Biuro perkraustymas iš Vokietijos – saugiai ir patikimai

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nebebus tas pats ką įsivaizduojate brošiūrose. Vieną kartą viskas vyksta lydjant sviestas, vokiškas tikslumas suvis su mūsų „išsigelbėkime“ mentalitetai susilieja į nuostabų procesą, o kitą kartą – tai tiesiog siaubo filmas su sugadintais baldais ir dingusiais dokumentais. Čia ne tik apie tai, kaip pakrauti kėdes į sunkvežimį. Čia yra biurokratija, milijonai smulkių detaelių, kurias privalai žinoti, ir, svarbiausia, patikimas partneris, kuris neišsišokant pavojaus metu. Vokiečiai gali būti griežti, jei kas nors ne taip parašyta eksporto dokumentuose, todėl reikia žinoti, į ką kreiptis. Toliau paaiškinsiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių.

Kiek tai kaštuoja ir kodėl verta

Kiek kainuoja vidutinis biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Tai, žinoma, pats populiariausias klausimas, bet atsakymas nėra vienas skaičius. Viskas priklauso nuo tūrio kubiniais metrais – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais iš Mažojo Lietuvos, ar didelė administracinės patalpos perkėlimas iš Miuncheno. Į kainą įeina transportas, darbo valios Vokietijoje ir Lietuvoje, bei pakavimo medžiagos. Vidutiniškai, jei kalbame apie standartinį biurą, biuro perkraustymas iš Vokietijos gali kainuoti nuo tūkstančio eurų, bet gali ir šokti į aukštumas, jei reikia išmontuoti sudėtingas metalines sistemas. Būtinai prašykite išsamią sąmatą su fiksuota kaina, kad vėliau nebūtų staigmenų.

Ar neigyčiau padaryti tai su „Man and Van“ tipu vairuotojų?

Gal ir pigiau, bet rizikuojate prarasti verslą. Žinau vieną atveją iš Frankfurto, kai pasamdytas „greitas“ vairuotojas tiesiog išmetė dėžes su technika ant asfalto, nes jam skubėjo. Profesionalus biuro perkraustymas iš Vokietijos reiškia ne tik vairavimą, bet ir įrangą fiksavimą, drabužių kabyklas demontavimą ir logistikos planavimą. Jei jums svarbu, kad serveriai ar kiti jautrūs įrenginiai nenukrito ant betono, geriau nemėginti taupyti ant paslaugos kokybės. Niekas nenori pradėti darbo naujame biure su sugadintas kompiuteriais.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinoma, yra. Pirmiausia, daugelis pamiršta apie vokiškus „Umweltplakette“ – aplinkos apsaugos ženklelius miestuose, jei reikės važiuoti į žaliąją zoną. Be to, gali būti papildomi mokesčiai už ilgiau užtrunkantį iškrovimą, jei liftas neveikia arba darbuotojai turi nekti pusę dienos laukti raktų. Kartais (retkarčiais) gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą Vokietijos miestuose, ypač jei ten nėra specialios aikštelės. Visada klauskite, ar į kainą įskaičiuota vairuotojo darbo diena viršijimas.

Kada geriausia vesti derybas dėl kainos?

Geriausia tai daryti ne sezono metu. Žmonės dažniausiai krausto biurus vasarą arba pabaigoje, tada kainos šokuoja. Jei galite planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos pavasarį arba rudenį, galite gauti gerą nuolaidą. Taip pat, jei jūsų krovinys nėra skubus, ir sutinkate, jog jums nešamas krovinys gali būti komplektuojamas su kitais klientais (t.y. dalinis krovinys), kainą galima nukristi iki 40 procentų. Bet būkite pasiruošę laukti šiek tiek ilgiau.

Ar draudimas apima viską, kas sugenda kelyje?

Draudimas yra giliai komplikuotas dalykas. Standartinis draudimas dažnai nedengia labai brangių daiktų, jei jie blogai supakuoti paties kliento. Pavyzdžiui, jei jūs patys supakote serverį į dėžę be putų, ir jis nukrenta ne važiuojant, o iškraunant – draudimo bendrovė gali atmesti išmoką. Mes visada patariame pasirinkti „viso rizikos“ draudimą, kuris apima ir smulkius gėdingus incidentus. Sąžiningai pasakius, vengiame pervežti pinigus ar brangius juvelyrinius dirbinius, to mes tiesiog neprenumeruojame.

Ar galima apmokėti ne pirma, o po perkraustymo?

Nedaugelis sutinka dirbti taip, ypač su naujais klientais iš Vokietijos. Paprastai reikalaujame avanso, kuris uždaro degalines ir keliones išlaidas, o likusią dalį – pristačius krovinį saugiai. Esu matęs atvejų, kai įmonės atsisakydavo mokėti po to, kai pasirodydavo, kad jų biuras yra penktame auke be lifto (o šito nepranešė!). Galime diskutuoti, bet reikia šaltos galvos ir pasitikėjimo. (Čia privalau paminėti, kad kartais sutinkame su banko garantija, bet tai retas atvejis).

Biurokratija, dokumentai ir vokiškas tvarkaraštis

Kokie dokumentai reikalingi perkėlimui?

Eksportui iš Vokietijos reikės komercinės faktūros ir pakavimo sąrašo. Jei prekių vertė viršija 1000 eurų, reikės EX-1 dokumento (muitinės išvykimo deklaracijos). Tai būtent ta vieta, kur dažnai užstrigsta naujokai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be tinkamai užpildytų dokumentų gali baigtis tuo, kad sunkvežimį sustabdo prie pat sienos ir reikės mokėti baudas. Geriau, kad šituos melus sutvarko logistikos agentas, o ne jūsų buhalterė, kuri niekada nematė krovininio mašinos gyvenime.

Ar reikia mokėti PVM ar MwSt?

Jūsų įmonė turi PVM kodą? Jei taip, tai tarptautinio pervežimo paslauga dažnai yra apmokestinama nulinio tarifu (0 % PVM), bet tik jei pirkėjas ir pardavėjas yra registruoti subjektai. Bet čia yra „akis“. Vokietijos paslaugų teikėjai (pakavėjai, kranų operatoriai) gali išrašyti sąskaitą su vokišku MwSt, kurią tada turite prašyti grąžinti. Tai daug kam įkyru procesas, būna, kad tiesiog apleidžia tas griežtas sąskaitas ir praranda pinigus. Pasidomėkite „Reverse Charge“ mechanizmu, jei norite išlikti sanešmingi.

Kokie ypač griežti vokiečiai dėl vietinių taisyklių?

Ypatingai griežti dėl miesto valstybės taisyklių. Berlyne arba Hamburge negalima tiesiog sustoti gatvėje ir pradėti iškrauti. Reikia specialių leidimų (Straßennutzungserlaubnis), kurie kainuoja pinigus ir juos reikia kreiptis iš anksto. Esu matęs, kai mūsų vairuotojas gavo baudą už tai, kad padėjo sparną ant grindų tris minutes prieš pat leidimo pradžią. Vokiečiai laikrodžius matai tiksliau nei mes. Suprantu, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos yra stresuojantis, bet šitos smulkmenos gali kainuoti daugiau nei patys pervežimai.

Ar sunku gauti leidimą stovėti mieste centre?

Neįsivaizduojamai sunku be vietinio brokerio arba patvirtintų poreikių. Kai kuriuose rajonuose, ypač jei yra pėsčiųjų zonos, leidimai neleidžiami visai. Tada tenka naudoti specialias mažas transporto priemones (7.5 tonų sukelia mažiau problemų nei 40 tonų gigantas). Galvos skausmas, bet kitaip neišeina. Kartais išvis teko nešti dėžes 200 metrų iki patalpų, nes sunkvežimiui neleido net priartėti. Tai realybė, su kuria susiduriame kasdien.

Ar reikia declariuoti techniką kaip pavojingą krovinį?

Jei tenka nešti skysčius (tusinukus spausdintuvams), lazerius ar didelius kiekiais baterijų – taip, tada tai jau pavojingas krovinis (ADR). Paprasti kompiuteriai nėra ADR, bet jei turite laboratoriją su chemikalais, tai visai kitas reikalas. Apie tai privalome žinoti iš anksto, negalime atvykti ir tada sakyti „o, čia kažkokia rūgštis stovi“. Mūsų vairuotojai neturi teisės vairuoti su tokiais daiktais be specialių leidimų.

Kokios problemos dažniausiai kyla su muitine?

Didžiausia bėda – netikslūs svoriai ar numeriai. Jei deklaracijoje parašyta „įranga“ 500 kg, o realiai yra 2 tonos, muitininkai susiruošia. Jie turi tuos skeneriuosius, kurie pamato viską. Taip pat, jei pervežate naudotus baldus, reikia įrodymo, kad jie tikrai naudoti (pavyzdžiui, nuotraukos ar senos sąskaitos), kitaip jie gali būti uždraudžiami importuoti kaip atliekos. Tokiomis situacijomis biuro perkraustymas iš Vokietijos virsta tiesiog košmara.

Logistika: kai keliai ilgi, o darbas sunkus

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš atvykstant?

Būtų geriausia, jei išmontuotumėte viską, kas gali būti išmontuota. Lotos (suformuotos biuro stalų sistemos) yra baisiai nelankstūs, jeigu bandyti nešti surinktas – jos tiesiog lūžta savyje. Kartais, jei klientas sako, kad viskas paruošta, o atvykstant matome surinktus sekcijų mūrus, tai priverčia mums atidėti kitus darbus. Reikia suprasti, kad ne kiekvienas vairuotojas yra meistras baldininkas, jis tiesiog neštojas.

Kaip su technika – serveriais ir kompiuteriais?

Serverius galima nešti tik supakuotus į originalią arba specialią foam dėžę. Niekada neleidžiame jų statyti ant šono arba krauti vieną ant kito be tarpinės. Žinau atvejį, kai viena įmonė prarado visus duomenis dėl to, kad paprasčiausiai numetė serverį iš sunkvežimio (nuokrypis į šoną). Technika yra jautri. Pasisiūlykite (arba prašykite mus) padaryti techninį inventorių prieš pakrovimą ir po iškrovimo. Tai sutaupo nervingų akimirkų vėliau.

Ar galima sulyginti dėžes pagal numerius?

Taip, ir tai yra būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir aprašymą, kur ji turi atsidurti naujame biure (pvz., „2 aukštas, virtuvė“). Jeigu tiesiog mes užkrausme krūvą dėžių, jūsų darbuotojai praleis savaitę ieškodami popieriaus. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tęsiasi ne tik kelyje, bet ir jūsų biure prieš tai ir po to. Tvarka tai gelbėja. Pasirašykite ant dėžių ryškia spalva – geltona arba raudona.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Priklauso nuo maršruto. Iš Miuncheno arba Berlyno tai yra apie 12–15 valandų važiavimo grynąja. Jei yra sustojimai kitiems klientams (paimti arba paduoti ką nors kelyje), tai gali užtrukti iki paras ar daugiau. Beje, (čia turiu pataisymą) vasarą, kai yra dideli traffic jam’ai prie Kauno arba Lenkijoje, laikas gali išsiplėsti drastiškai. Rekomenduoju nieko neplanuoti kitą dieną ryte, nes sunkvežimys gali vėluoti dėl stabdžių gedimo arba užstrigus ties sienos kontrolės punktais.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą, ir mes galime siųsti nuorodą. Tačiau ne visada vairuotojas gali atsakyti į skambutį, jei vairuoja arba ilsisi (tai yra griežta taisyklė!). Geriau susitarti dėl aktyvaus pranešimo – pvz., mes jums rašome, kai pasiekėme目的地 (pranešimą iš Vokietijos) arba kai esame 100 km iki atvykimo. Nuolatinis skambinimas vairuotojui dėl „kur jūs dabar“ tik nervina ir silpnina dėmesį.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sulūžta kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis nutinka. Tada mes skubiai išsiuntinėjame kitą automobilį su vairuotoju iš artimiausios bazės perkrauti. Tai gali užtrukti 4-6 valandas, kartais dieną. Tokiu atvejai biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa brangus mums, o ne jums (jeigu turime drudimą). Jums svarbu žinoti, kad krovinys yra apdraustas, o mes galime organizuoti tempimą. Vieną kartą mums teko tempinti visą biurą iš griovio netoli Hanoverio – tai buvo kažkas tokio, ko nepamiršiu.

Ar atvežiate ir išmetame pakavimo atliekas?

Taip, tai įeina į standartinį paslaugų paketą. Mes nešame dėžes į jūsų biurą, iškrauname, išrenkame daiktus ir paimame visas tuščias dėžes bei plastikinę plėvelę su savimi. Nereikia jums galvoti, kur dėti šiukšles. Jei norite išsaugoti dėžes (jos geros būklės), galite, bet paprastai žmonės nori atsikratyti visko, kad tik neberdytų tas plastiko kambaryje.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus?

Galima nuomotis mašiną ir važiuoti patiems?

Galima, žinoma. Bet įsivaizduokite: jūs vairuojate 10 tonų sunkvežimį, kurį niekada nepadarėte, jums reikia rasti vietą Miuncheno centre, o dar kairėje rankoje laikote telefoną su instrukcijomis. Tai pavojinga ir nelegalu (be teisių). Be to, jei paslysite ir sugadinate biuro inventorų, niekas jums nieko nekompensuos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra procesas, kurį geriau patikėti tiems, kurie turi raumenis ir patirtį.

Kuo skiriasi pervežimas į Vilnių nuo pervežimo į Klaipėdą?

Niekuo esminiu, išskyrus tai, kad į Klaipėdą ar uostą reikia daugiau laiko ir keliai gali būti didesnės apkrovos. Jeigu tenka važiuoti per Šiaurės Lenkiją, keliai ten kartais būna tikros kertelės, todėl krovinys gali nukenti nuo vibracijos, jeigu blogai užfikuotas. Vilnius yra centrinis taškas, todėl maršrutai dažniau patogesni. Bet viskas įvyksta taip pat – pakavimas, krovimas, kelionė, iškrovimas.

Kokias garantijas galite duoti dėl laikų?

Galime duoti tik vieną garantiją – kad darysime viską, kas priklauso nuo mūsų, kad nevežtų. Bet negalime žadėti, kad 18 valandą jūs already dirbsite naujame biure. Keliai yra neprognozuojami. Tačiau, jei mums būtina užtikrinti, kad krovinys atvyks iki tam tikros datos (pavyzdžiui, reikalingas šaudymas vieną dieną), galima planuoti su dviguba eiga (du vairuotojai vienoje mašinoje), tada važiuojame be sustojimų.

Ar dirbate savaitgaliais ir švenčių dienomis?

Dirbame, bet taip vadinam „premium“ kaina. Vokiečiai mėgsta poilsiauti, ir jei reikia iškrauti biurą sekmadienį Miunchene, reikės gana ilgai aiškinti vietinę policiją ir darbuotojus. Tačiau mes esame pasirengę, jei jums būtina. Dažniausiai klientai renkasi penktadienio iškrovą arba pirmadienio rytą, kad nereikėtų mokėti už viršvalandžius. (Nors, prisipažinsiu, aš asmeniškai nemėgstu dirbti sekmadieniais, bet verslas yra verslas).

Ką daryti, jei dingo kažkas iš dėžės?

Pirmiausia, nedarykite panikos. Dažniausiai dalykai pasimetą ne patiems sau, o būna užmiršti senoje vietoje arba užklijuoti po kita dėže. Mes visada turime sąrašą (packing list), ir galime kartu pervesti viską. Jei tikrai dingsta – rašome prašymą draudimo kompanijai. Deja, be įrodymų (kad dalykas buvo įdėtas) sunku gauti kompensaciją. Todėl taip svarbu tikrinti dėžes, kai jas uždarome.

Ar biuro perkraustymas iš Vokietijos yra tas dalykas, kurį reikia daryti patys? Mano atsakymas – niekada. Sutaupyta šimtas eurų gali kainuoti tūkstančius prarastų verslo valandų ir sugadintų nervų. Pasitikėkite tiems, kas ką tik padarė tai šimtą kartą, o ne bandykite mokytis savo klaidų.

Patirtis parodė, kad geriausias rezultatas gaunamas, kai klientai sąžiningai pasakoja, ką turi, o mes atsiduodame tam procesui 100 %. Tada subliūkšta net tų vokiškų biurokratinių sienų. Gerai susitarkime iš anksto, ir viskas nueis sklandžiai.