Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi: kaip iš tiesų vyksta procesas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi niekada nesvyruoja pagal idealų scenarijų. Viskas atrodo paprasta tik brošiūrose, o realybėje susiduri su suirusiu liftu Miunchene ar su vokišku biurokratizmu, kuris suka galvą net patyrusiems vadybininkams. Čia ne tik apie tai, kad padėtume dėžes į sunkvežimį. Tai kompleksinis procesas, reikalaujantis logistikos, fizinio darbo ir, svarbiausia, kantrybės. Jei planuojate perkelti savo verslį iš Vokietijos į Lietuvą (ar atvirkščiai), geriausiai pasiruoškite tai, kad bus triukšminga, bet mes padarysime viską, kad jūsų komanda kuo greičiau galėtų grįžti prie darbo.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kiek laiko užtrunka susitarti dėl perkraustymo?

Nesu tikras, ar galiu pavadinti tai standartiniu procesu, nes kartais užtenka dviejų telefoninių pokalbių, o kartai eidamas iš vienos paskutiniųjų derybų į kitą, turiu keisti planus realiu laiku. Bet vidutiniškai reikia savaitės-dviejų, kad susitartume dėl visų detalių. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi reikalauja tikslaus inventoriaus sąrašo, o to klientai dažnai neduoda laiku. Taigi, kuo anksčiau susisieksite, tuo mažiau streso galėsite patirti pabaigoje.

Ar reikia važiuoti į objektą matuotis asmeniškai?

Galbūt atrodys keista, bet ne visada. Esu matęs tiek daug biurų, kad dažnai pakanka kliento nusiųstų nuotraukų ir video, kad suvociau mastelį. Žinoma, jei tai didelė gamykla ar kažkas labai neįprasto, važiuoti reikia. Bet mažam biurui Berlyne, kaip taisyklė, pakanka virtualaus matavimo. Tai sutaupo laiko ir jums, ir mums, nors turiu pripažinti – akys vietoj niekada nepakeičia (ypač kai būna nepasakyta apie tą angą į sandėlį).

Ar galite atvykti savaitgalį ar naktį?

Galime, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje darbo įstatymai yra griežti, ir jei reikės dirbti sekmadienį, reikės mokėti papildomai darbuotojams. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi dažnai vyksta būtent šventinėmis dienomis, kad verslas nestovėtų, tačiau tai reikalauja išankstinio derinimo. Negalime tiesiog "užsukti" vidurnaktį be pasiruošimo, nes vokiečiai mėgsta tvarką net tuomet, kai niekas nemato.

Ką daryti, jei nežinau tikslios datos?

Tai normalu. Verslo pasaulyje viskas keičiasi paskutinę minutę. Paprastai užsirašome preliminarią datą, ir laikome ją laisva, kol tiksliai nežinote. Vieną kartą klientas atidėjo perkraustymą mėnesiu, ir mums teko perplanuoti tris reisus, bet tokie dalykai vyksta. Svarbiausia – nedelskite pranešti apie pasikeitimus, kai tik sužinai.

Kas įeina į darbą ir ką mes darome

Kas yra tas "pilnas komplektas"?

Tai reiškia, kad mes atvykstame su viskuo: dėžėmis, lipdukais, klijais, kėdėmis, ratukais, ožiais (ne tikrais, o kėlimo). Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi yra tada, kai tu nusišalai ir gali geriau kavos, o mūsų komanda išmontuoja stalus, išpakoja kompiuterius, viską uždės į dėžes, užkels į mašiną, atveš į Lietuvą ir iškels į naują vietą. Tiesiog palikti raktus senajame ir juos paimti naujame (beveik).

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Žinoma, nėra prasmės vežti suleistų stalų, tai tiesiog nepractical. Mūsų meistro (kuris, tiesa sakant, kartais girdi tik kai pašauki garsiau) užduotis – išmontuoti visą biuro baldus. Vėliau Lietuvoje viską surenkame atgal. Kartais pasitaiko, kad kai kurios detalės pradingsta arba sugenda, bet mes stengiamės viską sekti. Tiesa, jei baldai seni ir sprogsta nuo senumo, mes už tai neatsakome.

Ar padedate supakuoti dokumentus?

Taip, tai darome dažniau negu galvojat. Įmonės dažnai turi tūkstančius lapų, kuriuos negali tiesiog mesti į krūvą. Turime specialias dėžes dokumentams su skyrikliais. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi be teisingo dokumentų pakavimo būtų chaosas. Viskas pažymima, kad vėliau galėtumėte rasti reikiamą sutartį per 5 minutes, o ne per pusę dienos.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Geriau jas išmesti prieš mus atvykstant. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų, ir mes negalime tiesiog pasiimti jūsų senų monitorių ir išmesti juos į pirmą krūvą prie kelio. Jei reikia, galime susitarti dėl specialios paslaugos, bet tai papildomas mokestis. Kartais klientai bando "pasislėpti" senus spausdintuvus tarp normalių daiktų, bet mūsų vadybininkai tai pastebi (jau mokėmės savo klaidų).

Kas su seifais ir sunkia įranga?

Tai mūsų mėgstamiausia... tik juokauju. Sunkieji seifai yra košmaras, ypač jei jie stovi antrame aukšte be lifto. Bet mes turime techniką (keliamas priemonės, juostas). Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi įtraukia ir sunkiųjų krovinių perkėlimą. Vieną kartą teko pernešti seifą, kuris svėrė beveik toną, pro laiptų turklus – nepamiršiu to iki gyvenimo pabaigos.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma taip, bent tie, kurie reguliariai važiuoja į Vokietiją. Mums svarbu, kad jie galėtų susikalbėti su objekto saugotoju arba vietine policija, jei kiltų nesklandumų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi reikalauja ne tik fizinės jėgos, bet ir komunikacijos. Nors kartais pakanka rankos judesio ir šypsenos, bet su dokumentais geriau kalbėti viena kalba.

Ar reikia T1 dokumento?

Tai klausimas, kurį girdžiu dažniausiai. Jei daiktai keliauja iš vienos ES šalies į kitą (Vokietija -> Lietuva), tai vidinė prekyba, todėl T1 mums nereikalingas. Bet čia yra "bet". Jei įmonė (ar daiktai) yra iš trečiosios šalies (pvz., Jungtinės Karalystės po Brexito), tuomet reikia galvoti apie muitinę. Paprastai biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi vyksta be muitinės procedūrų, jei viskas yra ES viduje.

O jeigu reikia pasiimti daiktus iš kelių vietų?

Nėra problema, tik brangiau. Jei turite padalinius Hamburge, Kelne ir Frankfurte, suplanuosime maršrutą taip, kad kuo mažiau važiuotume tuščiai. Vokietijoje keliai geri, tačiau degus brangus, todėl efektyvumas yra raktas. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi gali būti sudėtingas, jei objektai išbarstyti po visą šalį, bet mes sugebam sudaryti logiką.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai taip ir būna. Darbuotojai nori parsivežti savo kėdes arba lentynas. Tai paprastai nėra problema, kol tai nebuvo parduota (t.y. nekomercinė vertė). Jei kas nors nors bando parsivežti visą butą, gali kilti klausimų dėl mokesčių ar draudimo. Geriau iš anksto pasakyti, kad kas yra kas, kad neaiškumų nebutų.

Ar reikia draudimo?

Stipriai rekomenduoju. Nors mes dirbame atsakingai, kelyje viskas gali nutikti – staigus stabdymas, avarija. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi apima ir krovinių draudimą, bet reikia pasitikslinti dėl vertės. Brangia technika (serveriai, tūkstančių eurų spausdintuvai) turi būti įtraukti į sąrašą. Kartais klientai sako, "viskas pigu", o paskui atsiduria be kompensacijos.

Krovininiai, technika ir procesas

Kokias mašinas naudojate?

Turime nuo 3.5 tonų "Volkswagen" CRAFTER iki didelių 40 pėdų priekabų. Priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų. Mažam biurui užtenka mažesnės mašinos, kuri įvažiuoja į miesto centrą (nors Vokietijoje ir ten yra zonos, kur negalima stovėti). Dideliems sandėliams ar gamykloms reikia "špiko". Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi reikalauja tinkamo transporto parinkimo, kad nereiktų važiuoti du kartus.

Kiek mašinų reikės mano atveju?

Kadangi aš nematau tavo biuro, galiu tik spėti. Vidutiniam 50-100 žmonių biurui paprastai reikia vienos didelės mašinos arba dviejų mažesnių. Geriau, jei atsiunčiate nuotraukas, aš paskaičiuoju tūrį. Kartais klientai sako "turim keletą dėžių", o atvykstate ir ten pilna kambario... tai vėl tas patikimumo dalykas.

Ar saugu vežti kompiuterius ir serverius?

Šiuolaikiniai kompiuteriai gan stiprūs, bet diskus visada verčiau išimti arba apsaugoti. Serverius dažnai vežame specialiose dėžėse su smūgiams atspariu putų polistirolo (styrofoam) vidumi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi ypač rūpinasi jautria technika. Esu matęs, kaip nukrito vienas serveris nuo 20 cm ir nebebeveikė, todėl geriau perkaugti.

Kas jei liuja?

Vokietijoje oras gali keistis per valandą. Mes turime uždengimus (plėvelę), kuriomis apgaubiamą krovinius, kai krauname. Tačiau jei būna audra, gali tekti šiek tiek palaukti. Saugumas pirmiau. Niekas nenori drėgnų dokumentų ar trumpojo jungiamojo laidų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi neapsiriboja saulėtomis dienomis, mes dirbame ir lietuje.

Ar padedate su iškrovimu Lietuvoje?

Žinoma, mes ne paliekame jus su krūva dėžių kieme. Iškrauname, įnešame į biurą, padedame susidėti pagal žymes. Kai kurios firmos nori, kad mes padėtume antstalčius į stalus, tai darome. Tik reikia aiškiai pasakyti, kur stovi vadovo kėdė, o kur – administratoriaus, kad nereiktų vėliai viską pernešti (tai labai erzinantis darbas).

Bėdos, realybė ir patirtis

Kas nutinka jei panašina baldą?

Stengiamės, kad to neįvyktų, bet mes žmonės, ne robotai. Jei įvyko žala, ją atlyginame pagal draudimo sąlygas. Kartais klientai netyčia nepastebi įbrėžimo, kuris buvo dar prieš mus atvykstant, todėl visada rekomenduoju daryti nuotraukas prieš ir po. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi yra atsakingas žaidimas, ir mes priimame savo klaidas.

Ar atsakingi už vėlavimą?

Jei vėlavome dėl mūsų kaltės (pavyzdžiui, sulūžo mašina), taip, atsakome. Bet jei užstrigote perpildytoje magistralėje ties Frankfurtu arba vokiečių policija sustabdė mašiną patikrai, tai jau ne mūsų kaltė. Ten eismo sąlygos gali būti nelogiškos. Visada stengiamės turėti laiko rezervą.

Kas jei aš pats sužinojau vėlai, kad reikia važiuoti?

Tuomet prasideda "užgnybta" drama. Esu girdėjęs viską – nuo "užmiršau pasakyti vadovui" iki "mes neturėjome leidimo išsikraustyti šią dieną". Galima stengtis suorganizuoti ekspresinį reisą, bet tai kainuos dvigubai ar trigubai brangiau. Geriau planuoti bent savaitę į priekį.

Ar dirbate su firmomis ar tik su žmonėmis?

Daugiausia su firmomis (B2B), nes biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi tai rimtas verslas. Bet kartą padėjome vienam vadybininkui, kuris nusprendė perkelti savą namų biurą atgal į Kauną. Tai buvo keista, nes jis turėjo tiek daug knygų, kad maniau, tai ne biuras, o biblioteka.

Ką daryti jei biure netelpa mašina?

Tai klasika. Seni miestai, siauri gatvelės. Tada turime naudoti "pėsčiusiųjų" metodą – vežti dėžes rankomis 50 ar 100 metrų. Tai prailgina procesą, bet ką darysi. Kartais galima gauti leidimą užimti vietą gatvėje, bet vokiškas biurokratas tai gali tvirtinti porą savaičių.

Ar pasirašote sutartį?

Be abejo. Be rašytinės sutartys mes nebedirbame, per daug kartų buvome apgauti. Sutartyje turi būti aiškiai surašyta, ką, kur ir kada darome. Tai apsaugo abejas puses. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi turi būti formalizuotas, kad nėra nesutarimų dėl kainos ar terminų.

Ką daryti su augalais?

Galima vežti, bet ne visus. Kai kurie augalai yra saugomi rūšys, o kiti tiesiog neišgyvena kelionės žiemos metu. Jei augalas didelis, reikia specialios dėžės. Kartas nuo kada pamiršome vieną palmę kieme, kai buvo -10 laipsnių... nepagailojo nei mūsų, nei augalo.

Ar galima užsisakyti tik vežimą (be krovėjų)?

Galima, bet nerekomenduoju biurams. Jūsų darbuotojai nėra pripratę kelti sunkius dalykus, gali susižaloti nugarą. Mums pigiau ir greičiau padaryti visą darbą patys. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi be mūsų krovėjų tampa lėtas ir chaotiškas.

Ką daryti jei vairuotojas užstrigo sienoje?

Nepasitikiu... Tai buvo metafora (t.y. įvažiavimas per žemas). Bet jei atsitiko tokia situacija, mes iškviečiame techninę pagalbą arba bandomi išspręsti vietinėmis priemonėmis. Vokietijoje yra daug tiltų ir tunelių, kurie yra žemesni nei atrodo. Vairuotojai turi žinoti savo aukštį.

Ar pervežate serverius su duomenimis?

Taip, bet mes neatsakome už duomenų praradimą. Fiziškai pervežame saugiai. Rekomenduoju prieš perkraustymą daryti atsarginę kopiją (backup). Vieną kartą klientas tikėjo, kad serveris yra "nesugriaunamas", o jis nukrito nuo paletų keltuvo. Nėra tokių dalykų, kurie negali nukristi.

O kainos? Nėra fiksuotos?

Negaliu pasakyti fiksuotos kainos nežinant apimties. Bet galiu pasakyti, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi paprastai prasideda nuo kelių tūkstančių eurų, jei tai didelis įmonės biuras. Mažoms firmoms – pigiau. Skaičiuojame pagal valandas, km, krovėjų skaičių ir technikos naudojimą.

Ar reikia mokėti už rankų plovimą prieš tai?

Jeigu reikalauja Vokietijos pusė (nuomininkas), tai taip. Mes to nedarome, mes ne valymo firma. Bet galime susitarti, kad mūsų partneriai atvyks ir nuvalys po mūsų. Paprastai Vokietijoje labai griežtai žiūri, ką palieki išsikraustydamas – turi būti švaru lyg prieš atvykstant.

Kas jei turiu brangų meną?

Tada jis turi būti specialiai supakuotas ir, tikriausiai, draudžiamas atskirai. Negalime tiesiog mesti paveikslo į dėžę su knygomis. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi apima ir vertingų daiktų apsaugą, bet klientas turi mums nurodyti, kas yra "brangu", kad mes to nelaužtume per nerūpestingumą.

Ar dirbate su mums, jei mes tikėsime iš Vokietijos į kitą Vokietijos miestą?

Žinoma, mes ne tik į Lietuvą vežame. Esame tarptautinė komanda (kaip ir gali būti kitaip, dirbdami 20 metų šioje srityje). Galime perkelti biurą iš Berlyno į Miuncheną ar iš Štutgarto į Hanoverį. Tas pats principas, tik be muitinės (jei neišeinate iš ES).

Ką daryti, jei pamečiu raktus nuo seno biuro?

Nebūkime linksmybės... Tai tikrai buvo. Vienas klientas užrakrino biurą ir metė raktus į dėžę, kurią jau buvome užkėlę į mašiną. Teko ieškoti tūkstančių dėžių. Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi taip pat reiškia ir tai, kad reikia galvoti, kur dedami svarbiausi daiktai (raktai, dokumentai, pinigai).

Ar galite suteikti sandėliavimą, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Taip, turime sandėlius Vilniuje ir Kaune, o galime susitarti dėl laikino sandėliavimo Vokietijoje (tai brangiau). Kartais statybos vėluoja, ir daiktai turi kur nors stovėti. Geriau apie tai pagalvoti iš anksto, o ne nešiotis dėžes savo bute.

Ar padedate su išmetamųjų dalykų utilizavimu?

Jei kalbame apie senus baldus, kurius nereikia, galime juos nuvežti į šiukšliadėžę arba dovanojimo centrą (jei būklė dar gera). Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi yra gera proga atsikratyti seno "šlamšto", tik nepamirškite mums pasakyti, kas eina į šiukšles, o kas – į naują biurą.

Išvados

Biuro perkraustymas iš Vokietijos pilna paslaugų apimtimi yra sudėtingas, bet suvaldomas procesas, jei jį patikėti profesionalams. Nereikia bandyti sutaupyti visko, nes nervų nuostoliai bus didesni nei sutaupyti pinigai. Esu matęs viską – nuo puikių, sklandžių reisų iki tokių, kurie baigėsi teisme, todėl turiu patirties, kuri padės išvengti klaidų. Svarbiausia – bendraukite, sakykite tiesą apie savo daiktus ir laiką, o mes pasirūpinsime likusiu chaosu. Gerai, kad viskas baigiasi, kai paskutinis stalas stovi savo vietoje.