra, kad neįtariamumų nekiltų.

Kas daryti, jei dingsta dokumentų dėžė?

Tai yra košmaras. Mes visada patariame svarbiausius dokumentus vežti su savimi (su vairuotoju ar vadovu) kabinoje, o ne krove. Jei dingsta, tai teismo byla. Mes atsakyžm už turtą, bet už informacijos praradimą – sunku. Todėl visada padarykite atsarginę kopiją debesyje prieš kelionę.

Ar sunku gauti leidimus važiuoti į centro zoną?

Dideliuose Vokietijos miestuose yra "Umweltzone" – aplinkos zonos. Mūsų mašinos yra šiuolaikinės, Euro 6, tad jose važiuoti galime. Bet jei samdote ką nors pigesnio, galite nepatekti į miestą. Tai labai svarbu, nes gausite baudą, o mes negalėsime privažiuoti prie jūsų biuro durų.

Pakavimas, technika ir baldai

Ar jūsų komanda pakuoja daiktus?

Taip, mes turim pakavimo komandą. Jie atvyksta prieš dieną ar tą pačią dieną. Viską supakuoja į burbulus, dėžes, užkloja baldais. Nereikia jums nieko daryti, tik nurodyk, kas keliauja, o kas lieka. Bet tai papildomai kainuoja. Dauguma klientų nori sutaupyti ir pakuoja patys, tai irgi normalu.

Kaip saugiai pervežti IT ir serverius?

Tai yra jautriausia vieta. Serveriai negali būti numesti. Mes juos užkrauname ant specialių amortizuotų vežimėlių arba fiksuojame sienose. (Tikriausiai būtų geriau juos išjungti ir ištraukti kabelius, bet kartais klientai sako, kad negali, tai tada labai atsargiai važiuojame). Jei serveriai veikia pervežimo metu, tai rizikuojate.

Ką daryti su didelėmis konferencijos stalais?

Jie dažnai yra išardyti. Jei ne, reikia specialių juostų, kad nejudėtų. Kartais tokie stalai netilpina į standartinį liftą, tai tenka įvežti pro langus ar su kranu (kas labai brangu). Geriausia pasitikrinti išmatavimus dar Vokietijoje, prieš mums atvykstant. Nenusimąstykite, kad viskas įlįs pro duris.

Ar reikia išmontuoti spinteles?

Paprastai taip, kad nenusilūžtų sienos ar patys baldai. Ypač jei jos yra pritvirtintos prie sienos. Mūsų meistrai suktuvus turi su savimi. Jei spintelė yra labai sena ir suktuvui netinka, tai gali užtrukti. Nurodykite iš anksto, ar tai "Ikea" spintelės, ar kokia sena vokiška gaminė, kad žinotume, kokių įrankių reikia.

Kaip elgtis su augalais ir kavinės aparatais?

Augalus galima vežti, jei nešą šalčia. Žiemą reikia būti atsargiems. Kavinės aparatus reikia išpilti, išjungti ir leisti išdžiūti. Vieną kartą klientas neįsileido vandens iš aparato, ir visa vaza buvo pilna kavos putojansios visame krove. Buvo negerai. Geriau viską paruošti.

Ar duodate dėžes?

Taip, dėžes galima nusipirkti arba išsinuomoti (paimti ir grąžinti). Jos tvirtos, tinkamos knygoms ir dokumentams. Nenaudokite prekybos centro dėžių nuo bananų – jos visada sutrūksta, kai užpildote jas knygomis. Knygų dėžė turi būti mažesnė, kad neperdegtų.

Kaip žymėti dėžes?

Gerai, jei parašote ne tik "Knygos", bet ir "Vadyba, 2 aukštas". Tai greitins iškrovimą Lietuvoje. Mes padėsime etiketes, bet jūs turite žinoti, kas viduje. Niekas nenori atidaryti dešimties dėžių, kad surastų arbatinuką.

Logistika, laikas ir vairuotojai

Kada geriausia planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Geriausia ne sekmadienį. Sekmadieniais Vokietijoje daug kur negalima triukšmauti, o netgi pakrovimas gali būti draudžiamas. Geriausia vidurdienis arba ketvirtadienis. Taip pat venkite švenčių, kaip Velykos ar Kalėdos, nes tada ir keliai užstrigę, ir vairuotojai ilsisi.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Mes duodame vairuotojo numerį ir jis gali paskambinęs pasakyti, kur yra. Taip pat yra GPS sekimai bet kuriuo momentu. Bet nenukreipkite vairuotojui kiekvieną valandą, jis turi vairuoti, o ne kalbėti telefonu. Jis pasakys, kai atvyks prie iškrovos vietos.

Kas daro, jei vairuotojas užstrigs į spūstį?

Tai Vokietijoje įvyksta kasdien, ypač ties Frankfurtu arba statybų vietose. Mes planuojame laiko rezervą. Jei užstrigs 2 valandas, tai nėra tragedija, jei nebuvo sutarta, kad reikia būti būtent 9:00 ryte rytoj. Turėkite numatytą laiko tarpą.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojai yra lietuviai, tačiau kartais dirbame ir su patikimais partneriais iš kitų šalių. Tada kalbame angliškai arba vokiškai. Jei jums svarbu, kad vairuotojas būtų lietuvis, pasakykite iš anksto, surasime tokį.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai darbuotojai nori parsivežti savo dėžutes su asmeninėmis daiktais. Tai ne problema, tiek, kad tai nėra prekės, skirtos prekybai. Jei ten bus 100 vienodų televizorių, tai tai jau ne asmeniniai daiktai, o verslas. Muitinė gali susidomėti.

Kas happens, jei pasikeičia adresas iškrovai?

Praneškite kuo greičiau. Jei vairuotojas jau važiuoja į senąjį adresą, tai bus papildomi rūpesčiai ir galimai pinigai už papildomus kilometrus. Geriau patikrinkite adresą dar Vokietijoje, kai tik išsikraunate.

Kiek mašinų reikės?

Priklauso nuo tūrio. Mažam biurui užtenka vieno 3,5 tons sunkvežimio (su keliomis kelionėmis) arba vieno didelio 20 pėdų konteinerio. Dideliam biurui gali prireikti dviejų ar trijų mašinų vienu metu, kad viskas būtų nugabenta per dieną.

Nenumatytos situacijos ir patarimai

Kas daryti, jei senasis biuro savininkas neleidžia išvežti?

Tai dažna problema. Vokiečai gali būti labai griežti dėl "Abnahme" – patalbos perdavimo aktų. Jei palikote šiukšlių ar sugadinote sieną, jie gali neleisti išvažiuoti, kol neištaisysite. Užtikrinkite, kad viskas tvarkoje dar prieš mums atvykstant, kitaip mūsų vairuotojai lauks ir jums reikės mokėti už laukimą.

Ar dengiate žalą, jei nutinka avarija?

Taip, mes turime krovinio draudimo (CMR draudimas). Jis dengia žalą iki tam tikros sumos. Bet verta pasitikrinti, ar ta suma padengia visus jūsų brangius serverius. Jei ne, galima papildomai apsidrausti. (Čia tikrai svarbu, nes įprastas draudimas nedengia visų prabangios technikos gedimų dėl vibracijos, o tik fizinį susidūrimą).

Kaip elgtis su parkavimu mieste centre?

Vokiečių miestuose vietos nėra. Jei neturite sutartos vietos ar leidimo stovėti "iš eilės" su įspėjimo lentelėmis, mums gali atvykti vilkikas su užkaba ir nuvežti mašiną. Tai kliento pareiga užtikrinti, kad mes galime stovėti prie įėjimo.

Ar įmanoma viską nuvežti per vieną dieną?

Jei atstumas trumpas (pvz., iš Berlyno į Vilnių, tai apie 1000 km), tai labai sunki viena diena. Vairuotojas turi ilsėti. Greičiausiai tai užims dvi dienas: išvežimas dieną, važiavimas naktį (arba poilsis), iškrovą ryte. Neskubėkite, saugumas svarbiau už greitį.

Ką daryti su dėžėmis po iškrovos?

Jos jūsų. Galite jas išsitraukyti arba mes galime jas paimti atgal (jei tai nuominės dėžės). Paprastos dėžės dažniausiai lieka klientui, jis jas susprogo arba panaudoja sandėliuje. Nekasdami mums jas mesti į kiemą, mes ne šiukšliavežiai.

Ar galima pasitikėti visais pervežėjais?

Deja, ne. Rinkis tik tuos, kurie turi atsiliepimus ir ilgametę patirtį. Yra daug "firminių" vairuotojų, kurie pasiims pinigus ir išsijungs. Mes esame čia jau 20 metų ir mums svarbu reputacija. Geriau paklausk kaimyno ar draugo, kuris jau ką nors pervežė.

Kas ypač nervina klientus šiame procese?

Nenumatyti uždelsimai. Kai klientas tikisi, kad vakare jau jau dirba naujame biure, o mes dar tik Vokietijoje įsitempiame juostas. Reikia suprasti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos yra sudėtingas logistinis grandinės reikalas, o ne tiesiog važinėjimas.

Ar verta vadovui vykti su mašina?

Kartais taip, ypač jei reikia aiškinti, kur dėti ką. Bet dažniausiai vadovai tik trukdo, nes bando "valdyti" procesą, kurį mums darome kasdien. Geriau laukti šone arba naujame biure, paruošti vietą. O jei norite važiuoti, mums ne problema, tik susitarkime dėl vietos kabinete.

Kokios dažniausios klaidos?

Klaida nr. 1 – nepakankamai detalus sąrašas. Klaida nr. 2 – nepakankamai tvirti pakavimai. Klaida nr. 3 – nepasirūpinama vietos iškrovai Lietuvoje (pvz., neįleista mašina į teritoriją). Venkite šito, ir viskas bus gerai.

Ilgai darote šitą?

Jau beveik 24 metai (nuo 2000-ųjų pradžios). Matome viską. Nuo mažų start-up'ių iki didelių korporacijų. Mums nebešokka, jei pasakote, kad reikia pervežti 20 tonų popieriaus arba labai brangų meno kūrinį iš direktoriaus kabineto. Susitvarkome.

Kas daryti, jei aš nieko nesuprantu apie logistiką?

Tai ir yra mūsų darbas. Jums tiesiog reikia pasakyti "keliauja iš čia į čia". Mes užduosime keletą klausimų (apie liftą, apie parkavimą), o visą kitą padarysime. Jums nereikia žinoti, kas yra tarpinė ašis ar CMR numeris.

Išvada

Viskas priklauso nuo to, kaip gerai pasiruošiate. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti tik kelių dienų nuotykis, o ne košmaras, jei pasirūpinsite dokumentais ir vietomis iš anksto. Neklauskite kaimyno, kuris niekada nieko nepervežė, kreipkitės į profesionalus. Mes padėsime išvengti tų klaidų, kurias matome kasdien. Svarbiausia – išlikti ramiam ir nepanikuoti, jei vairuotojas pavėluja valanda dėl remonto kelyje. Tai gyvenimas. Gero kelio ir sėkmingo naujo starto Lietuvoje.