Biuro perkraustymas iš Vokietijos: pilnas vadovas, kaip neišprotėti nuo dokumentų ir chaoso

Sveiki, taigi čia aš, žmogus, kuris praleido beveik du dešimtmečius sunkvežimiuose ir sandėliuose, bandydamas suprasti, kodėl visada kažkas nepavyksta taip, kaip planuota. Jei ruošiatės biuro perkraustymui iš Vokietijos, tai turbūt jau jaučiatį skrandžio skausmą. Ir būtina – tai ne tiesiog dėžių nešiojimas. Vokiškas tvarkingumas (Ordnung) susiduria su mūsų realybe, ir tenka daug važinėti. Šiame straipsnyje nerasite idealiai nupoliruotų sakinių, bet gausite tikros žinios apie tai, kaip išvežti stalus, serverius ir tą visą chaosą, neprarandant proto. Kalbėsim apie dokumentus, vairuotojus, kurie nemoka vokiškai, ir pinigus, kurie išbėga pro rankas.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija (nuo ko viskas prasideda)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių vien dėl biuro perkraustymo iš Vokietijos?

Žinote, vokiečiai myli popierius. Be jų niekur neišsiversite. Nors biuro perkraustymas iš Vokietijos gali atrodyti kaip paprastas daiktų nešimas, be teisingų dokumentų jūsų sunkvežimis gali stovėti pasienyje arba dar blogiau – vietoje sandėlio. Jums reikės kelių pagrindinių dalykų: krovininio kvito (CMR), inventorinio sąrašo (Packliste), o jei pervežate techniką – tai ir serialų numeriai. Vieną kartą mačiau situaciją, kai klientas neparašė, kad dėžėje yra "used office chairs", ir muitininkai tikrinė kiekvieną dėžę po tris valandas. Geriau užduokite sau daugiau darbo rašant, nei vėliau mokėdami baudas už stovėjimą.

Kas tas "Einlagerung" ir kodėl man tai reikalingas?

Tai tiesiog vokiškas žodis sandėliavimui. Kartais biuro perkraustymas iš Vokietijos nevyksta tiesiai iš A į B galą. Galbūt naujieji patalpai Vilniuje dar nėra baigti, arba senasis nuomos sutartis baigiasi antradienį, o o nauji duris atidaryti tik pirmadienį. Tuomet reikia tarpinio sandėlio Vokietijoje. Patariu ieškoti tokių, kurie turi "Termos" sandėlius, jei ten paliksite jautrią elektroniką. O ir tikrai patikrinkite jų darbo laiką – vokiečiai labai mėgsta savaitgalius ir šventes, o jei užstrigsite be raktų, skambinsite brangius pagalbos telefonais.

Ar vairuotojas turi kalbėti vokiškai, kad sėkmingai atliktų biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Tai nebūtina, bet labai padeda. Tarkime tiesiai, dauguma vairuotojų iš Rytų Europos kalba tik rusiškai ar savo gimtąja kalba. Jei įvyks avarija arba sustojys policija, ir vairuotojas negalės paaiškinti, kas vyksta, biuro perkraustymas iš Vokietijos gali pavirsti košmaru. Aš asmeniškai visada stengiuosi siųsti bent vieną koordinatorių su vairuotoju, kuris mokėtų bent prašyti atsiprašyti vokiškai. Policija ten yra labai draugiška... kol jūs nenurodote dokumentų. Be jų jie tampa labai griežti.

Kas yra "Gefahrgut" ir ar mano biuro kėdės yra pavojingos?

„Gefahrgut“ reiškia pavojingas krovinius. Galvojate, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos neturi jokių pavojų? O kas su toneriais spausdintuvuose? Ar su aerozoliais valymo spintelėse? Jei turiu daugiau nei tam tikrą kiekį cheminių medžiagų, turiu užpildyti specialius lapus. Paskutinis dalykas, kurio norite – tai kad sulaikytų sunkvežimį, nes įtiko, kad vežate sprogmenų, nors tai tik tualetinis vanduo ir ofiso popierius. Geriau deklaruokite viską iš karto.

Ar reikia notaro patvirtinimo inventoriaus sąrašui?

Nebūtinai notaro, bet sąrašas turi būti tikslus. Kai atliekame biuro perkraustymą iš Vokietijos, vokiečių klientai dažnai reikalauja, kad kiekvienas dalykas būtų išvardytas ir pasirašytas išvykimo metu. Tai apsaugo jus nuo tokių situacijų, kaip "kur dingo mano auksinis plunksnakotis rašiklis?". Pasirašykite dviejuose egzemplioriuose. Vieną palikite ten, kitą pasilikite sau. Nereikia daryti iš to didelio renginio, tiesiog užsirašykite, kas dedama į sunkvežimį.

Kainos ir pinigai (kur viskas paslėpta)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Atsakyti vienu skaičiumu neįmanoma. Biuro perkraustymas iš Vokietijos kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų: ar reikia kelti į trečią aukštą su liftu, ar ne, kokio dydžio sunkvežimis reikalingas. Jei tai tik mažas kambarys Frankfurte, gali tekti mokėti apie 1500–2000 eurų. Jei tai visas sandėlis Miunchene – skamba penkių ženklų skaičiai. Patarauju prašyti fiksuotos kainos (Festpreis), o ne valandinio užmokesčio, nes vokiečių keliai dažnai sustoja dėl remontų.

Kodėl pervežėjai kelia kainą paskutinę minutę?

Tai klasika. Jums atrodo, kad viskas sutarta, bet tada vairuotojas atvyksta ir sako, kad reikia "mehrzweckaufzug" (keltuvas), kurio nebuvo įskaičiuota. Arba grindys per daug slides, ir reikia specialių apsaugų. Kai ruošiate biuro perkraustymą iš Vokietijos, visada klauskite apie "All inclusive" kainą. Jei įmonė sako, kad tai neįmanoma, tai gali reikšti, kad jie planuoja papildomai užpildyti savo kišenines jūsų sąskaitoje. Buvo atvejų, kai už "paskubinimą" (Express) papildomai imdavo po 50%.

Ar verta imti pigiausią pasiūlymą?

Žinoma, ne. Jei kas siūlo biuro perkraustymą iš Vokietijos už pusę mažesnę kainą nei kiti, tai turiu blogų naujienų. Tas vairuotojas gali atvykti be pakrovimo rampų, be krosnių (jei žiema), arba jis tiesiog yra "kairieji rankos", kurie nusipirko seną "Scania" ir važinėja be draudimo. Patikrinkite jų apžvalgas. Neklauskite draugų, kurie niekada nepervežė – pažiūrėkite į "Google Maps" reitingus. Jei įmonės nėra – bėkite.

Kas daryti su Maut (kelių mokesčiais)?

Maut – tai Vokietijos kelių mokesčiai sunkvežimiams. Jie nėra įtraukti į degalų kainą. Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta jūsų transportu, turite įsigyti specialų įrenginį (On-Board Unit). Jei samdate pervežėją, tai įskaičiuota, bet patikrinkite sutartį. Kartais nešikėjimai paslėpia šias išlaidas ir paskui kyla pyktis. Vokiškai automagistralės (Autobahn) yra mokamos, o jei vairuotojas nuspręs važiuoti trumpesniu keliu per miestus, gali prarasti valandas ir jums tai kainuoti brangiau.

Ar reikia mokėti už pakyros Vokietijoje?

Taip, ir tai gali būti skaudu. Kai kurios vietos (pvz., seni miestai centruose) yra labai sunkiai pasiekiamos. Vokietijos statybos įmonės taip pat moka brangiai už pakyros (Kranwagen). Jei planuojate biuro perkraustymą iš Vokietijos, pamatuokite duris ir langus prieš tai. Vieną kartą teko išardyti didžiulę stiklinę pertvarą, nes pervežėjas "taip tiksliai" neišmatavo. Tai kainavo trijų dienų darbą ir nervingą šefą.

Pakavimas ir technika (kaip nesužlugdyti nieko)

Kaip supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai svarbiausia dalis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be duomenų praradimo yra svajonė. Pirmiausia – atsarginės kopijos (Backup). Antra – pakuoju juos į specialią "anti-static" pakuotę. Negalima tiesiog mesti į dėžę su senais laikraščiais. Vienas klientas taip padarė, ir atvykus į Vilnių, serveriai buvo lyg bulvių maiše. Na, bent jau "cloud" buvo pasidarę. Naudokite putų (plaušų) dėžes.

Ar pervežimo įmonė turi suteikti dėžes?

Dauguma taip, bet kokybė varijuoja. Kai kurios duoda senas, sulūžusias dėžes, kurios sugulo vos užėjus svoriui. Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos vyksta su brangia technika, paprašykite naujų, dvigubų sienelių dėžių (Doppelwandige Kartons). Jos kiek brangesnės, bet sutaupys nervų. Ir dar vienas dalykas – užsirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir kur ji turi eiti. Rašykite rašalu, kuris nenušluostas.

Kas daryti su biuro kėdėmis?

Jos nuodingos. Ne, juokauju (galbūt), bet jos ergonomiškos ir labai dažnai sugenda. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai baigiasi tuo, kad kėdės nulūžta pusiau. Jas reikia arba sukrauti ant specialios rėmos (Kedergestell), arba uždėti vieną ant kitos (jei jos tokios) ir užrišti. Negerkite jų vieną ant kitos be apsaugos – plastikinės dalys tiesiog lūšta. Aš pats mačiau, kaip po tokių veiksmų vadovas sėdėjo sulūžusioje kėdėje ir šaukėsi.

Ar reikia išvalyti baldus prieš išvežimą?

Vokiškas etiketas sako, kad taip. Nors tai nėra biuro perkraustymo iš Vokietijos techninė reikalavimo dalis, bet gauti užstatą (Kaution) atgal bus daug lengviau, jei paliksite biurą švarų. Vokietijos nuomininkai (Hausverwaltung) yra labai išrankūs. Jie rast net dulį po kilimu. Palikite šluotę ir siurbliuką vairuotojui, kad jis galėtų padaryti paskutinį "trick".

Kas su atliekomis? Ar galima užpildyti sunkvežimį šiukšlėmis?

Absoliučiai ne. Sunkvežimio svoris yra ribotas. Jei įdėsite savo senus spausdintuvus ir baldus į biuro perkraustymą iš Vokietijos planą, tai gali būti, taip, bet už tai reikia susimokėti atskirai kaip šiukšlių pervežimui. Negalima tiesiog "užmesti" visko į sunkvežimį ir sakyti "na, tai duoda". Vokietijoje už tai gausite didžiules baudas (Abfallgebühren). Išsiaiškinkite vietinį "Wertstoffhof" (recyklo centrą) iš anksto.

Kelionės rūpesčiai ir vairuotojai

Kiek laiko trunka kelionė iš Berlyno iki Vilniaus?

Teoriškai apie 10–12 valandų, jei važiuojate greitai. Tačiau realus biuro perkraustymas iš Vokietijos su pilnu sunkvežimiu trunka ilgiau. Vairuotojai turi poilsio laikus (Lenkijoje dažnai sustoja, nes ten pigiau degalai), o ir greitis ne toks didelis. Skaičiuokite maždaug dieną ir pusę. Neskubėkite spaudžiant vairuotojus – pavojinga. Geriau, jei jis atvyks ryte, o ne 3 valandą nakties, kai niekas negali atidaryti sandėlio durų.

Kas jei vairuotojas sugenda arba užstringa?

Tai įvyksta. Pervežimo įmonė turi turėti pagalbos paslaugą (Assistance). Jei neturi – turite problemą. Aš kartą važiavau su biuro perkraustymu iš Vokietijos, kai mums sprogo padanga ties Poznane. Be švediško raktų, galėjome stovėti iki ryto. Patikrinkite, ar vairuotojas tai su savimi. Ir tikrai įsitikinkite, kad jo telefonas yra įkrautas.

Ar pervežėjas turi būti tik Vokietijos firmos?

Ne, ne visada. Dauguma Lietuvos firmų taip pat vežia. Bet biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kad įmonė būtų patikima, turėtų licenciją ir draudimą. Jei pasamdate "tėvą su vardu", kuris turi tik "Gazelle", tai gali baigtis blogai. Užsienio reestrai (pvz., Polish registry) taip pat galioja ES, bet vokiškas (Kraftfahrt-Bundesamt) visada yra saugesnis ženklas.

Kas jei sulaiko muitinėje (Zoll)?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti patikrintas. Ypač jei technika atrodo "nauja" arba per daug vertinga. Turite su savimi CMR konosamentą, pirkimo-skyrimo sutartis (jei technika ne jūsų) ir banko pavedimus, įrodančius mokėjimus. Jei negalite parodyti, kad tai jūsų nuosavybė, gali tekti mokėti garantiją (Sicherheit), kad vėliau įrodysite.

Ar saugu duoti brangius daiktus vairuotojui?

Vairuotojai dažniausiai yra normalūs žmonės, bet... biuro perkraustymas iš Vokietijos metu jie lieka vieni su krovininiu automobiliu. Patariu neleisti jiems vežti asmeninių piniginių ar labai smulkių, brangių daiktų (auksas, brangūs laikrodžiai) be specialios aptveriamos dėžės (Safe). Jei dingsta – draudimas padengia tik turtą, o ne jausmus (ir ne visada pilną vertę).

Realios problemos ir blogos patirtys

Kaip atpažinti „kairių rankų“ pervežėjus?

Tai lengva. Jie nekalba apie sutartis, jie kalba apie „viberį“ ir „grynaisiais“. Jie sako: „Mes viską padarysime, braliukai“. Geriausias biuro perkraustymas iš Vokietijos niekada nevyksta be rašytinės sutarties. Jei kas sako, kad „popieriai nereikalingi, mes patikimi“ – bėkite. Buvo atvejų, kai tokių "braliukų" tiesiog iškraudavo daiktus ir dingdavo į prieblandą, o numeriai nebeveikė.

Kas daryti jei sugedo kompiuteriai atvykus?

Čia prasideda klausimai apie draudimą. Jei biuro perkraustymas iš Vokietijos buvo atliktas neatsargiai, ir matote, kad dėžės sutrenktos – nedarykite iškraunos ant vaizdo. Užfiksuokite žalą (nuotraukos, video), skambinkite brokeriui. Draudimas nedengs to, kad jūs pats numetė nešdamas, bet padengs, jei vairuotojas užkliuvo su keltuvu.

Kodėl vokiški vairuotojai taip pyksta?

Jie ne pyksta, jie tiesiog yra... tiesūs. Vokiškas stilius yra kalbėti tiesiai į akis. Jei darbas vyksta ne pagal planą, jie apie tai praneša garsiai. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su vietiniu vairuotoju gali būti šaltas patyrimas, bet jis bus efektyvus. Jie nešokusios dėžių penkis kartus klausti „kur dėti“. Jie klauso vieną kartą ir daro.

Ar galima pasitikėti „Uber“ tipo aplikacijomis kroviniams?

Yra tokių, kaip „Sennder“ ar „Timocom“, bet ten daugiau vietos. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja pasitikėjimo. Jei užsisakote per tą aplikaciją, nežinote, kas atvažiuos. Gali būti profas, o gali būti studentas su nuomojamu sunkvežimiu, kuris pirmą kartą važiuoja užsienio. Geriau rasti įmonę, kurią galite suimti už ranką (teisiškai).

Ar verta drausti krovinius?

O taip. Būtina. Biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja tūkstančius, o draudimas – tik šimtus. Tipiškas draudimas (Kasko) dėl krovinių apsaugo nuo gaisro, vagystės ir avarijos. Žinoma, jie nemėgsta mokėti, tai teks kovoti, bet be jo esate be gynimo. O ir vokiečių partneriai dažnai reikalauja įrodymo apie draudimą prieš leisdami įsileisti jūsų sunkvežimį į teritoriją.

Pabaiga ir išvados

Kas atvykus į Lietuvą?

Daugelis galvoja, kad atvykus viskas baigta. Ne tiesa. Reikia patikrinti, ar viskas atvyko. Jei trūksta dėžės – praneškite iš karto. Negalima laukti savaitės. Biuro perkraustymas iš Vokietijos baigiasi tik tada, kai paskutinis stovi stovi savo vietoje, o paskutinis popierius pasirašytas. Ir nepamirškite pavaišinti vairuotojui – jis atvažiavo iš kelionės. Geras vairuotojas sugrįš, jei jums prireiks dar karto.

Ar reikia ką nors daryti su CMR draudimu?

CMR draudimas yra minimalus (apie 8.33 SDR kg). Tai labai mažai. Jei vežate brangų „Apple“ techniką, ši suma nepadengs net 10 procentų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja papildomo draudimo (All-risk). Tai turi būti aiškiai sutartyje. Neleiskite sau įtikinti, kad „CMR užtenka“ – tai melas.

Kod�l reikia gerų batų šiai dienai?

Nes biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai fizinis darbas. Net jei jūs vadovas, teks įlipti iš anksto, padėti, pažymėti. Nusprendžiau įdėti šitą klausimą, nes dažnai žmonės ateina su „Church“ batų ir paskui stovi šaltame sandėlyje. Reikia patogios avalynės. O ir geros kavos. Be kavos šis procesas neįveikiamas.

Kokias kitas išlaidas galima tikėtis?

Gali būti neplanuotų. Pavyzdžiui, jei įsijungia sirenės, kai įvažiuojate į sandėlį, o jūs neturite kodų. Arba jei reikia iškviesti locksmith (užraktų meistrą), nes praradote raktus Vokietijoje. Biuro perkraustymas iš Vokietijos visada turi tą "buvo neplanuota" dalį. Pasilikite 10-15 procentų biudžeto rezervei.

Kaip sumažinti stresą?

Planuokite anksčiau. Ne prieš dieną. Susisiekkite su įmone prieš mėnesį (jei įmanoma). Stresas kyla ne iš darbo, o iš nežinojimo. Kai žinai, kas vyksta, biuro perkraustymas iš Vokietijos t tiesiog darbas. Ir gerkite vandenį. Vokiškas oras gali būti sausas.

Kas daryti su senais įmonės duomenimis?

Naikinkite juos saugiai. Neleiskite, kad dėžė su seniais (svarbiais) dokumentais nukeliautų į šiukšliadėžę be išankstinio sunaikinimo. Vokietijoje yra griežti duomenų apsaugos įstatymai (DSGVO). Biuro perkraustymas iš Vokietijos taip pat reiškia atsakingą duomenų tvarkymą. Nenaudokite šredderio, kuris užstrigs po penkių lapų.

Ar verta viską daryti paties?

Jei turite mažą biurą – taip. Jei turite 50 darbuotojų – ne. Profesionalus biuro perkraustymas iš Vokietijos apsimoka, nes jie turi įrangą, kurią jums tektų nuomoti. O ir jūsų laikas yra brangesnis nei jų valandinis įkainis. Leiskite jiems sukti rankas, o jūs valdykite procesą.

Išvada

Taigi, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra mokslo sritis, bet reikalauja kantrybės ir detalių. Negalima tikėtis, kad viskas nueis lyg pažiūrėjus filmą. Bus problemų su dėžėmis, bus vėlavimų, bus pykties dėl to, kad vokiškas dėžės kepėjas neįsivaizduoja, kaip supakuoti monitorių. Bet jei pasiruošiate, jei turite dokumentus ir pasitikite žmonėmis, viskas baigsis sėkmingai. Svarbiausia – neberūkykite (tai mano patarimas po 20 metų) ir gerai miegokite prieš didelę dieną. Sėkmės keliuose, kol vokiečiai daro remontus savo autostradose.